Suchbegriffe
- Meeting ohne Ziel
- Meeting als Selbstzweck
- Unterlagen erstellen ohne zu wissen wofür
- Ich weiß nicht, was im Meeting entschieden werden soll
- Meetings, in denen nichts entschieden wird
- Was vor einem Meeting klären
- Meetings reduzieren
- Aufgabe ohne klaren Zweck ablehnen
1. „Lass uns ein Meeting machen" ist keine Lösung
Im Job hört man bei einem diffusen Problem manchmal sofort Sätze wie:
Lass uns erst mal ein Meeting ansetzen. Bitte bereite bis morgen Unterlagen vor. Holen wir die Beteiligten zusammen und besprechen es.
Auf den ersten Blick sieht es so aus, als käme die Arbeit voran.
Der Termin steht im Kalender. Die Teilnehmer finden sich ein. Der Auftrag, Unterlagen zu erstellen, ist auch schon raus. Selbst Externe und Leute aus anderen Abteilungen schalten sich zur vereinbarten Zeit dazu.
Aber manchmal fehlt genau das Wichtigste.
Was soll in diesem Meeting eigentlich gelöst werden?
Fehlt das, und man setzt nur den Termin an, ist das Meeting keine Lösung mehr. Es wird zum bloßen „Wir tun so, als ginge es voran".
Ein Meeting ist kein Zaubermittel, das Probleme löst. Es ist ein Werkzeug, das erst funktioniert, wenn Zweck, Entscheider, Material und Abschlusskriterium vorhanden sind.
Ein Meeting ohne Zweck anzusetzen ist, als würde man ein Küchenmesser in die Hand nehmen und glauben, das Essen sei schon fertig.
2. Warum ein Meeting, das nur als Termin existiert, gefährlich ist
Gefährlich ist, dass zuerst nur der Termin feststeht.
Der Ablauf sieht zum Beispiel so aus:
- Jemand sagt „Lass uns ein Meeting machen"
- Der Termin landet im Kalender
- Er wird mit den Beteiligten und mit Externen geteilt
- Am Vortag oder am selben Tag heißt es: „Wie weit sind die Unterlagen?"
- Aber niemand weiß, was erstellt werden soll
- Man macht irgendetwas
- Beim Zeigen heißt es: „Das geht in die falsche Richtung"
- Nur die Person, die gearbeitet hat, brennt bis in die Nacht
Das Beängstigende an diesem Ablauf ist, dass die Hülle des Meetings zuerst fertig ist und alles mit leerem Inhalt weiterläuft.
Zur Uhrzeit versammeln sich die Leute. Auch die Externen nehmen teil. Da der Termin im Kalender steht, findet das Meeting statt.
Doch der eigentliche Inhalt fehlt.
Was wird entschieden? Wer entscheidet? Was sollen die Unterlagen zeigen? Wann gilt das Ganze als abgeschlossen?
Das alles ist nicht festgelegt.
Wenn man in diesem Zustand in Panik gerät — „Mist, ich habe keine Unterlagen", „Ich weiß nicht, was ich machen soll" —, liegt das nicht an mangelnder Kompetenz. Schon bei der Beauftragung wurde keine Siegbedingung festgelegt.
3. „Mach mal Unterlagen" funktioniert ohne Zweck nicht
Bei Unterlagen ist es genauso.
Unterlagen sind nicht einfach aneinandergereihte Informationen. Eigentlich sind sie ein Werkzeug, damit jemand etwas versteht und eine Entscheidung treffen kann.
Für die Erstellung braucht man daher mindestens diese Angaben:
- Wem werden die Unterlagen gezeigt
- Was soll diese Person verstehen
- Was soll sie entscheiden
- Wie weit muss man erklären, damit es reicht
- Was muss drinstehen, damit sie als fertig gelten
Wenn man ohne diese Angaben „Mach mal Unterlagen" hört, kann man nur raten.
Und was aus Raten entsteht, bekommt später Sätze wie diese zu hören:
Nein, so war das nicht gemeint. Der Zweck ist ein anderer. Mach noch ein bisschen. Ändere die Richtung.
Das ist ziemlich hart.
Denn die Person hat nicht gebummelt. Im Gegenteil: Obwohl sie den Zweck nicht kannte, hat sie sich bemüht, etwas Greifbares zu liefern.
Und danach heißt es trotzdem: „Falsch."
Das ist kein Problem mangelnder Anstrengung. Es ist das Problem, laufen zu müssen, obwohl es gar kein Tor gibt.
4. Wird das Meeting zum Ziel, brennen zuerst die Gutwilligen aus
In Meetings mit unklarem Zweck brennen die Gewissenhaften am schnellsten aus.
Wer die Sache auf die leichte Schulter nimmt, denkt nicht so tief darüber nach. Aber wer ernsthaft ist, Verantwortung spürt und die Erwartungen anderer erfüllen will, versucht selbst bei vagem Zweck, etwas Brauchbares zu liefern.
Und dann läuft es so:
- Man weiß nicht, was zu erstellen ist
- Aber es gibt eine Frist
- Der Termin mit den Beteiligten steht schon
- Man will die Externen nicht enttäuschen
- Also arbeitet man bis spät in die Nacht
- Doch beim Zeigen heißt es: „Das ist es nicht"
Das ist eine ziemlich zermürbende Konstruktion.
Anders gesagt: Ein Meeting ohne Zweck verbrennt weniger die, die sich drücken, als die, die es ordentlich machen wollen.
Das ist der entscheidende Punkt.
Wer „Lass uns ein Meeting machen" sagt, meint es vielleicht ganz beiläufig. Doch hinter diesem Satz erstellt womöglich jemand Unterlagen ohne bekannten Zweck, grübelt bis in die Nacht und bekommt nachträgliche Änderungswünsche.
Wird das Meeting zum Selbstzweck, entsteht leicht ein System, das den guten Willen der Menschen als Brennstoff nutzt.
5. Meetings werden leicht zur „Auslagerung der eigenen Unruhe"
Ein Meeting mit unklarem Zweck hat noch ein weiteres Problem.
Es wird zur „Auslagerung der Unruhe".
Eigentlich gibt es Dinge, die der Auftraggeber zuerst durchdenken sollte:
- Was ist das Problem
- Was will er entscheiden
- Wo hakt es
- Wer soll entscheiden
- Welches Material wird gebraucht
Doch ohne das zu ordnen, sagt er:
Lass uns erst mal ein Meeting ansetzen.
Übersetzt heißt das:
Ich habe es selbst nicht sortiert bekommen, also kommt alle zusammen und klärt das für mich.
Natürlich gibt es Meetings, in denen man gemeinsam sortieren muss. Aber auch dann braucht es die Antwort auf „Was wollen wir klären?".
Ein Meeting ohne Zweck ist kein Meeting, sondern bloß ein Beruhigungsritual.
Etwas härter gesagt: das Beruhigungsritual einer Affenhorde.
Man fühlt sich sicher, weil man zusammengekommen ist. Man hat das Gefühl, weitergekommen zu sein, weil man gesprochen hat. Aber entschieden ist nichts. Und nur der Ausführende nimmt zusätzliche Aufgaben mit.
Das ist kein Meeting mehr, sondern eine Veranstaltung, die allen die Energie aussaugt.
6. „Es ist Zeit, also treffen wir uns" ist kein Meeting
Es steht im Kalender, also kommen die Leute zusammen. Die Zeit ist da, also nehmen sie teil. Externe kommen auch. Aber weder Unterlagen noch Zweck sind geklärt.
Dieser Zustand ist kein Meeting.
Es sind bloß Leute, die sich versammeln, weil der Kalender es sagt.
Ein Meeting beginnt eigentlich nicht bei der „Zeit". Es beginnt beim „Zweck".
Die Zeit ist nur der Rahmen, um den Zweck umzusetzen.
Wer Zeit blockiert, ohne einen Zweck zu haben, bekommt ein Meeting, in dem:
- die Teilnehmer nicht wissen, warum sie eingeladen wurden
- niemand weiß, was vorab anzusehen ist
- am Tag selbst unklar ist, was entschieden wird
- das Gespräch zerfasert
- kein Ergebnis herauskommt
- nur das nächste Meeting vereinbart wird
Und der Kalender wird noch voller.
Das ist kein Meeting mehr, sondern „Terminvermehrung".
7. Fünf Dinge, die man vor einem Meeting mindestens festlegen sollte
Bevor man ein Meeting ansetzt, sollte man mindestens diese Punkte klären.
1. Wozu dient das Meeting
Zuerst der Zweck des Meetings.
Beispiele:
- Die Richtung festlegen
- Das gemeinsame Verständnis abgleichen
- Probleme sammeln
- Die Freigabe des Entscheiders einholen
- Nächste Zuständige und Fristen bestimmen
Es geht nicht darum, „zu reden", sondern darum festzulegen, „was man durch das Reden erreichen will".
2. Was muss entschieden sein, damit das Meeting endet
Das ist das Abschlusskriterium.
Beispiele:
- Es ist entschieden, ob man Variante A oder B weiterverfolgt
- Zuständiger und Frist stehen fest
- Zusätzliche Klärungspunkte sind auf höchstens drei zusammengefasst
- Es steht fest, wer bis zum nächsten Mal was liefert
Ohne das endet das Meeting nie. Man geht nur auseinander, weil die Zeit um ist.
3. Wer entscheidet
Ein typisches Scheitern in Meetings ist ein fehlender Entscheider.
Alle haben geredet, und am Ende heißt es:
Das müssen wir noch mit dem Vorgesetzten klären. Ich nehme es mit. Beim nächsten Mal sprechen wir weiter.
Gibt es keinen Entscheider, kann vor Ort ohnehin nichts entschieden werden.
Dann ist das Meeting kein Entscheidungsmeeting, sondern ein Informationsaustausch. In dem Fall reichen vielleicht auch E-Mail oder Chat.
4. Welches Material wird vorab gebraucht
Um in einem Meeting zu entscheiden, braucht man Material.
Beispiele:
- Daten zum Ist-Zustand
- Vergleichstabelle
- Liste der Probleme
- Optionen
- Vor- und Nachteile
- Kosten
- Zeitplan
- Risiken
Aber auch hier kommt es nicht aufs „Unterlagen-Basteln" an.
Es geht darum, das Material zusammenzutragen, das für die Entscheidung nötig ist.
Die Unterlagen sind nur die Form dafür.
5. Warum muss es ein Meeting sein
Zum Schluss prüft man, ob ein Meeting überhaupt nötig ist.
In diesen Fällen geht es manchmal auch ohne:
- Wenn es nur ums Teilen geht, reicht eine E-Mail
- Wenn es nur um eine Bestätigung geht, reicht ein Chat
- Wenn es nur um eine Freigabe geht, reicht ein Formular
- Wenn es nur um Meinungen geht, reichen Kommentare vorab
- Wenn es nur um die Durchsicht von Unterlagen geht, geht das auch zeitversetzt
Meetings sind teuer. Sie binden die Zeit mehrerer Personen gleichzeitig.
Wer ein Meeting ansetzt, braucht deshalb einen „Grund, warum es ein Meeting sein muss".
8. Sätze, die ein Meeting ohne klaren Zweck bremsen
Wenn man ein Meeting oder Unterlagen anfragt bekommt, ohne den Zweck zu kennen, sollte man nicht gleich loslegen.
Erst nachfragen.
Antwort auf eine Meeting-Anfrage
Das Meeting an sich ist kein Problem. Ich möchte vorher kurz das Ziel klären. Was soll in diesem Meeting entschieden werden?
Antwort auf eine Anfrage nach Unterlagen
Bevor ich mit den Unterlagen anfange, möchte ich den Zweck klären. Wer sieht sie, und wofür sollen sie als Entscheidungsgrundlage dienen?
Wenn der Zweck unklar ist
Im Moment kann ich mir das fertige Ergebnis noch nicht vorstellen. Ich würde daher gern erst „Zweck, Adressat und die gewünschte Entscheidung" klären und dann loslegen.
Wenn unklar ist, ob ein Meeting nötig ist
Wenn es nur ums Teilen geht, könnte ich es erst schriftlich aufbereiten, und Sie sehen es sich vorab an. Falls es etwas gibt, das Sie im Meeting entscheiden wollen, nennen Sie mir bitte zuerst diesen Punkt.
Bevor man Externe einlädt
Da auch externe Personen teilnehmen, möchte ich vorher den Zweck des Termins, die zu treffende Entscheidung und die Vorab-Unterlagen festlegen.
Das ist keine Rebellion. Und es blockiert auch nicht die Arbeit.
Im Gegenteil: Es ist eine Klärung der Voraussetzungen, um unnötige Nacharbeit und die Erschöpfung der Beteiligten zu verringern.
9. Meeting-Vorlage für die, die einladen
Wer ein Meeting anfordert, sollte vor dem Ansetzen mindestens Folgendes aufschreiben.
[Zweck des Meetings]
Wozu kommen wir zusammen:
[Was entschieden werden soll]
Das wollen wir in diesem Meeting entscheiden:
[Entscheider]
Die Person, die endgültig entscheidet:
[Teilnehmer]
Wen wir dabeihaben wollen und warum:
[Vorab-Unterlagen]
Was vorher anzusehen oder zu erstellen ist:
[Abschlusskriterium]
In welchem Zustand soll alles nach dem Meeting sein, damit es OK ist:
[Warum ein Meeting nötig ist]
Warum nicht per E-Mail oder Chat:
Wenn sich das nicht aufschreiben lässt, ist es noch nicht an der Zeit, ein Meeting anzusetzen.
Zuerst sollte sich die anfragende Person Zeit zum Nachdenken nehmen.
Ein Meeting ist kein Ersatz fürs Denken. Es ist der Ort, an dem man das, was man durchdacht hat, mitbringt, um zu entscheiden, abzustimmen und sich zu einigen.
10. Schutz-Vorlage für die, die den Auftrag erhalten
Auf der anderen Seite muss sich auch die empfangende Person schützen.
Wer ohne Kenntnis des Zwecks einfach weitermacht, stopft die Lücken am Ende mit gutem Willen.
Schon eine Notiz wie die folgende macht einen großen Unterschied.
Nach meinem bisherigen Verständnis würde ich unter folgenden Annahmen vorgehen.
Zweck:
Wer sieht es:
Was entschieden werden soll:
Benötigte Unterlagen:
Fertig-Kriterium:
Offene Punkte:
Wenn das so stimmt, fange ich an.
Wenn nicht, möchte ich zuerst den Zweck und die gewünschte Entscheidung klären.
Wenn Sie das abgeschickt haben, gibt es später, wenn es heißt „So war das nicht gemeint", einen Nachweis, dass die Annahmen abgestimmt wurden.
Eine Aufgabe ohne klaren Zweck sollte man nicht im Kopf mit sich herumtragen. Schreiben Sie sie immer auf.
Denn wer ohne klaren Zweck weitermacht, dem bleibt die Sache dauernd im Kopf hängen.
Beim Spielen, beim Ausruhen, sogar im Schlaf taucht sie manchmal im Traum auf, etwa als Vorbereitung für ein Schulfest.
So sehr bleibt eine Aufgabe ohne klaren Zweck im Gehirn kleben.
11. Es geht nicht darum, „keine Meetings" zu machen
Nach dem bisher Gelesenen klingt es vielleicht, als seien „Meetings schlecht".
Aber das stimmt nicht.
Das Meeting an sich ist nicht schlecht. Richtig eingesetzt ist es ein starkes Werkzeug.
Es gibt Situationen, in denen es nötig ist:
- Das Verständnis mehrerer Personen angleichen
- Eine Einigung zwischen Leuten mit unterschiedlichen Interessen erzielen
- Vor Ort nachfragen und dabei entscheiden
- Die Freigabe einer verantwortlichen Person erhalten
- Stimmung und Bedenken mündlich klären
Das Problem ist, das Meeting zum Ziel zu machen.
„Ich habe ein Meeting angesetzt, also kommt es voran" „Ich habe die Leute zusammengeholt, also bin ich beruhigt" „Ich habe Unterlagen erstellen lassen, also arbeite ich"
Wenn es so weit kommt, ist es gefährlich.
Das Meeting ist ein Werkzeug auf dem Weg zum Ziel. Ein Meeting ohne Ziel ist nur eine Veranstaltung, die Menschen bindet.
12. Fazit: Das Meeting ist nicht das Ziel, sondern ein Werkzeug, um das Ziel zu erreichen
Man darf das Meeting nicht zum Ziel machen.
„Lass uns ein Meeting machen" ist keine Lösung. „Bitte erstelle Unterlagen" ergibt ohne Zweck ebenfalls keinen Sinn. Mit „Ich habe den Termin eingetragen" allein kommt die Arbeit nicht voran.
Wichtig ist diese Reihenfolge:
- Festlegen, was das Problem ist
- Festlegen, was man entscheiden will
- Festlegen, wer entscheidet
- Festlegen, welches Material für die Entscheidung nötig ist
- Beurteilen, ob ein Meeting nötig ist
- Falls nötig, das Meeting ansetzen
- Falls nötig, Unterlagen erstellen
Stimmt die Reihenfolge nicht, wird das Meeting zum Mittelpunkt der Arbeit.
Und dann entstehen Unterlagen ohne Zweck, nachträgliche Änderungen, gutwillige Menschen, die bis in die Nacht arbeiten, und Meetings, in denen nichts entschieden wird.
In einem Satz:
Ein Meeting ist kein Ziel. Ein Meeting ohne Zweck ist eine Zermürbungsveranstaltung, die Fortschritt vortäuscht.
Bevor man nur einen Termin einträgt, sollte man erst den Zweck festlegen. Bevor man Unterlagen erstellen lässt, sollte man entscheiden, was man entscheiden will. Bevor man jemanden einlädt, sollte man erklären, warum diese Person gebraucht wird.
Allein damit lassen sich viel Nacharbeit und Erschöpfung vermeiden.
