Ziel dieses Artikels
Für Menschen mit ASD-Tendenzen oder für Personen, denen es schwerfällt, spontan zu sprechen und gleichzeitig die Stimmung im Raum zu erfassen, kann die Moderation eines Meetings sehr belastend sein.
Eine Besprechung zu moderieren ist jedoch nicht nur etwas für Menschen, die „gut reden können“.
Gerade in unklaren Meetings ist es wichtiger, offene Punkte zu bestätigen, als die Diskussion besonders lebhaft zu gestalten.
Dieser Artikel zeigt, wie Menschen mit ASD-Tendenzen ein Meeting moderieren können, indem sie wie eine Fragenmaschine vorgehen.
Ein Moderator ist nicht „die Person, die redet“, sondern „die Person, die bestätigt“
Bei Meeting-Moderation denkt man vielleicht daran, das Gespräch am Laufen zu halten, die Stimmung zu lesen, alle zu Wort kommen zu lassen und am Ende sauber zusammenzufassen.
In Arbeitsbesprechungen gibt es jedoch etwas noch Wichtigeres.
Folgende Punkte müssen geklärt werden:
- Wozu machen wir das?
- Für wen ist es gedacht?
- Was muss unbedingt enthalten sein?
- Wer stellt die Materialien bereit?
- Wer nimmt die finale Prüfung vor?
- Bis wann muss es fertig sein?
- Bis wann müssen Korrekturen abgeschlossen sein?
Wenn diese Punkte in einem Meeting nicht festgelegt werden, steigt das Risiko späterer Nacharbeit.
Werde zur Fragenmaschine
Spontan besonders gut sprechen zu wollen, ist anstrengend.
Bereite stattdessen deine Fragen im Voraus vor.
Gut nutzbare Fragen sind zum Beispiel:
Wer trifft am Ende die Entscheidung?
Muss dieser Punkt auf jeden Fall aufgenommen werden, oder nur, wenn noch Spielraum besteht?
Wer bereitet dieses Material vor?
Welche Frist setzen wir für die Bereitstellung der Materialien?
Welche Frist setzen wir für die Prüfung der Korrekturen?
Ist mein Verständnis richtig, dass das Ziel diesmal XX ist?
Allein wenn du diese Fragen der Reihe nach stellst, kann das Meeting deutlich vorankommen.
Bereite deinen Einstieg vor
Der Beginn eines Meetings ist oft besonders angespannt. Es hilft daher, die ersten Sätze vorher vorzubereiten.
Beispiel:
Vielen Dank für Ihre Zeit.
Da uns nur noch wenige Tage bleiben, möchte ich heute die Richtung, die aufzunehmenden Inhalte, die Zuständigkeit für Materialien, die prüfende Person und die Fristen klären.
Mein aktuelles Verständnis ist: Zielgruppe XX, Einsatzsituation XX und eine Dauer von ungefähr X Minuten.
Auf dieser Grundlage möchte ich heute die noch offenen Punkte klären.
Wenn du nur die ersten 30 Sekunden ablesen kannst, kannst du danach direkt zu deinen vorbereiteten Fragen übergehen.
Frage zuerst die Person mit der größten Entscheidungskompetenz
Wenn mehrere Personen teilnehmen, wende dich zuerst an die Person, die wahrscheinlich die größte Entscheidungskompetenz hat.
Zuerst möchte ich die grundsätzliche Richtung mit Abteilungsleiter XX bestätigen.
Können wir mit dem Verständnis fortfahren, dass die Richtung diesmal XX ist?
Dadurch bekommt das Meeting eine klare Achse.
Wenn du nacheinander jede Person nach ihrer Meinung fragst, zerfasert die Diskussion leichter.
So reagierst du auf Einwürfe und zusätzliche Vorschläge
Wenn während des Meetings verschiedene Meinungen auftauchen, kannst du so reagieren:
Vielen Dank.
Ich möchte unterscheiden zwischen Punkten, die diesmal unbedingt aufgenommen werden müssen, und Punkten, die wir nur aufnehmen, wenn noch Spielraum besteht.
Soll der gerade genannte Vorschlag verpflichtend sein, oder nur aufgenommen werden, wenn noch Spielraum besteht?
Mit einem einzigen Satz lässt sich ein Einwurf in eine Priorisierungsentscheidung verwandeln.
Der Moderator muss nicht alles selbst entscheiden
Wenn du mit der Moderation beauftragt wirst, kann es sich so anfühlen, als müsstest du alles selbst entscheiden.
Wenn du aber keine Entscheidungskompetenz hast, musst du die Entscheidung auch nicht selbst treffen.
Deine Aufgabe ist es zu klären, wer entscheiden wird.
Wenn ich das hier selbst entscheide, besteht das Risiko unterschiedlicher Auffassungen im Nachhinein. Deshalb möchte ich festlegen, wer die finale Prüfung übernimmt.
Schicke nach dem Meeting eine Bestätigungsnotiz
Nach dem Meeting musst du kein langes Protokoll verfassen.
Mindestens reicht es, Folgendes zu schicken:
Das haben wir heute bestätigt.
Ziel:
Zielgruppe:
Struktur:
Verantwortlich für Materialien:
Materialfrist:
Finale Prüfung:
Korrekturfrist:
Ich werde auf Grundlage dieses Verständnisses weiterarbeiten.
Schon eine solche Notiz senkt das Risiko, später zu hören: „So hatten wir das nicht besprochen.“
Zusammenfassung
Wenn eine Person mit ASD-Tendenzen ein Meeting moderieren soll, muss sie sich nicht übermäßig bemühen, besonders flüssig zu sprechen.
Die Aufgabe besteht darin, mit Fragen die noch offenen Punkte zu schließen.
Ein Moderator ist nicht die Person, die alles entscheidet.
Er macht sichtbar, was entschieden werden muss, und klärt, wer diese Entscheidungen trifft.
Wenn du zur Fragenmaschine wirst, kann die Belastung durch Meetings deutlich sinken.
