ถูกให้ดำเนินการประชุมทั้งที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจ ควรทำอย่างไร

ทำไมถึงเขียนบทความนี้

การที่ถูกมอบหมายให้ดำเนินการประชุม ไม่ได้แปลว่าคุณมีอำนาจตัดสินใจเสมอไป

ในที่ทำงานจริง มักเจอสถานการณ์แบบ "ให้คุณดำเนินการประชุม แต่คนตัดสินขั้นสุดท้ายคือผู้บริหาร"

สิ่งที่น่ากลัวคือผู้ดำเนินการประชุมแบกรับความรับผิดชอบไปทั้งหมดด้วย

บทความนี้จะสรุปวิธีนำประชุมเมื่อคุณได้รับหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการ โดยที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจ

บทบาทของผู้ดำเนินการประชุม

หน้าที่ของผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่การตัดสินใจทุกเรื่อง

บทบาทที่แท้จริงมีดังนี้

• จัดระเบียบวาระการประชุม
• หยิบเรื่องที่ยังไม่ได้ข้อสรุปขึ้นมาพูด
• ยืนยันว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
• ยืนยันว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
• ยืนยันกำหนดส่ง
• ป้องกันความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน

พูดง่าย ๆ คือ ผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่ "ผู้ตัดสิน" แต่เป็น "คนจัดระเบียบ"

ชี้แจงตำแหน่งของตัวเองตั้งแต่ต้น

ถ้าเปิดประชุมด้วยประโยคแบบนี้ จะทำให้ดำเนินการได้ง่ายขึ้น

วันนี้ผมขออนุญาตนำประชุมเพื่อยืนยันทิศทาง ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่งนะครับ
ส่วนที่ต้องมีการตัดสินขั้นสุดท้าย ผมอยากให้เรากำหนดตัวผู้ยืนยันก่อน แล้วค่อยไปต่อครับ

ประโยคเดียวนี้ก็บอกให้ทุกคนรู้แล้วว่าคุณไม่ใช่คนที่ตัดสินใจเองตามอำเภอใจ

ใช้คำถามขับเคลื่อนการประชุม

เวลาดำเนินการประชุม การใช้คำถามนำจะปลอดภัยกว่าการอธิบายไปเรื่อย ๆ

คำถามที่หยิบมาใช้ได้ง่ายมีดังนี้

เรื่องนี้ใครเป็นคนตัดสินครับ

วัตถุดิบส่วนนี้ใครเป็นคนเตรียมครับ

เรื่องนี้ต้องใส่แน่นอน หรือใส่ถ้ามีเวลาเหลือครับ

กำหนดส่งวัตถุดิบเป็นวันไหนดีครับ

กำหนดยืนยันการแก้ไขเป็นวันไหนดีครับ

คำถามช่วยแยกความรับผิดชอบที่คลุมเครือออกเป็นส่วน ๆ ได้

จัดหมวดความเห็นที่ยังคลุมเครือ

ความเห็นที่โผล่ขึ้นมาระหว่างประชุม อย่ารับไว้ทั้งก้อน ให้จัดหมวดก่อน

• ต้องใส่แน่นอน
• ใส่ถ้ามีเวลาเหลือ
• แยกไปทำเป็นเอกสารอีกชุด
• เก็บไว้คุยครั้งหน้าหรือหลังจากนั้น
• ให้ผู้ยืนยันเป็นคนตัดสิน

ถ้ามีการจัดหมวดแบบนี้ คุณก็ไม่ต้องแบกทุกอย่างไว้คนเดียว

ประโยคที่ผู้ดำเนินการประชุมไม่ควรพูดบ่อย

ถ้าไม่มีอำนาจตัดสินใจ การพูดประโยคต่อไปนี้บ่อยเกินไปเป็นเรื่องอันตราย

• ผมทำเองทั้งหมดครับ
• เดี๋ยวผมจัดการให้
• ฝากไว้ที่ผมก่อนก็แล้วกัน
• ใส่ให้ทั้งหมดเลยครับ
• ผมจะทำให้ถึงนาทีสุดท้าย

ประโยคเหล่านี้เป็นคำพูดที่ดูดความรับผิดชอบเข้าหาตัวได้ง่าย

ให้พูดแบบนี้แทน

ผมจะตัดต่อ/เรียบเรียงจากวัตถุดิบที่ทุกท่านส่งมาให้นะครับ

เมื่อผู้ยืนยันขั้นสุดท้ายตรวจสอบแล้ว ผมจะนำไปปรับใช้ครับ

ส่วนที่ไม่มีวัตถุดิบ ผมจะเติมด้วยเอกสารหรือข้อความที่มีอยู่เดิมครับ

หลังประชุมต้องส่งบันทึกสรุปเสมอ

หลังประชุมให้ส่งสรุปสั้น ๆ ว่าตกลงอะไรกันไว้

แค่ข้อมูลต่อไปนี้ก็เพียงพอแล้ว

• วัตถุประสงค์
• โครงสร้าง
• ผู้รับผิดชอบ
• กำหนดส่งวัตถุดิบ
• ผู้ยืนยันขั้นสุดท้าย
• กำหนดส่งงานแก้ไข

บันทึกนี้จะกลายเป็นหลักฐานที่ปกป้องตัวคุณเองในภายหลัง

สรุป

เมื่อคนที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจต้องดำเนินการประชุม ไม่จำเป็นต้องพยายามตัดสินทุกเรื่อง

สิ่งที่ควรทำคือใช้คำถามทำให้เรื่องที่ยังไม่ได้ข้อสรุปชัดเจนขึ้น แล้วส่งกลับไปให้ผู้ตัดสินใจและผู้รับผิดชอบ

ผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่คนที่แบกความรับผิดชอบของการประชุมไว้ทั้งหมด

แต่เป็นคนที่เปลี่ยนเรื่องคลุมเครือให้กลายเป็นรายการที่ต้องตัดสินใจ

---