No trabalho existe um jeito de pedir as coisas que parece inofensivo, mas é bem perigoso.
Manda todo mês com informações mais ou menos assim
É esse.
À primeira vista, é um pedido normal.
Tem o exemplo do mês passado. Tem os dados anteriores. Dá pra imaginar o formato.
Aí quem faz o trabalho segue esse "clima" e processa tudo mês a mês.
Só que esse "mais ou menos assim" costuma virar problema depois.
Esse campo, você não colocou?
Tem certeza de que pode mandar agora?
O fulano falou que era diferente, não falou?
Antes tinha, né?
Quando chega nesse ponto, quem executa pensa:
E eu lá sei?
Era só ter definido desde o começo os campos, a data de corte e o prazo de entrega.
Isso não é só desabafo.
É um problema estrutural que se repete o tempo todo nas tarefas rotineiras.
"Mais ou menos assim" não é especificação
"Manda todo mês mais ou menos assim" não é uma especificação.
É um exemplo.
É um clima.
É o que se vinha fazendo.
É um funcionamento provisório.
Se for pra tratar como especificação de verdade, é preciso definir pelo menos o seguinte:
- Os campos obrigatórios
- Os campos opcionais
- Os dados de origem a consultar
- A partir de qual dia os dados devem ser usados
- Em que dia entregar
- Quem decide quando houver mudanças
- A regra para incorporar pedidos extras de outros departamentos
Se nada disso está definido, quem executa só pode olhar os exemplos antigos e fazer "no chute".
E se depois ouvir:
Isso aqui você não colocou?
não necessariamente foi erro dessa pessoa.
Simplesmente não existia especificação.
Se por três meses ninguém disse nada, esse jeito de trabalhar foi aceito, no mínimo, de forma tácita
O ponto importante aqui é quando o processo já vinha rodando assim por meses.
Por exemplo: desde que você assumiu a tarefa, durante três meses entregou a lista de funcionários no começo de cada mês.
Nesse tempo, ninguém falou "o prazo está errado", "falta esse campo" ou "essa data de corte não funciona pra nós".
Aí, de repente, alguém diz:
Vamos usar na edição do dia 16, então tem certeza de que pode mandar agora, dia 1?
Isso não dá pra chamar simplesmente de erro do passado.
Afinal, por três meses foi recebido desse jeito.
Claro, no meio do caminho o uso em outro departamento pode mudar, pode-se descobrir que o cargo é necessário, ou pode surgir a vontade de rever o momento da emissão.
Isso em si não tem nada de errado.
Mas isso é "surgiu um requisito novo".
Não é "quem fazia antes errou".
Se recebeu por três meses sem dizer nada, esse processo foi, no mínimo, tolerado na prática.
Se depois se quer mudar os campos necessários ou o prazo, o que cabe não é culpar ninguém, e sim atualizar a especificação.
O problema não é "não ter colocado o cargo"
Pense num trabalho como a lista mensal de funcionários.
Outro departamento comenta:
Sem o cargo, talvez fique difícil de entender
Aí o chefe ou o responsável pergunta a quem faz o trabalho:
Isso aqui, você não colocou o cargo?
Nesse momento, a conversa já desviou um pouco.
O problema não é não ter colocado o cargo.
O problema é que o cargo nunca foi definido como campo obrigatório.
Então a conversa certa seria esta:
Entendi, daqui pra frente o cargo também é necessário.
Então vou incluir como campo a partir da próxima vez.
E acabou.
Descobriu-se que um campo não definido é necessário.
Então ele entra na especificação daqui pra frente.
Só isso.
Não transforme um pedido extra em "jogo dos sete erros"
No trabalho, às vezes só depois se percebe que falta um campo.
Isso em si não é ruim.
É bem comum outro departamento, ao usar, notar que:
Com o cargo ficaria mais fácil de entender
Sem a data de corte fica difícil conferir
Esse campo também ajudaria
Por isso, a resposta certa é simples:
Então a partir da próxima vez a gente inclui
Se precisarem também deste mês, mando uma versão atualizada
Daqui pra frente esse campo vira padrão
Já está bom assim.
Mas em ambientes de trabalho ruins em resolver problemas, isso, não se sabe por quê, vira um "jogo dos sete erros".
Por que não está aí?
Até agora tinha
Quem disse que era diferente?
Pode dizer que é diferente do que foi falado antes?
Você está dizendo que quem apontou estava errado?
Não.
O assunto é outro.
Se surgiu um pedido novo, é só somar à especificação.
Se foi encontrada uma falta, é só padronizar a partir da próxima vez.
Se a data de corte está vaga, é só definir.
Só isso.
Não precisa dizer que "quem apontou estava errado".
Não precisa dizer que "quem executou errou".
Não precisa dizer que "o antecessor tinha culpa".
O que precisa é decidir como vai funcionar daqui pra frente.
Se não está decidido, é só decidir
O mais importante nessas situações é isto:
Se não está decidido, é só decidir.
Não está decidido se o cargo entra.
Então decide-se se entra.
Não está decidido se vai com os dados do dia 1 ou com os de logo antes da emissão do dia 16.
Então define-se a data de corte.
Não está decidido em que dia do mês se entrega.
Então define-se o prazo de entrega.
Não está decidido como tratar pedidos extras de outros departamentos.
Então define-se a regra de incorporação.
É só isso.
E se isso virar
quem falou isso
se é diferente do que foi dito antes
se isso é um erro
por que não foi incluído
de quem era a percepção errada
vira, num instante, uma reunião inútil.
Isso não é resolver problema.
É deixar o indefinido como está e só procurar onde pendurar a culpa.
Se for vasculhar documentos antigos, defina antes o objetivo
Nessas horas, tem gente que começa a vasculhar documentos do passado.
Como eram as listas antigas?
Antes tinha cargo?
Desde quando sumiu?
Em que gestão mudou?
Claro, olhar documentos antigos não é errado em si.
Faz sentido se o objetivo for
definir os campos padrão daqui pra frente,
entender o que mudou em relação ao passado,
ou conferir o que os outros departamentos estavam olhando.
Mas se o objetivo virar
quem deixou de fora,
quem errou,
se quem apontou tem razão,
se quem executou cometeu um erro,
então é quase inútil.
Isso não é melhoria do trabalho, é garimpo de culpados.
Vasculhar o passado não vai decidir se a lista deste mês precisa do cargo.
Vasculhar o passado não vai decidir se a data de corte é dia 1 ou 16.
Vasculhar o passado não vai fazer surgir sozinha uma regra de prazo.
Revisar o passado é útil como material pra definir a especificação.
Usar pra caçar culpado é desperdício.
Se não separar as duas coisas, a rotina nunca deixa de ser estéril.
Se virar "tribunal de quem errou", o trabalho para
Nesse tipo de ambiente, assim que surge um problema, o julgamento começa.
Quem falou isso?
O que o antecessor fazia?
Quem apontou estava errado?
Quem executou não conferiu direito?
Qual das duas percepções está certa?
Claro, em caso de acidente grave ou violação da lei, investigar a causa é necessário.
Mas numa tarefa rotineira como os campos da lista mensal, em que só apareceu um campo extra, esse tipo de tribunal é desnecessário.
O que é preciso é esta frase:
Então, daqui pra frente, o cargo entra como campo padrão.
Já basta.
Se precisar, dá pra completar com:
A data de corte pode ser o dia 1 de cada mês?
Para a edição do dia 16, até que dia do mês a gente entrega?
Isso é trabalho.
Decidir "o que fazer a partir da próxima vez" é 100 vezes mais rápido do que procurar "quem é o culpado".
Requisito "no clima" gera avaliação depois do fato
O que assusta no pedido "mais ou menos assim" é que ele permite dar nota depois.
No início não há uma tabela clara de campos.
Não há data de corte.
O prazo é vago.
Os dados de origem mudam.
Mas o resultado sai todo mês.
Aí quem olha depois pode dizer:
Falta esse campo
Está diferente de antes
Pode mesmo mandar agora?
Outra pessoa disse que era diferente
Só que isso é dar nota só ao resultado, sem olhar a vagueza que havia no momento do pedido.
Se desde o começo tivesse ficado definido assim:
A lista de funcionários terá como campos obrigatórios nome, departamento, cargo e data de admissão
A data de corte dos dados será o dia 1 de cada mês
O prazo de entrega será até o dia 10 de cada mês
Vai refletir na edição do dia 16
a conversa seria simples.
Se algo fugisse dessa especificação, aí sim se poderia falar em erro de execução.
Mas se no começo só disseram "mais ou menos assim", passar a tratar algo como obrigatório depois é arriscado.
Isso não é descumprimento de especificação, é especificação indefinida.
Se os dados de origem mudam, sem data de corte o resultado oscila
Em tarefas como uma lista de funcionários, os dados de origem mudam.
Os cargos mudam.
Os departamentos mudam.
Há admissões e desligamentos.
Nomes e grafias mudam.
A informação varia conforme o momento da emissão.
É por isso que "com as informações de qual dia?" é tão importante.
Com os dados do dia 1?
Com os dados de logo antes da emissão do dia 16?
Com os dados do momento em que o pedido chegou?
Depois que as mudanças de pessoal forem refletidas?
Se isso não foi decidido e perguntam
Tem certeza de que pode mandar agora, dia 1?
quem executa fica sem saída.
Isso não é questão de julgamento de quem faz.
É que a data de corte simplesmente não foi definida.
Tarefa sem data de corte oscila toda vez.
Em vez de se irritar depois que oscilou, é só definir antes a data de corte.
Para melhorar, fixe os campos, a data de corte e o prazo de entrega
Pra estabilizar esse tipo de tarefa, não é preciso nenhuma reforma complicada.
Só de decidir estas três coisas, já fica bem mais leve.
1. Campos
Por exemplo:
- Nome
- Departamento
- Cargo
- Matrícula
- Data de admissão
- Observações, se necessário
O que é obrigatório.
O que é opcional.
Quais campos os outros departamentos precisam pra usar.
Isso é o que se decide.
2. Data de corte
Por exemplo:
- Dados do dia 1 de cada mês
- Dados do dia 15 de cada mês
- Dados do dia útil anterior à emissão
- Dados depois de refletidas as mudanças de pessoal
Se os dados de origem mudam, sem data de corte sempre haverá divergência.
3. Prazo de entrega
Por exemplo:
- Entregar até o dia 10 de cada mês
- Como é usado na edição do dia 16, fechamento no dia X de cada mês
- Se cair em feriado, o dia útil anterior
Se o prazo é vago, a pergunta "pode mandar agora?" aparece toda vez.
Ou seja, o que se precisa não é garra.
É especificação.
Respostas que funcionam no dia a dia
Quando chega um pedido para incluir um campo
Entendi, daqui pra frente o cargo também é necessário.
Então vou incluir como campo a partir da próxima vez.
Se precisarem também deste mês, refaço com o cargo.
Quando houve três meses de processo igual sem ninguém dizer nada
Nesses três meses, temos entregado no início do mês e não houve nenhuma observação.
Se daqui pra frente quiserem mudar a data de corte ou o momento de entrega para a edição do dia 16, sugiro que isso seja definido como padrão a partir da próxima vez.
Quando os campos obrigatórios estavam vagos
Até agora não havia indicação específica de campos obrigatórios, então eu fazia com base no exemplo.
Daqui pra frente vou incluir o cargo.
Quando perguntam sobre o momento da emissão
Para a edição do dia 16, acho que, se definirmos com os dados de qual dia ela é feita, haverá menos mal-entendidos.
Queria confirmar se pode ser com os dados do dia 1 de cada mês ou se deve ser com os de logo antes da emissão.
Quando a conversa ameaça virar "quem errou"
Entendo que não foi alguém que errou, e sim que os campos e a data de corte não estavam claramente definidos até agora.
Sugiro decidirmos se o cargo entra como padrão daqui pra frente.
O ponto dessas respostas é não entrar na caça aos culpados.
Voltar de "quem tem culpa" para "o que fazemos a partir da próxima vez".
Resumo: se pediu "no clima", não dê nota depois
"Manda todo mês mais ou menos assim" é uma frase conveniente.
Mas, se for tocada desse jeito, é fácil dar briga depois.
Os campos não estão decididos.
A data de corte não está decidida.
O prazo de entrega não está decidido.
Os dados de origem mudam.
Os pedidos de outros departamentos também mudam.
E mesmo assim, pode acontecer de ser aceito sem uma palavra por três meses.
Nesse estado, é arriscado culpar depois com um "isso aqui você não colocou?".
Se surgiu um campo necessário, é só incluir.
Se a data de corte está vaga, é só decidir.
Se o prazo está vago, é só fixar.
É só isso.
Quando encontrar algo indefinido, em vez de procurar o responsável, defina a especificação.
Isso é trabalho.
O que deveria terminar com
Surgiu um pedido extra
Então eu incluo
não transforme em
De quem é a culpa?
É erro?
É diferente do que foi dito antes?
Está dizendo que quem apontou estava errado?
Isso não é trabalho, é circo de tribunal.
O que a rotina precisa não é imposição na base do grito, nem garimpo de culpados.
É deixar por escrito os campos, a data de corte e o prazo de entrega.
