Animer une réunion quand on n'a pas le pouvoir de décision : mode d'emploi
À quoi sert cet article
Qu'on vous confie l'animation d'une réunion ne signifie pas que vous avez le pouvoir de décider.
Sur le terrain, il arrive très souvent que ce soit : « C'est toi qui animes, mais la décision finale revient à la direction. »
Le piège, c'est que l'animateur se retrouve à porter aussi la responsabilité.
Dans cet article, on fait le point sur la façon de mener une réunion lorsqu'on en a la charge sans avoir le pouvoir de trancher.
Le rôle de l'animateur
Le rôle de l'animateur n'est pas de tout décider.
Son vrai rôle, c'est de :
- Mettre de l'ordre dans les sujets à traiter
- Faire ressortir ce qui n'est pas encore tranché
- Vérifier qui va décider
- Vérifier qui s'en charge
- Vérifier les échéances
- Éviter les malentendus
Autrement dit, l'animateur n'est pas « celui qui décide », mais « celui qui met de l'ordre ».
Clarifier sa position dès le début
Si vous dites quelque chose comme ceci en ouverture de réunion, tout devient plus simple :
Aujourd'hui, nous allons faire le point sur l'orientation, qui s'occupe de quoi et les échéances.
Pour ce qui demande une décision finale, j'aimerais qu'on désigne d'abord la personne qui validera, avant d'avancer.
Cette simple phrase montre que vous n'êtes pas là pour décider seul dans votre coin.
Avancer avec des questions
Quand on anime une réunion, il est plus prudent d'avancer en posant des questions que de continuer à expliquer.
Voici des questions faciles à réutiliser :
Qui tranchera sur ce point ?
Qui va préparer ce contenu ?
Est-ce indispensable, ou seulement si on a de la marge ?
Pour quand fixe-t-on l'échéance des contenus ?
Pour quand fixe-t-on l'échéance de validation des corrections ?
Les questions permettent de découper une responsabilité floue en éléments précis.
Classer les avis flous
Les avis exprimés pendant la réunion ne se prennent pas tels quels : on les classe.
- À inclure absolument
- À inclure s'il reste de la marge
- À traiter dans un document à part
- À reporter à la prochaine réunion ou plus tard
- À faire trancher par la personne qui valide
Avec ce classement, vous n'avez pas à tout porter sur vos épaules.
Ce qu'un animateur sans pouvoir de décision ne devrait pas trop dire
Quand on n'a pas le pouvoir de décider, répéter les phrases suivantes est risqué :
- « Je m'occupe de tout »
- « Je vais me débrouiller »
- « Laissez-moi gérer, pour l'instant »
- « Je mets tout dedans »
- « Je m'y mets jusqu'à la dernière minute »
Ce sont des phrases qui aspirent la responsabilité.
Dites plutôt quelque chose comme :
Je ferai le montage à partir des contenus que vous m'aurez fournis.
Je l'intégrerai une fois que la personne qui valide en dernier aura confirmé.
Là où il n'y a pas de contenu, je compléterai avec des documents ou des textes existants.
Toujours envoyer un compte rendu après la réunion
Après la réunion, envoyez un court récapitulatif de ce qui a été décidé.
Ces éléments suffisent :
- Objectif
- Structure
- Responsables
- Échéance des contenus
- Personne qui valide en dernier
- Échéance des corrections
Ce compte rendu devient une trace qui vous protège par la suite.
En résumé
Quand on anime une réunion sans pouvoir de décision, on n'a pas à essayer de tout trancher.
Ce qu'il faut faire, c'est mettre au jour les points en suspens par des questions, puis les renvoyer à ceux qui décident et à ceux qui exécutent.
L'animateur n'est pas celui qui porte toute la responsabilité de la réunion.
C'est celui qui transforme des échanges flous en points précis à trancher.
