Pembuka: kalau dia saja tidak sanggup, orang biasa pasti lebih tidak sanggup
Di tempat kerja, kadang ada satu orang yang bikin kita bilang, "Kantor ini jalan karena ada dia."
Dia paham kondisi di lapangan.
Dia mau mendengarkan orang lain.
Keputusannya cepat.
Dia juga bisa melatih orang.
Bisa nyambung dengan atasan maupun bawahan.
Kalau kita minta saran saat ada masalah, selalu ada kemajuan.
Di mata orang sekitar, dia adalah orang yang bisa diandalkan.
Orang yang disegani.
Orang yang dibutuhkan perusahaan.
Tapi suatu hari, orang itu tiba-tiba resign.
Orang-orang di sekitarnya bilang:
Kok dia resign sih?
Padahal semua mengandalkan dia.
Dia orang baik.
Kirain dia bakal bertahan lebih lama.
Tapi orang yang melihat situasinya dengan jernih akan berpikir:
Bukannya justru karena semua orang bergantung padanya?
Orang yang bisa diandalkan keluar bukan karena dia lemah.
Penyebabnya, organisasi terus memakainya sebagai infrastruktur manusia (kondisi ketika tempat kerja ditopang oleh satu orang tertentu, bukan oleh sistem).
Di artikel ini, kita rapikan struktur tempat kerja yang ditinggalkan manajer, pekerja inti, dan karyawan senior yang diandalkan, lewat sudut pandang resign-nya kepala divisi Superman.
Satu catatan: artikel ini tidak menunjuk perusahaan, divisi, atau orang tertentu. Isinya adalah abstraksi dari struktur yang bisa terjadi di banyak tempat kerja.
1. Apa itu kepala divisi Superman
"Kepala divisi Superman" di sini bukan berarti orang yang punya kekuatan super.
Maksudnya adalah orang yang di dalam organisasi menanggung peran-peran berikut secara tidak resmi:
- Tempat bertanya bagi orang lapangan
- Pelatih untuk karyawan muda dan ketua tim
- Pengambil keputusan saat ada masalah
- Penghubung antardivisi
- Orang yang menyampaikan urusan ke atasan
- Orang yang merapikan urusan yang tidak jelas
- Penasihat untuk pemeriksaan kualitas dan kegiatan perbaikan
- Penampung kasus-kasus pengecualian
- Loket terakhir ketika tidak ada yang tahu harus tanya ke siapa
Idealnya, semua ini dibagi ke beberapa peran, divisi, dan aturan.
Tapi di tempat kerja yang sistemnya lemah, semuanya menumpuk di satu "orang yang bisa".
Dan semakin dia berusaha keras, semakin perusahaan salah paham:
Wah, ternyata jalan-jalan saja.
Salah.
Bukan karena semuanya berjalan.
Dia sendirilah yang menjalankannya.
2. Organisasi yang menghabiskan Superman-nya
Organisasi yang menghabiskan Superman adalah tempat kerja yang menumpuk pekerjaan, keputusan, konsultasi, dan tanggung jawab pada orang yang cakap, lalu terus menambal lubang organisasi dengan kemampuan dan niat baiknya.
Alurnya begini:
Ada lubang di tempat kerja
↓
Orang yang cakap menyadarinya
↓
Orang yang cakap menambalnya
↓
Orang-orang di sekitarnya mulai bergantung
↓
Makin banyak urusan yang masuk
↓
Perusahaan tidak membangun sistem
↓
Orang yang cakap kehabisan tenaga
↓
Resign
↓
Orang-orang bilang, "Kok dia resign sih?"
Yang menyeramkan dari struktur ini, dari luar kelihatannya seperti kisah yang indah.
Dia diandalkan banyak orang.
Dia disegani.
Dia punya rasa tanggung jawab.
Dia yang menopang lapangan.
Tentu, semua itu bisa jadi memang benar.
Tapi kalau dibandingkan dengan seberapa besar orang bergantung padanya, ternyata kurang dalam hal
- wewenang
- jumlah orang
- waktu
- penilaian
- istirahat
- penerus
- rancangan kerja
maka dia tidak akan sanggup terus menopang.
3. Syarat agar "diandalkan itu menguntungkan"
Diandalkan itu sendiri tidak buruk.
Malah, tempat kerja yang saling mengandalkan kadang terasa lebih hangat daripada tempat kerja yang hubungannya dingin.
Tapi supaya bisa disebut "menguntungkan", ada syaratnya.
Ada peran yang jelas
Ada wewenang
Ada waktu
Dinilai dengan layak
Batas tanggung jawabnya jelas
Menolak pun hubungan tidak rusak
Berada di posisi yang bisa menyelesaikan masalah
Kalau syarat ini terpenuhi, diandalkan jadi kesempatan untuk berkembang.
Tapi kalau tidak, itu berbahaya.
Yang datang hanya konsultasi
Yang datang hanya permintaan keputusan
Yang datang hanya telepon
Yang datang hanya urusan melatih
Yang datang hanya kasus pengecualian
Yang datang hanya tanggung jawab
Tapi tidak ada wewenang, waktu, maupun penilaian
Ini bukan keuntungan.
Ini penumpukan beban secara tidak resmi.
4. Apa yang terjadi kalau seseorang jadi infrastruktur manusia
Infrastruktur manusia adalah kondisi ketika tempat kerja ditopang oleh orang tertentu, bukan oleh sistem.
Selama orang itu ada, masalah sulit terlihat.
Teleponnya banyak
tapi ada yang menampung
Pengelolaan dokumen berantakan
tapi ada yang selalu bisa menemukannya
Pelatihan bergantung pada satu orang
tapi ada yang mengajar
Keputusan atasan lambat
tapi ada yang menengahi
Orang lapangan kesulitan
tapi ada yang mendengarkan dan memberi saran
Kalau begini, perusahaan tidak akan membangun sistem.
Sebab dari luar, semuanya tampak berjalan.
Tapi begitu orang itu pergi, semuanya langsung kelihatan.
Siapa yang angkat telepon?
Siapa yang memutuskan?
Siapa yang melatih?
Siapa yang berkoordinasi dengan lapangan?
Siapa yang lapor ke atasan?
Siapa yang menangani kasus pengecualian?
Baru saat itu perusahaan sadar.
Lho, ternyata ini bukan sistem.
5. Tanda bahaya pada kepala divisi Superman
Ketika orang yang diandalkan mendekati batasnya, kadang muncul tanda-tanda seperti ini:
- Pulangnya larut
- Lebih sering istirahat
- Lebih sering merokok atau menyendiri
- Wajahnya jelas kelihatan lelah
- Bicaranya lebih sedikit dari biasanya
- Konsultasi dari orang sekitar tidak ada habisnya
- Tiba-tiba diputuskan akan resign
- Awalnya berencana lama bertahan, tapi pergi lebih cepat dari rencana
- Kalimat "Kalau dia pasti bisa beresin" makin sering terdengar
- Orang di sekitarnya terlalu bergantung padanya
Tentu saja, alasan resign hanya diketahui oleh orangnya sendiri.
Namun dari sisi struktur, kelihatannya begini:
Tiang penyangga yang terlalu diandalkan akhirnya tidak sanggup lagi menopang.
6. Jangan tanya "kenapa dia resign?", tanyakan "kenapa kita terlalu bergantung?"
Ketika kepala divisi Superman resign, orang-orang biasanya bilang:
Kenapa dia resign?
Padahal bukan itu yang seharusnya ditanyakan.
Yang perlu ditanyakan adalah ini:
Kenapa konsultasi menumpuk di orang itu?
Kenapa hanya dia yang bisa memutuskan?
Kenapa dia juga yang melatih, berkoordinasi, dan menangani lapangan?
Kenapa penggantinya tidak disiapkan?
Kenapa sistemnya tidak dibangun?
Kenapa dia sering pulang larut?
Kenapa orang sekitar menganggap itu wajar?
Dengan kata lain, bukan
Kenapa dia resign?
tapi
Kenapa strukturnya membuat orang ingin keluar?
7. Kenapa orang yang cakap justru paling mudah burnout
WHO menjelaskan burnout (kelelahan kerja yang sudah sampai menguras habis) sebagai fenomena yang berkaitan dengan pekerjaan, yang muncul dari stres kerja kronis yang tidak dikelola dengan baik.
Cirinya antara lain energi yang terkuras, jarak mental dari pekerjaan atau perasaan negatif terhadapnya, dan menurunnya rasa mampu dalam pekerjaan.
Selain itu, model JD-R (teori yang melihat stres kerja dari keseimbangan antara tuntutan pekerjaan dan sumber daya yang tersedia) menjelaskan bahwa jika tuntutan kerja tinggi dan sumber daya kurang, orang mudah mengalami burnout.
Situasi kepala divisi Superman persis seperti ini.
Tuntutan pekerjaan
- Mengambil keputusan
- Konsultasi
- Melatih
- Berkoordinasi
- Kasus pengecualian
- Menjembatani antardivisi
- Terjepit antara atasan dan bawahan
Sumber daya yang kurang
- Jumlah orang
- Wewenang
- Waktu
- Penerus
- Sistem
- Penilaian yang adil
- Istirahat
Tuntutannya tinggi, sumber dayanya kurang.
Kalau ini berlangsung terus, sehebat apa pun orangnya, lama-lama akan terkikis.
8. Penilaian risiko "kalau dia saja tidak sanggup, apalagi aku"
Orang yang bisa diandalkan, bisa memimpin, dan paham lapangan resign.
Melihat itu, wajar kalau kita berpikir begini:
Kalau dia saja tidak sanggup, apalagi aku.
Ini bukan melarikan diri.
Ini penilaian risiko yang cukup dingin dan rasional.
Apalagi kalau syarat-syarat berikut terpenuhi:
- Orang itu sangat unggul
- Banyak orang sangat bergantung padanya
- Awalnya berencana lama bertahan, tapi keluar lebih cepat
- Terlihat sedang berat
- Pekerjaannya belum dijadikan sistem
- Kita sendiri juga diperlakukan seperti "tukang serabutan"
Dalam kondisi ini, yang lebih berbahaya justru berpikir "kalau aku pasti bisa."
Di tempat yang menghabiskan Superman, orang biasa pun ikut terkuras.
9. Ciri-ciri orang yang gampang dijadikan penyangga
Orang yang gampang dijadikan penyangga punya ciri-ciri tertentu.
- Enak diajak bicara
- Tidak marah-marah
- Cepat merapikan masalah
- Bisa ngobrol dengan divisi lain
- Paham lapangan
- Bisa melatih
- Peka terhadap kecemasan orang lain
- Memikirkan cara menyelesaikan masalah
- Punya rasa tanggung jawab
- Pandai berkoordinasi
Semua ini sebenarnya kelebihan.
Tapi di tempat kerja yang penuh lubang, kelebihan ini jadi permukaan tempat segala urusan menempel.
Enak diajak bicara
→ Apa pun ditanyakan dulu ke dia
Tidak marah-marah
→ Diperlakukan seenaknya
Cepat merapikan
→ Dilempari urusan yang tidak jelas
Bisa melatih
→ Memikul tanggung jawab membina semua orang
Bisa ngobrol dengan divisi lain
→ Dijadikan loket koordinasi
Selalu ada jalan keluar
→ Urusan di luar tugasnya ikut jadi tugasnya
Jadi kelebihan itu langsung berubah menjadi risiko.
10. Yang seharusnya dilakukan perusahaan
Kalau tidak ingin kehilangan kepala divisi Superman, perusahaan tidak cukup hanya bilang "terima kasih".
Yang perlu dilakukan adalah membangun sistem.
10-1. Pisahkan loket konsultasi
Jangan sampai semua konsultasi mengalir ke satu orang.
Keputusan di lapangan
Kualitas
Jumlah orang
Pelatihan
Dokumen
Telepon
Keselamatan
Peralatan
Setiap bidang punya loket pertamanya sendiri.
10-2. Perjelas siapa yang memutuskan
Tuliskan secara jelas "harus tanya ke siapa".
Penanggung jawab
Pengambil keputusan
Pemberi persetujuan
Tujuan pelaporan
Batas waktu
Tentukan semuanya sebagai satu paket.
10-3. Jangan biarkan pelatihan bergantung pada satu orang
Sediakan buku panduan standar, video, naskah, dan daftar periksa.
Buat kondisinya mendekati: yang mengajar adalah sistem, bukan orang.
10-4. Buat aturan untuk meneruskan telepon dan pertanyaan
Jangan biarkan telepon dan urusan yang tidak jelas penanggung jawabnya selalu ditampung orang yang sama.
Instansi pemerintah
Klien yang sudah ada
Telepon penawaran
Penanggung jawab tidak ada
Penanggung jawab tidak jelas
Pisahkan kasus-kasus ini.
10-5. Buat beban kerja si penyangga terlihat
Buat terlihat "apa saja yang sedang dia tampung".
Selama tidak terlihat, tidak bisa dikurangi.
11. Cara melindungi diri kalau kamu mulai dijadikan penyangga
Kalau kamu merasa mulai jadi penyangga, pasang pagar seperti berikut.
11-1. Boleh dengar konsultasi, tapi jangan jadi penanggung jawab
Kalau sekadar membantu merapikan pikiran, saya bisa. Tapi penanganan lanjutan dan keputusannya mohon diserahkan ke penanggung jawab atau atasan.
11-2. Kembalikan keputusan ke atasan
Saya tidak bisa memutuskan ini, jadi mohon keputusan dari atasan.
11-3. Pisahkan berbagi informasi dari tanggung jawab
Informasinya bisa saya bagikan, tapi penanganan selanjutnya mohon dilakukan oleh pihak penanggung jawab.
11-4. Pelatihan cukup sampai menjadi dokumen
Buku panduan, video, dan naskahnya sudah saya bagikan.
Penunjukan penanggung jawab resmi, batas tanggung jawab, dan waktu mulainya mohon diputuskan oleh atasan.
11-5. Terima telepon seperti bot
Mohon sebutkan nama perusahaan, nama Anda, keperluan, dan nomor yang bisa dihubungi.
Kalau perlu, penanggung jawab akan menghubungi balik.
11-6. Beri syarat untuk pekerjaan tambahan
Kalau di sini diperlukan penanganan tambahan, mohon perjelas siapa yang menangani, sampai mana cakupannya, siapa yang memutuskan, dan kapan batas waktunya.
12. Daftar periksa sebelum "orang yang diandalkan" resign
Kalau tempat kerjamu menunjukkan tanda-tanda berikut, kemungkinan besar si penyangga akan kehabisan tenaga.
Kalau ada masalah, selalu tanya ke orang yang sama
Tanpa dia, keputusan berhenti
Dia sering pulang larut
Dia sulit mengambil cuti
Dia mengurus pelatihan, koordinasi, dan kasus pengecualian sekaligus
Pekerjaannya belum distandarkan
Dia diberi ucapan terima kasih, tapi pekerjaannya tidak dikurangi
Tidak ada jalur pengganti saat dia tidak ada
Kalau dia resign, tidak ada yang tahu siapa yang akan mengerjakan
Dalam kondisi ini, berpikir "dia disegani, jadi aman" itu berbahaya.
Rasa hormat bukan bahan bakar.
Justru, orang yang makin disegani makin mudah terbakar.
13. Kesimpulan: orang yang bisa diandalkan resign bukan karena lemah
Di tempat kerja yang ditinggalkan kepala divisi Superman, biasanya ada struktur seperti ini:
Banyak lubang
Orang yang cakap menambalnya
Orang sekitar bergantung padanya
Perusahaan tidak membangun sistem
Beban orang yang diandalkan makin berat
Kehabisan tenaga
Resign
Orang-orang bilang, "Kok dia resign sih?"
Tapi jawabannya cukup jelas.
Karena terlalu diandalkan.
Punya orang yang bisa diandalkan itu keberuntungan.
Tapi terus bergantung padanya itu berbahaya.
Yang seharusnya dilakukan perusahaan bukan memuji Superman.
Melainkan membangun sistem yang tetap jalan tanpa Superman.
Terakhir, kita rangkum kesimpulan artikel ini.
Diandalkan itu kelebihan.
Tapi kalau dibandingkan dengan seberapa besar orang bergantung padamu, wewenang, jumlah orang, waktu, penilaian, dan sistemnya kurang, kamu akan kehabisan tenaga.
Orang yang cakap resign bukan karena lemah.
Mereka dihabiskan sebagai infrastruktur manusia.
Kalau kamu hampir jadi penyangga, pisahkan konsultasi dari penanganan.
Pisahkan berbagi informasi dari tanggung jawab.
Pisahkan melatih dari ditunjuk sebagai penanggung jawab.
Terima telepon, tapi jangan memikul urusannya.
Keputusan yang jadi hak atasan, kembalikan ke atasan.
Di tempat kerja yang Superman-nya resign dalam dua tahun, jangan sampai kamu yang jadi penyangganya.
