Palabras clave de búsqueda
- reunión sin objetivo
- reuniones que se vuelven un fin en sí mismas
- preparar una presentación sin saber para qué
- no sé qué se va a decidir en la reunión
- reuniones en las que no se decide nada
- qué confirmar antes de una reunión
- cómo reducir reuniones
- cómo decir no a una tarea sin objetivo claro
1. "Hagamos una reunión" no es una solución
En el trabajo, cuando aparece un problema que nadie entiende bien, a veces se oye enseguida algo como:
Mejor hagamos una reunión. Prepárame una presentación para mañana. Convoquemos a todos los involucrados y lo hablamos.
A simple vista parece que el trabajo avanza.
La reunión aparece en el calendario. Los participantes se juntan. Sale también el encargo de preparar los materiales. Hasta la gente de fuera o de otros departamentos se conecta a la hora indicada.
Pero a veces falta lo más importante.
¿Qué se va a resolver exactamente en esa reunión?
Si no hay respuesta y solo se agenda la reunión, deja de ser una solución. Se queda en una forma de "aparentar que se avanza".
Una reunión no es magia para resolver problemas. Es una herramienta que funciona de verdad cuando están claros el propósito, quién decide, los materiales y la condición para darla por terminada.
Agendar una reunión sin propósito es como agarrar un cuchillo de cocina y creer que ya está lista la comida.
2. Por qué es peligrosa una reunión que solo existe en el calendario
Lo peligroso es que la fecha se fije antes que todo lo demás.
Por ejemplo, así suele ir la cosa:
- Alguien dice "hagamos una reunión"
- La cita aparece en el calendario
- Se comparte con los involucrados y con gente externa
- El día anterior o el mismo día preguntan: "¿cómo va la presentación?"
- Pero nadie sabe qué hay que preparar
- Se hace algo, cualquier cosa
- Al mostrarla, te dicen: "esto no es lo que buscábamos"
- Solo quien hizo el trabajo se quema hasta la noche
Lo que asusta de este proceso es que la caja de la reunión queda terminada primero, y avanza con el contenido completamente vacío.
Cuando llega la hora, la gente se junta. Los externos también participan. Como está en el calendario, la reunión se hace.
Pero lo esencial no está.
¿Qué se decide? ¿Quién decide? ¿Qué se va a mostrar en los materiales? ¿Qué tiene que pasar para que se dé por terminada?
Nada de eso está definido.
Que en ese estado alguien entre en pánico pensando "ay, no hay presentación" o "no sé qué hacer" no es falta de capacidad de quien trabaja. Es que, desde el momento del encargo, nadie dijo cuál era la condición para ganar.
3. "Hazme una presentación" no tiene sentido sin un propósito
Con los materiales pasa lo mismo.
Una presentación no es solo poner información en fila. En el fondo, es una herramienta para que alguien entienda algo y tome una decisión.
Por eso, para prepararla hace falta como mínimo saber lo siguiente:
- A quién se le va a mostrar
- Qué queremos que esa persona entienda
- Qué queremos que decida
- Hasta dónde hay que explicar para que sea suficiente
- Qué debe incluir para considerarse terminada
Si te piden "hazme una presentación" sin nada de esto, a quien la hace no le queda más que imaginar.
Y lo que se hace a base de imaginar, después recibe comentarios así:
No, no es eso. El enfoque es otro. Dale un poco más. Cambia la dirección.
Esto es bastante duro.
Porque quien trabajó no estaba holgazaneando. Al contrario, se esforzó por darle forma a algo sin saber para qué era.
Y aun así, después le dicen que está mal.
Esto no es un problema de poco esfuerzo. Es el problema de que te hagan correr sin que exista una portería.
4. Cuando la reunión es el objetivo, se queman primero las personas con buena voluntad
En una reunión sin propósito, quien más se quema es la gente responsable.
A quien lo hace por cumplir no le da tantas vueltas. Pero quien es serio, tiene sentido de responsabilidad y quiere estar a la altura de lo que esperan de él, intenta sacar algo adelante aunque el propósito sea difuso.
Y entonces pasa esto:
- No sabe qué hay que preparar
- Pero hay una fecha límite
- Ya está agendada la reunión con los involucrados
- No puede quedar mal con la gente de fuera
- Así que se queda hasta la noche
- Y al mostrarlo le dicen "no es eso"
Es una estructura bastante agotadora.
En resumen, las reuniones sin propósito no queman a quien se hace el distraído, sino a quien intenta hacer las cosas bien.
Esto es lo importante.
Quien dice "hagamos una reunión" quizá lo dice a la ligera. Pero detrás de esa frase puede haber alguien preparando una presentación sin saber para qué, dándole vueltas hasta la noche y recibiendo correcciones de última hora.
Convertir las reuniones en un fin tiende a crear un sistema que usa la buena voluntad como combustible.
5. Las reuniones se vuelven fácilmente "tercerizar la ansiedad"
Una reunión de propósito difuso tiene otro problema.
Se convierte en una forma de "tercerizar la ansiedad".
En realidad, hay cosas que quien hace el encargo debería pensar primero:
- Cuál es el problema
- Qué quiere decidir
- Qué es lo que no entiende
- A quién quiere que le toque decidir
- Qué materiales hacen falta
Pero sin ordenar nada de esto, se dice:
Mejor hagamos una reunión.
Dicho de otra forma, es esto:
Yo no lo tengo claro, así que júntense todos y arréglenlo.
Claro que hay reuniones en las que de verdad hay que ordenar las ideas entre varios. Pero incluso entonces hace falta saber "qué quiero poner en orden".
Una reunión sin propósito no es una reunión: es solo un ritual para calmar los nervios.
Dicho con algo más de dureza, es el ritual de monos que se calman la ansiedad entre ellos.
Juntarse da tranquilidad. Hablar da la sensación de que se avanzó. Pero no se decidió nada. Y solo quien hace el trabajo se lleva tareas extra.
Eso ya no es una reunión, es un evento que te chupa la energía.
6. "Nos juntamos porque llegó la hora" no es una reunión
Está en el calendario, así que la gente se reúne. Llegó la hora, así que participan. Los externos también vienen. Pero ni los materiales ni el propósito están claros.
Eso no es una reunión.
Es solo gente que se junta porque el calendario lo dice.
Una reunión no empieza por la "hora". Empieza por el "propósito".
La hora es solo el marco para llevar a cabo ese propósito.
Si reservas el tiempo sin tener un propósito, la reunión se vuelve esto:
- Los participantes no saben por qué los convocaron
- No saben qué mirar de antemano
- No saben qué se decidirá ese día
- La conversación se dispersa
- No se llega a ninguna conclusión
- Lo único que se decide es la próxima reunión
Y el calendario se llena un poco más.
Esto ya no es una reunión, es "la reproducción de citas".
7. Cinco cosas que conviene definir antes de agendar una reunión
Antes de agendar una reunión, conviene dejar claras al menos estas cosas.
1. Para qué es la reunión
Primero, el propósito.
Ejemplos:
- Decidir una línea de acción
- Ponerse de acuerdo en cómo se entiende algo
- Sacar a la luz los problemas
- Conseguir la aprobación de quien decide
- Definir a los siguientes responsables y los plazos
No se trata de "hablar por hablar", sino de decidir qué se quiere lograr al hablar.
2. Qué tiene que estar decidido para terminar
Es la condición de cierre de la reunión.
Ejemplos:
- Se decide si seguimos con la opción A o la B
- Se deciden responsables y plazos
- Los puntos que faltan por confirmar quedan en tres o menos
- Se decide quién entrega qué antes de la próxima vez
Sin esto, la reunión no termina. Solo se acaba porque se acabó el tiempo.
3. Quién decide
Un fallo muy común en las reuniones es que no está quien decide.
Todos hablaron, y al final queda así:
Esto hay que confirmarlo con el jefe. Me lo llevo y lo consulto. Lo hablamos de nuevo la próxima vez.
Si no hay nadie que decida, en esa reunión no se puede decidir nada.
Entonces no es una reunión de decisiones, sino de intercambio de información. Y para eso, a lo mejor basta con un correo o un chat.
4. Qué materiales hacen falta de antemano
Para decidir en una reunión se necesitan materiales.
Ejemplos:
- Datos de la situación actual
- Una tabla comparativa
- Una lista de problemas
- Las opciones
- Ventajas y desventajas
- Costos
- Calendario
- Riesgos
Pero aquí tampoco lo importante es "hacer una presentación".
Lo importante es reunir los materiales que hacen falta para decidir.
La presentación es solo el envase.
5. Por qué tiene que ser una reunión
Por último, hay que comprobar si de verdad hace falta una reunión.
En casos como estos, a veces no hace falta:
- Si solo es compartir información, basta un correo
- Si solo es confirmar algo, basta un chat
- Si solo es aprobar, basta un formulario
- Si solo es recoger opiniones, bastan comentarios previos
- Si solo es revisar un documento, se puede hacer sin coincidir en el tiempo
Las reuniones son caras. Ocupan el tiempo de varias personas a la vez.
Por eso, si agendas una, tiene que haber una "razón por la que tiene que ser reunión".
8. Frases para frenar una reunión sin propósito
Si te piden una reunión o una presentación sin que se sepa para qué, es mejor no ponerte a trabajar de inmediato.
Primero, pregunta.
Respuesta a una invitación a reunión
La reunión en sí no hay problema. Antes me gustaría confirmar cuál es la meta. ¿Qué se quiere decidir en esta reunión?
Respuesta a un encargo de presentación
Antes de ponerme a preparar la presentación, quisiera confirmar el propósito. ¿Quién la va a ver y qué tiene que decidir con ella?
Cuando el propósito es difuso
Por ahora no veo cómo sería el resultado final, así que prefiero confirmar antes el "propósito, quién la verá y qué se quiere decidir" y luego prepararla.
Cuando no tengo claro si hace falta una reunión
Si es solo para compartir información, quizá baste con ordenarla por escrito y que la revisen. Si hay algo que quieran decidir en la reunión, avísenme primero cuál es.
Antes de invitar a gente externa
Como también participarán personas externas, me gustaría dejar definidos antes el propósito del día, lo que se decidirá y los materiales previos.
Esto no es rebeldía. Tampoco es frenar el trabajo.
Al contrario, es una verificación previa para reducir retrabajo inútil y el desgaste de todos los involucrados.
9. Plantilla de reunión para quien la convoca
Quien convoca una reunión debería escribir al menos esto antes de agendarla.
[Propósito de la reunión]
Para qué nos juntamos:
[Qué queremos decidir]
Lo que queremos decidir en esta reunión:
[Quién decide]
La persona que toma la decisión final:
[Participantes]
A quién queremos y por qué:
[Materiales previos]
Lo que hay que mirar o preparar antes:
[Condición de cierre]
Cómo debería quedar todo después de la reunión para darla por buena:
[Por qué tiene que ser reunión]
Por qué no basta con un correo o un chat:
Si no puedes escribir esto, todavía no es momento de agendar la reunión.
Primero, quien convoca debería tomarse un tiempo para pensar.
Una reunión no sustituye el pensar. Es el lugar donde se juntan las ideas que cada uno ya pensó para decidir, ajustar y llegar a acuerdos.
10. Plantilla de defensa para quien recibe el encargo
Por otro lado, quien recibe el encargo también necesita protegerse.
Si avanzas sin saber el propósito, acabarás tapando los huecos a base de buena voluntad.
Basta con responder una nota como esta para que todo cambie bastante.
Según lo que entiendo hasta ahora, pienso avanzar con estas premisas.
Propósito:
Quién lo verá:
Qué se quiere decidir:
Materiales necesarios:
Criterio de terminado:
Dudas:
Si lo entendí bien, me pongo a prepararlo.
Si no, antes quisiera confirmar el propósito y lo que se quiere decidir.
Si lo envías, cuando después te digan "no era eso lo que quería decir", habrá constancia de que confirmaste las premisas.
Las tareas sin propósito claro es mejor no cargarlas en la cabeza. Siempre hay que ponerlas por escrito.
Porque si avanzas sin saber el propósito, te queda dando vueltas en la cabeza.
Aunque estés jugando, descansando o durmiendo, a veces aparece en sueños con forma de preparativos para una feria escolar.
Hasta ese punto se te queda pegada una tarea sin propósito claro.
11. No se trata de decir "no hagan reuniones"
Leyendo hasta aquí, quizá suene a que "las reuniones son malas".
Pero no es así.
La reunión en sí no es mala. Bien usada, es una herramienta potente.
Hay situaciones en que hacen falta:
- Alinear lo que entienden varias personas
- Llegar a acuerdos entre quienes tienen intereses distintos
- Decidir preguntando en el momento
- Conseguir la aprobación de un responsable
- Confirmar de viva voz el ánimo y las preocupaciones
El problema es convertir la reunión en el objetivo.
"Agendé la reunión, así que avanzamos" "Junté a la gente, así que estoy tranquilo" "Hice que prepararan una presentación, así que estoy trabajando"
Cuando se llega a eso, es peligroso.
La reunión es una herramienta para llegar al objetivo. Una reunión sin objetivo es solo un evento que mantiene a la gente atrapada.
12. Resumen: la reunión no es el objetivo, es una herramienta para lograrlo
No hay que convertir la reunión en el objetivo.
"Hagamos una reunión" no es una solución. "Prepárame una presentación" tampoco tiene sentido sin un propósito. Con "ya puse la cita en el calendario" el trabajo no avanza.
Lo importante es este orden:
- Definir cuál es el problema
- Definir qué se quiere decidir
- Definir quién decide
- Definir los materiales necesarios para decidir
- Evaluar si hace falta una reunión
- Si hace falta, agendarla
- Si hace falta, preparar los materiales
Si se altera el orden, la reunión se vuelve el centro del trabajo.
Y aparecen las presentaciones sin propósito, las correcciones de última hora, la gente de buena voluntad quedándose hasta la noche y las reuniones en las que no se decide nada.
En una frase:
La reunión no es la meta. Una reunión sin propósito es un evento de desgaste que finge ser progreso.
Antes de agendar, pon primero el propósito. Antes de encargar una presentación, decide qué quieres que se decida. Antes de convocar a alguien, explica por qué hace falta.
Solo con eso se evita buena parte del retrabajo y del desgaste.
