Hal paling melelahkan di tempat kerja belum tentu masalah besar.
Kadang justru hambatan kecil sehari-hari yang paling menguras tenaga.
Contohnya dokumen masuk kerja karyawan baru yang harus segera diproses. Staf yang bertugas mengisinya sesuai format, lalu mengirimkannya untuk diedarkan dan disetujui (di perusahaan Jepang, mengedarkan dokumen berarti mengoper berkas dari satu orang ke orang lain yang perlu memberi persetujuan). Isinya tidak ada kesalahan besar. Kalau membaca formatnya, artinya jelas. Dari konteksnya pun bisa dinilai.
Tapi tetap saja, pemeriksa menahan dokumen itu karena hal sepele.
Lebih parah lagi, dokumen itu tidak dikembalikan sebagai pertanyaan biasa, melainkan dengan kalimat:
"Saya bilang ini sebagai bimbingan untuk kamu."
Pada saat itu juga, pekerjaan berhenti jadi sekadar urusan dokumen.
Peredaran dokumen macet, urusan mendesak jadi terlambat, dan yang tersisa hanyalah "pura-pura membimbing" dari si pemeriksa.
Ini sama sekali tidak produktif.
Bukan berarti jangan periksa. Yang salah adalah ukuran untuk menahan
Pertama, perlu ditegaskan: memeriksa dokumen itu perlu.
Di bidang SDM, ketenagakerjaan, kontrak, dan proses masuk kerja, angka dan syarat itu penting. Tarif, upah per jam, upah harian, gaji bulanan, status kerja, masa kontrak, semuanya tidak boleh samar.
Jadi bertanya "ini upah per jam, kan?" bukanlah hal yang salah.
Masalahnya ada pada apakah hal itu dibesar-besarkan sampai menghentikan alur dokumen.
Misalnya, di formulir ada kolom bertuliskan "upah per jam", dan di situ tertulis "1.800 yen". Dari konteksnya, upah harian 1.800 yen tidak realistis. Gaji tahunan 18 juta yen juga bukan. Dan menurut formatnya, itu memang kolom upah per jam.
Dalam kasus ini, seharusnya atasan atau pemeriksa cukup berkata:
"1.800 yen di kolom per jam, ya. Lain kali tolong tulis 'per jam 1.800 yen' supaya lebih jelas. Kali ini saya teruskan seperti ini."
Selesai.
Kalau malah dikembalikan, peredarannya dihentikan, lalu disebut "bimbingan", pemeriksaan itu berubah jadi penyumbat.
Kalau bilang "mendesak", pemeriksa juga harus cepat
Ada kontradiksi yang sering terjadi.
Ke orang di lapangan, mereka bilang "ini mendesak, tolong ya". Ke staf yang bertugas, mereka bilang "kirim cepat". Tapi justru di bagian peredaran, persetujuan, dan pemeriksaan, semuanya tertahan.
Ini cukup merepotkan.
Dalam urusan mendesak, percuma kalau hanya staf yang buru-buru. Dokumen itu dijalankan bersama oleh penyusun, pemeriksa, pemberi persetujuan, dan orang yang mengedarkannya.
Walaupun staf mengirim lebih awal, kalau pemeriksa menahannya karena hal sepele, hasilnya tetap terlambat.
Jadi yang sebenarnya dibutuhkan dalam urusan mendesak adalah:
- Penyusun mengirim dengan cepat
- Pemeriksa memutuskan dengan cepat
- Perbaikan kecil dialihkan ke perbaikan berikutnya
- Yang bisa diteruskan kali ini, diteruskan
- Hanya masalah yang benar-benar harus ditahan yang ditahan
Kalau mengaku "mendesak" tapi pemeriksa menahan karena hal-hal remeh, cara menangani urusan mendesak itu sudah rusak.
Mikromanajemen pilih-pilih adalah yang paling melelahkan
Yang lebih menyebalkan adalah ketika komentar yang sama tidak diberikan kepada semua orang.
Ke anggota tim lain, tidak serinci itu. Tapi ke orang tertentu saja, semuanya dikembalikan dengan teliti. Lalu itu disebut "bimbingan untuk kamu".
Kalau mengalaminya, penerimanya akan merasa:
Kenapa cuma saya yang ditegur? Kenapa hal sekecil ini ditahan? Kenapa hal yang sudah jelas dari formatnya dianggap bimbingan? Kenapa urusan mendesak sampai dihentikan hanya untuk bilang begini?
Ini bukan sekadar pemeriksaan, tapi terlihat seperti mikromanajemen pilih-pilih (atasan yang mengawasi sangat ketat pekerjaan satu orang tertentu saja).
Tentu bisa jadi atasan tidak berniat buruk. Mungkin dia merasa "sedang membina", "memeriksa dengan teliti", atau "mencegah kesalahan".
Tapi bagi penerimanya, rasa diawasi lebih kuat daripada rasa dinilai dari hasil. Dan kalau itu tidak berlaku untuk orang lain, muncul pula rasa tidak adil.
"Pura-pura membimbing" yang meminjam nama bimbingan
Bimbingan yang benar-benar bernilai itu seperti apa?
Yaitu yang meningkatkan kualitas kerja orang lain, membuat hasilnya lebih konsisten di lain waktu, dan memperlancar alur secara keseluruhan.
Misalnya kalau sudah jelas:
- Kenapa harus ditulis seperti itu
- Risiko apa yang ingin dicegah
- Bagaimana menulisnya lain kali
- Apakah kali ini perlu ditahan atau diteruskan
- Apakah perlu dijadikan aturan seluruh tim
maka itu bermakna sebagai bimbingan.
Sebaliknya, kalau formatnya sudah jelas, konteksnya hampir menjawab semuanya, orang lain tidak ditegur, urusannya mendesak tapi tetap ditahan, lalu dikembalikan dengan alasan "bimbingan untuk kamu".
Itu bukan bimbingan, melainkan pura-pura membimbing.
Orang yang melakukannya merasa sudah bekerja. Tapi yang benar-benar dihasilkan bukan hasil kerja, melainkan keterlambatan.
Tugas atasan bukan "menahan", tapi memutuskan "meneruskan"
Atasan atau pemeriksa tidak otomatis bekerja baik hanya karena menahan segala hal dengan teliti.
Tentu masalah serius harus ditahan.
Misalnya: jumlah uang jelas salah, syarat kontrak berbeda, ada risiko hukum atau ketenagakerjaan, memengaruhi penjelasan kepada orang yang bersangkutan, atau bisa jadi masalah besar di kemudian hari.
Dalam kasus seperti itu, memang harus ditahan.
Tapi kalau penulisan kecil atau hal yang bisa dinilai dari konteks pun ikut ditahan, si pemeriksa sendiri yang jadi penyumbat.
Yang dibutuhkan dari atasan adalah penilaian seperti ini:
Apakah ini masalah yang harus ditahan sekarang, atau bisa diteruskan kali ini dan diperbaiki lain kali?
Tanpa penilaian ini, semuanya jadi macet.
Jangan-jangan kamu sudah jadi "monyet penyumbat peredaran"?
Kalau mau diberi julukan yang agak keras, ini dia:
Monyet penyumbat peredaran.
Maksudnya, orang yang bukan memperlancar alur dokumen, tapi justru menghambat peredarannya dengan pemeriksaan sepele dan pura-pura membimbing.
Cirinya begini:
- Menahan bahkan urusan mendesak
- Menahan bahkan hal yang sebenarnya jelas dari format
- Tidak memutuskan sendiri, malah mengembalikan ke penyusun
- Saat mengembalikan, memakai kedok "bimbingan"
- Tidak menegur orang lain dengan tingkat kerincian yang sama
- Akibatnya produktivitas turun
- Tapi dia sendiri merasa sudah bekerja
Tentu saja, di tempat kerja nyata, jangan pernah mengucapkan julukan ini kepada orangnya.
Tapi sebagai label dalam hati untuk memahami struktur masalahnya, julukan ini berguna.
Karena kamu bisa berhenti bertanya "apa aku yang salah?" dan mulai berpikir, "oh, ini struktur penyumbat peredaran."
Cara menghadapi: jangan membantah, balas singkat lalu teruskan
Kalau membantah panjang lebar kepada orang seperti ini, waktumu malah makin habis.
Jadi ke luar, balaslah dengan singkat.
Misalnya:
"Karena ditulis di kolom 'upah per jam' pada format, 1.800 yen adalah upah per jam. Ini kasus masuk kerja yang mendesak, jadi mohon peredarannya dilanjutkan."
Segitu sudah cukup.
Intinya, jangan terlalu banyak minta maaf.
Kalau terlalu sering bilang "lain kali saya hati-hati", perasaan dia sudah "membimbing" malah bisa makin kuat.
Tentu, kalau memang lebih baik ditulis lebih jelas, tinggal diperbaiki mulai lain kali. Tapi inti masalah kali ini bukan "kesalahan besar", melainkan "alur terhenti karena pemeriksaan sepele".
Jadi tidak perlu menyalahkan diri lebih dari yang seharusnya.
Aturan yang sebaiknya dimiliki seluruh tim
Kalau masalah ini dianggap sekadar soal cocok-tidak cocok antar dua orang, ia akan terulang.
Idealnya seluruh tim memiliki aturan berikut.
1. Tentukan batas untuk menahan
Kekurangan serius ditahan. Perbedaan penulisan kecil diteruskan. Yang cukup diperbaiki lain kali dicatat saja.
2. Tentukan aturan prioritas untuk urusan mendesak
Dalam urusan mendesak, pemeriksa juga memutuskan seketika. Kalau harus menahan, jelaskan alasan dan beri alternatifnya.
3. Jangan kurung teguran hanya pada satu orang
Kalau kesalahan yang sama terus terjadi, perbaiki format atau daftar periksanya, bukan membimbing individu. Jangan hanya disampaikan ke orang tertentu, tapi terapkan ke semua orang.
4. Atasan yang memutuskan
Hal kecil yang bisa dinilai dari konteks diputuskan atasan lalu diteruskan. Tidak bisa semuanya dikembalikan ke penyusun.
Tanpa aturan ini, dokumen akan tertahan oleh suasana hati dan tingkat kerincian si pemeriksa.
Kesimpulan: kalau mau menahan urusan mendesak, harus ada alasan yang cukup
Pemeriksaan itu penting.
Tapi kalau pemeriksaan sampai menahan dokumen, harus ada alasan yang sepadan.
Urusan mendesak. Artinya jelas dari format. Bisa dinilai dari konteks. Bukan risiko serius.
Kalau begitu, pemeriksa seharusnya memilih meneruskan, bukan menahan.
Sebelum bilang "saya bilang ini sebagai bimbingan untuk kamu", coba pikirkan dulu:
Apakah bimbingan itu membuat pekerjaan maju? Atau hanya menghentikan peredaran dokumen?
Atasan yang produktif bukan orang yang menahan segalanya.
Dia menahan yang memang harus ditahan, meneruskan yang bisa diteruskan, dan menjadikan aturan untuk hal-hal yang cukup diperbaiki lain kali.
Jangan hambat urusan mendesak. Baca formatnya. Kalau bisa memutuskan, putuskan lalu teruskan.
Itulah tugas atasan.
