Tujuan artikel ini
Bagi orang dengan kecenderungan ASD, atau orang yang kesulitan berbicara spontan sambil membaca suasana, memimpin rapat bisa menjadi peran yang sangat melelahkan.
Namun, memfasilitasi rapat bukanlah sesuatu yang hanya bisa dilakukan oleh orang yang “pandai berbicara”.
Justru dalam rapat yang serba tidak jelas, kemampuan mengonfirmasi hal-hal yang belum diputuskan lebih penting daripada membuat suasana menjadi meriah.
Artikel ini merangkum cara orang dengan kecenderungan ASD dapat memimpin rapat dengan bertindak sebagai mesin pertanyaan.
Fasilitator bukan “orang yang berbicara”, melainkan “orang yang mengonfirmasi”
Saat membayangkan fasilitator rapat, mungkin Anda berpikir tentang mengatur jalannya diskusi, membaca suasana, membuat semua orang berbicara, lalu merangkum dengan rapi.
Namun, dalam rapat kerja ada hal yang lebih penting.
Yaitu memastikan hal-hal berikut:
- Untuk apa ini dilakukan
- Ditujukan kepada siapa
- Apa yang wajib dimasukkan
- Siapa yang menyediakan materi
- Siapa yang melakukan pemeriksaan akhir
- Kapan batas waktu penyelesaian
- Kapan batas waktu revisi
Rapat yang tidak menetapkan hal-hal ini lebih mudah menimbulkan pekerjaan ulang di kemudian hari.
Jadilah mesin pertanyaan
Berusaha berbicara dengan lancar secara spontan sangat melelahkan.
Sebagai gantinya, siapkan pertanyaan terlebih dahulu.
Pertanyaan yang mudah digunakan antara lain:
Siapa yang akan membuat keputusan akhir?
Apakah ini wajib dimasukkan, atau hanya dimasukkan jika masih ada ruang?
Siapa yang akan menyiapkan materi ini?
Kapan batas waktu pengiriman materi kita tetapkan?
Kapan batas waktu pemeriksaan revisi kita tetapkan?
Apakah benar tujuan kali ini adalah XX?
Hanya dengan menanyakan hal-hal ini secara berurutan, rapat sudah dapat bergerak jauh ke depan.
Siapkan kalimat pembuka
Bagian awal rapat mudah membuat tegang, jadi menyiapkan kalimat pembuka sebelumnya akan membantu.
Contoh:
Terima kasih atas waktunya.
Karena waktu yang tersisa terbatas, hari ini saya ingin mengonfirmasi arah, isi yang harus dimasukkan, penanggung jawab materi, pemeriksa akhir, dan tenggat waktu.
Pemahaman saya saat ini adalah targetnya XX, konteks penggunaannya XX, dan durasinya sekitar X menit.
Hari ini saya ingin melengkapi hal-hal yang belum diputuskan berdasarkan asumsi tersebut.
Jika Anda dapat membaca 30 detik pertama saja, setelah itu Anda bisa beralih ke pertanyaan.
Tanyakan terlebih dahulu kepada orang yang paling berwenang
Jika ada beberapa peserta, mulailah dengan bertanya kepada orang yang tampaknya memiliki kewenangan keputusan terbesar.
Pertama, saya ingin mengonfirmasi arah keseluruhan dengan Manajer Departemen XX.
Apakah kita boleh melanjutkan dengan pemahaman bahwa arah kali ini adalah XX?
Dengan begitu, rapat memiliki poros utama.
Jika semua orang diminta menyampaikan pendapat satu per satu, pembicaraan lebih mudah menyebar ke mana-mana.
Cara menanggapi interupsi dan usulan tambahan
Jika berbagai pendapat muncul selama rapat, tanggapi seperti ini:
Terima kasih.
Saya ingin memisahkan hal yang wajib dimasukkan kali ini dari hal yang hanya dimasukkan jika masih ada ruang.
Apakah usulan tadi kita jadikan wajib, atau dimasukkan jika masih ada ruang?
Dengan satu kalimat ini, interupsi dapat diubah menjadi keputusan tentang prioritas.
Fasilitator tidak harus memutuskan semuanya
Ketika ditugaskan memimpin rapat, Anda mungkin merasa harus memutuskan semuanya sendiri.
Namun, jika Anda tidak memiliki kewenangan keputusan, Anda tidak perlu mengambil keputusan tersebut.
Yang perlu dilakukan adalah memastikan siapa yang akan memutuskan.
Jika saya yang memutuskan di sini, ada risiko timbul perbedaan pemahaman nantinya, jadi saya ingin menentukan siapa pemeriksa akhirnya.
Kirim catatan konfirmasi setelah rapat
Setelah rapat selesai, Anda tidak perlu membuat notulen panjang.
Setidaknya, cukup kirim hal berikut:
Berikut hal-hal yang kita konfirmasi hari ini.
Tujuan:
Target:
Struktur:
Penanggung jawab materi:
Tenggat materi:
Pemeriksa akhir:
Tenggat revisi:
Saya akan melanjutkan berdasarkan pemahaman ini.
Catatan sederhana ini dapat mengurangi risiko seseorang berkata kemudian, “Bukan itu yang kita bicarakan.”
Ringkasan
Saat orang dengan kecenderungan ASD diminta memimpin rapat, tidak perlu terlalu memaksakan diri untuk berbicara dengan lancar.
Yang perlu dilakukan adalah menggunakan pertanyaan untuk mengisi hal-hal yang belum diputuskan.
Fasilitator bukan orang yang memutuskan semuanya.
Fasilitator adalah orang yang membuat hal yang perlu diputuskan menjadi terlihat dan memastikan siapa yang akan memutuskannya.
Dengan menjadi mesin pertanyaan, beban rapat dapat berkurang secara signifikan.
