職場裡有一種交辦工作的方式，看起來不起眼，其實很危險。
就照這個樣子，每個月寄給我
就是這句。
乍看之下，是句再普通不過的話。
有上個月的範例，有過去的資料，格式也大概猜得到。
所以承辦人就照著這股「感覺」，每個月照做。
可是這句「照這個樣子」，事後特別容易出問題。
這個欄位怎麼沒放？
現在寄真的沒問題嗎？
○○說的可不是這樣喔？
之前不是有嗎？
講到這個地步，承辦人心裡難免會想：
我哪知道啊。
一開始就把欄位、資料基準日和繳交日講清楚不行嗎？
這不是單純的抱怨。
這是例行工作裡非常常見、幾乎每次都會重演的結構性問題。
「照這個樣子」不是規格
「照這個樣子每個月寄給我」，不是規格。
它只是範例。
是一種感覺。
是過去的慣例。
是暫時湊合的做法。
如果真的要把它當規格來用，至少得先決定下面這些：
- 一定要有的欄位
- 選填的欄位
- 要參照哪份原始資料
- 要用哪一天的資料
- 哪一天繳交
- 有變動時由誰決定
- 其他部門提出新增需求時的處理規則
這些都沒決定的話，承辦人只能照著過去的範例，「大概是這樣吧」地處理。
在這種狀態下，事後被人說一句
這個怎麼沒放？
也不一定是承辦人的疏失。
只是根本沒有規格而已。
三個月都沒人說話，這套做法至少是被默許的
這裡的重點是，這套做法已經實際運作了好幾個月。
舉例來說，你接手之後的三個月裡，每個月月初都繳交員工名冊。
這段期間，沒有人說過「繳交時間不對」「少了這個欄位」「這個基準日我們很困擾」。
結果後來突然有人說：
我們要用16號發行的那一版，現在才1號，這時候交真的可以嗎？
這就不能簡單說成是過去的作業失誤了。
因為這三個月來，對方一直都是這樣收下的。
當然，中途其他部門的用法改變、發現需要職稱、或是想重新檢討發行時間，這些都很常見。
這本身沒什麼不好。
但那是「出現了新的需求」。
不是「前一任負責人弄錯了」。
既然三個月來一聲不吭地收下，這套做法在現場至少是被默認的。
之後要改必填欄位或繳交時間，該做的不是追究責任，而是更新規格。
問題不在於「沒放職稱」
比方說，有一項每月發行員工名冊的工作。
其他部門說：
沒有職稱的話，可能會看不懂
於是主管或負責人去問承辦人：
這個，你沒放職稱嗎？
話講到這裡，已經有點偏了。
問題不在於沒放職稱。
問題在於，沒有把職稱定義成必填欄位。
所以原本的對話應該是這樣：
了解，之後職稱也需要對吧。
那我下次開始把它加進欄位裡。
到此為止。
發現某個沒定義過的欄位是需要的。
那就加進之後的規格裡。
就是這麼簡單。
別把新增需求變成「找錯遊戲」
工作上，常常是事後才發現需要某個欄位。
這本身沒什麼不好。
其他部門用過之後發現：
有職稱的話比較容易看懂
不知道基準日，核對起來有點吃力
如果也有這個欄位就更好了
這再正常不過。
所以應對方式也很簡單：
那下次開始加上
這一期如果也需要，我再提供補充版
之後把這個欄位列為標準
這樣就夠了。
可是在不擅長解決問題的職場裡，這不知為何就被變成了「找錯遊戲」。
為什麼沒放進去？
以前明明有的
是誰說不對的？
你是說跟之前講的不一樣也可以嗎？
你的意思是提出來的那個人錯了？
不對。
論點根本不在這裡。
有了新需求，加進規格就好。
發現有缺漏，下次開始標準化就好。
基準日不清楚，定下來就好。
僅此而已。
不需要說「提出意見的人錯了」。
不需要說「承辦人出錯了」。
也不需要說「前任不好」。
需要的只是，把之後怎麼運作決定下來。
沒決定的話，決定就好
這類事情裡，最重要的是這一句。
沒決定的話，決定就好。
沒決定要不要放職稱。
那就決定要不要放。
沒決定是用1號的資料，還是16號發行前的資料。
那就決定基準日。
沒決定每個月幾號繳交。
那就決定繳交日。
沒決定其他部門提出新增需求時要怎麼處理。
那就決定處理規則。
就這些。
如果把它搞成
這是誰說的
跟之前說的是不是不一樣
這算不算失誤
當初為什麼沒放
到底是誰的認知錯了
那馬上就會變成一場毫無意義的會議。
這不是解決問題。
這是對未定義的部分放著不管，只忙著找個地方安放責任。
要翻舊資料，先想好目的
這種時候，總有人開始翻過去的資料。
以前的名冊是什麼樣子？
以前有沒有職稱？
從什麼時候開始沒有的？
是從誰接手那時候變的？
當然，翻看舊資料本身沒有錯。
如果目的是
為了決定之後的標準欄位
為了掌握和過去有什麼不同
為了確認其他部門當時看的是什麼
那是有意義的。
但如果目的變成了
是誰漏掉的
是誰錯的
提出意見的人對不對
承辦人是不是出錯了
那基本上就沒有意義。
那不是改善工作，而是挖掘責任。
翻舊帳，翻不出這個月的名冊要不要放職稱。
翻舊帳，翻不出基準日到底是1號還是16號。
翻舊帳，也翻不出之後的繳交日規則。
舊資料拿來作為決定規格的材料，是有效的。
拿來找罪魁禍首，就是浪費。
這兩件事不分清楚，例行工作就會永遠一地雞毛。
一開「追究誰的錯審判」，工作就停了
這樣的職場裡，一出問題，審判馬上開庭。
這是誰說的？
前任是怎麼做的？
是提出意見的人錯了嗎？
是承辦人沒確認清楚嗎？
到底誰的認知才是對的？
當然，如果是重大事故或違法違規，查明原因是必要的。
但像每月名冊欄位這種例行工作，只是冒出一個新增欄位，用不著這樣審判。
需要的只有這麼一句：
那之後把職稱也列入標準欄位。
這樣就好。
必要的話再補一句確認：
基準日是每個月1號可以嗎？
16號發行的那一版，每個月最晚幾號繳交？
這才是工作。
比起找「誰有錯」，決定「下次怎麼辦」要快上100倍。
憑感覺提的需求，會招來事後打分數
「照這個樣子」這種交辦方式的可怕之處，在於事後可以拿來打分數。
一開始沒有清楚的欄位表。
沒有基準日。
繳交日也模糊。
原始資料還會變。
可是成品卻每個月照常交出來。
於是後來看的人就能說：
這個欄位沒有
跟以前不一樣
現在交真的可以嗎？
別人說的可不是這樣
可這只是盯著成品打分數，沒看交辦當時本來就模糊。
假如一開始就決定好了：
員工名冊以姓名、部門、職稱、到職日為必填欄位
資料基準日定為每個月1號
繳交日為每個月10號之前
用於16號發行的那一版
那事情就簡單了。
偏離了這份規格，才能叫作業失誤。
但如果一開始只說了句「照這個樣子」，事後再把某項當作必填，就有點危險。
那不是違反規格，而是規格沒訂。
原始資料會變，不訂基準日，結果就會飄
像名冊這類工作，原始資料是會變的。
職稱會變。
部門會變。
有人到職、有人離職。
姓名和寫法會變。
發行的時間點不同，資訊就不同。
所以「以哪一天的資訊為準」才這麼重要。
用1號的資料？
用16號發行前的資料？
用收到交辦當下的資料？
還是等人事命令生效後再出？
這些不決定，對方卻問：
現在才1號，現在交真的可以嗎？
承辦人就很為難。
這不是承辦人判斷力的問題。
只是基準日沒訂而已。
沒有基準日的工作，每次都會飄。
與其飄了之後生氣，不如先把基準日訂好。
想改善，就把欄位、基準日、繳交日固定下來
想讓這類工作穩定下來，用不著什麼大改革。
只要決定下面三件事，就會輕鬆很多。
1. 欄位
例如：
- 姓名
- 部門
- 職稱
- 員工編號
- 到職日
- 視需要填寫的備註
哪些必填。
哪些選填。
其他部門要使用，需要哪些欄位。
把這些決定下來。
2. 基準日
例如：
- 每個月1號當天的資料
- 每個月15號當天的資料
- 發行日前一個工作日的資料
- 人事命令生效後的資料
原始資料會變的話，沒有基準日就一定會產生落差。
3. 繳交日
例如：
- 每個月10號之前繳交
- 因為要用於16號發行的那一版，每個月X號截止
- 遇到假日則提前到前一個工作日
繳交日模糊，「現在交可以嗎」的問題就會次次冒出來。
也就是說，需要的不是幹勁。
是規格。
工作上用得到的回話
有人提出增加欄位時
了解，之後職稱也需要對吧。
那我下次開始把它加進欄位裡。
這一期如果也需要，我加上職稱重新做一份。
同樣的做法持續了三個月、一直沒人說話時
這三個月一直是月初繳交，期間沒有收到什麼意見。
之後如果要配合16號發行的那一版調整基準日或繳交時間，希望能訂為之後的標準。
必填欄位一直不明確時
先前沒有具體指定過必填欄位，所以一直是照著範例製作。
之後會把職稱也包含進去。
被問到發行時間時
針對16號發行的那一版，如果能訂好用哪一天的資料，應該能減少認知上的落差。
想確認一下，是每個月1號的資料就可以，還是要用發行日之前的資料。
話題快要變成「誰錯了」時
我的理解是，並不是誰錯了，而是先前的欄位和基準日本來就沒有明確訂下來。
希望能就之後是否把職稱納入標準決定一下。
這些回話的重點是，不要被捲進追究責任裡。
把話題從「誰的錯」拉回到「下次怎麼辦」。
總結：憑感覺交辦，就別事後打分數
「照這個樣子每個月寄給我」，是句很方便的話。
可是一直這樣運作下去，事後很容易起糾紛。
欄位沒決定。
基準日沒決定。
繳交日沒決定。
原始資料會變。
其他部門的需求也會變。
即便如此，也可能一連三個月被一聲不吭地收下。
在這種狀態下，事後再用一句「這個你沒放嗎？」去責怪別人，是很危險的。
需要的欄位出現了，加上就好。
基準日模糊，決定下來就好。
繳交日模糊，固定下來就好。
就是這麼回事。
發現有沒定義的地方，別去找負責人，去訂規格。
這才是工作。
本來
有新需求了
那我加上
就能收尾的事，別把它變成
誰的錯？
是失誤嗎？
跟之前說的是不是不一樣？
你是說提出來的人錯了嗎？
這樣的局面。
那不是工作，那是一場鬧劇式的審判。
例行工作需要的，不是拿氣勢壓人，也不是挖掘責任。
而是把欄位、基準日、繳交日白紙黑字寫清楚。
