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- 開會沒有目的
- 會議變成目的
- 做簡報資料不知道目的
- 不知道這場會要決定什麼
- 開了會什麼都沒決定
- 開會前要確認什麼
- 如何減少會議
- 目的不明的任務怎麼拒絕
1. 「來開個會」不是解決辦法
在職場上，一碰到搞不清狀況的問題，常常有人馬上說：
先開個會吧。 請在明天之前把資料做出來。 把相關的人都找來，大家聊一聊。
乍看之下，工作好像在往前推進。
行事曆上多了一場會議。 與會的人都到齊了。 製作資料的請求也發出來了。 外部的人、其他部門的人，時間一到也都會進會議室。
但有時候，最重要的東西卻是缺的。
這場會議，到底要解決什麼？
沒有這一條，只管排會議的話，會議就不再是解決辦法。 它只是「假裝有在推進」。
會議不是解決問題的魔法。 只有在目的、拍板的人、素材、完成標準都齊備的時候，會議才是好用的工具。
沒有目的就排會議，就像手上拿著一把菜刀，就覺得菜已經做好了。
2. 只有行程的會議，為什麼危險
危險的地方在於，行程先被定下來了。
例如會議是這樣一路走下去的：
- 有人說「我們來開個會吧」
- 行事曆上多了一筆行程
- 相關人員和外部的人也收到了行程
- 到了前一天或當天，有人問：「資料做得怎麼樣了？」
- 可是，根本不知道該做什麼
- 總之先做一份
- 拿出來給對方看，被說「方向不對」
- 只有做事的人一個人燒到半夜
這個流程可怕的地方在於，會議的空殼先完成了，裡面卻是空的，還照樣往前走。
時間一到，人就會到齊。 外部的人也會來。 既然排進了行事曆，會議就一定會開。
但最重要的內容卻沒有。
要決定什麼？ 誰來拍板？ 資料要說明什麼？ 到什麼狀態才算結束？
這些都沒決定。
在這種狀態下，「糟了，資料還沒有」「不知道該做什麼」，手忙腳亂的人並不是能力不足。 說到底，是在交辦任務的那一刻，就沒有設定「怎樣算贏」。
3. 「做份資料」，沒有目的就無從做起
做資料也是一樣。
資料不是把資訊堆在一起就好。 它本來是讓某個人理解某件事、並據此做出判斷的工具。
所以做資料至少需要下面這些資訊：
- 這份資料要給誰看
- 希望對方理解什麼
- 希望對方判斷什麼
- 說明到哪裡就夠了
- 包含哪些內容才算完成
這些都沒有，卻被一句「做份資料」交辦下來，做事的人只能靠猜。
而靠猜做出來的資料，事後會聽到這樣的話：
不是，我要的不是這個。 目的不對。 再改一改。 換個方向。
這真的很難受。
因為做事的人並沒有偷懶。 相反地，在不知道目的的情況下，他還在拚命想把東西做出個樣子。
結果事後卻被告知「不對」。
這不是努力不夠的問題。 這是在根本沒有球門的情況下被趕著跑的問題。
4. 把開會當目的，最先被燒掉的是好人
在目的不明的會議裡，最容易被燒光的是認真的人。
隨便應付的人不會想那麼多。 可是認真的人、有責任感的人、想回應別人期待的人，就算目的含糊，也會想辦法交出點東西來。
於是就變成這樣：
- 不知道該做什麼
- 可是有截止時間
- 相關人員聚會的行程也已經排好了
- 不能給外部的人添麻煩
- 所以拚到很晚
- 結果拿出來被說「不對」
這是一個相當折磨人的結構。
也就是說，目的不明的會議，燒掉的不是摸魚的人，而是想把事情做好的人。
這一點很重要。
說「來開個會吧」的人，可能只是隨口一說。 但在這句話的背後，也許有人正在做一份目的不明的資料，煩惱到深夜，還被事後追加修改。
會議一旦變成目的，就很容易變成一套拿別人的善意當燃料的機制。
5. 開會容易變成「把焦慮外包出去」
目的含糊的會議，還有另一個問題。
那就是會議成了「焦慮外包」。
本來，提出請求的一方應該先想清楚這些：
- 問題到底是什麼
- 想決定什麼
- 哪裡不清楚
- 希望誰來拍板
- 需要什麼素材
可是不整理這些，就直接說：
先開個會吧。
換個說法，其實是：
我自己沒整理清楚，大家都來一下，幫我想想辦法。
當然，也有確實需要一邊討論一邊釐清想法的會議。 但即使如此，「想釐清的是什麼」還是得有。
沒有目的的會議，不是會議，只是一場安撫焦慮的儀式。
說得重一點，就是一群猴子的安撫焦慮儀式。
大家聚在一起，就安心了。 聊過了，就覺得有進展了。 可是什麼都沒決定。 只有做事的人帶著新增的任務回去。
這已經不是會議了，是一場吸乾人精力的活動。
6. 「時間到了所以聚在一起」，不叫會議
行事曆上有，所以人就來了。 時間到了，所以參加。 外部的人也來了。 但資料和目的都沒整理好。
這種狀態，不是會議。
只是大家照著行事曆的指示聚在一起而已。
會議本來不是從「時間」開始的。 而是從「目的」開始的。
時間，只是用來實現目的的一個框。
只佔了時間、卻沒有目的，會議就會變成這樣：
- 與會的人不知道自己為什麼被叫來
- 不知道會前要看什麼
- 不知道當天要決定什麼
- 話題東拉西扯
- 得不出結論
- 只決定了下一次會議
然後，行事曆上又多了幾筆行程。
這已經不是開會了，而是「行程的繁殖」。
7. 排會議之前，至少要決定的5件事
排會議之前，至少把這些決定好比較好。
1. 這場會議是為了什麼
先說會議的目的。
舉例：
- 決定方針
- 統一認知
- 找出問題
- 請拍板的人核准
- 決定下一步的負責人和期限
不是「為了聊聊」，而是決定「為了達成什麼而聊」。
2. 決定了什麼就算結束
這是會議的結束條件。
舉例：
- 決定走A案還是B案
- 決定負責人和期限
- 需要追加確認的事項整理到3項以內
- 決定到下次會議之前誰要交什麼
沒有這一條，會議就沒辦法結束。 最後只是因為時間到了而解散。
3. 誰來拍板
會議裡常見的失敗，就是拍板的人不在場。
大家聊了半天，最後變成這樣：
這個要跟主管確認一下。 我帶回去問問。 下次再聊吧。
如果沒有拍板的人，那這件事本來就不可能當場決定。
那這場會議就不是決策會議，而是資訊同步會議。 那樣的話，寄電子郵件或傳訊息就夠了。
4. 事前需要什麼素材
要在會議上做判斷，就需要素材。
舉例：
- 現況數據
- 比較表
- 問題清單
- 備選方案
- 優缺點
- 費用
- 時程
- 風險
不過在這裡，重要的也不是「做資料」。
重要的是把判斷所需的素材備齊。
資料只是承載它們的形式而已。
5. 為什麼非得開會不可
最後，確認到底有沒有必要開會。
下面這些情況，可能不用開會也行：
- 只是同步資訊，寄電子郵件就夠了
- 只是確認一下，傳訊息就夠了
- 只是核准，用表單就夠了
- 只是徵求意見，會前留言就夠了
- 只是審閱資料，不必同時在線也行
會議的成本很高。 它會同時佔用好幾個人的時間。
所以，要排會議，就得有「非開會不可的理由」。
8. 用來叫停目的不明的會議的幾句話
被要求開會或做資料，卻不知道目的的時候，最好別直接開工。
先確認。
回覆會議邀請
開會本身沒問題。 想先確認一下目標。 這次的會議是要決定什麼？
回覆製作資料的請求
在開始做資料之前，想先確認一下目的。 這份資料是給誰看的，要用來判斷什麼？
目的含糊的時候
目前我還看不到成品的樣子，所以想先確認「目的、給誰看、想判斷什麼」，再開始製作。
不確定是否需要開會的時候
如果只是同步資訊，先用文字整理出來給大家看，應該也可以。 如果有想在會議上決定的事，請先告訴我是哪一點。
找外部的人參加之前
外部的朋友也會參加，所以想先把當天的目的、要決定的事、會前資料確定下來。
這不是對抗。 也不是在拖著不做事。
相反地，這是為了減少無謂的重工和相關人員的消耗，而做的前提確認。
9. 發起會議的一方該準備的會議範本
發起會議的一方，至少寫出下面這些，再去排行程。
【會議目的】
為了什麼而聚：
【想決定的事】
這場會議想決定的事：
【拍板的人】
做最終決定的人：
【與會人員】
希望誰參加，以及原因：
【會前資料】
會前要看的、要準備的東西：
【結束條件】
會後達到什麼狀態就算OK：
【必須開會的理由】
為什麼不用電子郵件或傳訊息，而要開會：
如果這些寫不出來，表示還沒到排會議的時候。
首先，發起的人自己要留出思考的時間。
會議不能代替思考。 它是大家帶著各自想好的東西來，做判斷、做協調、達成共識的場合。
10. 接任務的一方該準備的自保範本
另一方面，接任務的一方也需要自保。
在目的不明的情況下硬做，就等於用自己的善意去填坑。
哪怕只回覆一則下面這樣的備忘，情況也會大不相同。
依我目前的理解，打算在以下前提下進行。
目的：
給誰看：
想判斷的事：
需要的資料：
完成標準：
不清楚的地方：
如果這樣理解沒問題，我就開始製作。
如果不對，請讓我先確認一下目的和想判斷的事。
送出這個，之後就算被說「我不是這個意思」，也留有確認過前提的紀錄。
目的不明的任務，最好不要悶在腦子裡。 一定要寫成文字擺出來。
因為目的不明地做下去，腦子裡會一直有個東西卡著。
玩遊戲的時候、休息的時候、睡覺的時候，有時甚至會在夢裡變成籌備校慶一樣的場景冒出來。
目的不明的任務，就是這麼會賴在腦子裡。
11. 這不是在說「不要開會」
讀到這裡，你可能會覺得「會議是壞東西」。
其實不是。
會議本身沒有錯。 用對了，反而是很強的工具。
有些場合確實需要開會：
- 統一多個人的認知
- 利害不同的人之間達成共識
- 當場邊提問邊做判斷
- 取得負責人的核准
- 當面確認對方的態度和顧慮
問題在於，把開會本身當成了目的。
「排了會議，就是有進展」 「把人找來了，就放心了」 「讓人做了資料，就是在工作」
一旦變成這樣就危險了。
會議是通往目的的工具。 沒有目的的會議，只是一場把人綁在原地的活動。
12. 總結：會議不是目的，是達成目的的工具
不能把開會當目的。
「來開個會吧」不是解決辦法。 「請做份資料」，沒有目的也無從成立。 光是「行程排好了」，工作是不會往前走的。
重要的是下面這個順序：
- 先決定問題是什麼
- 決定想決定什麼
- 決定由誰來拍板
- 決定判斷所需的素材
- 判斷有沒有必要開會
- 需要的話再排會議
- 需要的話再做資料
順序一錯，會議就成了工作的中心。
然後就會冒出目的不明的資料、事後追加的修改、拚到半夜的好人，還有什麼都沒決定的會議。
一句話概括：
會議不是終點。目的不明的會議，是一場假裝在推進的消耗活動。
排行程之前，先放上目的。 讓人做資料之前，先決定想判斷的事。 找人來之前，先說明為什麼需要這個人。
光是這樣，就能避免相當多的重工和消耗。
