จุดประสงค์ของบทความนี้
สำหรับคนที่มีลักษณะ ASD หรือคนที่ไม่ถนัดพูดแบบด้นสดพร้อมกับอ่านบรรยากาศ การเป็นผู้ดำเนินการประชุมอาจเป็นหน้าที่ที่ใช้พลังงานมาก
อย่างไรก็ตาม การดำเนินการประชุมไม่ใช่งานที่มีแต่คนที่ “พูดเก่ง” เท่านั้นถึงจะทำได้
โดยเฉพาะในการประชุมที่ยังมีความคลุมเครือ ความสามารถในการยืนยันประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุปสำคัญกว่าการพยายามสร้างบรรยากาศให้คึกคัก
บทความนี้สรุปวิธีที่คนที่มีลักษณะ ASD สามารถดำเนินการประชุมได้ด้วยการทำตัวเหมือนเครื่องจักรถามคำถาม
ผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่ “คนที่มีหน้าที่พูด” แต่เป็น “คนที่มีหน้าที่ยืนยัน”
เมื่อพูดถึงการดำเนินการประชุม คุณอาจนึกถึงการคุมจังหวะ อ่านบรรยากาศ เปิดโอกาสให้ทุกคนพูด และสรุปทุกอย่างให้เรียบร้อย
แต่ในการประชุมเรื่องงาน มีสิ่งที่สำคัญกว่านั้น
นั่นคือการยืนยันเรื่องต่อไปนี้
- ทำสิ่งนี้ไปเพื่ออะไร
- ทำให้ใคร
- มีอะไรที่ต้องใส่อย่างแน่นอน
- ใครเป็นคนเตรียมข้อมูลหรือสื่อ
- ใครเป็นผู้ตรวจสอบขั้นสุดท้าย
- ต้องส่งภายในเมื่อไร
- กำหนดแก้ไขถึงเมื่อไร
หากการประชุมไม่กำหนดเรื่องเหล่านี้ให้ชัดเจน ก็มีโอกาสสูงที่จะต้องกลับมาแก้งานภายหลัง
เป็นเครื่องจักรถามคำถาม
การพยายามพูดให้ดีแบบด้นสดทำให้เหนื่อย
แทนที่จะทำแบบนั้น ให้เตรียมคำถามไว้ล่วงหน้า
คำถามที่ใช้ง่ายมีดังนี้
ใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายครับ/คะ
เรื่องนี้เป็นสิ่งที่ต้องใส่อย่างแน่นอน หรือใส่เฉพาะถ้ามีพื้นที่เหลือครับ/คะ
ใครจะเป็นผู้เตรียมข้อมูลส่วนนี้ครับ/คะ
เราจะกำหนดเส้นตายสำหรับส่งข้อมูลไว้เมื่อไรครับ/คะ
เราจะกำหนดเส้นตายสำหรับตรวจการแก้ไขไว้เมื่อไรครับ/คะ
เข้าใจถูกไหมครับ/คะว่าเป้าหมายครั้งนี้คือ XX
แค่ถามคำถามเหล่านี้ตามลำดับ การประชุมก็เดินหน้าได้มากแล้ว
เตรียมประโยคเปิดไว้ก่อน
ช่วงเริ่มประชุมเป็นช่วงที่ตื่นเต้นได้ง่าย ดังนั้นการเตรียมประโยคไว้ล่วงหน้าจะช่วยได้
ตัวอย่าง:
ขอบคุณทุกท่านที่สละเวลาครับ/ค่ะ
เนื่องจากเหลือเวลาไม่มาก วันนี้ผม/ฉันอยากยืนยันทิศทาง เนื้อหาที่ต้องใส่ ผู้รับผิดชอบข้อมูล ผู้ตรวจสอบ และกำหนดเวลา
ตอนนี้ผม/ฉันเข้าใจว่ากลุ่มเป้าหมายคือ XX สถานการณ์ใช้งานคือ XX และความยาวประมาณ X นาที
วันนี้อยากใช้สมมติฐานนี้เป็นฐาน แล้วเติมประเด็นที่ยังไม่ชัดเจนให้ครบครับ/ค่ะ
หากอ่านแค่ 30 วินาทีแรกได้ หลังจากนั้นก็สามารถเปลี่ยนไปใช้คำถามที่เตรียมไว้ได้
ถามคนที่มีอำนาจตัดสินใจมากที่สุดก่อน
ถ้ามีผู้เข้าร่วมหลายคน ให้เริ่มถามคนที่ดูเหมือนมีอำนาจตัดสินใจมากที่สุด
ก่อนอื่นอยากยืนยันทิศทางโดยรวมกับหัวหน้าแผนก XX ครับ/ค่ะ
ครั้งนี้เราสามารถดำเนินการโดยเข้าใจว่าทิศทางคือ XX ได้ไหมครับ/คะ
วิธีนี้จะทำให้การประชุมมีแกนกลาง
ถ้าถามความเห็นจากทุกคนทีละคน เรื่องมักจะแตกออกไปหลายทาง
วิธีรับมือกับความคิดเห็นแทรกหรือข้อเสนอเพิ่มเติม
เมื่อมีความคิดเห็นหลายอย่างเกิดขึ้นระหว่างการประชุม ให้ตอบแบบนี้
ขอบคุณครับ/ค่ะ
ผม/ฉันอยากแยกสิ่งที่ต้องใส่อย่างแน่นอนครั้งนี้ กับสิ่งที่ใส่ได้ถ้ายังมีพื้นที่
ข้อเสนอนี้ให้ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็น หรือใส่เฉพาะถ้ามีพื้นที่ดีครับ/คะ
ด้วยประโยคเดียว คุณสามารถเปลี่ยนความคิดเห็นที่แทรกเข้ามาให้เป็นการตัดสินใจเรื่องลำดับความสำคัญได้
ผู้ดำเนินการประชุมไม่จำเป็นต้องตัดสินใจทุกอย่าง
เมื่อได้รับหน้าที่ดำเนินการประชุม คุณอาจรู้สึกว่าตัวเองต้องตัดสินใจทุกอย่าง
แต่ถ้าคุณไม่มีอำนาจตัดสินใจ ก็ไม่จำเป็นต้องตัดสินใจเอง
สิ่งที่ต้องทำคือยืนยันว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจ
หากผม/ฉันตัดสินใจตรงนี้ อาจเกิดความเข้าใจไม่ตรงกันภายหลัง จึงอยากกำหนดผู้ตรวจสอบขั้นสุดท้ายให้ชัดเจนครับ/ค่ะ
ส่งบันทึกยืนยันหลังประชุม
หลังประชุมจบ ไม่จำเป็นต้องเขียนรายงานการประชุมยาว ๆ
อย่างน้อยส่งข้อมูลต่อไปนี้ก็เพียงพอ
สรุปสิ่งที่ยืนยันกันในวันนี้ครับ/ค่ะ
จุดประสงค์:
กลุ่มเป้าหมาย:
โครงสร้าง:
ผู้รับผิดชอบข้อมูล:
กำหนดส่งข้อมูล:
ผู้ตรวจสอบขั้นสุดท้าย:
กำหนดแก้ไข:
ผม/ฉันจะดำเนินการตามความเข้าใจนี้ครับ/ค่ะ
เพียงมีบันทึกนี้ ก็ช่วยลดความเสี่ยงที่จะถูกพูดภายหลังว่า “ไม่ได้คุยกันแบบนั้น”
สรุป
เมื่อคนที่มีลักษณะ ASD ได้รับหน้าที่ดำเนินการประชุม ไม่จำเป็นต้องพยายามพูดให้เก่งเกินไป
สิ่งที่ต้องทำคือใช้คำถามเติมประเด็นที่ยังไม่แน่นอนให้ครบ
ผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่คนที่ตัดสินใจทุกอย่าง
แต่เป็นคนที่ทำให้สิ่งที่ต้องตัดสินใจมองเห็นได้ และยืนยันว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
ถ้ากลายเป็นเครื่องจักรถามคำถามได้ ภาระของการประชุมก็ลดลงได้มาก
