Cómo dirigir una reunión con varios decisores sin cargar con las opiniones de los 6
Para qué sirve este artículo
Cuando hay mucha gente en una reunión, la conversación se dispersa con facilidad.
Lo peor es una reunión en la que no se sabe quién decide.
Hay unas seis personas y todas aportan algo.
Pero nadie sabe quién tiene la última palabra.
En ese caso, la persona encargada termina absorbiendo todas las opiniones y el trabajo puede no cerrarse a tiempo.
Aquí te cuento cómo avanzar en una reunión en la que parece que hay varios decisores.
Los problemas de las reuniones con mucha gente
En las reuniones con muchos participantes suelen pasar estas cosas:
- Las opiniones se abren en todas direcciones
- No queda claro quién decide
- Las objeciones aparecen más tarde
- Por querer incluir todo lo que dice todo el mundo, nada se cierra
- La persona encargada acaba haciendo de intermediaria
- Las correcciones se acumulan
Por eso hay que confirmar al principio quién toma la decisión final.
La frase que conviene decir primero
Si incluimos todas las opiniones, es posible que no lleguemos a tiempo, así que me gustaría confirmar quién tomará la decisión final.
Con esta frase dejas claras las reglas de la reunión.
Empieza por la persona de más rango
Cuando hay mucha gente, en vez de preguntar a todos por turnos, consulta primero a quien parezca tener más poder de decisión.
Primero, permítanme confirmar la orientación general con [nombre del director].
¿Podemos seguir adelante entendiendo que la orientación de esta vez es [X]?
Así la reunión gana un eje.
No absorbas todas las opiniones
Cuando surjan opiniones de todo tipo, no las aceptes sin más: clasifícalas.
Gracias.
Me gustaría separar lo que sí o sí debe entrar esta vez de lo que se puede incluir si nos da el tiempo.
Esa sugerencia, ¿la tomamos como imprescindible o como algo para incluir si hay margen?
Así conviertes los comentarios que se cuelan en prioridades.
Cómo responder cuando son varios los que revisan
"Que lo revisemos entre todos"
Entendido.
Aun si lo revisan varias personas, me gustaría que definamos quién tiene la última palabra cuando haya opiniones distintas.
"Se lo enseñamos a los jefes y luego decidimos"
Entendido.
Entonces, ¿lo revisa primero [nombre] y después pasa a la dirección?
"Mándaselo a todos por ahora"
Entendido.
Se lo comparto a todos, pero ¿entiendo bien que quien decide qué cambios se aplican es [nombre]?
Un esquema para usar durante la reunión
Si sigues este orden, es más difícil que la reunión se disperse:
- Confirma la orientación general con la persona de más rango
- Revisa por departamento los materiales y los responsables
- Separa las opiniones que salieron en imprescindibles y opcionales
- Decide quién hará la revisión final
- Fija la fecha límite
- Envía una nota de confirmación después de la reunión
La nota de confirmación posterior
Después de la reunión, manda una nota breve para evitar malentendidos.
Esto es lo que confirmamos hoy.
Objetivo:
Destinatarios:
Estructura:
Responsable de los materiales:
Fecha límite de los materiales:
Responsable de la revisión final:
Fecha límite de las correcciones:
Seguiremos adelante con este entendimiento.
Si la envías, habrá menos ocasiones de oír eso de "de eso no habíamos hablado".
Resumen
En una reunión con varios decisores, absorber todas las opiniones suele acabar mal.
Lo importante no es eliminar las opiniones.
Es convertirlas en una de estas categorías:
- Imprescindible
- Si hay margen
- En otro documento
- Para la próxima vez o más adelante
- A confirmar con quien decide
Si ves la reunión no como un lugar para charlar, sino como el sitio donde se resuelve lo que aún está pendiente, todo avanza con más facilidad.
