Palavras-chave de busca
- reunião sem objetivo
- reunião que virou um fim em si mesma
- fazer apresentação sem saber para quê
- não sei o que a reunião vai decidir
- reunião em que nada é decidido
- o que confirmar antes de uma reunião
- como reduzir reuniões
- como recusar uma tarefa sem objetivo claro
1. "Vamos fazer uma reunião" não é solução
No trabalho, quando surge um problema que ninguém entende direito, às vezes logo aparece algo assim:
Vamos marcar uma reunião. Prepare uma apresentação até amanhã. Chama o pessoal envolvido e a gente conversa.
À primeira vista, parece que o trabalho está andando.
A reunião entra na agenda. Os participantes se reúnem. O pedido da apresentação também sai. Até o pessoal de fora ou de outros setores entra na hora marcada.
Mas, às vezes, falta justamente o mais importante.
O que essa reunião vai resolver?
Sem isso, só marcar a reunião faz com que ela deixe de ser uma solução. Vira apenas uma forma de "fingir que está andando".
Reunião não é mágica para resolver problemas. É uma ferramenta que só funciona quando há objetivo, alguém que decide, material e uma condição clara para dar por encerrada.
Marcar reunião sem objetivo é como pegar uma faca de cozinha e achar que o jantar já está pronto.
2. Por que uma reunião que só existe na agenda é perigosa
O perigoso é que a data é definida antes de tudo.
Por exemplo, costuma ser assim:
- Alguém diz "vamos fazer uma reunião"
- O compromisso entra no calendário
- É compartilhado com os envolvidos e com gente de fora
- Na véspera ou no dia, perguntam: "e a apresentação, como está?"
- Só que ninguém sabe o que deve ser feito
- Faz-se qualquer coisa
- Ao mostrar, ouve-se: "não era esse o objetivo"
- Só quem fez o trabalho fica queimando até a noite
O que assusta nesse processo é que a caixa da reunião fica pronta primeiro e segue em frente com o conteúdo totalmente vazio.
Na hora marcada, as pessoas aparecem. O pessoal de fora também participa. Como está na agenda, a reunião acontece.
Mas o conteúdo essencial não existe.
O que vai ser decidido? Quem decide? O que a apresentação vai mostrar? Em que estado a reunião pode ser considerada concluída?
Nada disso foi definido.
Nesse cenário, quem entra em pânico pensando "putz, não tenho apresentação" ou "não sei o que fazer" não está faltando competência. O problema é que, desde o pedido, ninguém definiu a condição de vitória.
3. "Faz uma apresentação" não faz sentido sem objetivo
Com a apresentação é a mesma coisa.
Apresentação não é só enfileirar informações. No fundo, é uma ferramenta para que alguém entenda algo e tome uma decisão.
Por isso, para preparar uma, é preciso no mínimo saber:
- Para quem ela será mostrada
- O que essa pessoa deve entender
- O que ela deve decidir
- Até onde é preciso explicar para ser suficiente
- O que precisa ter para estar pronta
Se alguém pede "faz uma apresentação" sem nada disso, quem executa só pode imaginar.
E o que foi feito na base da imaginação depois ouve coisas como:
Não, não é isso. O objetivo é outro. Mexe mais um pouco. Muda a direção.
Isso é bem pesado.
Porque quem trabalhou não estava enrolando. Pelo contrário, mesmo sem saber o objetivo, se esforçou para dar forma a alguma coisa.
E, depois, ouve que está errado.
Isso não é falta de esforço. É o problema de te mandarem correr sem que exista um gol.
4. Quando a reunião vira objetivo, quem pega fogo primeiro são as pessoas bem-intencionadas
Numa reunião de objetivo incerto, quem mais se desgasta são as pessoas responsáveis.
Quem faz qualquer coisa só para cumprir tabela não pensa tão fundo. Já quem é sério, tem senso de responsabilidade e quer corresponder à expectativa dos outros tenta entregar algo mesmo com o objetivo nebuloso.
E aí acontece isto:
- Não sabe o que deve ser feito
- Mas tem prazo
- A reunião com os envolvidos já está marcada
- Não pode dar trabalho para o pessoal de fora
- Então vai até tarde da noite
- E, ao mostrar, ouve "não era isso"
É uma estrutura bem desgastante.
Ou seja, a reunião sem objetivo consome mais quem tenta fazer direito do que quem enrola.
Esse é o ponto importante.
Quem diz "vamos marcar uma reunião" pode estar falando de forma leve. Mas, por trás dessa frase, alguém pode estar montando uma apresentação sem saber para quê, se angustiando até a noite e recebendo correções de última hora.
Fazer da reunião um fim em si mesma tende a criar um sistema que usa a boa vontade como combustível.
5. Reunião vira facilmente "terceirização da ansiedade"
Uma reunião de objetivo vago tem outro problema.
Ela vira uma "terceirização da ansiedade".
Na verdade, há coisas que quem faz o pedido deveria pensar primeiro:
- Qual é o problema
- O que quer decidir
- O que não está claro
- Quem deve decidir
- Que material é necessário
Mas, sem organizar nada disso, acaba dizendo:
Vamos marcar uma reunião.
Em outras palavras, é como dizer:
Eu não consegui organizar isso na minha cabeça, então juntem todo mundo e deem um jeito.
Claro, existem reuniões em que de fato é preciso organizar as ideias em conjunto. Mas, mesmo nesse caso, é preciso saber "o que queremos organizar".
Reunião sem objetivo não é reunião: é só um ritual para acalmar os nervos.
Falando de forma mais dura, é o ritual de macacos acalmando a própria ansiedade.
Juntar o grupo traz alívio. Conversar dá a sensação de que avançou. Mas nada foi decidido. E só quem faz o trabalho sai com tarefas extras.
Isso nem é reunião: é um evento que suga a energia de todo mundo.
6. "A hora chegou, então a gente se reúne" não é reunião
Está na agenda, então as pessoas se reúnem. Chegou a hora, então participam. O pessoal de fora também vem. Mas nem o material nem o objetivo estão organizados.
Isso não é reunião.
É só gente se juntando porque o calendário mandou.
Uma reunião não começa pelo "horário". Começa pelo "objetivo".
O horário é apenas o espaço para executar o objetivo.
Quando se reserva o tempo sem objetivo, a reunião vira isto:
- Os participantes não sabem por que foram chamados
- Não sabem o que olhar antes
- Não sabem o que será decidido no dia
- A conversa se dispersa
- Não chega a nenhuma conclusão
- A única coisa decidida é a próxima reunião
E a agenda só cresce.
Isso já não é reunião: é uma "multiplicação de compromissos".
7. Cinco coisas que valem ser definidas antes de marcar uma reunião
Antes de marcar uma reunião, vale definir pelo menos estas coisas.
1. Para que serve a reunião
Primeiro, o objetivo.
Exemplos:
- Definir a diretriz
- Alinhar o entendimento
- Levantar os problemas
- Obter a aprovação de quem decide
- Definir os próximos responsáveis e prazos
Não é "conversar por conversar", e sim definir o que se quer alcançar conversando.
2. O que precisa estar decidido para encerrar
É a condição de término da reunião.
Exemplos:
- Fica decidido se seguimos com a opção A ou a B
- Ficam decididos responsáveis e prazos
- Os pontos extras a confirmar ficam organizados em até três
- Fica decidido quem entrega o quê até a próxima vez
Sem isso, a reunião não acaba. Ela só se encerra porque o tempo acabou.
3. Quem decide
Uma falha muito comum em reuniões é a ausência de quem decide.
Todo mundo conversou, e no fim fica assim:
Isso precisa ser confirmado com o chefe. Vou levar e verificar. Na próxima a gente conversa de novo.
Se não há quem decida, não dá para decidir ali.
Então a reunião não é de decisão, e sim de troca de informações. Nesse caso, um e-mail ou um chat talvez bastem.
4. Que material é necessário de antemão
Para decidir numa reunião, é preciso material.
Exemplos:
- Dados da situação atual
- Tabela comparativa
- Lista de problemas
- Alternativas
- Vantagens e desvantagens
- Custos
- Cronograma
- Riscos
Mas, aqui também, o importante não é "fazer a apresentação".
O importante é reunir o material necessário para decidir.
A apresentação é só a embalagem.
5. Por que precisa ser uma reunião
Por fim, confirme se uma reunião é mesmo necessária.
Em casos como estes, às vezes não precisa:
- Se é só compartilhar, um e-mail resolve
- Se é só confirmar, um chat resolve
- Se é só aprovar, um formulário resolve
- Se é só coletar opiniões, comentários prévios resolvem
- Se é só revisar um documento, dá para fazer sem estar todo mundo online ao mesmo tempo
Reunião tem custo alto. Prende o tempo de várias pessoas ao mesmo tempo.
Por isso, se for marcar uma, precisa haver um "motivo para ser reunião".
8. Frases para frear uma reunião sem objetivo
Se pedirem uma reunião ou uma apresentação sem que se saiba o objetivo, é melhor não sair trabalhando de cara.
Primeiro, pergunte.
Resposta a um convite de reunião
A reunião em si é possível. Antes, gostaria de confirmar a meta. O que se quer decidir nessa reunião?
Resposta a um pedido de apresentação
Antes de começar a apresentação, gostaria de confirmar o objetivo. Quem vai ver e o que ela serve para decidir?
Quando o objetivo está vago
Por enquanto não consigo enxergar o resultado final, então prefiro confirmar antes o "objetivo, quem vai ver e o que se quer decidir" para depois preparar.
Quando não sei se precisa de reunião
Se for só para compartilhar, talvez possa ser organizado por escrito para vocês conferirem. Se houver algo que queiram decidir na reunião, me avisem antes qual é.
Antes de chamar gente de fora
Como o pessoal de fora também vai participar, gostaria de definir antes o objetivo do dia, o que será decidido e o material prévio.
Isso não é rebeldia. Também não é travar o trabalho.
Pelo contrário, é uma checagem prévia para reduzir retrabalho inútil e o desgaste dos envolvidos.
9. Modelo de reunião para quem faz o pedido
Quem pede uma reunião deveria escrever pelo menos isto antes de marcar.
[Objetivo da reunião]
Para que vamos nos reunir:
[O que queremos decidir]
O que queremos decidir nesta reunião:
[Quem decide]
A pessoa que toma a decisão final:
[Participantes]
Quem queremos e por quê:
[Material prévio]
O que olhar ou preparar antes:
[Condição de encerramento]
Como as coisas devem estar depois da reunião para considerarmos OK:
[Por que precisa ser reunião]
Por que não basta um e-mail ou um chat:
Se você não consegue escrever isso, ainda não é hora de marcar a reunião.
Antes, quem pede deveria reservar um tempo para pensar.
Reunião não substitui o pensar. É o lugar onde se juntam as ideias que cada um já pensou para decidir, ajustar e chegar a um acordo.
10. Modelo de defesa para quem recebe o pedido
Por outro lado, quem recebe o pedido também precisa se proteger.
Se você avançar sem saber o objetivo, vai acabar tapando os buracos na base da boa vontade.
Basta enviar uma nota como esta para mudar bastante a situação.
Pelo que entendi até agora, pretendo seguir com as premissas abaixo.
Objetivo:
Quem vai ver:
O que se quer decidir:
Material necessário:
Critério de conclusão:
Dúvidas:
Se esse entendimento estiver certo, começo a preparar.
Se não, gostaria de confirmar antes o objetivo e o que se quer decidir.
Com isso enviado, se depois disserem "não era isso que eu queria dizer", fica o registro de que você confirmou as premissas.
Tarefa sem objetivo claro é melhor não guardar só na cabeça. Sempre ponha por escrito.
Porque, se você avança sem saber o objetivo, aquilo fica martelando na sua cabeça.
Mesmo jogando, descansando ou dormindo, às vezes aparece em sonho como se fosse a preparação de uma festa da escola.
É assim que uma tarefa sem objetivo claro fica grudada no cérebro.
11. Não estou dizendo "não façam reunião"
Lendo até aqui, pode parecer que "reunião é ruim".
Mas não é isso.
A reunião em si não é ruim. Bem usada, é uma ferramenta poderosa.
Há situações em que ela é necessária:
- Alinhar o entendimento de várias pessoas
- Chegar a um acordo entre quem tem interesses diferentes
- Decidir tirando dúvidas na hora
- Obter a aprovação do responsável
- Confirmar de viva voz o clima e as preocupações
O problema é transformar a reunião em objetivo.
"Marquei a reunião, então avançou" "Juntei o pessoal, então fico tranquilo" "Mandei fazer a apresentação, então estou trabalhando"
Quando chega nesse ponto, é perigoso.
A reunião é uma ferramenta para chegar ao objetivo. Reunião sem objetivo é só um evento que prende as pessoas.
12. Resumo: a reunião não é o objetivo, é uma ferramenta para alcançá-lo
Não se deve fazer da reunião o objetivo.
"Vamos marcar uma reunião" não é solução. "Prepare uma apresentação" também não faz sentido sem objetivo. Só "já coloquei na agenda" não faz o trabalho andar.
O que importa é esta ordem:
- Definir qual é o problema
- Definir o que se quer decidir
- Definir quem decide
- Definir o material necessário para decidir
- Avaliar se uma reunião é necessária
- Se for, marcar a reunião
- Se for, preparar a apresentação
Se a ordem se inverte, a reunião vira o centro do trabalho.
E surgem apresentações sem propósito, correções de última hora, gente bem-intencionada virando a noite e reuniões em que nada é decidido.
Em uma frase:
Reunião não é meta. Reunião sem objetivo é um evento de desgaste que finge ser progresso.
Antes de marcar na agenda, coloque primeiro o objetivo. Antes de mandar fazer uma apresentação, decida o que se quer decidir. Antes de chamar alguém, explique por que essa pessoa é necessária.
Só isso já evita boa parte do retrabalho e do desgaste.
