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- 开会没有目的
- 会议变成目的
- 做材料不知道目的
- 不知道这个会要决定什么
- 开了会什么都没定
- 开会前要确认什么
- 如何减少会议
- 目的不明的任务怎么拒绝
1. “开个会”不是解决办法
在职场里，一遇到搞不清状况的问题，经常有人立刻说：
先开个会吧。 请在明天之前把材料做出来。 把相关的人都叫上，大家聊聊。
乍一看，工作好像在往前推进。
日历上多了一场会。 参会的人都到齐了。 做材料的要求也发出来了。 外部的人、别的部门的人，到点也都会进会议室。
但有时候，最关键的东西却是缺失的。
这场会，到底要解决什么？
没有这一条，只管排会的话，会议就不再是解决办法。 它只是“假装在推进”。
会议不是解决问题的魔法。 只有当目的、拍板的人、材料、完成标准都齐了，会议才是好用的工具。
没有目的就排会，就像手里拿着一把菜刀，就觉得菜已经做好了。
2. 只有日程的会，为什么危险
危险在于，日程先定下来了。
比如会是这样一路走下去的：
- 有人说“我们开个会吧”
- 日历上多出一条日程
- 相关的人和外部的人也收到了日程
- 到了前一天或当天，有人问：“材料怎么样了？”
- 可是，根本不知道该做什么
- 总之先做一份
- 拿出来一看，对方说“方向不对”
- 只有做事的人一个人熬到半夜
这个流程可怕的地方在于，会议的壳子先做好了，里面却是空的，还照样往前走。
时间一到，人就会聚齐。 外部的人也会来。 既然排进了日历，会就一定会开。
可最重要的内容却没有。
要决定什么？ 谁来拍板？ 材料要说明什么？ 到什么状态才算结束？
这些都没定。
在这种状态下，“糟了，材料还没有”“不知道该做什么”，手忙脚乱的人并不是能力不足。 说到底，是在交办任务的那一刻，就没有设定“怎样算赢”。
3. “做份材料”，没有目的就无从做起
做材料也是一样。
材料不是把信息堆在一起就行。 它本来是让某个人理解某件事、并据此做出判断的工具。
所以做材料至少需要下面这些信息：
- 这份材料给谁看
- 希望对方理解什么
- 希望对方判断什么
- 讲到哪一步就够了
- 包含哪些内容才算完成
这些都没有，却被一句“做份材料”交办下来，做事的人只能靠猜。
而靠猜做出来的材料，事后会听到这样的话：
不是，我要的不是这个。 目的不对。 再改改。 换个方向。
这真的很难受。
因为做事的人并没有偷懒。 相反，在不知道目的的情况下，他还在拼命想把东西做出个样子。
结果事后却被告知“不对”。
这不是努力不够的问题。 这是在根本没有球门的情况下被赶着跑的问题。
4. 把开会当目的，最先被烧掉的是好人
在目的不明的会议里，最容易被耗干的是认真的人。
随便应付的人不会想那么多。 可是认真的人、有责任心的人、想不辜负别人期待的人，哪怕目的含糊，也会想办法交出点东西来。
于是就变成这样：
- 不知道该做什么
- 可是有截止时间
- 相关人员聚会的日程也已经排好了
- 不能给外部的人添麻烦
- 所以一直熬到很晚
- 结果拿出来被说“不对”
这是一个相当折磨人的结构。
也就是说，目的不明的会议，耗掉的不是摸鱼的人，而是想把事情做好的人。
这一点很重要。
说“开个会吧”的人，可能只是随口一说。 但在这句话背后，也许有人正在做一份目的不明的材料，苦恼到深夜，还被事后追加修改。
会议一旦变成目的，就很容易变成一套拿别人的善意当燃料的机制。
5. 开会容易变成“把焦虑外包出去”
目的含糊的会议，还有另一个问题。
那就是会议成了“焦虑外包”。
本来，提出要求的一方应该先想清楚这些：
- 问题到底是什么
- 想决定什么
- 哪里没搞明白
- 希望谁来拍板
- 需要什么材料
可是不整理这些，就直接说：
先开个会吧。
换个说法，其实是：
我自己没理清楚，大家都来一下，帮我想想办法。
当然，也有确实需要一边商量一边理清思路的会。 但即便如此，“想理清的是什么”还是得有。
没有目的的会，不是会议，只是一场安抚焦虑的仪式。
说得重一点，就是一群猴子的安抚焦虑仪式。
大家聚在一起，就安心了。 聊过了，就觉得有进展了。 可是什么都没定。 只有做事的人带着新增的任务回去。
这已经不是会议了，是一场吸干人精力的活动。
6. “到点了所以聚在一起”，不叫会议
日历上有，所以人就来了。 到点了，所以参加。 外部的人也来了。 但材料和目的都没整理好。
这种状态，不是会议。
只是大家按日历的指示聚在一起而已。
会议本来不是从“时间”开始的。 而是从“目的”开始的。
时间，只是用来实现目的的一个框。
只占了时间、却没有目的，会议就会变成这样：
- 参会的人不知道自己为什么被叫来
- 不知道会前要看什么
- 不知道当天要决定什么
- 话题东拉西扯
- 得不出结论
- 只定下了下一次会
然后，日历上又多了几条日程。
这已经不是开会了，而是“日程的繁殖”。
7. 排会之前，至少要定下的5件事
排会之前，至少把这些定下来比较好。
1. 这场会是为了什么
先说会议的目的。
举例：
- 定方针
- 统一认识
- 梳理问题
- 请拍板的人批准
- 确定下一步的负责人和期限
不是“为了聊聊”，而是定下“为了达成什么而聊”。
2. 决定了什么就算结束
这是会议的结束条件。
举例：
- 定下走A方案还是B方案
- 定下负责人和期限
- 需要追加确认的事项整理到3条以内
- 定下到下次会议之前谁交什么
没有这一条，会就没法结束。 最后只是因为时间到了而散会。
3. 谁来拍板
会议里常见的失败，就是拍板的人不在场。
大家聊了半天，最后变成这样：
这个得跟上级确认一下。 我带回去问问。 下次再聊吧。
如果没有拍板的人，那这件事本来就不可能当场定下来。
那这场会就不是决策会，而是信息同步会。 那样的话，发邮件或者聊天消息就够了。
4. 事先需要什么材料
要在会上做判断，就需要材料。
举例：
- 现状数据
- 对比表
- 问题清单
- 备选方案
- 优缺点
- 费用
- 时间安排
- 风险
不过在这里，重要的也不是“做材料”。
重要的是把判断所需的素材备齐。
材料只是承载它们的形式而已。
5. 为什么非得开会不可
最后，确认到底有没有必要开会。
下面这些情况，可能不用开会也行：
- 只是同步信息，发邮件就够了
- 只是确认一下，聊天消息就够了
- 只是审批，用表单就够了
- 只是征求意见，会前留言就够了
- 只是审阅材料，不必同时在线也行
会议的成本很高。 它会同时占用好几个人的时间。
所以，要排会，就得有“非开会不可的理由”。
8. 用来叫停目的不明的会的几句话
被要求开会或做材料，却不知道目的的时候，最好别直接开工。
先确认。
回复会议邀请
开会本身没问题。 想先确认一下目标。 这次的会是要决定什么？
回复做材料的要求
在开始做材料之前，想先确认一下目的。 这份材料是给谁看的，要用来判断什么？
目的含糊的时候
目前我还看不到成品的样子，所以想先确认“目的、给谁看、想判断什么”，再开始做。
不确定是否需要开会的时候
如果只是同步信息，先用文字整理出来给大家看，应该也可以。 如果有想在会上定下来的事，请先告诉我是哪一点。
叫外部的人参加之前
外部的朋友也会参加，所以想先把当天的目的、要决定的事、会前材料确定下来。
这不是对抗。 也不是在拖着不干活。
相反，这是为了减少无谓的返工和相关人员的消耗，而做的前提确认。
9. 发起会议的一方该备好的会议模板
发起会议的一方，至少写出下面这些，再去排日程。
【会议目的】
为了什么而聚：
【想决定的事】
这场会想决定的事：
【拍板的人】
做最终决定的人：
【参会人员】
希望谁参加，以及原因：
【会前材料】
会前要看的、要准备的东西：
【结束条件】
会后达到什么状态就算OK：
【必须开会的理由】
为什么不用邮件或聊天，而要开会：
如果这些写不出来，说明还没到排会的时候。
首先，发起的人自己要留出思考的时间。
会议不能代替思考。 它是大家带着各自想好的东西来，做判断、做协调、达成一致的场合。
10. 接活的一方该备好的自保模板
另一边，接活的一方也需要自保。
在目的不明的情况下硬做，就等于用自己的善意去填坑。
哪怕只回复一条下面这样的备忘，情况也会大不一样。
按我目前的理解，打算在以下前提下推进。
目的：
给谁看：
想判断的事：
需要的材料：
完成标准：
不明白的地方：
如果这样理解没问题，我就开始做。
如果不对，请让我先确认一下目的和想判断的事。
发了这个，之后就算被说“我不是这个意思”，也留有确认过前提的记录。
目的不明的任务，最好不要憋在脑子里。 一定要写成文字摆出来。
因为目的不明地做下去，脑子里会一直有个东西卡着。
打游戏的时候、休息的时候、睡觉的时候，有时甚至会在梦里变成筹备学园祭一样的场景冒出来。
目的不明的任务，就是这么会赖在脑子里。
11. 这不是在说“不要开会”
读到这里，你可能会觉得“会议是坏东西”。
其实不是。
会议本身没有错。 用对了，反而是很强的工具。
有些场合确实需要开会：
- 统一多个人的认识
- 利益不同的人之间达成一致
- 当场边提问边做判断
- 获得负责人的批准
- 当面确认对方的态度和顾虑
问题在于，把开会本身当成了目的。
“排了会，就是有进展” “把人叫来了，就放心了” “让人做了材料，就是在工作”
一旦变成这样就危险了。
会议是通向目的的工具。 没有目的的会，只是一场把人绑在原地的活动。
12. 总结：会议不是目的，是实现目的的工具
不能把开会当目的。
“开个会吧”不是解决办法。 “请做份材料”，没有目的也无从成立。 光是“日程排好了”，工作是不会往前走的。
重要的是下面这个顺序：
- 先定下问题是什么
- 定下想决定什么
- 定下由谁来拍板
- 定下判断所需的材料
- 判断有没有必要开会
- 需要的话再排会
- 需要的话再做材料
顺序一错，会议就成了工作的中心。
然后就会冒出目的不明的材料、事后追加的修改、熬到半夜的好人，还有什么都没定下来的会。
一句话概括：
会议不是终点。目的不明的会，是一场假装在推进的消耗活动。
排日程之前，先放上目的。 让人做材料之前，先定下想判断的事。 叫人来之前，先说明为什么需要这个人。
光是这样，就能避免相当多的返工和消耗。
