Kesimpulan artikel ini
Ada organisasi yang melihat orang bekerja sambil mendengarkan rapat dengan satu telinga, orang yang reaksinya minim, atau orang yang hanya menangkap bagian yang diperlukan, lalu langsung berkata, “sikapnya buruk”.
Namun sebelum itu, ada hal yang seharusnya dilihat lebih dulu.
Bagaimana sikap rapat itu sendiri?
Rapat 90 menit, 50 menit dihabiskan untuk obrolan.
Semua orang wajib ikut.
Dilakukan pada jam kerja.
Tidak ada ruang untuk keluar.
Agenda tidak jelas.
Keputusan yang dihasilkan tipis.
Tindak lanjut berikutnya juga tidak jelas.
Namun yang diawasi justru hanya reaksi individu.
Ini cukup aneh.
Bukan berarti obrolan itu buruk.
Masalahnya adalah pengekangan tanpa tujuan disebut “komunikasi”, sementara hanya reaksi defensif individu yang disebut “sikap buruk”.
Kalau memakai gaya Mendoi-chan, ini adalah “sihir hitam yang mengubah kekurangan desain rapat menjadi masalah sikap individu”.
Obrolan itu sendiri tidak selalu buruk
Pertama, ada satu hal yang perlu dibereskan.
Tidak semua obrolan di tempat kerja itu buruk.
Obrolan singkat kadang bisa mencairkan suasana.
Kita juga bisa mengetahui kondisi orang lain.
Hubungan yang terbentuk kadang membuat orang lebih mudah berkonsultasi.
Jadi masalahnya bukan ada atau tidak adanya obrolan.
Masalah muncul ketika kondisi-kondisi berikut menumpuk.
- Semua orang wajib ikut
- Menggunakan jam kerja
- Ada suasana yang membuat orang sulit keluar
- Agenda utama tidak bergerak maju
- Tidak ada keputusan yang dihasilkan
- Topiknya tidak relevan bagi semua peserta
- Masuk ke ranah informasi pribadi, kesehatan, kehidupan pribadi, atau hal-hal yang berkaitan dengan atribut seseorang
- Namun tetap diperlakukan sebagai “komunikasi yang baik”
Inilah yang berbahaya.
Obrolan santai satu lawan satu berbeda dari obrolan yang harus didengarkan tanpa jalan keluar dalam rapat yang diikuti semua orang.
Yang pertama bisa membantu membangun hubungan.
Yang kedua bisa berubah menjadi sekadar pengekangan.
Nama, donor darah, barium, dan rencana hari libur bukanlah agenda utama rapat
Misalnya, dalam rapat yang diikuti semua orang, topik-topik berikut dibahas panjang lebar.
- “Nama seperti ini memberi kesan tertentu, ya”
- Tentang donor darah
- Tentang barium
- Tentang rencana hari libur
Apakah semuanya boleh begitu saja dianggap sebagai obrolan ramah?
Cukup meragukan.
Bahaya menilai kesan dari nama
Orang bercanda tentang kesan yang muncul dari sebuah nama.
Sekilas tampak seperti obrolan ringan.
Namun nama bukanlah kemampuan, perilaku, atau hasil kerja seseorang.
Yang seharusnya dilihat di tempat kerja adalah apa yang dilakukan orang itu, hasil apa yang ia capai, dan perilaku apa yang ia tunjukkan, bukan nuansa yang terasa dari namanya.
“Kelihatannya seperti nama orang yang begini, ya.”
“Nama ini memberi kesan seperti ini, ya.”
Jika ini dilakukan di tempat kerja dalam forum yang diikuti semua orang, suasana yang tercipta adalah suasana yang menilai orang berdasarkan hal yang tidak berkaitan dengan kemampuannya.
Walau kelihatannya ringan, itu menjadi noise dalam penilaian.
Donor darah dan barium dekat dengan ranah kesehatan
Pembicaraan tentang donor darah atau barium juga bisa tampak seperti obrolan biasa.
Namun topik tersebut mudah melebar ke kesehatan, kondisi tubuh, perawatan medis, pandangan agama, riwayat penyakit, atau pengalaman pemeriksaan sebelumnya.
Komisi Perlindungan Informasi Pribadi Jepang menggolongkan informasi seperti hasil pemeriksaan kesehatan serta informasi mengenai perawatan dan pemberian obat sebagai “informasi pribadi sensitif” yang membutuhkan perhatian khusus dalam penanganannya. Tentu saja, sekadar menyebut kata barium dalam obrolan rapat tidak serta-merta berarti telah terjadi masalah hukum. Namun topik yang dekat dengan kesehatan atau pemeriksaan mudah menyentuh keadaan yang sebenarnya tidak ingin dibicarakan oleh orang tersebut.[7]
Perlu dipikirkan dengan hati-hati apakah topik seperti ini memang perlu dibahas dalam rapat yang diikuti semua orang.
Rencana hari libur mudah berubah menjadi tekanan untuk membuka kehidupan pribadi
Rencana hari libur masih bisa wajar jika muncul secara alami dalam percakapan satu lawan satu.
Namun jika ditanyakan dalam rapat yang diikuti semua orang, bagi sebagian orang itu bisa menjadi tekanan untuk membuka kehidupan pribadi.
Ada orang yang memang tidak punya rencana.
Ada yang memiliki urusan keluarga.
Ada yang sedang tidak sehat.
Ada yang punya rencana yang tidak ingin diceritakan kepada siapa pun.
Ada yang setidaknya ingin menjauh dari hubungan kerja pada hari libur.
Obrolan di tempat kerja hanya bisa berfungsi sebagai obrolan jika orang memiliki kebebasan untuk tidak ikut.
Jika dilakukan dalam rapat wajib tanpa jalan keluar, itu bisa berubah dari obrolan menjadi tekanan untuk mengungkapkan informasi pribadi.
Sikap individu diperhatikan, tetapi sikap penyelenggaraan rapat tidak
Bagian paling aneh ada di sini.
Penyelenggara rapat menghabiskan 50 menit untuk mengobrol.
Membahas hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
Tidak memajukan agenda utama.
Menghabiskan waktu.
Membiarkan keputusan tetap kabur.
Namun semua itu diperlakukan sebagai “suasana yang ramah” atau “komunikasi”.
Sebaliknya, ketika peserta hanya mendengarkan dengan satu telinga, mengambil bagian yang diperlukan, atau menjaga jarak agar tidak terseret terlalu jauh, mereka justru mendapat komentar seperti ini.
“Sikapnya buruk.”
“Tidak benar-benar ikut.”
“Reaksinya sedikit.”
“Tidak kooperatif.”
Ini tidak simetris.
Inefisiensi organisasi dibiarkan.
Reaksi defensif individu disalahkan.
Struktur inilah yang mengikis orang.
Yang seharusnya dilihat pertama-tama bukan ekspresi individu, melainkan rapat itu sendiri.
- Apa tujuan rapat ini?
- Apa yang harus diputuskan?
- Apakah semua peserta memang benar-benar perlu hadir?
- Berapa menit seharusnya rapat selesai?
- Sampai berapa menit obrolan masih dapat ditoleransi?
- Apa keputusan yang dihasilkan?
- Apa tindakan berikutnya?
- Siapa melakukan apa, dan sampai kapan?
- Ke mana pembicaraan yang tidak berkaitan dengan agenda utama harus dialihkan?
Jika semua ini tidak ada lalu organisasi hanya melihat sikap individu, itu bukan manajemen.
Itu hanya pengawasan.
“Ikut dengan satu telinga” kadang bukan bermalas-malasan, melainkan reaksi defensif
Ketika rapat menyimpang dari agenda utama, obrolan terlalu panjang, dan keterlibatan justru membuat orang lelah, orang akan mengambil jarak untuk melindungi dirinya.
Bukan berarti mengabaikan semuanya.
Bagian yang diperlukan tetap didengarkan.
Pada bagian yang lucu, orang tetap tertawa.
Bagian yang berkaitan dengan tanggung jawabnya tetap ditangkap.
Namun ia tidak ikut sepenuh tenaga.
Itu belum tentu bermalas-malasan.
Itu adalah reaksi defensif agar tidak menyerahkan seluruh kapasitas konsentrasi kepada rapat yang tujuannya tipis.
Terutama orang yang waspada terhadap pengalihan tanggung jawab atau kemungkinan terseret ke pekerjaan tambahan akan enggan terlalu dalam ikut obrolan.
Karena ikut terlalu jauh bisa berbahaya.
“Orang ini juga setuju.”
“Orang ini juga ikut.”
“Orang ini pasti sudah paham.”
“Kalau begitu, biarkan orang ini yang mengerjakannya.”
Situasinya bisa berkembang seperti itu.
Karena itulah orang membatasi diri pada partisipasi minimum.
Itu bukan berarti dingin.
Ia sedang menjaga batas dirinya.
Jangan menangani orang yang mengalami burnout sebagai “orang yang bersikap buruk”
Yang lebih berbahaya adalah ketika orang yang hampir burnout diperlakukan sebagai “orang yang sikapnya buruk”.
WHO menjelaskan burnout sebagai akibat dari stres kronis di tempat kerja yang tidak berhasil dikelola. Ciri-cirinya antara lain kehabisan energi, meningkatnya jarak mental atau sinisme terhadap pekerjaan, dan menurunnya efektivitas profesional.[1]
Artinya, orang yang hampir burnout kadang terlihat seperti berikut.
- Reaksinya sedikit
- Enggan mengangkat telepon
- Terlihat tidak kooperatif
- Terlihat dingin
- Memancarkan suasana “saya tidak peduli lagi”
- Tidak ikut obrolan
- Menjauh dari hal-hal di luar agenda utama
Jika semuanya diproses sebagai “karakternya buruk” atau “sikapnya buruk”, struktur masalah akan hilang dari pandangan.
Padahal di balik sikap tersebut mungkin ada masalah berikut.
- Beban kerja terlalu besar
- Peran tidak jelas
- Tanggung jawab berat tetapi dukungan tidak ada
- Tidak ada dukungan
- Tidak ada keleluasaan
- Sudah berkonsultasi tetapi tidak ada perbaikan
- Terus-menerus memungut pekerjaan abu-abu yang bukan tanggung jawab jelas siapa pun
- Waktunya semakin banyak habis karena rapat
HSE menyebut enam bidang desain kerja yang memengaruhi stres terkait pekerjaan: tuntutan, kendali, dukungan, hubungan, peran, dan perubahan.[2]
Dengan kata lain, sebelum melihat sikap, perlu melihat desain pekerjaannya.
Bukan, “Belakangan ini sikap orang itu buruk, ya.”
Yang perlu ditanyakan adalah:
Apakah tuntutan, peran, dukungan, dan kendalinya sudah rusak sampai orang itu tidak lagi mampu mempertahankan sikapnya?
Di situlah fokus seharusnya berada.
Rapat yang buruk melakukan kebalikan dari pencegahan burnout
Pada dasarnya, rapat adalah alat untuk memajukan pekerjaan.
Namun rapat tanpa tujuan bukan hanya gagal memajukan pekerjaan, melainkan juga mengganggu pekerjaan itu sendiri.
Harvard Business Review pernah membahas meningkatnya beban rapat dan menunjukkan bahwa kelompok manajerial menghabiskan banyak waktu dalam rapat. Artikel lain juga memperkenalkan survei yang menunjukkan bahwa rapat mengganggu pekerjaan produktif karyawan.[3][4]
Dalam Microsoft Work Trend Index 2023, rapat yang tidak efisien juga disebut sebagai salah satu faktor utama yang mengganggu produktivitas.[5]
Tentu saja tidak semua rapat buruk.
Yang buruk adalah rapat yang menahan orang tanpa tujuan dan tanpa keputusan yang jelas.
Bagi orang yang sudah mendekati burnout, rapat yang tidak perlu bukan sekadar obrolan.
Itu adalah perampasan waktu untuk pulih.
Mengambil waktu untuk fokus.
Mendorong pekerjaan utama ke belakang.
Menambah lembur.
Memperbesar jarak psikologis dari pekerjaan.
Menumbuhkan sinisme, “lagi-lagi begini”.
Lalu ketika sinisme itu terlihat, orang berkata, “sikapnya buruk”.
Cukup seperti neraka.
Obrolan di tempat kerja baru aman jika ada “kebebasan untuk tidak ikut”
Ini bukan ajakan untuk menghapus obrolan.
Obrolan memang punya fungsi.
Namun jika desainnya keliru, obrolan berubah dari keamanan psikologis menjadi tekanan konformitas.
Obrolan yang aman kurang lebih memiliki kondisi berikut.
- Partisipasinya sukarela
- Waktunya singkat
- Tidak mengganggu agenda utama
- Tidak terlalu masuk ke informasi pribadi, kesehatan, keluarga, keyakinan, dan hal-hal sensitif lain
- Orang yang tidak ingin bicara dapat diam tanpa merasa tersisih
- Orang yang tidak ikut tidak dicap “dingin”
- Obrolan tidak dicampur dengan keputusan pekerjaan
Sebaliknya, obrolan yang berbahaya terlihat seperti ini.
- Semua orang wajib ikut
- Menghabiskan sebagian besar rapat
- Mengarah ke kehidupan pribadi atau kesehatan
- Mengawasi orang yang tidak bereaksi
- Menganggap orang yang tidak ikut suasana sebagai “bersikap buruk”
- Agenda utama tidak bergerak, tetapi dianggap baik-baik saja hanya karena suasananya ramah
Hal paling penting dalam obrolan di tempat kerja bukan isi percakapannya, melainkan kebebasan untuk keluar.
Obrolan yang tidak bisa ditinggalkan mudah berubah dari komunikasi menjadi pengekangan.
Daftar periksa untuk mengukur sikap sebuah rapat
Sebelum menunjukkan sikap individu sebagai masalah, lebih baik periksa dulu sikap rapatnya.
Periksa hal-hal berikut.
1. Tujuan
Untuk apa rapat ini diadakan?
- Berbagi informasi?
- Berkonsultasi?
- Membuat keputusan?
- Mengecek kemajuan?
- Pendidikan atau pelatihan?
- Membangun hubungan?
Jika tujuan bercampur, rapat cenderung menjadi panjang.
2. Keputusan
Apa yang seharusnya sudah diputuskan setelah rapat berakhir?
Jika tidak ada apa pun yang perlu diputuskan, perlu ditinjau kembali apakah benar semua orang harus ditahan selama 90 menit.
3. Tindakan berikutnya
Siapa melakukan apa, dan sampai kapan?
Rapat yang tidak menghasilkan ini berisiko hanya menciptakan suasana tanpa benar-benar memajukan pekerjaan.
4. Peserta
Apakah semua orang memang perlu hadir?
Jika hanya berbagi informasi, kadang notulen atau chat sudah cukup.
5. Proporsi obrolan
Berapa menit yang dihabiskan untuk obrolan?
Bukan berarti obrolan itu buruk.
Namun jika 50 dari 90 menit digunakan untuk obrolan, desain rapatnya layak sangat dipertanyakan.
6. Keamanan topik
Apakah rapat terlalu jauh masuk ke nama, kesehatan, keluarga, hari libur, kondisi tubuh, keyakinan, tubuh, usia, dan sebagainya?
Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang menjelaskan bahwa dalam konteks pelecehan di tempat kerja, “lingkungan kerja terganggu” berarti timbul gangguan seperti penderitaan fisik atau mental pada pekerja dan dampak buruk yang serius terhadap kemampuan mereka untuk bekerja.[8]
Bahkan dalam obrolan, jika topik yang tidak menyenangkan terus berlanjut di tempat yang sulit ditinggalkan oleh lawan bicara, hal itu dapat menjadi faktor yang memperburuk lingkungan kerja.
7. Apakah sudah berubah menjadi pengawasan individu?
Apakah yang dilihat hanya minimnya reaksi, ekspresi wajah, atau kurangnya antusiasme?
Yang sebenarnya perlu dilihat adalah apakah informasi yang dibutuhkan dalam rapat sudah ditangkap, apakah ruang lingkup tanggung jawab sudah dikonfirmasi, dan apakah ada gangguan terhadap keputusan yang harus dibuat.
Cara menjawab: kalimat pendek agar tidak terseret
Dalam rapat seperti ini, jika tampaknya sikap pribadi akan dipermasalahkan, lebih baik tidak memberi penjelasan panjang.
Jawab singkat lalu kembalikan pembicaraan ke pekerjaan.
Saya mengikuti bagian yang berkaitan dengan agenda dan tanggung jawab saya. Jika ada keputusan atau tindakan yang perlu saya lakukan, akan sangat membantu jika dibagikan melalui chat.
Saya menangkap bagian yang berkaitan dengan agenda utama. Jika ada tindakan yang diperlukan, akan lebih jelas jika dirapikan menjadi siapa melakukan apa dan sampai kapan.
Untuk menghindari perbedaan pemahaman, akan sangat membantu jika keputusan dan tindakan berikutnya ditinggalkan dalam bentuk tertulis.
Intinya adalah tidak masuk ke debat emosional.
Jangan masuk ke arena “apakah sikap Anda buruk?”.
Kembalikan pembicaraan ke agenda, keputusan, ruang lingkup tanggung jawab, dan tindakan berikutnya.
Itulah bentuk pertahanan.
Rapat yang benar-benar ramah tidak merampas konsentrasi orang
Tempat kerja yang ramah bukanlah tempat kerja yang memperbanyak pesta minum atau obrolan.
Tempat kerja yang benar-benar ramah adalah tempat kerja yang:
- Masuk ke agenda utama
- Tidak mengundang orang yang tidak perlu
- Memutuskan hal yang memang perlu diputuskan
- Memotong obrolan agar singkat
- Tidak masuk ke topik yang tidak ingin dibicarakan orang
- Meninggalkan catatan keputusan
- Memperjelas tindakan berikutnya
- Tidak merampas waktu orang yang hampir kelelahan
- Tidak mengubah reaksi defensif individu menjadi masalah kepribadian
Dengan kata lain, keramahan bukan berarti “berbicara lama dalam suasana yang hangat”.
Keramahan berarti tidak memperlakukan waktu, konsentrasi, kehidupan pribadi, informasi kesehatan, dan batas orang lain secara sembarangan.
Pertahanan Mendoi-chan: sihir untuk membuat sikap rapat terlihat
Kalau Mendoi-chan melawan sihir hitam ini, ia akan berkata:
Sebelum mengawasi sikap individu, ukur sikap rapatnya.
Yang diukur bukan ekspresi wajah.
- Apakah ada tujuan?
- Berapa persen rapat yang benar-benar membahas agenda utama?
- Berapa menit digunakan untuk obrolan?
- Apakah ada keputusan?
- Apakah ada tindakan berikutnya?
- Apakah pesertanya tepat?
- Apakah pembicaraan terlalu jauh masuk ke informasi pribadi atau kesehatan?
- Apakah waktu orang yang hampir burnout dirampas?
Itulah yang perlu dilihat.
Semakin kuat sebuah organisasi mengawasi sikap individu, sering kali semakin sedikit organisasi itu melihat sikap rapatnya sendiri.
Karena itu, buat dulu rapatnya terlihat.
Itulah sihir pertahanannya.
Ringkasan
Ada orang yang mendengarkan rapat dengan satu telinga.
Ada orang yang reaksinya sedikit.
Ada orang yang tidak ikut obrolan.
Ada orang yang hanya menangkap bagian yang diperlukan.
Menganggap mereka langsung “bersikap buruk” adalah penilaian yang dangkal.
Mungkin orang itu sama sekali bukan sedang bermalas-malasan.
Mungkin ia hanya berusaha agar konsentrasinya tidak dirampas oleh rapat tanpa tujuan.
Mungkin ia hanya sedang menarik batas agar tidak terseret.
Mungkin ia hanya sedang mengambil jarak psikologis sebelum benar-benar burnout.
Yang benar-benar perlu dilihat bukan ekspresi orang tersebut.
Yang perlu dilihat adalah apakah rapat itu memperlakukan waktu dan konsentrasi orang secara wajar.
Bukan obrolannya yang buruk.
Bukan rapatnya sendiri yang buruk.
Yang buruk adalah membiarkan desain rapat terbengkalai lalu hanya mengawasi reaksi defensif individu.
Sebelum menyalahkan orang yang dianggap bersikap buruk, lebih baik lihat dulu sikap rapatnya.
