Mots-clés de recherche
- réunion sans objectif
- réunion qui devient une fin en soi
- préparer un document sans savoir pourquoi
- je ne sais pas ce que la réunion doit décider
- réunions où rien n'est décidé
- ce qu'il faut vérifier avant une réunion
- comment réduire le nombre de réunions
- comment refuser une tâche à l'objectif flou
1. « Faisons une réunion » n'est pas une solution
Au travail, dès qu'un problème flou apparaît, on entend parfois tout de suite :
Faisons d'abord une réunion. Préparez-moi un document pour demain. Réunissons les personnes concernées et discutons-en.
À première vue, on a l'impression que le travail avance.
La réunion s'inscrit dans l'agenda. Les participants se rassemblent. La demande de document part aussi. Même les personnes extérieures ou celles d'autres services se connectent à l'heure dite.
Mais il arrive que le plus important manque.
Que va-t-on résoudre au juste dans cette réunion ?
Sans cela, si l'on se contente de caler une réunion, elle n'est plus une solution. Elle devient juste une façon de « faire semblant d'avancer ».
Une réunion n'est pas une baguette magique pour régler les problèmes. C'est un outil qui ne fonctionne que lorsque l'objectif, la personne qui décide, les éléments de travail et le critère de fin sont réunis.
Planifier une réunion sans objectif, c'est comme saisir un couteau de cuisine et se croire déjà au dessert.
2. Pourquoi une réunion qui n'existe que dans l'agenda est dangereuse
Le danger, c'est que la date soit fixée avant tout le reste.
Par exemple, ça se passe souvent ainsi :
- Quelqu'un dit « faisons une réunion »
- Le rendez-vous apparaît dans le calendrier
- Il est partagé avec les personnes concernées et des extérieurs
- La veille ou le jour même, on demande : « Alors, ce document ? »
- Mais personne ne sait ce qu'il faut produire
- On fait quelque chose, n'importe quoi
- Quand on le montre : « Ce n'est pas ce que je voulais »
- Seule la personne qui a fait le travail se consume jusque tard le soir
Ce qui est effrayant dans cet enchaînement, c'est que la boîte « réunion » est prête en premier, et que tout avance alors qu'elle est complètement vide.
À l'heure dite, les gens arrivent. Les extérieurs participent aussi. Puisque c'est dans l'agenda, la réunion a lieu.
Mais l'essentiel manque.
Que décide-t-on ? Qui tranche ? Que doit montrer le document ? À quel moment peut-on dire que c'est terminé ?
Rien de tout cela n'est fixé.
Dans cet état, paniquer en se disant « zut, je n'ai pas de document » ou « je ne sais pas quoi faire », ce n'est pas un manque de compétence. Dès la demande, personne n'a posé la condition de victoire.
3. « Fais-moi un document » n'a aucun sens sans objectif
C'est pareil pour les documents.
Un document, ce n'est pas simplement aligner des informations. À l'origine, c'est un outil pour qu'une personne comprenne quelque chose et prenne une décision.
Pour en préparer un, il faut donc au minimum savoir :
- À qui on va le montrer
- Ce que cette personne doit comprendre
- Ce qu'elle doit décider
- Jusqu'où il faut expliquer pour que ce soit suffisant
- Ce qu'il doit contenir pour être considéré comme terminé
Si l'on vous dit « fais-moi un document » sans rien de tout cela, vous ne pouvez qu'imaginer.
Et un document fait à partir de suppositions s'attire ensuite des remarques comme :
Non, ce n'est pas ça. L'objectif est différent. Creuse un peu plus. Change d'orientation.
C'est assez dur.
Car la personne n'était pas en train de flâner. Au contraire, sans connaître l'objectif, elle a fait de son mieux pour donner une forme à quelque chose.
Et pourtant, on lui dit après coup que c'est faux.
Ce n'est pas un problème d'effort insuffisant. C'est le problème de devoir courir alors qu'il n'y a pas de but à atteindre.
4. Quand la réunion devient le but, ce sont les gens de bonne volonté qui brûlent en premier
Dans une réunion à l'objectif flou, ceux qui s'épuisent le plus vite sont les personnes sérieuses.
Ceux qui font les choses à moitié n'y réfléchissent pas autant. Mais les gens sérieux, responsables, qui veulent répondre aux attentes des autres, essaient de produire quelque chose même quand l'objectif est vague.
Et voilà ce qui arrive :
- On ne sait pas quoi produire
- Mais il y a une échéance
- La réunion avec les personnes concernées est déjà calée
- On ne peut pas déranger les extérieurs
- Alors on s'accroche jusque tard le soir
- Et quand on le montre, on s'entend dire « ce n'est pas ça »
C'est un mécanisme très pénible.
Autrement dit, une réunion sans objectif épuise moins ceux qui se défilent que ceux qui essaient de bien faire.
C'est le point important.
Celui qui dit « faisons une réunion » le dit peut-être à la légère. Mais derrière cette phrase, quelqu'un prépare peut-être un document sans en connaître le but, se casse la tête jusque tard et reçoit des corrections de dernière minute.
Faire de la réunion un but a tendance à créer un système qui prend la bonne volonté des gens comme carburant.
5. La réunion devient facilement une « sous-traitance de l'angoisse »
Une réunion à l'objectif flou pose un autre problème.
Elle devient une « sous-traitance de l'angoisse ».
En réalité, il y a des choses que la personne qui fait la demande devrait d'abord réfléchir :
- Quel est le problème
- Qu'est-ce qu'elle veut décider
- Qu'est-ce qui n'est pas clair
- Qui doit trancher
- De quels éléments a-t-on besoin
Mais sans mettre de l'ordre là-dedans, elle dit :
Faisons d'abord une réunion.
Traduit, cela donne :
Je n'arrive pas à y voir clair, alors réunissez-vous tous et débrouillez-vous.
Bien sûr, il existe des réunions où il faut vraiment clarifier les choses en discutant. Mais même dans ce cas, il faut savoir « ce que l'on veut clarifier ».
Une réunion sans objectif n'est pas une réunion : c'est un simple rituel pour calmer l'angoisse.
Pour le dire plus durement, c'est le rituel d'apaisement d'une bande de singes.
On est rassuré d'être rassemblés. On a l'impression d'avoir avancé parce qu'on a parlé. Mais rien n'a été décidé. Et seule la personne qui exécute repart avec des tâches en plus.
Ce n'est plus une réunion : c'est un événement qui aspire l'énergie de tout le monde.
6. « C'est l'heure, donc on se retrouve » n'est pas une réunion
C'est dans l'agenda, alors les gens se rassemblent. L'heure est venue, alors ils participent. Les extérieurs viennent aussi. Mais ni le document ni l'objectif ne sont clarifiés.
Cet état n'est pas une réunion.
Ce sont juste des gens qui se retrouvent parce que le calendrier le dit.
À l'origine, une réunion ne commence pas par l'« heure ». Elle commence par l'« objectif ».
L'heure n'est que le cadre pour mener l'objectif à bien.
Si l'on bloque du temps sans objectif, la réunion donne ceci :
- Les participants ne savent pas pourquoi on les a convoqués
- Ils ne savent pas quoi regarder au préalable
- Ils ne savent pas ce qui sera décidé le jour J
- La discussion part dans tous les sens
- Aucune conclusion n'est atteinte
- Seule la prochaine réunion est fixée
Et l'agenda ne fait que grossir.
Ce n'est plus une réunion, c'est de la « reproduction de rendez-vous ».
7. Les 5 choses à décider au minimum avant de planifier une réunion
Avant de planifier une réunion, mieux vaut décider au moins ces points.
1. À quoi sert la réunion
D'abord, l'objectif de la réunion.
Exemples :
- Fixer une orientation
- Aligner les compréhensions
- Faire ressortir les problèmes
- Obtenir l'accord de la personne qui décide
- Désigner les prochains responsables et les échéances
Il ne s'agit pas de « parler pour parler », mais de décider « ce que l'on veut accomplir en parlant ».
2. Qu'est-ce qui doit être décidé pour terminer
C'est la condition de fin de la réunion.
Exemples :
- On décide si l'on part sur l'option A ou sur la B
- Le responsable et l'échéance sont fixés
- Les points à vérifier en plus sont ramenés à trois au maximum
- On sait qui apporte quoi d'ici la prochaine fois
Sans cela, la réunion ne se termine pas. On se sépare simplement parce que le temps est écoulé.
3. Qui décide
Un échec classique des réunions est l'absence de décideur.
Tout le monde a parlé, et à la fin on entend :
Il faut en parler à la direction. Je note et je reviens vers vous. On en reparle la prochaine fois.
S'il n'y a pas de décideur, on ne peut de toute façon rien décider sur place.
Cette réunion n'est alors pas une réunion de décision, mais une réunion d'information. Dans ce cas, un e-mail ou un message peut suffire.
4. De quels éléments a-t-on besoin à l'avance
Pour décider en réunion, il faut des éléments.
Exemples :
- Données sur la situation actuelle
- Tableau comparatif
- Liste des problèmes
- Options
- Avantages et inconvénients
- Coûts
- Calendrier
- Risques
Mais ici aussi, l'important n'est pas de « fabriquer un document ».
L'important est de réunir les éléments nécessaires à la décision.
Le document n'est que le contenant.
5. Pourquoi faut-il que ce soit une réunion
Enfin, on vérifie si une réunion est vraiment nécessaire.
Dans les cas suivants, on peut parfois s'en passer :
- S'il s'agit seulement de partager, un e-mail suffit
- S'il s'agit seulement de confirmer, un message suffit
- S'il s'agit seulement d'approuver, un formulaire suffit
- S'il s'agit de recueillir des avis, des commentaires préalables suffisent
- S'il s'agit de relire un document, on peut le faire chacun de son côté
Une réunion coûte cher. Elle mobilise en même temps le temps de plusieurs personnes.
Donc, si l'on en planifie une, il faut une « raison pour laquelle ce doit être une réunion ».
8. Les phrases pour arrêter une réunion à l'objectif flou
Quand on vous demande une réunion ou un document sans que l'on sache pourquoi, mieux vaut ne pas vous lancer tout de suite.
Commencez par vérifier.
Réponse à une demande de réunion
La réunion elle-même est possible. Je voudrais d'abord confirmer l'objectif. Que doit-on décider lors de cette réunion ?
Réponse à une demande de document
Avant de commencer le document, je voudrais confirmer son objectif. Qui va le lire, et pour décider quoi ?
Quand l'objectif est flou
Pour l'instant, je ne vois pas à quoi ressemblera le résultat final. Je voudrais donc d'abord confirmer « l'objectif, qui va le lire et ce que l'on veut décider », puis le préparer.
Quand on ne sait pas si une réunion est nécessaire
S'il s'agit seulement de partager, on pourrait d'abord tout mettre par écrit pour que vous puissiez le consulter. S'il y a quelque chose que vous souhaitez trancher en réunion, dites-moi d'abord de quoi il s'agit.
Avant d'inviter des personnes extérieures
Comme des personnes extérieures participeront, je voudrais d'abord arrêter l'objectif du jour, ce qui sera décidé et les documents à lire en amont.
Ce n'est pas de la rébellion. Ce n'est pas non plus bloquer le travail.
Au contraire, c'est une vérification préalable pour limiter les reprises inutiles et l'usure des personnes concernées.
9. Modèle de réunion pour celui qui fait la demande
Celui qui demande une réunion devrait au moins écrire ceci avant de planifier.
[Objectif de la réunion]
Pourquoi se réunit-on :
[Ce que l'on veut décider]
Ce que l'on veut décider lors de cette réunion :
[Décideur]
La personne qui tranche en dernier ressort :
[Participants]
Les personnes souhaitées et pourquoi :
[Documents préalables]
Ce qu'il faut lire ou préparer avant :
[Condition de fin]
Dans quel état doivent être les choses après la réunion pour que ce soit OK :
[Pourquoi une réunion]
Pourquoi une réunion plutôt qu'un e-mail ou un message :
Si vous n'arrivez pas à écrire cela, ce n'est pas encore le moment de planifier une réunion.
D'abord, la personne qui fait la demande doit prendre le temps de réfléchir.
Une réunion ne remplace pas la réflexion. C'est le lieu où l'on apporte ce que chacun a réfléchi pour décider, ajuster et se mettre d'accord.
10. Modèle de protection pour celui qui reçoit la demande
À l'inverse, celui qui reçoit la demande doit aussi se protéger.
Si vous avancez sans connaître l'objectif, vous allez combler les trous avec votre bonne volonté.
Il suffit de renvoyer une note comme celle-ci pour que la situation change nettement.
D'après ma compréhension actuelle, je pense avancer sur les bases suivantes.
Objectif :
Qui va le lire :
Ce que l'on veut décider :
Documents nécessaires :
Critère d'achèvement :
Points flous :
Si cette compréhension est juste, je me mets au travail.
Si elle est fausse, je voudrais d'abord confirmer l'objectif et ce que l'on veut décider.
Si vous envoyez cela, quand on vous dira plus tard « ce n'est pas ce que je voulais dire », il restera une trace de la vérification des bases.
Une tâche à l'objectif flou, mieux vaut ne pas la garder dans sa tête. Mettez-la toujours par écrit.
Car si l'on avance sans connaître l'objectif, cela reste accroché dans le cerveau.
Même en jouant, en se reposant ou en dormant, cela peut revenir en rêve sous la forme de préparatifs de fête de l'école.
Une tâche sans objectif clair reste à ce point collée au cerveau.
11. Il ne s'agit pas de dire « ne faites pas de réunions »
En lisant jusqu'ici, on pourrait croire que « les réunions, c'est mal ».
Mais ce n'est pas le cas.
La réunion en elle-même n'a rien de mauvais. Bien utilisée, c'est même un outil puissant.
Il y a des situations où elle est nécessaire :
- Aligner la compréhension de plusieurs personnes
- Trouver un accord entre des gens aux intérêts différents
- Décider en posant des questions sur le moment
- Obtenir l'accord d'un responsable
- Vérifier à l'oral l'ambiance et les inquiétudes
Le problème, c'est d'en faire un but.
« J'ai planifié la réunion, donc ça avance » « J'ai réuni les gens, donc je suis tranquille » « J'ai fait faire un document, donc je travaille »
Quand on en arrive là, c'est dangereux.
La réunion est un outil pour atteindre l'objectif. Une réunion sans objectif n'est qu'un événement qui retient les gens.
12. En résumé : la réunion n'est pas le but, c'est un outil pour l'atteindre
Il ne faut pas faire de la réunion un but.
« Faisons une réunion » n'est pas une solution. « Préparez un document » n'a pas de sens non plus sans objectif. « J'ai mis un rendez-vous » ne fait pas avancer le travail.
L'important est cet ordre :
- Déterminer quel est le problème
- Déterminer ce que l'on veut décider
- Déterminer qui décide
- Déterminer les éléments nécessaires à la décision
- Juger si une réunion est nécessaire
- Si oui, planifier la réunion
- Si oui, préparer le document
Si l'on se trompe d'ordre, la réunion devient le centre du travail.
Et l'on voit surgir des documents sans but, des corrections de dernière minute, des gens de bonne volonté qui s'épuisent tard le soir et des réunions où rien n'est décidé.
En une phrase :
La réunion n'est pas l'objectif. Une réunion sans but est un événement d'usure qui fait semblant d'être du progrès.
Avant de simplement planifier, posez d'abord l'objectif. Avant de faire préparer un document, décidez ce que vous voulez trancher. Avant d'inviter quelqu'un, expliquez pourquoi cette personne est nécessaire.
Rien que cela évite déjà beaucoup de reprises et d'usure.
