社内向けの動画を作る会議を想像してみよう。
「じゃあ、いい感じにまとめて」 「素材は各部署にあると思う」 「最後はみんなで見るから」
会議は丸く収まった。でも席に戻った担当者には、目的を決める、素材を探す、撮影を頼む、編集する、全員の修正を調整する仕事が残る。決まっているのは納期だけ。動画を一本作るはずが、いつの間にか一人制作会社だ。
ここで必要なのは、「全部は無理です」と押し返すことだけではない。何を引き受け、何を誰にお願いするのかを、その場で分けることだ。
作業を始める前に、五つの空欄を埋める
会議では、次を確認する。
- 最終的に内容を判断する人
- 今回必ず入れる内容
- 各担当者が提供する素材
- 素材の提出期限
- 修正を確認し、反映する期限
目的や完成形が曖昧なら、それも先に聞く。たとえば「新入社員に工場の仕事を紹介する動画」と「お客さまへ技術力を伝える動画」では、必要な映像も説明も変わる。
「何を作るか」が空欄のまま、編集ソフトだけ開かなくていい。
「みんなで確認」は、決め方も一緒に確認する
複数人に見てもらうこと自体は悪くない。困るのは、意見が分かれたときに、誰が決めるか分からないことだ。
複数名で確認いただく形で承知しました。意見が分かれた場合は、最終的にどなたが判断されますか。
「短くしたい」と「説明を増やしたい」が同時に届いても、担当者が黙って両方をかなえようとしない。判断する人へ、選ぶ必要がある点として戻す。
複数部署の承認が必要なら、確認する範囲と順番も決めておく。
「任せる」は、任せる範囲まで聞く
任せていただく前提で進めます。そのうえで、必ず入れる内容と最終確認者だけは決めたいです。
さらに、自分で変えてよいことと、相談が必要なことを分けよう。
編集の細かい見せ方を任されていても、説明する内容の正しさや公開の判断まで任されたとは限らない。「任せる」の一言だけで、どこまで決めてよいかを推測しない。
素材には「提供する人」と「提出日」を付ける
動画なら、必要な素材にはこんなものがある。
- 製造現場の作業風景
- 技術部門の設備映像
- 社内イベントの映像
- 写真
- 説明文やコメント
一覧を作ったら、各項目に提供担当と提出日を付ける。
こちらでは編集を担当します。撮影と素材の送付は、各部署にお願いする形でよいでしょうか。
素材が間に合わない可能性もある。
届かない部分については、既存資料やテキストで代替できるか確認したいです。
足りない素材を自分で探し回る前に、代替してよいか、誰が内容を確認するかを聞く。既存資料があるからといって、そのまま使えると決めつけない。
修正の期限は、納期とは別に決める
完成直前まで要望を受け続けると、反映して確認する時間がなくなる。
修正案をいただく期限と、最終確認の期限を決めたいです。提出日までに反映できるよう、確認の時間も確保させてください。
大きな変更が後から出たら、黙って抱えない。
何を追加するのか。何を今回は見送るのか。納期を変える必要があるのか。判断する人に、優先順位を確認する。
締切を言っただけですべて解決するわけではない。期限を過ぎた変更をどう扱うかまで話せると、作業の見通しが立てやすい。
最後に、自分が担当する範囲を言葉にする
こちらでは、提供いただいた素材をもとに編集します。素材の選定・撮影・送付は各部署、内容の最終判断は確認者にお願いします。
これは協力を断る言い方ではない。仕事を進めるための分担だ。
会議が終わる前に、もう一度確認しよう。
- 誰が決めるか
- 誰が素材を出すか
- いつまでに出すか
- 自分はどこまで担当するか
- 修正と最終確認はいつまでか
「いい感じに」の中身を、担当と期限に変える。
一人制作会社を開業するつもりがないなら、編集を引き受けた日に、撮影も素材探しも決裁も一緒に引き受けない。その線を、会議の中で引いておこう。
