회의 진행을 맡았는데 결정권이 없다면? 이렇게 이끌면 됩니다

이 글을 쓴 이유

회의 진행을 맡았다고 해서 내게 결정권이 있는 건 아닙니다.

오히려 현장에서는 "진행은 네가 하되, 최종 판단은 윗사람이 한다"는 경우가 흔합니다.

이럴 때 위험한 건 진행자가 책임까지 떠안아 버리는 것입니다.

이 글에서는 결정권이 없는 상태로 회의 진행을 맡았을 때 회의를 어떻게 이끌어야 하는지 정리해 봅니다.

진행자의 역할

진행자의 역할은 모든 것을 결정하는 게 아닙니다.

진짜 역할은 다음과 같습니다.

• 안건을 정리한다
• 아직 정해지지 않은 사항을 꺼내 놓는다
• 누가 판단할지 확인한다
• 누가 맡을지 확인한다
• 마감 기한을 확인한다
• 서로 다르게 이해하는 일을 막는다

즉 진행자는 '결정하는 사람'이 아니라 '정리하는 사람'입니다.

먼저 내 위치를 분명히 하기

회의를 시작할 때 이렇게 말하면 진행하기가 훨씬 수월해집니다.

오늘은 방향성과 담당자, 마감 기한을 확인하는 자리로 진행하겠습니다.
최종 판단이 필요한 부분은 확인해 주실 분을 먼저 정한 뒤에 넘어가고 싶습니다.

이 한마디로 내가 마음대로 결정하는 사람이 아니라는 걸 보여 줄 수 있습니다.

질문으로 진행하기

회의를 진행할 때는 계속 설명하는 것보다 질문으로 이끄는 편이 안전합니다.

쓰기 좋은 질문은 다음과 같습니다.

이 건은 어느 분이 판단하시나요?

이 자료는 어느 분이 준비해 주시나요?

이건 꼭 넣어야 하는 내용인가요, 여유가 되면 넣는 내용인가요?

자료 마감은 언제로 할까요?

수정 확인 마감은 언제로 할까요?

질문을 던지면 모호했던 책임을 하나씩 나눌 수 있습니다.

애매한 의견은 분류하기

회의 중에 나오는 의견은 그대로 받아들이지 말고 분류합니다.

• 반드시 넣는다
• 여유가 되면 넣는다
• 별도 자료로 만든다
• 다음 회의 이후로 미룬다
• 확인 담당자에게 판단을 맡긴다

이렇게 분류해 두면 모든 걸 혼자 짊어지지 않아도 됩니다.

진행자가 하면 안 되는 말

결정권이 없는 진행자가 아래 말을 너무 자주 하면 위험합니다.

• 제가 다 하겠습니다
• 어떻게든 해 보겠습니다
• 일단 저한테 맡겨 주세요
• 전부 넣겠습니다
• 마감 직전까지 해 보겠습니다

이런 말들은 책임을 빨아들이기 쉬운 표현입니다.

대신 이렇게 말하세요.

주신 자료를 바탕으로 편집하겠습니다.

최종 확인자께서 확인해 주신 뒤에 반영하겠습니다.

자료가 없는 부분은 기존 자료나 텍스트로 채우겠습니다.

회의가 끝나면 반드시 메모 보내기

회의가 끝나면 정해진 내용을 짧게 정리해서 보냅니다.

내용은 아래 항목이면 충분합니다.

• 목적
• 구성
• 담당자
• 자료 마감 기한
• 최종 확인자
• 수정 마감 기한

이 메모는 나중에 나를 지켜 주는 기록이 됩니다.

정리

결정권이 없는 사람이 회의 진행을 맡았다면 모든 걸 정하려고 하지 않아도 됩니다.

해야 할 일은 아직 정해지지 않은 사항을 질문으로 드러내서 판단할 사람과 담당할 사람에게 돌려주는 것입니다.

진행자는 회의의 책임을 전부 짊어지는 사람이 아닙니다.

애매한 이야기를 '정해야 할 항목'으로 바꿔 주는 사람입니다.

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