Ringkasan dan kesimpulan
Pemikiran "dia tidak bisa kerja, jadi pecat saja" tidak semudah itu diterapkan, dan bukan hanya karena pekerja dilindungi dengan kuat. Yang disebut "kurang mampu" sering kali campuran dari banyak hal: standar yang diharapkan tidak pernah ditentukan, pelatihan kurang, informasi kurang, wewenang tidak ada, beban kerja berlebihan, atau orangnya salah tempat. Menjelaskan standar dengan jelas, membimbing, memberi kesempatan untuk memperbaiki diri, mempertimbangkan pindah posisi, dan mencatat semua prosesnya bukanlah ritual merepotkan demi bisa memecat. Itu hanyalah cara biasa untuk merancang pekerjaan agar orang bisa bekerja dengan baik.
Inti masalah: nilai rendah tidak sama dengan tidak layak dipertahankan
Kalau orang dibandingkan satu sama lain, pasti ada yang berada di urutan paling bawah. Tetapi berada di bawah dalam sebuah tim tidak sama dengan sangat tidak mampu sampai tidak bisa dipekerjakan lagi. Di kelompok yang levelnya tinggi, orang di urutan terakhir pun tetap bisa bekerja dengan baik. Sebaliknya, kalau butir-butir di formulir penilaian kabur, formulir itu hanya menjadi alat untuk membenarkan kesan atasan setelah kejadian.
Karena itu, sebelum membicarakan kurangnya kemampuan, perusahaan harus bisa menjelaskan apa yang dianggap lulus: mengerjakan apa, dengan kualitas seperti apa, selesai kapan, dan dengan wewenang apa. Bahkan untuk pekerjaan yang sulit diukur dengan angka, perilaku yang bisa diamati, syarat suatu tugas dianggap selesai, patokan dalam mengambil keputusan, dan jalur untuk bertanya tetap bisa dituliskan.
"Bilang, tanya, dan cek ulang" saja tidak cukup untuk memperbaiki keadaan
Kalau kesulitan, bilang. Kalau tidak paham, tanya. Di akhir, cek ulang. Semua itu memang perlu, tetapi kalau hanya itu, berarti seluruh beban untuk beradaptasi dilempar ke karyawan. Yang seharusnya diperhatikan pihak manajemen adalah di mana orang itu macet.
- Kalau kurang pengetahuan, berikan pelatihan dan bahan rujukan.
- Kalau tidak ada patokan untuk memutuskan, berikan patokan lengkap dengan pengecualiannya.
- Kalau terlalu banyak yang harus diingat, pindahkan ke daftar periksa (checklist) atau panduan tertulis.
- Kalau ia teliti tetapi kurang pandai mengatur hubungan dengan orang lain, bagi perannya.
- Kalau ia macet saat memegang beberapa urusan sekaligus, tentukan prioritas dan tenggat dengan jelas.
- Kalau tidak punya wewenang, tentukan siapa yang menyetujui dan ke mana masalah harus dilaporkan.
"Tidak bisa" yang sama bisa punya penyebab yang berbeda, dan penyebab yang berbeda butuh obat yang berbeda. Melihat kekuatan dan kelemahan itu benar bukan untuk menilai kepribadian seseorang, melainkan untuk mengubah cara pekerjaan dibagikan dan diserahkan.
Bimbingan, pemindahan posisi, dan pencatatan adalah bagian dari memecahkan masalah
Walaupun merasa sudah menegur secara lisan berkali-kali, tanpa catatan semuanya akan terlihat dari luar seperti hukuman yang tiba-tiba. Perlu disimpan tanggal pertemuan, fakta yang menjadi masalah, kondisi yang diharapkan, dukungan yang diberikan, tenggat perbaikan, dan hasil sesudahnya.
Selain itu, meski hasil kerja di posisi sekarang belum terlihat, bisa jadi orang itu berfungsi baik di pekerjaan lain. Bahkan di organisasi kecil yang tidak bisa memindahkan karyawan, harus tetap bisa dijelaskan pekerjaan apa saja yang sudah dicoba dan mengapa tidak ada posisi lain. Dengan begitu bisa dipilah mana yang masalah orangnya, mana yang ketidakcocokan dengan pekerjaan, dan mana yang kekurangan dalam rancangan perusahaan.
Kalau semua ini dilakukan, kebanyakan orang bisa bekerja dengan normal
Tentukan hasil yang diminta, analisis mengapa orang itu macet, sesuaikan pelatihan, informasi, wewenang, dan penempatan, lalu periksa hasilnya. Inilah yang disebut perancangan kerja dan pemecahan masalah. Kalau dikerjakan dengan sungguh-sungguh, sebagian orang yang tadinya dicap kurang mampu akan bisa bekerja seperti biasa.
Baru kalau masih tidak ada perbaikan, kita bisa mempertimbangkan adanya kesenjangan yang menetap dengan standar yang dituntut, masalah bakat dan kecocokan, atau penolakan dalam hal perilaku. Yang sulit bukanlah memecat. Yang sulit adalah menyatakan seseorang tidak becus lalu memecatnya tanpa pernah mengelolanya.
Prinsip praktis: ubah sampai orang itu bisa bergerak
Jangan jadikan "sudah saya jelaskan" atau "sudah saya cek" sebagai garis akhir. Garis akhirnya adalah orang itu bisa mengerjakannya lagi dengan caranya sendiri. Lengkapi tujuan, hasil kerja, patokan keputusan, tenggat, wewenang, dan jalur dukungan, lalu ukur hasilnya setelah ada perbaikan. Manajemen bukan soal menyimpan catatan percakapan, melainkan mengubah pekerjaan menjadi struktur yang membuat semuanya mengalir.
