Im Job gibt es eine Art, Aufgaben zu übergeben, die harmlos wirkt, aber ziemlich gefährlich ist.
Schick mir jeden Monat Informationen in der Art
Genau die.
Auf den ersten Blick klingt das nach einer ganz normalen Bitte.
Es gibt ein Beispiel vom Vormonat. Es gibt ältere Daten. Das Format kann man grob erahnen.
Also richtet sich die Person, die die Arbeit macht, nach diesem „Gefühl“ und erledigt es jeden Monat.
Aber dieses „in der Art“ wird später gern zum Problem.
Dieses Feld hast du nicht eingetragen?
Ist es wirklich okay, das jetzt schon rauszuschicken?
Herr Soundso meinte aber, es sei anders?
Früher war das doch drin, oder?
Spätestens dann denkt man als Ausführender:
Woher soll ich das wissen?
Legt doch bitte von Anfang an fest, welche Felder, welcher Stichtag und welcher Abgabetermin gelten.
Das ist nicht nur Gemecker.
Es ist ein strukturelles Problem, das bei Routineaufgaben immer wieder und fast immer gleich auftritt.
„In der Art“ ist keine Spezifikation
„Schick das jeden Monat so ähnlich“ ist keine Spezifikation.
Es ist ein Beispiel.
Eine Stimmung.
Ein Ablauf aus der Vergangenheit.
Ein Provisorium.
Wenn man es wirklich als Spezifikation behandeln will, muss man mindestens Folgendes festlegen:
- Pflichtfelder
- Optionale Felder
- Welche Quelldaten herangezogen werden
- Daten zu welchem Stichtag verwendet werden
- An welchem Tag abgegeben wird
- Wer bei Änderungen entscheidet
- Die Regel, wie Zusatzwünsche anderer Abteilungen aufgenommen werden
Ist nichts davon festgelegt, kann die ausführende Person nur anhand früherer Beispiele nach Gefühl arbeiten und hoffen, dass es „so ungefähr passt“.
Wenn sie später dann hört:
Das hast du nicht eingetragen?
muss das nicht ihr Fehler sein.
Es gab schlicht keine Spezifikation.
Wenn drei Monate lang niemand etwas sagt, wurde das Vorgehen zumindest stillschweigend akzeptiert
Wichtig ist hier der Fall, dass es tatsächlich monatelang so gelaufen ist.
Angenommen, du hast die Aufgabe übernommen und drei Monate lang jeweils am Monatsanfang die Mitarbeiterliste abgegeben.
In dieser Zeit hat niemand gesagt: „Der Zeitpunkt stimmt nicht“, „Dieses Feld fehlt“ oder „Dieser Stichtag passt uns nicht“.
Und dann heißt es plötzlich:
Wir brauchen sie für die Ausgabe vom 16., ist es wirklich okay, sie jetzt am 1. schon rauszuschicken?
Das lässt sich nicht einfach als Fehler aus der Vergangenheit abtun.
Denn drei Monate lang wurde sie genau so entgegengenommen.
Natürlich kann sich zwischendurch die Nutzung in einer anderen Abteilung ändern, es kann auffallen, dass die Position gebraucht wird, oder man möchte den Zeitpunkt der Ausgabe überdenken.
Das ist an sich nichts Schlimmes.
Aber das heißt: „Es gibt eine neue Anforderung.“
Nicht: „Der Vorgänger hat es falsch gemacht.“
Wer drei Monate lang kommentarlos annimmt, hat das Vorgehen vor Ort zumindest geduldet.
Will man danach Pflichtfelder oder den Abgabezeitpunkt ändern, dann besteht die Aufgabe nicht darin, jemandem Vorwürfe zu machen, sondern die Spezifikation zu aktualisieren.
Das Problem ist nicht, dass „die Position fehlt“
Nehmen wir eine Aufgabe wie die monatlich erscheinende Mitarbeiterliste.
Eine andere Abteilung sagt:
Ohne die Position ist es vielleicht schwer zu verstehen
Daraufhin fragt der Vorgesetzte oder die zuständige Person die ausführende Person:
Hast du die Position hier nicht eingetragen?
Schon an dieser Stelle ist das Gespräch ein bisschen vom Weg abgekommen.
Das Problem ist nicht, dass die Position nicht eingetragen wurde.
Das Problem ist, dass die Position nie als Pflichtfeld definiert wurde.
Das Gespräch sollte also so laufen:
Ah, verstehe, künftig brauchen wir auch die Position.
Dann nehme ich sie ab dem nächsten Mal als Feld auf.
Damit ist die Sache erledigt.
Wir haben gemerkt, dass ein bisher nicht definiertes Feld gebraucht wird.
Also fügen wir es der Spezifikation für die Zukunft hinzu.
Mehr ist es nicht.
Mach aus einem Zusatzwunsch kein „Fehlersuchspiel“
Im Job stellt sich manchmal erst später heraus, dass ein Feld nötig ist.
Das ist an sich nicht schlimm.
Dass eine andere Abteilung beim Benutzen merkt:
Mit der Position wäre es leichter verständlich
Ohne Stichtag lässt es sich schlecht prüfen
Dieses Feld wäre auch hilfreich
kommt ganz normal vor.
Die richtige Reaktion ist deshalb einfach:
Dann nehmen wir es ab dem nächsten Mal auf
Wenn ihr es auch für diesen Monat braucht, schicke ich eine ergänzte Version
Künftig ist dieses Feld Standard
Das reicht.
Aber in Teams, die schlecht darin sind, Probleme zu lösen, wird daraus aus irgendeinem Grund ein „Fehlersuchspiel“.
Warum ist das nicht drin?
Bisher war es doch drin
Wer hat gesagt, dass es anders ist?
Darf man etwas anderes sagen als früher?
Willst du sagen, dass derjenige, der es angemerkt hat, falsch lag?
Nein.
Darum geht es nicht.
Kommt ein neuer Wunsch, nimmt man ihn in die Spezifikation auf.
Fällt eine Lücke auf, macht man es ab dem nächsten Mal zum Standard.
Ist der Stichtag unklar, legt man ihn fest.
Das ist alles.
Man muss nicht sagen, „derjenige, der es angemerkt hat, lag falsch“.
Man muss nicht sagen, „die ausführende Person hat einen Fehler gemacht“.
Man muss nicht sagen, „der Vorgänger ist schuld“.
Nötig ist nur, den künftigen Ablauf festzulegen.
Wenn es nicht festgelegt ist, legt man es eben fest
Das Wichtigste bei solchen Fällen ist dieser Satz.
Wenn es nicht festgelegt ist, legt man es eben fest.
Es ist nicht festgelegt, ob die Position aufgenommen wird.
Dann legt man fest, ob sie aufgenommen wird.
Es ist nicht festgelegt, ob mit den Daten vom 1. oder mit den Daten kurz vor der Ausgabe am 16. geliefert wird.
Dann legt man den Stichtag fest.
Es ist nicht festgelegt, an welchem Tag im Monat abgegeben wird.
Dann legt man den Abgabetermin fest.
Es ist nicht festgelegt, wie mit Zusatzwünschen anderer Abteilungen umgegangen wird.
Dann legt man die Regel zur Aufnahme fest.
Mehr nicht.
Und macht man daraus stattdessen Fragen wie
wer das gesagt hat
ob es von dem abweicht, was vorher gesagt wurde
ob das ein Fehler ist
warum es nicht aufgenommen wurde
wessen Wahrnehmung falsch war
wird es sofort zu einem sinnlosen Meeting.
Das ist keine Problemlösung.
Man lässt das Undefinierte undefiniert und sucht nur nach einem Ort, an dem man die Verantwortung abladen kann.
Wenn man alte Unterlagen durchwühlt, sollte man vorher den Zweck klären
In solchen Situationen fangen manche an, in alten Unterlagen zu graben.
Wie sahen die früheren Listen aus?
War die Position früher drin?
Seit wann fehlt sie?
Ab wessen Zuständigkeit hat sich das geändert?
Natürlich ist es an sich nicht schlecht, alte Unterlagen anzusehen.
Sinnvoll ist es, wenn der Zweck ist,
künftige Standardfelder festzulegen,
Unterschiede zu früher zu erfassen,
oder zu prüfen, was andere Abteilungen sich angesehen haben.
Wird der Zweck aber zu
wer es weggelassen hat,
wer sich geirrt hat,
ob derjenige, der es angemerkt hat, recht hat,
ob die ausführende Person einen Fehler gemacht hat,
ist es fast sinnlos.
Das ist keine Arbeitsverbesserung, sondern Schuldigen-Schürfen.
Wer in der Vergangenheit gräbt, entscheidet damit nicht, ob die Liste dieses Monats die Position braucht.
Wer in der Vergangenheit gräbt, entscheidet damit nicht, ob der Stichtag der 1. oder der 16. ist.
Wer in der Vergangenheit gräbt, bekommt dadurch nicht von allein eine Regel für den Abgabetermin.
Der Blick zurück ist nützlich, wenn man ihn als Material für die Spezifikation nutzt.
Nutzt man ihn zur Täterfahndung, ist er vergeudet.
Trennt man das nicht, bleibt Routinearbeit auf ewig unfruchtbar.
Wenn daraus ein „Schuldprozess“ wird, steht die Arbeit still
In solchen Arbeitsumfeldern beginnt bei jedem Problem sofort der Prozess.
Wer hat das gesagt?
Wie hat es der Vorgänger gemacht?
Lag derjenige, der es angemerkt hat, falsch?
Hat die ausführende Person nicht gründlich genug geprüft?
Wessen Wahrnehmung stimmt?
Natürlich ist bei schweren Unfällen oder Gesetzesverstößen eine Ursachenklärung nötig.
Aber bei einer Routineaufgabe wie den Feldern der Monatsliste, bei der nur ein zusätzliches Feld aufgetaucht ist, braucht es keinen solchen Prozess.
Nötig ist dieser eine Satz:
Dann nehmen wir die Position künftig als Standardfeld auf.
Das genügt.
Bei Bedarf kann man nachfragen:
Ist der Stichtag jeweils der 1. des Monats in Ordnung?
Bis zu welchem Tag im Monat soll für die Ausgabe vom 16. abgegeben werden?
Das ist Arbeit.
Festzulegen, „wie wir es ab dem nächsten Mal machen“, geht 100-mal schneller, als nach „wer schuld ist“ zu suchen.
Anforderungen nach Gefühl führen zu nachträglicher Benotung
Das Beängstigende an der Bitte „in der Art“ ist, dass man hinterher benoten kann.
Am Anfang gibt es keine klare Feldliste.
Keinen Stichtag.
Der Abgabetermin ist unscharf.
Die Quelldaten ändern sich.
Aber das Ergebnis kommt jeden Monat.
Dann kann, wer es später ansieht, sagen:
Dieses Feld fehlt
Das ist anders als früher
Ist es wirklich okay, das jetzt rauszuschicken?
Jemand anderes meinte, es sei anders
Aber das ist nur eine Bewertung des Ergebnisses, ohne die Unschärfe zum Zeitpunkt der Bitte zu sehen.
Wäre am Anfang festgelegt worden:
Die Mitarbeiterliste enthält als Pflichtfelder Name, Abteilung, Position und Eintrittsdatum
Der Datenstichtag ist der 1. eines jeden Monats
Abgabe bis zum 10. eines jeden Monats
Sie fließt in die Ausgabe vom 16. ein
wäre die Sache einfach.
Weicht man von dieser Spezifikation ab, kann man von einem Arbeitsfehler sprechen.
Wurde aber am Anfang nur „in der Art“ gesagt, ist es riskant, nachträglich etwas zum Pflichtfeld zu erklären.
Das ist kein Verstoß gegen die Spezifikation, sondern eine fehlende Spezifikation.
Wenn sich die Quelldaten ändern, schwanken die Ergebnisse ohne Stichtag
Bei Aufgaben wie einer Mitarbeiterliste ändern sich die Quelldaten.
Positionen ändern sich.
Abteilungen ändern sich.
Es gibt Ein- und Austritte.
Namen und Schreibweisen ändern sich.
Die Informationen unterscheiden sich je nach Zeitpunkt der Ausgabe.
Deshalb ist die Frage so wichtig: „Mit dem Stand von welchem Tag?“
Mit den Daten vom 1.?
Mit den Daten kurz vor der Ausgabe am 16.?
Mit den Daten zum Zeitpunkt der Anfrage?
Mit dem Stand, nachdem die Personalveränderungen eingepflegt sind?
Ist das nicht festgelegt und man wird gefragt:
Ist es wirklich okay, das jetzt am 1. rauszuschicken?
steht die ausführende Person ratlos da.
Das ist keine Frage ihrer Urteilskraft.
Der Stichtag ist einfach nicht festgelegt.
Arbeit ohne Stichtag schwankt jedes Mal.
Statt sich zu ärgern, nachdem es geschwankt hat, legt man besser vorher den Stichtag fest.
Zur Verbesserung: Felder, Stichtag und Abgabetermin festschreiben
Um solche Aufgaben zu stabilisieren, braucht es keine große Reform.
Allein diese drei Punkte festzulegen, macht vieles deutlich leichter.
1. Felder
Zum Beispiel:
- Name
- Abteilung
- Position
- Personalnummer
- Eintrittsdatum
- Bei Bedarf Bemerkungen
Was ist Pflicht?
Was ist optional?
Welche Felder brauchen andere Abteilungen, um damit arbeiten zu können?
Das wird festgelegt.
2. Stichtag
Zum Beispiel:
- Stand 1. eines jeden Monats
- Stand 15. eines jeden Monats
- Stand am Werktag vor dem Ausgabedatum
- Stand nach Einpflegen der Personalveränderungen
Wenn sich die Quelldaten ändern, gibt es ohne Stichtag zwangsläufig Abweichungen.
3. Abgabetermin
Zum Beispiel:
- Abgabe bis zum 10. eines jeden Monats
- Da sie für die Ausgabe vom 16. gebraucht wird, Annahmeschluss am X. eines jeden Monats
- Bei Feiertagen am Werktag davor
Ist der Abgabetermin unklar, taucht die Frage „Kann ich das jetzt schon abgeben?“ jedes Mal wieder auf.
Anders gesagt: Es braucht keinen Kampfgeist.
Es braucht eine Spezifikation.
Antworten, die im Berufsalltag funktionieren
Wenn ein Wunsch nach einem zusätzlichen Feld kommt
Verstehe, künftig brauchen wir auch die Position.
Dann nehme ich sie ab dem nächsten Mal als Feld auf.
Falls ihr sie auch für diesen Monat braucht, erstelle ich die Liste noch einmal mit Position.
Wenn drei Monate lang gleich gearbeitet wurde und niemand etwas gesagt hat
In den letzten drei Monaten haben wir jeweils zu Monatsbeginn abgegeben, und es gab keine Beanstandungen.
Wenn ihr künftig für die Ausgabe vom 16. den Stichtag oder den Abgabezeitpunkt ändern möchtet, würde ich vorschlagen, das ab dem nächsten Mal als Standard festzulegen.
Wenn die Pflichtfelder unklar waren
Bisher gab es keine konkreten Vorgaben zu Pflichtfeldern, deshalb habe ich mich am Beispiel orientiert.
Ab jetzt nehme ich die Position mit auf.
Wenn jemand nach dem Ausgabezeitpunkt fragt
Für die Ausgabe vom 16. gäbe es wohl weniger Missverständnisse, wenn wir festlegen, mit dem Stand welchen Tages gearbeitet wird.
Ich möchte gern klären, ob der Stand vom 1. eines jeden Monats reicht oder ob der Stand kurz vor dem Ausgabedatum genommen werden soll.
Wenn das Gespräch zur Frage „Wer lag falsch?“ zu kippen droht
Ich verstehe es so, dass nicht jemand falsch lag, sondern dass die Felder und der Stichtag bisher nicht klar festgelegt waren.
Ich würde vorschlagen, dass wir entscheiden, ob die Position künftig zum Standard gehört.
Der Kern dieser Antworten: sich nicht in die Schuldfrage hineinziehen lassen.
Weg von „Wer ist schuld?“, zurück zu „Wie machen wir es ab dem nächsten Mal?“.
Fazit: Wer nach Gefühl bestellt, sollte nicht hinterher benoten
„Schick das jeden Monat so ähnlich“ ist ein praktischer Satz.
Aber wer einfach so weitermacht, gerät später leicht in Streit.
Die Felder sind nicht festgelegt.
Der Stichtag ist nicht festgelegt.
Der Abgabetermin ist nicht festgelegt.
Die Quelldaten ändern sich.
Die Wünsche anderer Abteilungen ändern sich auch.
Trotzdem kann es sein, dass drei Monate lang kommentarlos angenommen wird.
In diesem Zustand ist es riskant, hinterher mit „Das hast du nicht eingetragen?“ Vorwürfe zu machen.
Taucht ein nötiges Feld auf, fügt man es hinzu.
Ist der Stichtag unklar, legt man ihn fest.
Ist der Abgabetermin unklar, schreibt man ihn fest.
Mehr ist es nicht.
Wenn du etwas Undefiniertes entdeckst, such nicht nach dem Verantwortlichen, sondern leg die Spezifikation fest.
Das ist die Arbeit.
Was mit
Es gibt einen Zusatzwunsch
Dann nehme ich das auf
erledigt wäre, mach nicht zu
Wer ist schuld?
Ist das ein Fehler?
Weicht das von früheren Aussagen ab?
Willst du sagen, dass derjenige, der es angemerkt hat, falsch lag?
Das ist keine Arbeit, das ist ein Affentheater von einem Prozess.
Was Routineaufgaben brauchen, ist weder Druck mit lauter Stimme noch Schuldigen-Schürfen.
Sondern Felder, Stichtag und Abgabetermin, schriftlich und klar festgehalten.
