คีย์เวิร์ดที่คนค้นหา
- ประชุมไม่มีจุดประสงค์
- ประชุมกลายเป็นเป้าหมายเสียเอง
- ทำเอกสารโดยไม่รู้ว่าทำไปเพื่ออะไร
- ไม่รู้ว่าประชุมนี้ต้องตัดสินใจอะไร
- ประชุมแล้วไม่ได้ข้อสรุป
- สิ่งที่ต้องเช็กก่อนประชุม
- วิธีลดจำนวนการประชุม
- วิธีปฏิเสธงานที่ไม่รู้จุดประสงค์
1. "มาประชุมกันเถอะ" ไม่ใช่ทางแก้ปัญหา
ในที่ทำงาน เวลาเจอปัญหาที่ไม่รู้ว่าเป็นอะไรกันแน่ บางทีก็มีคนพูดขึ้นมาทันทีว่า
ประชุมกันก่อนเลยแล้วกัน ช่วยทำเอกสารให้เสร็จก่อนพรุ่งนี้ด้วยนะ เรียกคนที่เกี่ยวข้องมาคุยกันเลย
เผินๆ ดูเหมือนงานกำลังเดินหน้า
มีนัดประชุมลงในปฏิทิน ผู้เข้าร่วมมารวมตัวกัน คำสั่งให้ทำเอกสารก็ถูกส่งออกไปด้วย คนนอกหรือคนจากแผนกอื่นก็เข้าร่วมตามเวลา
แต่บางครั้ง สิ่งสำคัญที่สุดกลับหายไป
การประชุมครั้งนี้จะแก้ปัญหาอะไร
ถ้าไม่มีข้อนี้แล้วแค่ใส่นัดประชุมลงไป การประชุมก็ไม่ใช่ทางแก้ปัญหาอีกต่อไป มันกลายเป็นแค่ "การแสร้งทำเป็นว่างานเดินหน้า"
การประชุมไม่ใช่เวทมนตร์ที่แก้ปัญหาได้ มันเป็นเครื่องมือที่ใช้ได้ผลจริงก็ต่อเมื่อมีจุดมุ่งหมาย คนตัดสินใจ ข้อมูลประกอบ และเงื่อนไขว่าอะไรคือ "เสร็จ" ครบถ้วนแล้ว
การนัดประชุมโดยไม่มีจุดมุ่งหมาย ก็เหมือนถือมีดทำครัวแล้วรู้สึกว่าอาหารเสร็จแล้ว
2. ทำไมประชุมที่มีแค่นัดถึงอันตราย
ที่อันตรายคือ มีแค่ตารางเวลาที่ถูกกำหนดไว้ก่อน
ตัวอย่างลำดับเหตุการณ์ก็เป็นแบบนี้
- มีคนพูดว่า "ประชุมกันเถอะ"
- นัดลงในปฏิทิน
- นัดถูกแชร์ไปให้คนที่เกี่ยวข้องและคนนอก
- วันก่อนหรือวันจริง มีคนถามว่า "เอกสารเป็นไงบ้าง?"
- แต่ไม่มีใครรู้ว่าต้องทำอะไร
- ก็เลยทำๆ ไปก่อน
- พอเอาไปให้ดู ก็โดนบอกว่า "ไม่ใช่แบบนี้"
- คนที่ทำงานนั่งหมดไฟอยู่คนเดียวจนดึก
ที่น่ากลัวของลำดับนี้คือ "กล่อง" ของการประชุมเสร็จก่อน ส่วนข้างในว่างเปล่า แต่ทุกอย่างก็ยังเดินต่อไป
พอถึงเวลา คนก็มารวมกัน คนนอกก็เข้าร่วม เพราะอยู่ในปฏิทินแล้ว ประชุมจึงต้องเกิดขึ้น
แต่เนื้อหาสำคัญกลับไม่มี
จะตัดสินใจอะไร ใครเป็นคนตัดสิน เอกสารจะแสดงอะไร ต้องเป็นสภาพไหนถึงจะถือว่าจบ
ทั้งหมดนี้ยังไม่ได้กำหนดไว้
ในสภาพนี้ ที่คนทำงานตกใจว่า "แย่แล้ว ยังไม่มีเอกสารเลย" "ไม่รู้ว่าต้องทำอะไร" ไม่ได้แปลว่าเขาไม่เก่ง ตั้งแต่ตอนสั่งงานแล้ว ที่ไม่มีใครกำหนด "เงื่อนไขของการชนะ" เอาไว้
3. "ช่วยทำเอกสารหน่อย" ใช้ไม่ได้ถ้าไม่มีจุดประสงค์
การทำเอกสารก็เหมือนกัน
เอกสารไม่ใช่แค่การเรียงข้อมูลให้ดูเต็มหน้า โดยพื้นฐานแล้ว มันคือเครื่องมือให้ใครสักคนเข้าใจบางอย่างและตัดสินใจ
ดังนั้นการทำเอกสาร อย่างน้อยต้องมีข้อมูลต่อไปนี้
- เอกสารนี้จะเอาไปให้ใครดู
- อยากให้คนนั้นเข้าใจอะไร
- อยากให้คนนั้นตัดสินใจอะไร
- ต้องอธิบายไปถึงตรงไหนถึงจะพอ
- ต้องมีอะไรอยู่ข้างในถึงจะถือว่าเสร็จ
ถ้าไม่มีสิ่งเหล่านี้แต่ถูกสั่งว่า "ช่วยทำเอกสารหน่อย" คนทำก็ต้องใช้จินตนาการล้วนๆ
แล้วเอกสารที่ทำจากจินตนาการ ภายหลังก็จะโดนพูดแบบนี้
ไม่ใช่ ไม่ได้หมายถึงแบบนี้ จุดประสงค์มันผิด ทำเพิ่มอีกหน่อย เปลี่ยนทิศทางหน่อย
ข้อนี้หนักมาก
เพราะคนทำไม่ได้อู้งาน ตรงกันข้าม ทั้งที่ไม่รู้จุดประสงค์ เขายังพยายามสุดความสามารถที่จะทำออกมาให้เป็นรูปเป็นร่าง
แต่ภายหลังกลับโดนบอกว่า "ไม่ใช่"
นี่ไม่ใช่ปัญหาว่าพยายามไม่พอ แต่เป็นปัญหาของการถูกสั่งให้วิ่ง ทั้งที่ไม่มีประตูให้ยิง
4. พอการประชุมกลายเป็นเป้าหมาย คนที่มีเจตนาดีจะหมดไฟก่อน
ในการประชุมที่จุดประสงค์ไม่ชัด คนที่หมดไฟง่ายที่สุดคือคนจริงจัง
คนที่ทำงานแบบขอไปทีจะไม่คิดลึกขนาดนั้น แต่คนจริงจัง คนที่มีความรับผิดชอบ คนที่อยากตอบสนองความคาดหวังของอีกฝ่าย จะพยายามทำให้เป็นรูปเป็นร่างให้ได้ แม้จุดประสงค์จะคลุมเครือ
แล้วก็เป็นแบบนี้
- ไม่รู้ว่าต้องทำอะไร
- แต่มีเดดไลน์
- นัดที่คนเกี่ยวข้องจะมารวมตัวกันก็ลงไว้แล้ว
- จะทำให้คนนอกลำบากไม่ได้
- เลยฝืนทำจนดึก
- แต่พอเอาไปให้ดู ก็โดนบอกว่า "ไม่ใช่"
เป็นโครงสร้างที่เหนื่อยมาก
พูดอีกอย่างคือ การประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์ ทำให้คนที่พยายามทำให้ดีหมดไฟ มากกว่าคนที่อู้งาน
ตรงนี้สำคัญ
คนที่พูดว่า "ประชุมกันเถอะ" อาจจะพูดไปแบบเบาๆ แต่หลังคำพูดนั้น อาจมีใครสักคนกำลังทำเอกสารที่ไม่รู้จุดประสงค์ นั่งกลุ้มใจจนดึก และโดนสั่งแก้ทีหลังอยู่ก็ได้
การทำให้การประชุมเป็นเป้าหมาย มักกลายเป็นระบบที่ใช้น้ำใจดีของคนเป็นเชื้อเพลิง
5. การประชุมมักกลายเป็นการ "จ้างคนอื่นช่วยแบกความกังวล"
การประชุมที่จุดประสงค์คลุมเครือ ยังมีปัญหาอีกข้อ
คือมันกลายเป็นการ "จ้างคนอื่นช่วยแบกความกังวล"
จริงๆ แล้ว มีเรื่องที่คนสั่งงานควรคิดให้ได้ก่อน
- ปัญหาคืออะไร
- อยากตัดสินใจเรื่องอะไร
- ตรงไหนที่ยังไม่เข้าใจ
- อยากให้ใครเป็นคนตัดสิน
- ต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง
แต่ไม่ได้จัดระเบียบเรื่องพวกนี้ แล้วก็พูดออกมาว่า
ประชุมกันก่อนเลยแล้วกัน
ถ้าพูดใหม่ มันก็คือ
ผมจัดระเบียบความคิดในหัวไม่ได้ ช่วยมารวมกันแล้วจัดการให้หน่อย
แน่นอนว่ามีการประชุมที่ต้องปรึกษากันไปจัดระเบียบไป แต่ถึงกรณีนั้น ก็ยังต้องรู้ว่า "อยากจัดระเบียบเรื่องอะไร"
การประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์ ไม่ใช่การประชุม แต่เป็นแค่พิธีกรรมปลอบความกังวล
พูดแรงหน่อยก็คือ พิธีปลอบใจของฝูงลิง
แค่ได้มารวมกันก็สบายใจ แค่ได้คุยก็รู้สึกว่าเดินหน้าแล้ว แต่ไม่ได้ตัดสินใจอะไรเลย มีแต่คนทำงานที่ต้องแบกงานเพิ่มกลับไป
แบบนี้ไม่ใช่การประชุม แต่เป็นอีเวนต์ดูดพลังชีวิต
6. "ถึงเวลาแล้วก็เลยมารวมกัน" ไม่ใช่การประชุม
เพราะอยู่ในปฏิทิน คนจึงมารวมกัน เพราะถึงเวลา จึงเข้าร่วม คนนอกก็มา แต่เอกสารและจุดประสงค์ยังไม่ได้จัดระเบียบ
สภาพแบบนี้ ไม่ใช่การประชุม
เป็นแค่คนมารวมกันตามที่ปฏิทินสั่งเท่านั้น
โดยพื้นฐานแล้ว การประชุมไม่ได้เริ่มจาก "เวลา" แต่เริ่มจาก "จุดประสงค์"
เวลาเป็นแค่กรอบสำหรับลงมือทำตามจุดประสงค์
ถ้าจองเวลาไว้โดยไม่มีจุดประสงค์ การประชุมจะกลายเป็นแบบนี้
- ผู้เข้าร่วมไม่รู้ว่าทำไมถึงถูกเรียกมา
- ไม่รู้ว่าต้องดูอะไรล่วงหน้า
- ไม่รู้ว่าวันจริงต้องตัดสินใจอะไร
- เรื่องที่คุยกระจัดกระจาย
- ไม่ได้ข้อสรุป
- สิ่งเดียวที่ตกลงกันได้คือนัดประชุมครั้งหน้า
แล้วปฏิทินก็ยิ่งแน่นขึ้น
นี่ไม่ใช่การประชุมอีกแล้ว แต่เป็น "นัดประชุมที่ขยายพันธุ์เอง"
7. 5 สิ่งที่อย่างน้อยควรตัดสินใจให้ได้ก่อนนัดประชุม
ก่อนนัดประชุม อย่างน้อยควรกำหนดสิ่งเหล่านี้ให้ได้
1. ประชุมนี้เพื่ออะไร
อย่างแรกคือจุดประสงค์ของการประชุม
ตัวอย่าง
- ตัดสินใจแนวทาง
- ทำความเข้าใจให้ตรงกัน
- ระบุปัญหาให้ครบ
- ขออนุมัติจากผู้ตัดสินใจ
- กำหนดผู้รับผิดชอบต่อไปและกำหนดเวลา
ไม่ใช่ "เพื่อคุยกัน" แต่ต้องกำหนดว่า "คุยไปเพื่อบรรลุอะไร"
2. ต้องตัดสินใจอะไรได้ถึงจะถือว่าจบ
คือเงื่อนไขการจบการประชุม
ตัวอย่าง
- ตัดสินได้ว่าจะไปทางแผน A หรือแผน B
- กำหนดผู้รับผิดชอบและเดดไลน์ได้
- เรื่องที่ต้องตรวจสอบเพิ่มสรุปได้ไม่เกิน 3 ข้อ
- ตกลงได้ว่าก่อนครั้งหน้า ใครจะนำอะไรมา
ถ้าไม่มีข้อนี้ การประชุมจะไม่มีวันจบ จะแยกย้ายกันกลับเพราะหมดเวลาเท่านั้น
3. ใครเป็นผู้ตัดสิน
ความล้มเหลวที่เจอบ่อยในการประชุมคือ ไม่มีผู้ตัดสินใจ
ทุกคนคุยกันแล้ว แต่สุดท้ายก็เป็นแบบนี้
เรื่องนี้ต้องไปถามหัวหน้าก่อนนะ ขอเอากลับไปก่อน ไว้คุยกันใหม่ครั้งหน้า
ถ้าไม่มีผู้ตัดสินใจ ก็ตัดสินในที่ประชุมไม่ได้อยู่แล้ว
การประชุมนั้นจึงไม่ใช่การประชุมเพื่อตัดสินใจ แต่เป็นการประชุมเพื่อแจ้งข้อมูล ถ้าอย่างนั้น ส่งอีเมลหรือแชตก็อาจเพียงพอแล้ว
4. ต้องมีข้อมูลอะไรล่วงหน้า
การจะตัดสินใจในที่ประชุมต้องมีข้อมูลประกอบ
ตัวอย่าง
- ข้อมูลสถานการณ์ปัจจุบัน
- ตารางเปรียบเทียบ
- รายการปัญหา
- ตัวเลือก
- ข้อดีข้อเสีย
- ค่าใช้จ่าย
- กำหนดการ
- ความเสี่ยง
แต่ตรงนี้ สิ่งสำคัญก็ไม่ใช่ "การทำเอกสาร"
สิ่งสำคัญคือการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจให้ครบ
เอกสารเป็นแค่รูปแบบที่ใช้ใส่ข้อมูลเหล่านั้น
5. ทำไมต้องเป็นการประชุม
สุดท้าย ให้ตรวจสอบว่าจำเป็นต้องประชุมจริงหรือไม่
กรณีแบบนี้ บางครั้งก็ไม่ต้องประชุมก็ได้
- ถ้าแค่แจ้งข้อมูล อีเมลก็พอ
- ถ้าแค่ยืนยัน แชตก็พอ
- ถ้าแค่ขออนุมัติ ใช้ฟอร์มก็พอ
- ถ้าแค่ขอความเห็น คอมเมนต์ล่วงหน้าก็พอ
- ถ้าแค่รีวิวเอกสาร ทำแยกเวลากันก็ได้
การประชุมมีต้นทุนสูง เพราะต้องใช้เวลาของหลายคนพร้อมกัน
ดังนั้น ถ้าจะนัดประชุม ต้องมี "เหตุผลที่ต้องเป็นการประชุม"
8. ประโยคที่ใช้หยุดการประชุมที่ไม่รู้จุดประสงค์
ถ้าถูกขอให้ประชุมหรือทำเอกสารโดยไม่รู้จุดประสงค์ ไม่ควรรีบลงมือทำทันที
ให้ถามให้ชัดก่อน
ตอบรับคำขอประชุม
ประชุมได้ค่ะ/ครับ ขอยืนยันเป้าหมายก่อนนะคะ/ครับ การประชุมครั้งนี้ต้องการตัดสินใจเรื่องอะไรคะ/ครับ
ตอบรับคำขอให้ทำเอกสาร
ก่อนเริ่มทำเอกสาร ขอยืนยันจุดประสงค์ก่อนนะคะ/ครับ เอกสารนี้ใครจะเป็นคนดู และใช้ตัดสินใจเรื่องอะไรคะ/ครับ
เมื่อจุดประสงค์ยังคลุมเครือ
ตอนนี้ยังนึกภาพผลงานที่เสร็จแล้วไม่ออก จึงอยากขอยืนยัน "จุดประสงค์ ผู้ที่จะดู และสิ่งที่ต้องการตัดสินใจ" ก่อน แล้วค่อยเริ่มทำ
เมื่อไม่แน่ใจว่าต้องประชุมไหม
ถ้าแค่แจ้งข้อมูล น่าจะสรุปเป็นข้อความให้ตรวจสอบก่อนก็ได้ ถ้ามีเรื่องที่อยากตัดสินใจในที่ประชุม รบกวนบอกประเด็นนั้นมาก่อนนะคะ/ครับ
ก่อนเชิญคนนอก
เนื่องจากจะมีคนนอกเข้าร่วมด้วย อยากกำหนดจุดประสงค์ของวันจริง สิ่งที่จะตัดสินใจ และเอกสารที่ต้องดูล่วงหน้าให้ชัดก่อน
นี่ไม่ใช่การต่อต้าน และไม่ใช่การขัดขวางงาน
ตรงกันข้าม มันคือการยืนยันเงื่อนไขตั้งต้น เพื่อลดการแก้งานซ้ำที่ไม่จำเป็นและความเหนื่อยล้าของคนที่เกี่ยวข้อง
9. แม่แบบการประชุมสำหรับฝ่ายที่เป็นคนขอ
ฝ่ายที่ขอให้ประชุม อย่างน้อยควรเขียนสิ่งต่อไปนี้ก่อนจะลงนัด
【จุดประสงค์ของการประชุม】
รวมตัวกันเพื่ออะไร:
【สิ่งที่อยากตัดสินใจ】
สิ่งที่อยากตัดสินใจในการประชุมนี้:
【ผู้ตัดสินใจ】
คนที่ตัดสินใจขั้นสุดท้าย:
【ผู้เข้าร่วม】
คนที่อยากให้เข้าร่วมและเหตุผล:
【เอกสารล่วงหน้า】
สิ่งที่ต้องดูหรือต้องทำไว้ก่อน:
【เงื่อนไขการจบ】
หลังประชุมต้องเป็นสภาพไหนถึงจะถือว่า OK:
【เหตุผลที่ต้องเป็นการประชุม】
ทำไมไม่ใช้อีเมลหรือแชต:
ถ้าเขียนสิ่งเหล่านี้ไม่ได้ แสดงว่ายังไม่ถึงขั้นที่ควรนัดประชุม
อันดับแรก คนที่เป็นผู้ขอควรให้เวลาตัวเองได้คิดก่อน
การประชุมไม่ใช่สิ่งทดแทนการคิด มันคือที่ที่ทุกคนนำสิ่งที่คิดมาแล้วมารวมกัน เพื่อตัดสินใจ ปรับ และหาข้อตกลง
10. แม่แบบป้องกันตัวสำหรับฝ่ายที่รับงาน
ในอีกด้านหนึ่ง ฝ่ายที่รับงานก็ต้องป้องกันตัวเองเหมือนกัน
ถ้าลุยต่อทั้งที่ไม่รู้จุดประสงค์ ก็จะต้องใช้น้ำใจดีของตัวเองไปอุดช่องโหว่
แค่ตอบกลับด้วยบันทึกแบบนี้ ก็ต่างกันมากแล้ว
จากความเข้าใจในตอนนี้ ตั้งใจจะดำเนินการตามข้อสมมติต่อไปนี้
จุดประสงค์:
ผู้ที่จะดู:
สิ่งที่ต้องการตัดสินใจ:
เอกสารที่ต้องใช้:
เกณฑ์ที่ถือว่าเสร็จ:
ข้อที่ยังไม่ชัดเจน:
ถ้าเข้าใจถูกต้องตามนี้ จะเริ่มทำเลย
ถ้าไม่ถูก ขอยืนยันจุดประสงค์และสิ่งที่ต้องการตัดสินใจก่อน
ถ้าส่งอันนี้ไว้ แล้วภายหลังมีคนบอกว่า "ไม่ได้หมายถึงแบบนั้น" ก็ยังมีบันทึกว่าเคยยืนยันข้อสมมติไว้แล้ว
งานที่ไม่รู้จุดประสงค์ อย่าเก็บไว้ในหัว ให้เขียนออกมาเป็นข้อความเสมอ
เพราะถ้าทำไปโดยไม่รู้จุดประสงค์ มันจะค้างคาอยู่ในสมองตลอด
ตอนเล่นเกม ตอนพัก ตอนนอน บางทีก็โผล่มาในความฝันเป็นภาพเหมือนกำลังเตรียมงานโรงเรียนฉลองประจำปี
งานที่ไม่รู้จุดประสงค์ติดอยู่ในสมองได้ขนาดนั้นเลย
11. นี่ไม่ได้บอกว่า "อย่าประชุม"
อ่านมาถึงตรงนี้ อาจฟังเหมือนว่า "การประชุมเป็นสิ่งไม่ดี"
แต่ไม่ใช่เลย
ตัวการประชุมเองไม่ได้แย่ ถ้าใช้ถูกวิธี ก็เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง
มีสถานการณ์ที่ต้องประชุมจริงๆ
- ทำความเข้าใจของหลายคนให้ตรงกัน
- ตกลงกันระหว่างคนที่มีผลประโยชน์ต่างกัน
- ถามไปตัดสินใจไปในที่ประชุม
- ขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบ
- เช็กบรรยากาศและความกังวลด้วยการพูดคุยตรงๆ
ปัญหาคือการทำให้การประชุมกลายเป็นเป้าหมาย
"นัดประชุมแล้ว งานก็เดินหน้า" "เรียกคนมารวมกันแล้ว สบายใจ" "สั่งให้ทำเอกสารแล้ว ถือว่าได้ทำงานแล้ว"
ถ้าเป็นแบบนี้ ถือว่าอันตราย
การประชุมเป็นเครื่องมือเพื่อไปสู่เป้าหมาย การประชุมที่ไม่มีเป้าหมาย เป็นแค่อีเวนต์ที่มัดตัวคนไว้เฉยๆ
12. สรุป: การประชุมไม่ใช่เป้าหมาย แต่เป็นเครื่องมือเพื่อบรรลุเป้าหมาย
อย่าทำให้การประชุมเป็นเป้าหมาย
"ประชุมกันเถอะ" ไม่ใช่ทางแก้ปัญหา "ช่วยทำเอกสารหน่อย" ก็ใช้ไม่ได้ถ้าไม่มีจุดประสงค์ แค่ "ลงนัดไว้แล้ว" งานก็ไม่เดินหน้า
สิ่งสำคัญคือลำดับต่อไปนี้
- กำหนดว่าปัญหาคืออะไร
- กำหนดว่าอยากตัดสินใจอะไร
- กำหนดว่าใครเป็นผู้ตัดสิน
- กำหนดข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ
- ประเมินว่าต้องประชุมหรือไม่
- ถ้าจำเป็น ค่อยนัดประชุม
- ถ้าจำเป็น ค่อยทำเอกสาร
ถ้าสลับลำดับ การประชุมจะกลายเป็นศูนย์กลางของงาน
แล้วก็เกิดเอกสารที่ไม่รู้จุดประสงค์ การแก้ไขทีหลัง คนมีน้ำใจที่ฝืนทำจนดึก และการประชุมที่ไม่ได้ตัดสินใจอะไรเลย
พูดสั้นๆ ก็คือ
การประชุมไม่ใช่เส้นชัย การประชุมที่ไม่รู้จุดประสงค์คืออีเวนต์สูบพลังที่แกล้งทำเป็นความคืบหน้า
ก่อนจะลงนัด ให้วางจุดประสงค์ก่อน ก่อนจะสั่งให้ทำเอกสาร ให้ตัดสินใจก่อนว่าอยากตัดสินใจอะไร ก่อนจะเรียกใครมา ให้อธิบายก่อนว่าทำไมต้องเป็นคนนั้น
แค่นี้ก็ช่วยลดการแก้งานซ้ำและความเหนื่อยล้าได้มากแล้ว
