Ở chỗ làm có một kiểu nhờ việc trông rất bình thường nhưng thực ra khá nguy hiểm.
Hàng tháng gửi cho tôi thông tin kiểu như thế này nhé
Chính là câu này.
Thoạt nhìn đó là một yêu cầu bình thường.
Có bản mẫu của tháng trước. Có dữ liệu cũ. Định dạng cũng mang máng đoán được.
Thế nên người làm cứ theo "cái cảm giác" đó mà xử lý mỗi tháng.
Nhưng cái "kiểu như thế này" ấy rất dễ thành vấn đề về sau.
Mục này không đưa vào à?
Giờ gửi thật sự ổn không?
Anh/chị A bảo là khác mà?
Trước đây có mà, đúng không?
Đến lúc này, người làm sẽ nghĩ:
Tôi biết đâu được.
Ngay từ đầu hãy chốt rõ các mục, ngày lấy số liệu và ngày nộp đi chứ.
Đây không chỉ là lời than vãn.
Đây là vấn đề cấu trúc lặp đi lặp lại rất thường xuyên trong công việc định kỳ.
"Kiểu như thế này" không phải là bản đặc tả
"Hàng tháng gửi kiểu như thế này nhé" không phải là bản đặc tả yêu cầu.
Nó chỉ là bản mẫu.
Là cảm giác.
Là nếp cũ.
Là cách làm tạm.
Nếu thật sự muốn coi nó là đặc tả, ít nhất phải chốt những điều sau:
- Các mục bắt buộc phải có
- Các mục tùy chọn
- Dữ liệu gốc sẽ tham chiếu
- Dùng dữ liệu tính đến ngày nào
- Nộp vào ngày nào
- Ai quyết định khi có thay đổi
- Quy tắc đưa vào những yêu cầu bổ sung từ phòng ban khác
Nếu chưa chốt gì trong số này, người làm chỉ còn cách nhìn bản mẫu cũ rồi xử lý theo kiểu "chắc là thế này".
Và nếu sau đó bị nói
Cái này không đưa vào à?
thì chưa chắc đó là lỗi của người làm.
Chỉ đơn giản là không có đặc tả mà thôi.
Ba tháng không ai nói gì thì cách làm đó ít nhất đã được ngầm chấp nhận
Điều quan trọng ở đây là trường hợp cách làm ấy thực sự đã chạy suốt nhiều tháng.
Ví dụ, sau khi nhận việc, suốt ba tháng bạn đều nộp danh sách nhân viên vào đầu tháng.
Trong thời gian đó, không ai nói "thời điểm nộp sai rồi", "thiếu mục này", hay "mốc ngày này không tiện".
Vậy mà về sau đột nhiên có người nói:
Bên này dùng cho bản phát hành ngày 16, vậy ngày 1 như bây giờ mà gửi thật sự ổn không?
Thì không thể vội kết luận đó là lỗi làm việc trong quá khứ.
Vì suốt ba tháng, danh sách vẫn được tiếp nhận theo cách đó.
Tất nhiên, giữa chừng cách dùng của phòng ban khác có thể thay đổi, có thể nhận ra cần có chức danh, hoặc muốn xem lại thời điểm phát hành.
Bản thân điều đó không có gì xấu.
Nhưng đó là chuyện "có yêu cầu mới phát sinh".
Không phải chuyện "người phụ trách trước đã làm sai".
Nếu ba tháng nhận mà không nói gì, thì ít nhất cách làm ấy đã được bỏ qua ở hiện trường.
Sau đó, nếu muốn đổi các mục cần thiết hay thời điểm nộp, việc cần làm không phải là đổ lỗi, mà là cập nhật đặc tả.
Vấn đề không phải là "không đưa chức danh vào"
Giả sử có một việc như danh sách nhân viên phát hành hàng tháng.
Phòng ban khác nói:
Không có chức danh thì có thể khó hiểu
Thế là sếp hoặc người phụ trách hỏi người làm:
Cái này, không đưa chức danh vào à?
Đến đây, câu chuyện đã hơi lệch hướng.
Vấn đề không phải là chưa đưa chức danh vào.
Vấn đề là chưa từng định nghĩa chức danh là mục bắt buộc.
Vì vậy cuộc trò chuyện đúng ra chỉ cần như thế này:
À, em hiểu rồi, từ nay cần có cả chức danh nữa ạ.
Vậy từ lần sau em sẽ thêm vào thành một mục.
Thế là xong.
Biết được có một mục chưa được định nghĩa mà lại cần thiết.
Vậy thì thêm vào đặc tả từ giờ trở đi.
Chỉ có vậy thôi.
Đừng biến yêu cầu bổ sung thành "trò đi tìm lỗi"
Trong công việc, đôi khi đến sau mới biết cần một mục nào đó.
Bản thân điều đó không xấu.
Việc phòng ban khác dùng thử rồi nhận ra:
Có chức danh thì dễ hiểu hơn
Không biết ngày lấy số liệu thì khó đối chiếu
Có thêm mục này nữa thì tốt
là chuyện hết sức bình thường.
Vì vậy cách xử lý cũng chỉ cần đơn giản:
Vậy từ lần sau chúng tôi sẽ thêm
Nếu kỳ này cũng cần thì tôi sẽ gửi bản bổ sung
Từ nay mục này sẽ là mục chuẩn
Thế là đủ.
Nhưng ở những chỗ làm kém giải quyết vấn đề, chuyện này không hiểu sao lại bị biến thành "trò đi tìm lỗi".
Sao lại không có?
Từ trước đến giờ vẫn có mà
Ai bảo là khác?
Nói khác với chuyện trước đây có được không?
Ý là người chỉ ra đã sai à?
Không phải.
Trọng tâm không nằm ở đó.
Có yêu cầu mới thì thêm vào đặc tả.
Phát hiện thiếu thì chuẩn hóa từ lần sau.
Ngày lấy số liệu mơ hồ thì chốt lại.
Chỉ vậy thôi.
Không cần nói "người chỉ ra đã sai".
Không cần nói "người làm đã mắc lỗi".
Không cần nói "người tiền nhiệm làm không tốt".
Điều cần làm chỉ là quyết định cách vận hành từ nay về sau.
Chưa quyết thì cứ quyết
Điều quan trọng nhất trong những chuyện kiểu này là câu sau.
Chưa quyết thì cứ quyết.
Chưa quyết có đưa chức danh vào hay không.
Vậy thì quyết là đưa hay không.
Chưa quyết sẽ gửi bằng dữ liệu ngày 1 hay dữ liệu ngay trước kỳ phát hành ngày 16.
Vậy thì chốt ngày lấy số liệu.
Chưa quyết hàng tháng nộp vào ngày mấy.
Vậy thì chốt ngày nộp.
Chưa quyết cách xử lý khi phòng ban khác có yêu cầu bổ sung.
Vậy thì chốt quy tắc tiếp nhận.
Chỉ có vậy.
Thế mà nếu biến nó thành những câu chuyện như
ai đã nói thế
có khác với những gì đã nói trước đây không
đây có phải là sai sót không
sao hồi đó không đưa vào
nhận thức của ai sai
thì ngay lập tức nó thành một cuộc họp vô ích.
Đó không phải là giải quyết vấn đề.
Đó là để nguyên phần chưa được định nghĩa rồi chỉ đi tìm chỗ gán trách nhiệm.
Nếu định đào lại tài liệu cũ, hãy chốt mục đích trước
Trong những tình huống này, có người bắt đầu đào lại tài liệu cũ.
Danh sách trước đây thế nào?
Trước đây có chức danh không?
Mất từ khi nào?
Đổi từ thời ai phụ trách?
Tất nhiên, bản thân việc xem tài liệu cũ không có gì xấu.
Nó có ý nghĩa nếu mục đích là
để chốt các mục chuẩn từ nay về sau,
để nắm sự khác biệt so với trước,
hay để xác nhận các phòng ban khác từng xem những gì.
Nhưng nếu mục đích trở thành
ai đã bỏ sót,
ai đã sai,
người chỉ ra có đúng không,
người làm có mắc lỗi không,
thì gần như vô nghĩa.
Đó không phải cải tiến công việc, mà là đi đào bới trách nhiệm.
Đào lại quá khứ cũng không quyết được danh sách tháng này có cần chức danh hay không.
Đào lại quá khứ cũng không quyết được ngày lấy số liệu là ngày 1 hay ngày 16.
Đào lại quá khứ cũng không tự nhiên sinh ra quy tắc về ngày nộp.
Xem lại quá khứ có ích nếu dùng làm tư liệu để chốt đặc tả.
Nếu dùng để tìm thủ phạm thì chỉ phí công.
Không tách bạch hai việc này thì công việc định kỳ sẽ mãi khô cằn vô ích.
Biến thành "phiên tòa xem ai sai" thì công việc đứng lại
Ở những chỗ làm kiểu này, hễ có vấn đề là phiên tòa mở ngay.
Ai đã nói thế?
Người trước làm thế nào?
Người chỉ ra có sai không?
Người làm kiểm tra chưa kỹ à?
Nhận thức của bên nào đúng?
Tất nhiên, nếu là tai nạn nghiêm trọng hay vi phạm pháp luật thì cần truy tìm nguyên nhân.
Nhưng với công việc định kỳ như các mục của danh sách hàng tháng, mà chỉ là phát sinh thêm một mục, thì không cần đến mức ấy.
Điều cần chỉ là một câu này:
Vậy từ nay chúng ta đưa chức danh vào thành mục chuẩn nhé.
Thế là được.
Nếu cần, hỏi thêm:
Ngày lấy số liệu là ngày 1 hàng tháng được chứ?
Với bản phát hành ngày 16, hạn nộp hàng tháng là đến ngày mấy?
Đó mới là công việc.
Quyết định "từ lần sau làm thế nào" nhanh hơn việc đi tìm "ai sai" gấp 100 lần.
Yêu cầu dựa trên cảm giác sẽ sinh ra việc chấm điểm sau lưng
Cái đáng sợ của lời nhờ "kiểu như thế này" là sau này người ta có thể đem ra chấm điểm.
Ban đầu không có bảng các mục rõ ràng.
Không có ngày lấy số liệu.
Ngày nộp cũng mơ hồ.
Dữ liệu gốc thì thay đổi.
Nhưng sản phẩm thì tháng nào cũng được giao ra.
Thế là người xem sau có thể nói:
Thiếu mục này
Khác với trước
Giờ gửi thật sự ổn không?
Người khác bảo là khác đấy
Nhưng đó chỉ là chấm điểm sản phẩm, mà không nhìn vào sự mơ hồ ngay tại thời điểm giao việc.
Giả sử ngay từ đầu đã chốt như sau:
Danh sách nhân viên có các mục bắt buộc là họ tên, bộ phận, chức danh, ngày vào công ty
Ngày lấy số liệu là ngày 1 hàng tháng
Hạn nộp là trước ngày 10 hàng tháng
Dùng cho bản phát hành ngày 16
thì mọi chuyện sẽ đơn giản.
Nếu lệch khỏi đặc tả đó, mới có thể gọi là sai sót trong công việc.
Nhưng nếu ban đầu chỉ được nói "kiểu như thế này", thì việc sau này coi một mục là bắt buộc là nguy hiểm.
Đó không phải vi phạm đặc tả, mà là đặc tả chưa được định.
Nếu dữ liệu gốc thay đổi, không chốt ngày lấy số liệu thì kết quả sẽ lệch
Với công việc như danh sách nhân viên, dữ liệu gốc luôn thay đổi.
Chức danh thay đổi.
Bộ phận thay đổi.
Có người vào, người nghỉ.
Họ tên và cách viết thay đổi.
Thông tin khác nhau tùy thời điểm phát hành.
Chính vì vậy, "lấy thông tin tính đến ngày nào" mới quan trọng.
Dùng dữ liệu ngày 1?
Dùng dữ liệu ngay trước kỳ phát hành ngày 16?
Dùng dữ liệu tại thời điểm nhận yêu cầu?
Hay dùng dữ liệu sau khi các quyết định nhân sự đã có hiệu lực?
Nếu không chốt điều này mà bị hỏi
Ngày 1 như bây giờ mà gửi thật sự ổn không?
thì người làm rất khó xử.
Đó không phải vấn đề năng lực phán đoán của người làm.
Chỉ là ngày lấy số liệu chưa được chốt.
Công việc không có ngày lấy số liệu thì lần nào cũng lệch.
Thay vì nổi giận sau khi bị lệch, hãy chốt ngày lấy số liệu trước.
Muốn cải thiện thì cố định các mục, ngày lấy số liệu và ngày nộp
Để làm cho công việc kiểu này ổn định, không cần cải cách gì to tát.
Chỉ cần chốt ba điều sau là nhẹ đi rất nhiều.
1. Các mục
Ví dụ:
- Họ tên
- Bộ phận
- Chức danh
- Mã nhân viên
- Ngày vào công ty
- Ghi chú khi cần
Mục nào bắt buộc.
Mục nào tùy chọn.
Các phòng ban khác cần những mục nào để sử dụng.
Hãy chốt những điều này.
2. Ngày lấy số liệu
Ví dụ:
- Tính đến ngày 1 hàng tháng
- Tính đến ngày 15 hàng tháng
- Tính đến ngày làm việc trước ngày phát hành
- Sau khi các quyết định nhân sự có hiệu lực
Nếu dữ liệu gốc thay đổi, không có ngày lấy số liệu thì chắc chắn sẽ lệch.
3. Ngày nộp
Ví dụ:
- Nộp trước ngày 10 hàng tháng
- Vì dùng cho bản phát hành ngày 16, chốt vào ngày X hàng tháng
- Nếu trùng ngày nghỉ thì lùi về ngày làm việc trước đó
Nếu ngày nộp mơ hồ, câu hỏi "giờ gửi có được không" sẽ xuất hiện mỗi lần.
Nói cách khác, thứ cần có không phải là quyết tâm.
Mà là đặc tả.
Những câu trả lời dùng được trong thực tế
Khi có yêu cầu thêm mục
Em hiểu rồi ạ, từ nay cần có cả chức danh nữa.
Vậy từ lần sau em sẽ thêm vào thành một mục.
Nếu kỳ này cũng cần thì em sẽ làm lại bản có chức danh.
Khi ba tháng làm cùng một cách mà không ai nói gì
Ba tháng qua bên em vẫn nộp vào đầu tháng và chưa có ý kiến gì đặc biệt ạ.
Nếu từ nay muốn đổi ngày lấy số liệu hoặc thời điểm nộp cho phù hợp với bản phát hành ngày 16, mong anh/chị chốt thành tiêu chuẩn từ lần sau ạ.
Khi các mục bắt buộc còn mơ hồ
Từ trước đến nay chưa có chỉ định cụ thể về các mục bắt buộc, nên em làm dựa theo bản mẫu ạ.
Từ nay em sẽ đưa cả chức danh vào.
Khi bị hỏi về thời điểm phát hành
Với bản phát hành ngày 16, nếu chốt trước là dùng dữ liệu tính đến ngày nào thì em nghĩ sẽ giảm được hiểu lầm ạ.
Em xin xác nhận là dùng dữ liệu ngày 1 hàng tháng được không, hay dùng dữ liệu ngay trước ngày phát hành ạ.
Khi câu chuyện sắp thành chuyện ai đã sai
Em hiểu là không phải ai đó sai, mà từ trước đến giờ các mục và ngày lấy số liệu chưa được chốt rõ ràng ạ.
Mong mọi người quyết định xem có đưa chức danh vào làm tiêu chuẩn từ nay không ạ.
Điểm mấu chốt của những câu trả lời này là không bị cuốn vào việc truy cứu trách nhiệm.
Kéo câu chuyện từ "ai sai" trở về "từ lần sau làm thế nào".
Tóm lại: đã nhờ bằng cảm giác thì đừng chấm điểm sau lưng
"Hàng tháng gửi kiểu như thế này nhé" là một câu nói tiện lợi.
Nhưng cứ vận hành nguyên như thế thì về sau dễ sinh rắc rối.
Các mục chưa được chốt.
Ngày lấy số liệu chưa được chốt.
Ngày nộp chưa được chốt.
Dữ liệu gốc thay đổi.
Yêu cầu của phòng ban khác cũng thay đổi.
Dù vậy, vẫn có khi được tiếp nhận suốt ba tháng mà không ai nói gì.
Trong tình trạng này, về sau mà trách "cái này không đưa vào à?" là nguy hiểm.
Có mục cần thiết xuất hiện thì thêm vào.
Ngày lấy số liệu mơ hồ thì chốt lại.
Ngày nộp mơ hồ thì cố định.
Chỉ vậy thôi.
Khi phát hiện điều chưa được định nghĩa, đừng đi tìm người chịu trách nhiệm, hãy chốt đặc tả.
Đó mới là công việc.
Chuyện lẽ ra kết thúc bằng
Có yêu cầu bổ sung rồi
Vậy tôi thêm vào nhé
đừng biến thành
Ai sai?
Có phải sai sót không?
Có khác với những gì đã nói trước đây không?
Ý là người chỉ ra đã sai à?
Đó không phải công việc, đó là phiên tòa hề.
Công việc định kỳ không cần lấy giọng át người hay đào bới trách nhiệm.
Nó cần các mục, ngày lấy số liệu và ngày nộp được viết rõ ràng thành văn bản.
