Di tempat kerja ada cara meminta tolong yang kelihatannya biasa saja, tapi diam-diam berbahaya.
Kirim tiap bulan dengan informasi kayak gini ya
Nah, itu dia.
Sekilas ini permintaan yang wajar.
Ada contoh bulan lalu. Ada data sebelumnya. Formatnya juga kira-kira kelihatan.
Jadi si pengerja mengikuti "kira-kira begitu" itu dan mengolahnya tiap bulan.
Tapi "kayak gini" itu gampang jadi masalah di kemudian hari.
Kolom ini nggak dimasukkan?
Beneran boleh dikirim sekarang?
Katanya si anu bilang beda, lho?
Dulu ada, kan?
Kalau sudah begini, dari sisi si pengerja, reaksinya:
Mana saya tahu.
Dari awal tentukan dulu dong kolomnya, tanggal acuan datanya, dan tanggal pengumpulannya.
Ini bukan sekadar curhat.
Ini masalah struktural yang sangat sering dan polanya hampir selalu sama di pekerjaan rutin.
"Kayak gini" itu bukan spesifikasi
"Kirim tiap bulan kayak gini ya" bukan spesifikasi.
Itu cuma contoh.
Cuma suasana.
Cuma kebiasaan yang sudah-sudah.
Cuma jalan sementara.
Kalau mau benar-benar diperlakukan sebagai spesifikasi, minimal hal-hal ini harus ditentukan:
- Kolom yang wajib ada
- Kolom yang opsional
- Data sumber yang dipakai
- Data per tanggal berapa yang dipakai
- Dikumpulkan tanggal berapa
- Siapa yang memutuskan kalau ada perubahan
- Aturan memasukkan permintaan tambahan dari departemen lain
Kalau semua itu belum ditentukan, si pengerja cuma bisa melihat contoh lama dan mengerjakannya dengan "kayaknya begini deh".
Lalu kalau belakangan dia dibilangi,
Ini nggak dimasukkan?
itu belum tentu kesalahan si pengerja.
Ya memang nggak ada spesifikasinya.
Kalau tiga bulan nggak ada yang protes, berarti cara itu minimal sudah diterima diam-diam
Yang penting di sini adalah kalau cara itu memang sudah berjalan berbulan-bulan.
Misalnya, sejak kamu pegang tugas ini, selama tiga bulan kamu mengumpulkan daftar karyawan setiap awal bulan.
Selama itu, tidak ada yang bilang "waktunya salah", "kolom ini kurang", atau "tanggal acuan ini bikin repot".
Terus tiba-tiba belakangan ada yang bilang,
Ini kan buat edisi tanggal 16, beneran boleh dikirim sekarang, tanggal 1?
Itu tidak bisa langsung disebut kesalahan kerja di masa lalu.
Soalnya selama tiga bulan, daftarnya diterima dengan cara itu.
Tentu saja di tengah jalan bisa saja cara pakai di departemen lain berubah, baru ketahuan kalau jabatan dibutuhkan, atau timing penerbitannya ingin ditinjau ulang.
Itu sendiri tidak salah.
Tapi itu artinya "ada kebutuhan baru".
Bukan "pengerja sebelumnya salah".
Kalau selama tiga bulan diterima tanpa komentar apa pun, berarti cara itu minimal dibiarkan di lapangan.
Kalau setelah itu mau mengubah kolom yang dibutuhkan atau waktu pengumpulan, yang perlu dilakukan bukan menyalahkan, melainkan memperbarui spesifikasi.
Masalahnya bukan "jabatan nggak dimasukkan"
Misalkan ada pekerjaan seperti daftar karyawan yang diterbitkan tiap bulan.
Departemen lain bilang,
Kalau nggak ada jabatan, mungkin susah dipahami
Lalu atasan atau penanggung jawab bertanya ke si pengerja,
Ini, jabatannya nggak dimasukkan?
Sampai sini, pembicaraannya sudah agak melenceng.
Masalahnya bukan jabatan tidak dimasukkan.
Masalahnya adalah jabatan belum pernah didefinisikan sebagai kolom wajib.
Jadi percakapan yang benar cukup begini:
Oh, begitu, mulai sekarang jabatan juga dibutuhkan ya.
Kalau begitu saya tambahkan sebagai kolom mulai berikutnya.
Selesai.
Ketahuan ada kolom yang belum didefinisikan tapi dibutuhkan.
Ya tinggal ditambahkan ke spesifikasi ke depannya.
Cuma itu.
Jangan ubah permintaan tambahan jadi "permainan cari kesalahan"
Dalam pekerjaan, kadang baru belakangan ketahuan ada kolom yang dibutuhkan.
Itu sendiri tidak buruk.
Sangat wajar kalau departemen lain, setelah mencoba memakainya, sadar bahwa:
Kalau ada jabatan jadi lebih gampang dipahami
Tanpa tanggal acuan susah mengeceknya
Kolom ini juga akan membantu
Jadi tanggapan yang tepat itu sederhana:
Kalau begitu kami tambahkan mulai berikutnya
Kalau untuk bulan ini juga dibutuhkan, saya kirim versi tambahannya
Mulai sekarang kolom ini jadi standar
Itu sudah cukup.
Tapi di tempat kerja yang payah dalam menyelesaikan masalah, entah kenapa hal ini berubah jadi "permainan cari kesalahan".
Kenapa nggak ada?
Selama ini kan ada
Siapa yang bilang beda?
Boleh ya bilang beda dari omongan yang dulu?
Maksudmu orang yang menunjukkan itu salah?
Bukan begitu.
Topiknya beda.
Kalau ada permintaan baru, tambahkan ke spesifikasi.
Kalau ketemu kekurangan, jadikan standar mulai berikutnya.
Kalau tanggal acuan masih kabur, tentukan.
Itu saja.
Tidak perlu bilang "yang menunjukkan itu salah".
Tidak perlu bilang "pengerjanya bikin kesalahan".
Tidak perlu bilang "pengerja sebelumnya yang salah".
Yang perlu cuma menentukan cara kerja ke depannya.
Kalau belum ditentukan, tinggal tentukan
Hal terpenting dalam urusan seperti ini adalah ini.
Kalau belum ditentukan, tinggal tentukan.
Belum ditentukan apakah jabatan dimasukkan.
Ya tentukan dimasukkan atau tidak.
Belum ditentukan apakah dikirim dengan data tanggal 1 atau data sesaat sebelum terbit tanggal 16.
Ya tentukan tanggal acuannya.
Belum ditentukan tanggal berapa tiap bulan dikumpulkan.
Ya tentukan tanggal pengumpulannya.
Belum ditentukan bagaimana menangani permintaan tambahan dari departemen lain.
Ya tentukan aturan memasukkannya.
Itu saja.
Kalau malah dijadikan pembicaraan seperti
siapa yang bilang begitu
apakah beda dengan omongan sebelumnya
ini kesalahan atau bukan
kenapa dulu nggak dimasukkan
persepsi siapa yang salah
seketika jadi rapat yang sia-sia.
Itu bukan menyelesaikan masalah.
Itu membiarkan hal yang belum jelas tetap tidak jelas sambil sibuk mencari tempat menaruh tanggung jawab.
Kalau mau menggali dokumen lama, tentukan dulu tujuannya
Dalam situasi begini, ada orang yang mulai menggali dokumen lama.
Daftar yang dulu seperti apa?
Dulu ada jabatannya nggak?
Sejak kapan hilang?
Sejak dipegang siapa berubahnya?
Tentu saja, melihat dokumen lama itu sendiri tidak salah.
Itu ada artinya kalau tujuannya
untuk menentukan kolom standar ke depan,
untuk memahami perbedaan dengan yang dulu,
atau untuk mengecek apa yang dilihat departemen lain.
Tapi kalau tujuannya sudah menjadi
siapa yang melewatkan,
siapa yang salah,
apakah orang yang menunjukkan itu benar,
apakah pengerjanya bikin kesalahan,
itu nyaris tidak ada gunanya.
Itu bukan perbaikan kerja, melainkan menambang kambing hitam.
Menggali masa lalu tidak akan memutuskan apakah daftar bulan ini perlu jabatan.
Menggali masa lalu tidak akan memutuskan apakah tanggal acuannya tanggal 1 atau 16.
Menggali masa lalu tidak akan melahirkan aturan tanggal pengumpulan dengan sendirinya.
Mengecek masa lalu itu efektif kalau dipakai sebagai bahan menentukan spesifikasi.
Kalau dipakai untuk mencari biang kesalahan, sia-sia.
Kalau keduanya tidak dipisahkan, pekerjaan rutin akan terus gersang selamanya.
Kalau jadi "sidang siapa yang salah", kerjaan mandek
Di tempat kerja seperti ini, begitu ada masalah, sidang langsung dimulai.
Siapa yang bilang begitu?
Pengerja sebelumnya bagaimana?
Orang yang menunjukkan itu salah?
Pengerjanya kurang teliti mengecek?
Persepsi siapa yang benar?
Tentu saja, kalau kecelakaan serius atau pelanggaran hukum, mencari penyebabnya memang perlu.
Tapi untuk pekerjaan rutin seperti kolom daftar bulanan, yang cuma kemunculan satu kolom tambahan, sidang sebesar itu tidak perlu.
Yang dibutuhkan hanya satu kalimat ini:
Kalau begitu, mulai sekarang jabatan kita masukkan sebagai kolom standar.
Itu cukup.
Kalau perlu, tambahkan konfirmasi:
Tanggal acuannya per tanggal 1 tiap bulan, boleh?
Untuk edisi tanggal 16, batas pengumpulannya tiap bulan tanggal berapa?
Inilah kerjanya.
Memutuskan "mulai berikutnya bagaimana" itu 100 kali lebih cepat daripada mencari "siapa yang salah".
Persyaratan berbasis suasana melahirkan penilaian susulan
Yang menakutkan dari permintaan "kayak gini" adalah orang bisa menilainya belakangan.
Di awal tidak ada tabel kolom yang jelas.
Tidak ada tanggal acuan.
Tanggal pengumpulan juga kabur.
Data sumbernya berubah-ubah.
Tapi hasil kerjanya tetap keluar tiap bulan.
Lalu orang yang melihatnya belakangan bisa bilang,
Kolom ini nggak ada
Beda dari yang dulu
Beneran boleh dikirim sekarang?
Orang lain bilang beda
Tapi itu cuma menilai hasilnya saja, tanpa melihat kekaburan pada saat permintaan diberikan.
Seandainya dari awal sudah ditentukan seperti ini:
Daftar karyawan wajib memuat nama, bagian, jabatan, dan tanggal masuk
Tanggal acuan data adalah tanggal 1 tiap bulan
Batas pengumpulan tanggal 10 tiap bulan
Dipakai untuk edisi tanggal 16
urusannya jadi gampang.
Kalau menyimpang dari spesifikasi itu, barulah bisa disebut kesalahan kerja.
Tapi kalau dari awal cuma dibilang "kayak gini", menganggap sesuatu wajib belakangan itu berbahaya.
Itu bukan pelanggaran spesifikasi, melainkan spesifikasi yang belum ditentukan.
Kalau data sumber berubah, tanpa tanggal acuan hasilnya akan goyah
Pada pekerjaan seperti daftar karyawan, data sumbernya berubah.
Jabatan berubah.
Bagian berubah.
Ada yang masuk dan keluar.
Nama dan penulisannya berubah.
Informasi berbeda tergantung kapan diterbitkan.
Karena itulah "pakai informasi per tanggal berapa" jadi penting.
Pakai data tanggal 1?
Pakai data sesaat sebelum terbit tanggal 16?
Pakai data saat permintaan masuk?
Pakai data setelah mutasi personel diberlakukan?
Kalau ini belum ditentukan lalu ditanya,
Beneran boleh dikirim sekarang, tanggal 1?
si pengerja jadi bingung.
Itu bukan soal kemampuan menilai si pengerja.
Tanggal acuannya saja yang belum ditentukan.
Pekerjaan tanpa tanggal acuan akan goyah setiap kali.
Daripada marah setelah goyah, tentukan saja tanggal acuannya dari awal.
Untuk memperbaiki, tetapkan kolom, tanggal acuan, dan tanggal pengumpulan
Untuk menstabilkan pekerjaan seperti ini, tidak perlu reformasi yang rumit.
Cukup tentukan tiga hal berikut, dan beban kerja akan jauh lebih ringan.
1. Kolom
Contoh:
- Nama
- Bagian
- Jabatan
- Nomor karyawan
- Tanggal masuk
- Catatan jika diperlukan
Mana yang wajib.
Mana yang opsional.
Kolom apa yang dibutuhkan departemen lain agar bisa memakainya.
Tentukan itu.
2. Tanggal acuan
Contoh:
- Per tanggal 1 tiap bulan
- Per tanggal 15 tiap bulan
- Per hari kerja sebelum tanggal terbit
- Setelah mutasi personel diberlakukan
Kalau data sumber berubah, tanpa tanggal acuan hasilnya pasti bergeser.
3. Tanggal pengumpulan
Contoh:
- Dikumpulkan paling lambat tanggal 10 tiap bulan
- Karena dipakai untuk edisi tanggal 16, batasnya tanggal X tiap bulan
- Kalau hari libur, maju ke hari kerja sebelumnya
Kalau tanggal pengumpulan kabur, soal "boleh dikirim sekarang nggak?" akan muncul tiap kali.
Jadi yang dibutuhkan bukan semangat membara.
Melainkan spesifikasi.
Jawaban yang bisa dipakai di kerjaan
Saat ada permintaan menambah kolom
Oh, begitu, mulai sekarang jabatan juga dibutuhkan ya.
Kalau begitu saya tambahkan sebagai kolom mulai berikutnya.
Kalau untuk bulan ini juga dibutuhkan, saya buat ulang dengan jabatan.
Saat tiga bulan caranya sama dan tidak ada yang berkomentar
Selama tiga bulan ini kami mengumpulkan di awal bulan dan tidak ada masukan khusus.
Kalau ke depannya tanggal acuan atau waktu pengumpulan mau diubah untuk edisi tanggal 16, mohon ditetapkan sebagai standar mulai berikutnya.
Saat kolom wajib masih kabur
Sampai sekarang belum ada penetapan kolom wajib yang spesifik, jadi saya membuatnya berdasarkan contoh.
Mulai sekarang akan saya masukkan jabatan.
Saat ditanya soal waktu penerbitan
Untuk edisi tanggal 16, kalau kita tentukan pakai data per tanggal berapa, salah paham bisa berkurang.
Saya ingin konfirmasi, apakah cukup per tanggal 1 tiap bulan, atau memakai data sebelum tanggal terbit.
Saat pembicaraan mulai mengarah ke siapa yang salah
Menurut pemahaman saya bukan ada yang salah, tapi kolom dan tanggal acuannya memang belum ditetapkan dengan jelas selama ini.
Mohon ditentukan apakah jabatan dimasukkan sebagai standar ke depannya.
Inti dari jawaban-jawaban ini adalah tidak ikut terseret ke pengejaran tanggung jawab.
Kembalikan dari "siapa yang salah" ke "mulai berikutnya bagaimana".
Penutup: kalau minta pakai suasana, jangan menilai belakangan
"Kirim tiap bulan kayak gini ya" itu kalimat yang praktis.
Tapi kalau dijalankan begitu saja, gampang jadi ribut belakangan.
Kolom belum ditentukan.
Tanggal acuan belum ditentukan.
Tanggal pengumpulan belum ditentukan.
Data sumber berubah.
Permintaan departemen lain juga berubah.
Meski begitu, bisa saja diterima tanpa komentar selama tiga bulan.
Dalam kondisi begini, menyalahkan belakangan dengan "ini nggak dimasukkan?" itu berbahaya.
Kalau kolom yang dibutuhkan muncul, tambahkan.
Kalau tanggal acuan kabur, tentukan.
Kalau tanggal pengumpulan kabur, tetapkan.
Itu saja.
Kalau menemukan sesuatu yang belum terdefinisi, jangan cari penanggung jawab, tentukan spesifikasinya.
Itulah kerja.
Urusan yang seharusnya selesai dengan
Ada permintaan tambahan
Kalau begitu saya masukkan ya
jangan diubah jadi
Siapa yang salah?
Ini kesalahan?
Beda dari omongan sebelumnya?
Maksudmu yang menunjukkan itu salah?
Itu bukan kerja, itu sidang kangaroo.
Yang dibutuhkan pekerjaan rutin bukan tekanan bernada tinggi atau menambang kambing hitam.
Melainkan kolom, tanggal acuan, dan tanggal pengumpulan yang dituliskan dengan jelas.
