职场里有一种提需求的方式，看着不起眼，其实很危险。
就按这个样子，每个月发我一份
就是这句。
乍一看，是句再普通不过的话。
有上个月的样例，有以前的数据，格式也大概能猜到。
所以经办人就照着这股“感觉”，每个月照做。
可这句“照这个样子”，事后特别容易出问题。
这个字段怎么没放？
现在发真的没问题吗？
○○说的可不是这样啊？
以前不是有的吗？
到了这一步，经办人心里难免会想：
我哪知道啊。
一开始就把字段、截止取数日期和提交日期定好不行吗？
这不是单纯的牢骚。
这是例行工作里非常常见、几乎每次都会重演的结构性问题。
“照这个样子”不是需求规格
“照这个样子每月发我”，不是需求规格。
它只是样例。
是一种感觉。
是以往的惯例。
是临时凑合的做法。
如果真要把它当规格来用，至少得定下面这些：
- 必须包含的字段
- 可选的字段
- 引用哪份原始数据
- 取哪一天的数据
- 哪一天提交
- 有变动时由谁拍板
- 其他部门提出新增需求时的处理规则
这些都没定的话，经办人只能照着过去的样例，“大概是这样吧”地处理。
在这种状态下，事后被人说一句
这个怎么没放？
也不一定是经办人的失误。
只是压根没有规格而已。
三个月没人说话，这套做法至少是被默许的
这里的关键在于：这套做法已经实际运转了好几个月。
比如，你接手之后的三个月里，每个月月初都提交员工名册。
这期间，没人说过“提交时间不对”“少了这个字段”“这个取数日期我们不方便”。
结果后来突然有人说：
我们要用16号发布的那一版，现在是1号，这时候交真的行吗？
这就不能简单说成是以前的工作失误了。
因为这三个月里，对方一直是这样收下的。
当然，中途别的部门用法变了，发现需要职位信息，或者想重新考虑发布时间，这都是常有的事。
这本身没什么不好。
但那是“出现了新的要求”。
不是“之前的负责人搞错了”。
既然三个月来一声不吭地收下，这套做法在现场至少是被默认的。
之后要改必填字段或提交时间，该做的不是追责，而是更新规格。
问题不在于“没写职位”
比如有一项每月发布员工名册的工作。
别的部门说：
没有职位的话，可能看不明白
于是领导或负责人去问经办人：
这个，你没写职位吗？
话说到这里，已经有点跑偏了。
问题不在于没写职位。
问题在于，没有把职位定义成必填字段。
所以本来的对话应该是这样：
明白了，以后职位也需要是吧。
那我下次起把它加进字段里。
到此为止。
发现某个没定义过的字段是需要的。
那就加进今后的规格里。
就这么简单。
别把新增需求变成“找错游戏”
工作中，经常是事后才发现需要某个字段。
这本身没什么不好。
别的部门用了之后发现：
有职位的话更容易看懂
不知道取数日期，核对起来有点费劲
要是再有这个字段就好了
这再正常不过。
所以应对方式也很简单：
那我们下次起加上
这一期如果也需要，我再出一份补充版
以后把这个字段作为标配
这样就够了。
可在不擅长解决问题的职场里，这不知为何就被变成了“找错游戏”。
为什么没放进去？
以前明明有的
是谁说不对的？
你是说跟之前说的不一样也可以吗？
你的意思是提出来的那个人错了？
不对。
论点根本不在这儿。
有了新需求，加进规格就行。
发现有缺漏，下次起标准化就行。
取数日期不清楚，定下来就行。
仅此而已。
不需要说“提出意见的人错了”。
不需要说“经办人出错了”。
也不需要说“前任不行”。
需要的只是，把今后怎么运作定下来。
没定的话，定下来就是了
这类事情里，最重要的是这一句。
没定的话，定下来就是了。
没定要不要放职位。
那就定要不要放。
没定是用1号的数据，还是16号发布前的数据。
那就定取数日期。
没定每月几号提交。
那就定提交日期。
没定其他部门提出新增需求时怎么处理。
那就定处理规则。
就这些。
如果把它搞成
这是谁说的
跟之前说的是不是不一样
这算不算失误
当初为什么没放
到底是谁的认知错了
那马上就会变成一场毫无意义的会议。
这不是解决问题。
这是对未定义的部分放着不管，只忙着找个地方安放责任。
要翻旧资料，先想好目的
这种时候，总有人开始翻过去的资料。
以前的名册是什么样？
以前有没有职位？
从什么时候开始没的？
是从谁接手那会儿变的？
当然，翻看旧资料本身没有错。
如果目的是
为了定今后的标准字段
为了弄清和以前有什么不同
为了确认其他部门当时看的是什么
那是有意义的。
但如果目的变成了
是谁漏的
是谁错的
提出意见的人对不对
经办人是不是出错了
那基本就没有意义。
那不是改进工作，而是挖掘责任。
翻旧账，翻不出这个月的名册要不要放职位。
翻旧账，翻不出取数日期到底是1号还是16号。
翻旧账，也翻不出今后的提交日期规则。
旧资料用来作为定规格的材料，是有效的。
拿来找罪魁祸首，就是浪费。
这两件事不分清，例行工作就会永远一地鸡毛。
一开“追究谁的错审判”，工作就停了
这样的职场里，一出问题，审判马上开庭。
这是谁说的？
前任是怎么做的？
是提出意见的人错了吗？
是经办人没确认清楚吗？
到底谁的认知是对的？
当然，如果是重大事故或违法违规，查明原因是必要的。
但像每月名册字段这种例行工作，只是冒出一个新增字段，用不着这样审判。
需要的只有这么一句：
那今后把职位也列入标准字段。
这样就行。
必要的话再补一句确认：
取数日期是每月1号可以吗？
16号发布的那一版，每月最晚几号提交？
这才是工作。
比起找“谁有错”，决定“下次怎么办”要快上100倍。
凭感觉提的需求，会招来事后打分
“照这个样子”这种委托的可怕之处，在于事后可以拿来打分。
一开始没有清晰的字段表。
没有取数日期。
提交日期也含糊。
原始数据还会变。
可成品却每个月照常交出来。
于是后来看的人就能说：
这个字段没有
跟以前不一样
现在交真的行吗？
别人说的可不是这样
可这只是盯着成品打分，没看委托当时本来就含糊。
假如一开始就定好了：
员工名册以姓名、部门、职位、入职日期为必填字段
数据取数日期定为每月1号
提交日期为每月10号之前
用于16号发布的那一版
那事情就简单了。
偏离了这份规格，才能叫工作失误。
但如果一开始只说了句“照这个样子”，事后再把某项当作必填，就有点危险。
那不是违反规格，而是规格没定。
原始数据会变，不定取数日期，结果就会飘
像名册这类工作，原始数据是会变的。
职位会变。
部门会变。
有人入职、有人离职。
姓名和写法会变。
发布的时间点不同，信息就不同。
所以“以哪一天的信息为准”才这么重要。
用1号的数据？
用16号发布前的数据？
用收到委托那一刻的数据？
还是等人事任命生效后再出？
这些不定，对方却问：
现在是1号，现在交真的行吗？
经办人就很为难。
这不是经办人判断力的问题。
只是取数日期没定而已。
没有取数日期的工作，每次都会飘。
与其飘了之后发火，不如先把取数日期定好。
想改进，就把字段、取数日期、提交日期固定下来
想让这类工作稳定下来，用不着什么大改革。
只要定下面三件事，就会轻松很多。
1. 字段
例如：
- 姓名
- 部门
- 职位
- 工号
- 入职日期
- 视需要填写的备注
哪些必填。
哪些可选。
其他部门要用，需要哪些字段。
把这些定下来。
2. 取数日期
例如：
- 每月1号当天的数据
- 每月15号当天的数据
- 发布日前一个工作日的数据
- 人事任命生效后的数据
原始数据会变的话，没有取数日期就一定会出偏差。
3. 提交日期
例如：
- 每月10号之前提交
- 因为要用于16号发布的那一版，每月X号截止
- 遇到休息日则提前到前一个工作日
提交日期含糊，“现在交行不行”的问题就会次次冒出来。
也就是说，需要的不是干劲。
是规格。
工作中用得上的回话
有人提出增加字段时
明白了，以后职位也需要是吧。
那我下次起把它加进字段里。
这一期如果也需要，我加上职位重新做一份。
同样的做法持续了三个月、一直没人说话时
这三个月一直是月初提交，期间没有收到过什么意见。
之后如果要按16号发布的那一版来调整取数日期或提交时间，希望能定为今后的标准。
必填字段一直不明确时
此前没有具体指定过必填字段，所以一直是照着样例做的。
今后会把职位也包含进去。
被问到发布时间时
对于16号发布的那一版，如果能定好用哪一天的数据，应该能减少理解上的偏差。
想确认一下，是每月1号的数据就可以，还是用发布日之前的数据。
话题快要变成“谁错了”时
我的理解是，并不是谁错了，而是之前的字段和取数日期本来就没有明确定下来。
希望能就今后是否把职位纳入标准定一下。
这些回话的要点是，不要被卷进追责里。
把话题从“谁的错”拉回到“下次怎么办”。
总结：凭感觉委托，就别事后打分
“照这个样子每月发我”，是句很方便的话。
可一直这么运作下去，事后很容易起纠纷。
字段没定。
取数日期没定。
提交日期没定。
原始数据会变。
别的部门的需求也会变。
即便如此，也可能一连三个月被一声不吭地收下。
在这种状态下，事后再用一句“这个你没放吗？”去责怪别人，是很危险的。
需要的字段出现了，加上就行。
取数日期含糊，定下来就行。
提交日期含糊，固定下来就行。
就这么回事。
发现有没定义的地方，别去找负责人，去定规格。
这才是工作。
本来
有新需求了
那我加上
就能收尾的事，别把它变成
谁的错？
是失误吗？
跟之前说的是不是不一样？
你是说提出来的人错了吗？
这样的局面。
那不是工作，那是一场闹剧式的审判。
例行工作需要的，不是拿气势压人，也不是挖掘责任。
而是把字段、取数日期、提交日期白纸黑字写清楚。
