회의에서 책임만 떠안게 될 것 같을 때 대처하는 법
이 글의 목적
회의는 다 같이 이야기하는 것처럼 보이지만, 사실은 담당자 한 사람에게만 책임이 쏠리는 경우가 있다.
"그럼 이건 ○○ 씨가 맡아 주세요." "적당히 잘 정리해 줘요." "할 수 있는 데까지만 해 봐요." "다 같이 보면 되죠." "마지막에 제가 확인할게요."
이런 식으로 흘러가면 실무자가 목적 정리, 자료 수집, 조율, 편집, 수정까지 전부 혼자 떠안게 되기도 한다.
이 글에서는 회의에서 책임만 떠안게 될 것 같을 때, 역할·기한·확인자를 분명히 하는 방법을 정리했다.
책임이 떠넘겨지는 회의의 특징
책임이 애매한 회의에는 이런 특징이 있다.
- 결재권자가 누구인지 모른다
- 여러 사람이 의견을 낸다
- 아무도 최종 판단을 하지 않는다
- 담당 범위가 정해지지 않는다
- 자료를 낼 사람이 정해지지 않는다
- 기한만 정해져 있다
- 나중에 품질 요구가 올라간다
이 상태에서는 회의가 끝난 뒤에 실무자만 곤란해진다.
가장 먼저 정해야 할 것
회의에서는 먼저 아래 내용을 확인한다.
- 최종 확인자는 누구인가
- 반드시 들어가야 할 내용은 무엇인가
- 각 담당자가 내놓을 자료는 무엇인가
- 자료 제출 기한은 언제인가
- 수정 기한은 언제인가
이걸 정하지 않고 작업을 시작하면 나중에 다시 하는 일이 늘어난다.
"다 같이 확인하자"는 위험하다
"다 같이 보면 되죠"라는 말은 얼핏 괜찮게 들린다.
하지만 의견이 여럿 나오면 최종 판단이 흐려진다.
이렇게 답하면 된다.
알겠습니다.
여러 분이 확인해 주시더라도, 최종 판단을 하실 분 한 명은 정해 두고 싶습니다.
의견이 갈릴 때 누가 결정하는지 분명히 해 두고 싶습니다.
"맡길게요"라는 말을 들었을 때
알겠습니다.
맡겨 주신다는 전제로 진행하겠습니다. 다만 반드시 들어갈 내용과 최종 확인자만큼은 먼저 정하고 싶습니다.
맡긴다는 말을 들어도 판단할 사람이 없는 채로 진행하면, 나중에 "그런 뜻이 아니었는데"라는 말을 들을 수 있다.
자료 제공자를 분명히 하기
무언가를 만드는 회의에서는 자료를 누가 낼지 정하는 것이 중요하다.
예를 들어 영상을 만든다면 이런 것들이 있다.
- 제조 쪽 작업 현장 영상
- 기술 쪽 설비 영상
- 사내 행사 영상
- 사진
- 설명 문구
- 코멘트
이것들을 누가 언제까지 낼지 정한다.
이렇게 답하면 된다.
편집은 제가 진행하겠습니다. 다만 자료는 각 부서에서 직접 촬영해서 보내 주시면 좋겠습니다.
자료가 없는 부분은 기존 자료나 텍스트로 채우게 됩니다.
수정 기한 정하기
회의에서 자주 있는 일이 완성 직전까지 수정이 이어지는 것이다.
그래서 수정 기한을 정해 둘 필요가 있다.
수정이 생긴다면 최종 확인 기한을 정하고 싶습니다.
기한이 없으면 수정이 계속 쌓여서 끝내 완성하지 못할 수도 있습니다.
책임을 나누어 말하는 법
책임을 거절하는 것이 아니라 나누는 것이다.
저는 제공해 주신 자료를 바탕으로 편집하겠습니다.
자료 선정과 촬영은 각 부서에서 부탁드립니다.
최종 판단은 확인자께서 해 주세요.
이렇게 말하면 협력하는 자세를 보이면서도 책임을 전부 빨아들이지 않을 수 있다.
정리
회의에서 책임만 떠안게 될 것 같을 때는 감정적으로 반박하기보다 역할을 나누는 쪽이 효과적이다.
확인할 것은 다음과 같다.
- 누가 결정하는가
- 누가 자료를 내는가
- 언제까지 내는가
- 내가 어디까지 하는가
- 수정 기한은 언제인가
이것들을 회의 중에 말로 분명히 하기만 해도, 담당자 혼자 책임을 떠안을 위험을 줄일 수 있다.
