Cómo dirigir una reunión cuando no eres quien toma las decisiones
Para qué sirve este artículo
Que te pidan dirigir una reunión no significa que tengas poder de decisión.
De hecho, en el trabajo es muy común que te digan: "tú llevas la reunión, pero la decisión final la toma tu jefe".
Lo peligroso es que quien dirige la reunión termine cargando también con la responsabilidad.
En este artículo repasamos cómo llevar una reunión cuando te toca moderarla sin tener autoridad para decidir.
El papel de quien modera
El papel de quien modera no es decidirlo todo.
Su trabajo de verdad es este:
- Ordenar los temas de la agenda
- Sacar a la luz lo que aún no está definido
- Confirmar quién va a decidir
- Confirmar quién se encarga de cada tarea
- Confirmar las fechas límite
- Evitar malentendidos
Es decir, quien modera no es "quien decide", sino "quien ordena".
Aclara tu papel desde el principio
Si al empezar la reunión dices algo como lo siguiente, todo fluye mejor:
Hoy vamos a ver la dirección general, quién se encarga de qué y las fechas límite.
En lo que requiera una decisión final, me gustaría que primero definamos quién lo confirma y luego seguimos.
Con esa frase dejas claro que no eres quien decide por su cuenta.
Avanza con preguntas
Al moderar, es más seguro avanzar con preguntas que ponerse a explicar sin parar.
Estas son algunas preguntas que funcionan bien:
¿Quién va a decidir esto?
¿Quién se encarga de preparar este material?
¿Esto es imprescindible o solo si hay margen?
¿Para cuándo ponemos la fecha límite del material?
¿Para cuándo ponemos la fecha límite de la revisión de los cambios?
Con las preguntas, las responsabilidades difusas se van separando en piezas concretas.
Clasifica las opiniones vagas
Las opiniones que salen durante la reunión no se aceptan tal cual: se clasifican.
- Se incluye sí o sí
- Se incluye si hay margen
- Se hace en un documento aparte
- Se deja para la próxima reunión o más adelante
- Que lo decida la persona que da el visto bueno
Con esta clasificación, no tienes que cargar con todo tú solo.
Lo que no debe decir quien modera sin poder de decisión
Si no tienes poder de decisión, decir demasiado lo siguiente es peligroso:
- "Yo me encargo de todo"
- "Ya veré cómo lo resuelvo"
- "Déjamelo a mí, por ahora"
- "Lo meto todo"
- "Lo sigo intentando hasta el último minuto"
Son frases que absorben responsabilidad como una esponja.
En su lugar, di cosas como estas:
Voy a editar a partir del material que me faciliten.
Lo incorporo una vez que la persona que da el visto bueno final lo confirme.
Donde no haya material, lo cubriré con documentos o textos que ya existan.
Después de la reunión, envía siempre una nota
Al terminar la reunión, manda un resumen breve de lo que se decidió.
Con esto es suficiente:
- Objetivo
- Estructura
- Responsables
- Fecha límite del material
- Persona que da el visto bueno final
- Fecha límite de las correcciones
Esa nota se convierte en un registro que te protege más adelante.
Resumen
Si moderas una reunión sin poder de decisión, no hace falta que intentes decidirlo todo.
Lo que te toca es sacar a la luz, con preguntas, lo que aún no está definido y devolverlo a quien decide y a quien ejecuta.
Quien modera no es la persona que carga con toda la responsabilidad de la reunión.
Es quien convierte una conversación difusa en una lista de puntos que hay que decidir.
