Que faire quand une réunion s'apprête à vous faire porter toute la responsabilité
À quoi sert cet article
En réunion, on a l'impression que tout le monde discute du sujet, alors qu'en réalité toute la responsabilité glisse vers une seule personne.
« Bon, vous vous occupez de ça ? » « Mettez tout ça en forme, que ça soit joli. » « Faites ce que vous pouvez. » « On regardera ça tous ensemble. » « Je vérifierai à la fin. »
Quand les choses se passent ainsi, celui qui fait le travail peut se retrouver à tout porter : clarifier l'objectif, rassembler le matériel, coordonner, monter, corriger.
Cet article explique comment clarifier les rôles, les échéances et la personne qui valide, quand une réunion s'apprête à vous laisser seul avec la responsabilité.
Les signes d'une réunion qui rejette la responsabilité
Les réunions où la responsabilité reste floue ont souvent ces points communs :
- On ne sait pas qui a le dernier mot
- Plusieurs personnes donnent leur avis
- Personne ne tranche
- Le périmètre de chacun n'est pas défini
- On ne définit pas qui fournit le matériel
- Seule l'échéance est fixée
- Des exigences de qualité plus élevées apparaissent après coup
Dans cette situation, après la réunion, il n'y a que la personne qui fait le travail qui se retrouve en difficulté.
Ce qu'il faut décider en premier
Au début de la réunion, vérifiez les points suivants :
- Qui valide en dernier ?
- Quel contenu doit absolument figurer ?
- Quel matériel chacun va-t-il fournir ?
- Pour quand le matériel est-il attendu ?
- Quelle est la date limite pour les corrections ?
Si vous vous mettez au travail sans avoir réglé ces questions, vous aurez plus de reprises à faire par la suite.
« On regarde tous ensemble » : attention, danger
« On regardera ça tous ensemble » semble une bonne idée au premier abord.
Mais dès que plusieurs avis s'expriment, la décision finale devient floue.
Voici comment répondre :
C'est noté.
Même si plusieurs personnes relisent, j'aimerais qu'on désigne une seule personne qui tranche en dernier.
J'aimerais qu'on sache clairement qui décide quand les avis divergent.
Quand on vous dit « on vous laisse faire »
C'est noté.
Je vais avancer en partant du principe que le sujet m'est confié, mais permettez-moi de fixer deux points avant : le contenu obligatoire et la personne qui valide en dernier.
Même quand on vous dit qu'on vous fait confiance, si vous avancez sans personne pour décider, on pourra vous répondre plus tard : « Ce n'est pas ce que je voulais dire. »
Précisez qui fournit le matériel
Dans une réunion pour produire quelque chose, il est important de décider qui fournit le matériel.
Pour une vidéo, par exemple, on peut penser à :
- Des images du travail côté production
- Des images des équipements côté technique
- Des images d'événements internes à l'entreprise
- Des photos
- Des textes d'explication
- Des témoignages
Il faut décider qui fournit quoi, et pour quand.
Voici comment répondre :
Je m'occupe du montage, mais pour le matériel, je demande à chaque service de filmer et de m'envoyer ses propres images.
Là où il n'y aura pas d'images, on complétera avec des documents existants ou du texte.
Fixez une date limite pour les corrections
Dans les réunions, il arrive souvent que les corrections continuent jusqu'à la toute dernière minute.
C'est pourquoi il faut fixer une date limite pour les corrections.
S'il y a des corrections, j'aimerais fixer une date limite pour la validation finale.
Sans date limite, les corrections peuvent s'accumuler et on risque de ne jamais finir.
Comment découper la responsabilité
Il ne s'agit pas de refuser la responsabilité, mais de la découper.
De mon côté, je ferai le montage à partir du matériel fourni.
Le choix et le tournage du matériel relèvent de chaque service.
La décision finale revient à la personne qui valide.
Dit ainsi, vous montrez que vous êtes prêt à coopérer sans absorber toute la responsabilité.
En résumé
Quand une réunion s'apprête à vous laisser porter seul la responsabilité, découper les rôles marche mieux que répondre sous le coup de l'émotion.
Voici ce qu'il faut vérifier :
- Qui décide
- Qui fournit le matériel
- Pour quand
- Jusqu'où va votre part
- Quelle est la date limite des corrections
Rien que le fait de dire ces choses à voix haute pendant la réunion réduit le risque que la responsabilité retombe sur une seule personne.
