Điều mệt nhất trong công việc không phải lúc nào cũng là sự cố lớn.
Có khi, chính những vướng mắc nhỏ mỗi ngày mới bào mòn tinh thần nhất.
Thử nghĩ đến một bộ hồ sơ nhận việc cần xử lý gấp. Người phụ trách điền đúng theo mẫu rồi gửi đi luân chuyển để các bên xem và duyệt (ở công ty Nhật, "luân chuyển" nghĩa là chuyền tài liệu lần lượt qua những người cần xác nhận). Nội dung không có lỗi nghiêm trọng. Đọc mẫu là hiểu nghĩa. Nhìn bối cảnh cũng đủ để phán đoán.
Vậy mà người kiểm tra vẫn giữ hồ sơ lại vì một chi tiết nhỏ.
Hơn nữa, không phải là một câu hỏi xác nhận bình thường, mà là trả lại kèm câu:
"Anh nói điều này là để hướng dẫn em đấy."
Ngay khoảnh khắc đó, công việc không còn chỉ là xử lý giấy tờ nữa.
Luồng luân chuyển dừng lại, hồ sơ gấp bị chậm, và thứ duy nhất được tạo ra là màn "giả vờ hướng dẫn" của người kiểm tra.
Thế thì chẳng có chút năng suất nào.
Không phải đừng kiểm tra, mà là đừng chặn sai mức độ
Trước hết, cần nói rõ: kiểm tra hồ sơ là việc cần thiết.
Trong nhân sự, lao động, hợp đồng và thủ tục nhận việc, các con số và điều kiện rất quan trọng. Đơn giá, lương theo giờ, theo ngày, lương tháng, hình thức tuyển dụng, thời hạn hợp đồng đều không được mập mờ.
Vì vậy, hỏi một câu "cái này là lương theo giờ đúng không?" tự nó không có gì sai.
Vấn đề là có biến nó thành chuyện lớn đến mức làm đứng cả luồng hồ sơ hay không.
Ví dụ, trong mẫu có ô ghi "lương theo giờ", và ở đó người ta điền "1,800 yên". Nhìn bối cảnh thì lương ngày 1,800 yên là không thực tế. Cũng không thể là lương năm 18 triệu yên. Và theo mẫu thì đây chính là ô lương theo giờ.
Trong trường hợp này, người cấp trên hay người kiểm tra chỉ cần nói:
"1,800 yên ở ô lương theo giờ nhỉ. Lần sau em ghi rõ 'theo giờ 1,800 yên' cho chắc nhé. Lần này anh cho đi tiếp luôn."
Thế là xong.
Còn nếu cố tình trả lại, chặn luồng luân chuyển rồi gọi đó là "hướng dẫn", thì việc kiểm tra đã biến thành điểm nghẽn.
Đã nói "gấp" thì người kiểm tra cũng phải nhanh
Có một mâu thuẫn rất hay gặp.
Với bộ phận hiện trường thì nói "gấp, nhờ nhé". Với người phụ trách thì nói "nộp nhanh lên". Nhưng đến khâu luân chuyển, phê duyệt, kiểm tra thì lại bị giữ lại.
Chuyện này khá rắc rối.
Với hồ sơ gấp, chỉ người phụ trách chạy nhanh thì không có ý nghĩa gì. Tài liệu phải được tất cả cùng đẩy đi: người soạn, người kiểm tra, người duyệt và người chuyền tay.
Dù người phụ trách nộp sớm, nếu người kiểm tra giữ lại vì chuyện vặt thì rốt cuộc vẫn chậm.
Vì vậy, điều hồ sơ gấp thật sự cần là:
- Người soạn nộp nhanh
- Người kiểm tra quyết định nhanh
- Chỉnh sửa nhỏ thì để cải thiện lần sau
- Cái nào cho đi được lần này thì cho đi
- Chỉ chặn đúng những lỗi thật sự cần chặn
Nếu miệng nói "gấp" mà người kiểm tra vẫn giữ lại vì những chi tiết li ti, thì cách xử lý hồ sơ gấp đó đã hỏng.
Quản lý soi mói có chọn lọc là thứ mệt nhất
Điều khó chịu hơn là khi cùng một lời nhắc lại không áp dụng cho tất cả mọi người.
Với các thành viên khác thì không chi li đến thế. Nhưng với một người nhất định, thì cái gì cũng trả lại, soi từng chút. Rồi lại xử lý dưới danh nghĩa "hướng dẫn em".
Bị đối xử như vậy, người nhận sẽ cảm thấy:
Sao chỉ nói mình? Sao chuyện nhỏ thế này cũng chặn? Sao việc nhìn mẫu là biết lại tính là hướng dẫn? Sao phải chặn cả hồ sơ gấp chỉ để nói chuyện này?
Đây không còn là kiểm tra đơn thuần, mà trông giống quản lý soi mói có chọn lọc (kiểu sếp chỉ nhìn sát công việc của một người nhất định).
Tất nhiên, cấp trên có thể không có ác ý. Họ có thể nghĩ mình đang "dìu dắt", "xem xét cẩn thận" hay "ngăn ngừa sai sót".
Nhưng với người nhận, cảm giác bị theo dõi lấn át cảm giác được đánh giá bằng kết quả. Và nếu điều đó không áp dụng cho người khác, cảm giác bất công cũng nảy sinh.
"Giả vờ hướng dẫn" mượn danh hướng dẫn
Một sự hướng dẫn thật sự có giá trị là gì?
Là thứ nâng chất lượng công việc của đối phương, giúp lần sau làm đúng dễ hơn, và cải thiện luồng công việc chung.
Ví dụ, nếu đã làm rõ được:
- Vì sao phải viết như vậy
- Để phòng rủi ro nào
- Lần sau nên viết thế nào
- Lần này nên chặn hay cho qua
- Có nên biến thành quy tắc của cả nhóm không
thì mới có ý nghĩa như một sự hướng dẫn.
Ngược lại, đọc mẫu là hiểu, nhìn bối cảnh gần như phán đoán được, không nói với người khác, hồ sơ gấp mà vẫn chặn, nhưng lại trả về với danh nghĩa "hướng dẫn em".
Như vậy thì đó không phải hướng dẫn, mà là giả vờ hướng dẫn.
Người làm thì thấy như mình đã làm việc. Nhưng thứ thực sự sinh ra không phải thành quả, mà là sự chậm trễ.
Việc của cấp trên không phải "chặn", mà là quyết định "cho đi tiếp"
Cấp trên hay người kiểm tra không phải cứ chặn thật chi li là xong việc.
Tất nhiên, lỗi nghiêm trọng thì phải chặn.
Ví dụ: số tiền sai rõ ràng, điều kiện hợp đồng khác đi, có rủi ro pháp lý hay lao động, ảnh hưởng đến nội dung giải thích cho người lao động, hoặc về sau có thể thành rắc rối lớn.
Những trường hợp này thì nên chặn.
Nhưng nếu chặn cả những cách ghi nhỏ hay những điều có thể tự phán đoán từ bối cảnh, thì chính người kiểm tra trở thành điểm nghẽn.
Điều cấp trên cần là sự phán đoán sau:
Đây là lỗi cần chặn ngay bây giờ, hay lần này cho qua và cải thiện lần sau là đủ?
Không làm được phán đoán này thì mọi thứ đều đứng lại.
Bạn có đang thành "khỉ chặn luân chuyển" không?
Nếu gắn một cái nhãn hơi nặng, thì sẽ là:
Khỉ chặn luân chuyển.
Ý chỉ người không làm cho dòng hồ sơ trôi tốt hơn, mà lại chặn luân chuyển bằng những lần kiểm tra vặt và màn giả vờ hướng dẫn.
Đặc điểm như sau:
- Hồ sơ gấp cũng chặn
- Việc đọc mẫu là hiểu cũng chặn
- Không tự quyết định, mà trả lại cho người soạn
- Khi trả lại thì khoác hình thức "hướng dẫn"
- Không nhắc người khác chi li như vậy
- Kết quả là năng suất giảm
- Nhưng bản thân lại thấy mình đã làm việc
Dĩ nhiên, ở chỗ làm thật thì tuyệt đối đừng nói câu này với người đó.
Nhưng dùng như một cái nhãn trong đầu để sắp xếp lại cấu trúc vấn đề thì rất hữu ích.
Vì thay vì hỏi "có phải mình sai không?", bạn có thể nghĩ: "À, đây là cấu trúc của người chặn luân chuyển."
Cách đối phó: đừng cãi, trả lời ngắn gọn rồi cho đi tiếp
Cãi dài dòng với kiểu người này chỉ mất thêm thời gian.
Vì vậy, với bên ngoài, hãy trả lời ngắn gọn.
Ví dụ:
"Vì được ghi ở ô 'lương theo giờ' theo mẫu nên 1,800 yên là lương theo giờ. Đây là hồ sơ nhận việc gấp, mong anh tiếp tục luân chuyển."
Chừng đó là đủ.
Điểm mấu chốt là đừng xin lỗi quá nhiều.
Nếu nói "lần sau em sẽ chú ý" quá nhiều, có khi lại củng cố cảm giác "mình đã hướng dẫn rồi" của đối phương.
Dĩ nhiên, nếu ghi rõ ra thật sự tốt hơn thì lần sau sửa là được. Nhưng bản chất của lần này không phải "lỗi nghiêm trọng", mà là "luồng công việc bị chặn vì một lần kiểm tra vặt".
Vì thế không cần tự trách mình hơn mức cần thiết.
Quy tắc cả nhóm nên có
Nếu chỉ xem đây là chuyện hợp hay không hợp giữa hai người, nó sẽ tái diễn.
Lý tưởng là cả nhóm cùng có những quy tắc sau.
1. Định ra tiêu chuẩn để chặn
Thiếu sót nghiêm trọng thì chặn. Khác biệt nhỏ về cách ghi thì cho qua. Cái nào để lần sau cải thiện thì ghi chú lại.
2. Định ra quy tắc ưu tiên cho hồ sơ gấp
Với hồ sơ gấp, người kiểm tra cũng phải quyết định ngay. Nếu phải chặn thì nói rõ lý do và phương án thay thế.
3. Đừng nhốt lời góp ý vào một cá nhân
Nếu cùng một lỗi cứ lặp lại, hãy sửa mẫu hoặc danh sách kiểm tra, thay vì hướng dẫn riêng từng người. Đừng chỉ nói với một số người nhất định, hãy áp dụng cho tất cả.
4. Cấp trên là người quyết định
Những điểm nhỏ có thể phán đoán từ bối cảnh thì cấp trên quyết định rồi cho đi tiếp. Không thể cái gì cũng trả về cho người soạn.
Không có các quy tắc này, hồ sơ sẽ bị chặn theo tâm trạng và mức độ chi li của người kiểm tra.
Tóm lại: đã chặn hồ sơ gấp thì phải có lý do đủ nặng
Kiểm tra là quan trọng.
Nhưng nếu việc kiểm tra làm đứng hồ sơ, thì phải có lý do đủ nặng để chặn.
Hồ sơ gấp. Đọc mẫu là hiểu nghĩa. Nhìn bối cảnh cũng phán đoán được. Không phải rủi ro nghiêm trọng.
Vậy thì người kiểm tra nên chọn cho đi tiếp thay vì chặn.
Trước khi nói "anh nói điều này là để hướng dẫn em đấy", hãy nghĩ trước một chút:
Lần hướng dẫn đó có đẩy công việc tiến lên không? Hay chỉ làm dừng luồng luân chuyển?
Cấp trên có năng suất cao không phải người chặn mọi thứ.
Mà là người chặn những gì thật sự cần chặn, cho đi những gì có thể đi, và biến những việc cải thiện lần sau thành quy tắc.
Đừng chặn hồ sơ gấp. Hãy đọc mẫu. Nếu có thể quyết định thì quyết định rồi cho đi tiếp.
Đó mới là việc của cấp trên.
