결재권자가 여러 명인 회의 진행법, 6명의 의견을 다 떠안지 않으려면
이 글의 목적
회의에 사람이 많으면 이야기가 산으로 가기 쉽다.
특히 곤란한 건 누가 결정권자인지 모르는 회의다.
6명쯤 모여 있고, 다들 조금씩 의견을 낸다.
그런데 마지막에 누가 결정하는지는 아무도 모른다.
이러면 담당자가 모두의 의견을 전부 떠안게 되고, 기한 안에 일이 정리되지 않을 수 있다.
이 글에서는 결재권자가 여러 명처럼 보이는 회의에서 이야기를 앞으로 끌고 가는 방법을 정리한다.
참석자가 많은 회의의 문제
참석자가 많은 회의에서는 다음 같은 문제가 자주 생긴다.
- 의견이 옆으로 퍼진다
- 결정하는 사람이 모호해진다
- 반대 의견이 나중에 튀어나온다
- 모든 의견을 넣으려다 결론이 나지 않는다
- 담당자가 조율 역할을 혼자 짊어진다
- 수정이 계속 늘어난다
그래서 처음에 "최종 판단은 누가 하는지"부터 확인해야 한다.
맨 처음에 꺼낼 한마디
모든 의견을 반영하면 기한 안에 마무리하지 못할 수 있어서, 최종적으로 판단해 주실 분이 누구신지 확인하고 싶습니다.
이 한마디로 회의의 전제를 맞춰 둘 수 있다.
가장 높은 사람에게 먼저 묻는다
참석자가 많을 때는 한 명씩 돌아가며 묻기보다, 결정권이 가장 클 것 같은 사람에게 먼저 확인한다.
먼저 전체 방향성에 대해 [부장님 성함] 부장님께 확인드리겠습니다.
이번 방향은 [○○]로 이해하고 진행해도 괜찮을까요?
이렇게 하면 회의에 중심축이 생긴다.
모두의 의견을 다 떠안지 않는다
회의 중에 여러 의견이 나오면 전부 받아들이지 말고 분류한다.
감사합니다.
이번에 꼭 넣어야 할 것과 여유가 되면 넣을 것을 나누고 싶습니다.
방금 말씀하신 의견은 필수로 할까요, 아니면 여유가 되면 넣는 걸로 할까요?
이러면 끼어드는 말참견이 우선순위로 바뀐다.
확인하는 사람이 여러 명일 때의 대답법
"다 같이 확인하면 되죠"
알겠습니다.
여러 분이 확인하시더라도, 의견이 갈렸을 때 최종 판단을 하실 분은 정해 두고 싶습니다.
"윗분께 보여 드리고 나서 정하죠"
알겠습니다.
그럼 먼저 [이름] 님이 확인하시고, 그다음에 상급자 확인을 받는 순서로 진행해도 될까요?
"일단 전원에게 보내 주세요"
알겠습니다.
전원에게 공유하되, 수정 반영 여부는 [이름] 님이 판단하시는 것으로 이해해도 될까요?
회의 중에 쓸 수 있는 틀
회의 중에는 아래 순서로 진행하면 이야기가 덜 흩어진다.
- 가장 높은 사람에게 전체 방향성을 확인한다
- 부서별로 자료와 담당을 확인한다
- 나온 의견을 필수와 선택으로 나눈다
- 최종 확인자를 정한다
- 기한을 정한다
- 회의가 끝난 뒤 확인 메모를 보낸다
회의 후 확인 메모
회의가 끝나면 서로 다르게 이해하는 일이 없도록 짧은 메모를 보낸다.
오늘 확인한 내용입니다.
목적:
대상:
구성:
자료 담당:
자료 기한:
최종 확인자:
수정 기한:
이대로 진행하겠습니다.
이 메모를 보내 두면 나중에 "그런 얘기가 아니었다"는 말이 줄어든다.
정리
결재권자가 여러 명인 회의에서 모든 의견을 다 떠안으면 무너지기 쉽다.
중요한 건 의견을 없애는 게 아니다.
의견을 아래 중 하나로 바꿔 주는 것이다.
- 필수
- 여유가 되면
- 별도 자료
- 다음 기회로
- 최종 판단자에게 확인
회의를 토론하는 자리가 아니라 아직 정해지지 않은 사항을 채우는 자리로 쓰면 훨씬 수월하게 진행된다.
