Mục đích của bài viết này
Đối với người có đặc điểm ASD, hoặc người gặp khó khăn khi vừa ứng biến vừa đọc bầu không khí, việc điều hành một cuộc họp có thể là một vai trò rất tốn sức.
Tuy nhiên, điều hành cuộc họp không phải là việc chỉ những người “nói hay” mới làm được.
Thực tế, trong một cuộc họp còn nhiều điểm mơ hồ, khả năng xác nhận những điều chưa được quyết định quan trọng hơn việc cố gắng làm cho cuộc thảo luận sôi nổi.
Bài viết này trình bày cách người có đặc điểm ASD có thể điều hành cuộc họp bằng cách hoạt động như một cỗ máy đặt câu hỏi.
Người điều hành không phải là “người nói”, mà là “người xác nhận”
Khi nghĩ đến việc điều hành cuộc họp, bạn có thể hình dung việc dẫn dắt không khí, đọc tình huống, khiến mọi người phát biểu và tổng kết gọn gàng.
Nhưng trong các cuộc họp công việc, còn có một việc quan trọng hơn.
Đó là xác nhận những điểm sau:
- Làm việc này để làm gì
- Hướng đến ai
- Nội dung nào bắt buộc phải có
- Ai sẽ cung cấp tài liệu
- Ai sẽ xác nhận cuối cùng
- Hạn nộp là khi nào
- Hạn sửa là khi nào
Nếu một cuộc họp không xác định được những điểm này, khả năng phải làm lại sau đó sẽ cao hơn.
Trở thành một cỗ máy đặt câu hỏi
Cố gắng nói thật trôi chảy ngay tại chỗ rất dễ khiến bạn mệt.
Thay vào đó, hãy chuẩn bị sẵn câu hỏi.
Một số câu hỏi dễ dùng gồm:
Ai là người đưa ra quyết định cuối cùng?
Nội dung này bắt buộc phải đưa vào hay chỉ đưa vào nếu còn dư thời gian hoặc dung lượng?
Ai sẽ chuẩn bị tài liệu này?
Chúng ta đặt hạn gửi tài liệu vào khi nào?
Chúng ta đặt hạn xác nhận phần sửa vào khi nào?
Tôi hiểu rằng mục tiêu lần này là XX, đúng không?
Chỉ cần hỏi lần lượt những câu này, cuộc họp đã có thể tiến triển đáng kể.
Chuẩn bị trước lời mở đầu
Phần đầu cuộc họp thường dễ khiến bạn căng thẳng, vì vậy chuẩn bị sẵn lời nói sẽ giúp nhẹ hơn.
Ví dụ:
Cảm ơn mọi người đã dành thời gian.
Vì số ngày còn lại có hạn, hôm nay tôi muốn xác nhận hướng đi, nội dung cần đưa vào, người phụ trách tài liệu, người xác nhận và các thời hạn.
Hiện tại tôi hiểu rằng đối tượng là XX, tình huống sử dụng là XX và thời lượng khoảng X phút.
Hôm nay tôi muốn dựa trên tiền đề này để hoàn thiện các điểm cần xác nhận.
Nếu bạn chỉ cần đọc được 30 giây đầu tiên, sau đó có thể chuyển sang các câu hỏi đã chuẩn bị.
Hỏi người có quyền quyết định cao nhất trước
Nếu có nhiều người tham gia, hãy bắt đầu bằng cách hỏi người có vẻ có quyền quyết định cao nhất.
Trước tiên, tôi muốn xác nhận hướng tổng thể với Trưởng phòng XX.
Chúng ta có thể tiếp tục với cách hiểu rằng hướng lần này là XX không?
Như vậy, cuộc họp sẽ có một trục chính.
Nếu hỏi ý kiến từng người theo thứ tự, cuộc thảo luận rất dễ bị phân tán.
Cách xử lý ý kiến xen ngang và đề xuất phát sinh
Nếu nhiều ý kiến xuất hiện trong cuộc họp, hãy trả lời như sau:
Cảm ơn anh/chị.
Tôi muốn tách những nội dung bắt buộc phải đưa vào lần này khỏi những nội dung chỉ đưa vào nếu còn dư nguồn lực.
Ý kiến vừa rồi nên được coi là bắt buộc hay là nội dung chỉ thêm vào nếu còn dư nguồn lực?
Chỉ với một câu như vậy, bạn có thể biến một ý kiến xen ngang thành một quyết định về mức độ ưu tiên.
Người điều hành không cần tự quyết định mọi thứ
Khi được giao điều hành cuộc họp, bạn có thể cảm thấy mình phải tự quyết định tất cả.
Nhưng nếu bạn không có quyền quyết định, bạn không cần phải tự đưa ra quyết định.
Việc cần làm là xác nhận ai sẽ quyết định.
Nếu tôi tự quyết ở đây thì sau này có thể phát sinh khác biệt trong cách hiểu, vì vậy tôi muốn xác định rõ người xác nhận cuối cùng.
Gửi ghi chú xác nhận sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn không nhất thiết phải viết biên bản dài.
Tối thiểu, chỉ cần gửi nội dung sau:
Đây là những nội dung đã xác nhận hôm nay.
Mục đích:
Đối tượng:
Cấu trúc:
Người phụ trách tài liệu:
Hạn tài liệu:
Người xác nhận cuối cùng:
Hạn sửa:
Tôi sẽ tiếp tục theo cách hiểu này.
Chỉ cần có ghi chú này cũng giúp giảm nguy cơ sau đó có người nói rằng “không phải chúng ta đã bàn như vậy”.
Tổng kết
Khi một người có đặc điểm ASD được giao điều hành cuộc họp, không cần cố quá mức để nói thật khéo.
Việc cần làm là dùng câu hỏi để lấp đầy những điểm chưa được xác định.
Người điều hành không phải là người quyết định mọi thứ.
Đó là người làm cho những việc cần quyết định trở nên rõ ràng và xác nhận ai sẽ là người quyết định.
Nếu trở thành một cỗ máy đặt câu hỏi, gánh nặng của việc họp có thể giảm đáng kể.
