Kết luận của bài viết
Có những tổ chức vừa thấy một người vừa nghe họp vừa làm việc, một người ít phản ứng, hoặc một người chỉ chú ý đến những phần cần thiết, đã lập tức nói: “thái độ của người đó không tốt”.
Nhưng trước đó còn có một thứ cần phải nhìn.
Thái độ của chính cuộc họp thì sao?
Một cuộc họp 90 phút, trong đó 50 phút là chuyện phiếm.
Tất cả mọi người phải tham gia.
Diễn ra trong giờ làm việc.
Không có lối thoát.
Chương trình nghị sự mơ hồ.
Quyết định ít ỏi.
Bước hành động tiếp theo cũng mơ hồ.
Thế nhưng chỉ phản ứng của từng cá nhân lại bị theo dõi.
Điều này khá kỳ lạ.
Vấn đề không phải là chuyện phiếm.
Vấn đề là gọi việc giữ người lại mà không có mục đích là “giao tiếp”, rồi chỉ gọi phản ứng tự vệ của cá nhân là “thái độ xấu”.
Theo cách nói của Mendoi-chan, đây là “phép thuật đen biến thiếu sót trong thiết kế cuộc họp thành vấn đề thái độ cá nhân”.
Bản thân chuyện phiếm không phải điều xấu
Trước hết cần sắp xếp lại vấn đề.
Không phải mọi chuyện phiếm ở nơi làm việc đều xấu.
Một cuộc trò chuyện ngắn có thể làm bầu không khí ấm lên.
Có thể giúp hiểu tình trạng của người đối diện.
Có quan hệ tốt hơn cũng có thể khiến việc xin tư vấn dễ hơn.
Vấn đề không nằm ở việc có hay không có chuyện phiếm.
Vấn đề là khi các điều kiện sau chồng lên nhau.
- mọi người đều bắt buộc phải tham gia
- sử dụng giờ làm việc
- có bầu không khí khiến người ta khó rời đi
- chương trình nghị sự chính không tiến triển
- không có quyết định
- chủ đề không liên quan đến tất cả người tham gia
- câu chuyện đi sâu vào thông tin cá nhân, sức khỏe, đời tư hoặc các đặc điểm cá nhân
- nhưng vẫn được coi là “giao tiếp tốt”
Điều này nguy hiểm.
Chuyện trò tự nhiên một-một khác với việc bị buộc phải ngồi nghe chuyện phiếm trong một cuộc họp mà tất cả mọi người đều phải tham gia.
Cái trước có thể giúp xây dựng quan hệ.
Cái sau có thể chỉ là sự giam giữ thời gian.
Tên gọi, hiến máu, bari và kế hoạch ngày nghỉ không phải là nội dung chính của cuộc họp
Ví dụ, trong một cuộc họp bắt buộc mọi người tham gia, các chủ đề sau kéo dài:
- “Tên như thế này tạo cảm giác kiểu này nhỉ”
- chuyện hiến máu
- chuyện bari
- kế hoạch ngày nghỉ
Có thực sự nên bỏ qua tất cả những điều đó như một cuộc trò chuyện thân thiện đơn thuần không?
Khá đáng ngờ.
Rủi ro khi nói về ấn tượng từ tên
Nói đùa về ấn tượng nhận được từ tên của ai đó có vẻ như một câu chuyện nhẹ nhàng.
Nhưng tên không phải là năng lực, hành vi hay thành quả của người đó.
Điều nên được nhìn ở nơi làm việc là người đó đã làm gì, tạo ra kết quả gì và hành động ra sao, chứ không phải cảm giác mà người khác tự liên tưởng từ cái tên.
“Nghe tên này có vẻ là người như thế này nhỉ.”
“Tên đó tạo ấn tượng như vậy.”
Nếu làm điều này trong một không gian làm việc mà tất cả mọi người đều phải tham gia, nó sẽ tạo ra bầu không khí nơi con người bị đánh giá bằng thứ không liên quan đến năng lực.
Dù trông nhẹ nhàng, nó vẫn trở thành nhiễu trong đánh giá.
Hiến máu và bari nằm gần lĩnh vực sức khỏe
Nói về hiến máu hoặc bari cũng có thể trông như chuyện phiếm bình thường.
Nhưng những chủ đề đó dễ mở rộng sang sức khỏe, thể trạng, y tế, quan điểm tôn giáo, tiền sử bệnh hoặc trải nghiệm kiểm tra sức khỏe.
Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản xếp các kết quả khám sức khỏe, thông tin chẩn đoán và cấp phát thuốc, v.v. vào nhóm “thông tin cá nhân cần được chăm sóc đặc biệt”. Tất nhiên, chỉ nói từ “bari” trong chuyện phiếm ở cuộc họp không có nghĩa là lập tức phát sinh vấn đề pháp lý. Tuy nhiên, các chủ đề gần với sức khỏe và xét nghiệm dễ chạm vào những hoàn cảnh mà người đó không muốn nói ra. [7]
Nên cân nhắc cẩn thận liệu có thật sự cần đưa những chủ đề này vào một cuộc họp bắt buộc tất cả mọi người phải tham gia hay không.
Kế hoạch ngày nghỉ dễ trở thành áp lực tiết lộ đời tư
Nếu trò chuyện tự nhiên một-một, hỏi về kế hoạch ngày nghỉ có thể vẫn ổn.
Nhưng khi bị hỏi trong cuộc họp bắt buộc, với một số người điều đó có thể tạo áp lực phải tiết lộ đời tư.
Có người không có kế hoạch gì.
Có người có chuyện gia đình.
Có người đang không khỏe.
Có người có kế hoạch không muốn kể với bất kỳ ai.
Có người chỉ muốn tránh xa quan hệ công việc trong ngày nghỉ.
Chuyện phiếm ở nơi làm việc chỉ có thể tồn tại vì có quyền không tham gia.
Nếu diễn ra trong một cuộc họp bắt buộc không có lối rút, nó có thể không còn là chuyện phiếm mà trở thành áp lực tiết lộ.
Chỉ nhìn thái độ cá nhân mà không nhìn thái độ vận hành cuộc họp
Đây là phần kỳ lạ nhất.
Phía tổ chức cuộc họp nói chuyện phiếm 50 phút.
Nói về những thứ không liên quan đến công việc.
Không đẩy nội dung chính đi tiếp.
Làm tan biến thời gian.
Giữ quyết định ở trạng thái mơ hồ.
Nhưng tất cả lại được xử lý như “bầu không khí thân thiện” hoặc “giao tiếp”.
Trong khi đó, nếu người tham gia chỉ nghe một phần, chỉ lấy những gì cần thiết hoặc tạo khoảng cách để không bị kéo vào, họ có thể bị nói:
“Thái độ không tốt.”
“Không thật sự tham gia.”
“Phản ứng quá ít.”
“Không hợp tác.”
Điều này bất đối xứng.
Sự kém hiệu quả của tổ chức được tha thứ.
Phản ứng tự vệ của cá nhân lại bị trách móc.
Cấu trúc này bào mòn con người.
Thứ nên được nhìn đầu tiên không phải là nét mặt của cá nhân, mà là chính cuộc họp.
- Mục đích của cuộc họp là gì?
- Cuộc họp cần quyết định điều gì?
- Tất cả người tham gia có thực sự cần thiết không?
- Nên kết thúc trong bao nhiêu phút?
- Có thể cho phép bao nhiêu phút chuyện phiếm?
- Quyết định là gì?
- Hành động tiếp theo là gì?
- Ai làm gì, đến khi nào?
- Chủ đề không liên quan đến nội dung chính sẽ được chuyển đi đâu?
Nếu không có những thứ này mà chỉ nhìn thái độ cá nhân, đó không phải quản lý.
Đó chỉ là giám sát.
“Nghe bằng một tai” có thể là phản ứng tự vệ chứ không phải lười biếng
Khi cuộc họp rời khỏi nội dung chính, chuyện phiếm kéo dài và việc bị cuốn vào làm người ta kiệt sức, con người sẽ tạo khoảng cách để tự bảo vệ.
Không phải là hoàn toàn phớt lờ.
Phần cần thiết vẫn nghe.
Chỗ thú vị vẫn cười.
Phần liên quan đến trách nhiệm của mình vẫn nắm.
Nhưng không dốc toàn bộ năng lượng.
Điều này không nhất thiết là lười biếng.
Nó có thể là phản ứng tự vệ để không phải giao toàn bộ khả năng tập trung cho một cuộc họp ít mục đích.
Đặc biệt, những người cảnh giác với việc bị đổ trách nhiệm hoặc bị kéo vào công việc trong tương lai thường không muốn tham gia sâu vào chuyện phiếm.
Bởi vì tham gia sâu có thể nguy hiểm.
“Người này cũng đồng ý.”
“Người này cũng tham gia.”
“Người này lẽ ra phải biết.”
“Vậy giao cho người này làm nhé.”
Mọi thứ có thể thành như vậy.
Vì thế, họ chỉ tham gia ở mức tối thiểu cần thiết.
Đó không phải sự lạnh lùng.
Đó là bảo vệ ranh giới.
Đừng xử lý người đang burnout như “người có thái độ xấu”
Nguy hiểm hơn nữa là xử lý một người gần kiệt sức như đơn giản chỉ là “người có thái độ xấu”.
WHO mô tả burnout là kết quả của căng thẳng mãn tính tại nơi làm việc không được quản lý thành công. Các đặc điểm gồm cạn kiệt năng lượng, tăng khoảng cách tâm lý hoặc sự hoài nghi đối với công việc, và giảm hiệu quả nghề nghiệp. [1]
Vì vậy, người gần burnout có thể trông như:
- ít phản ứng
- không muốn nghe điện thoại
- trông không hợp tác
- trông lạnh lùng
- mang không khí “tôi mặc kệ rồi”
- không tham gia chuyện phiếm
- tránh xa những thứ ngoài nội dung chính
Nếu tất cả bị xử lý như “tính cách xấu” hoặc “thái độ xấu”, cấu trúc vấn đề sẽ biến mất.
Phía sau thái độ có thể là các vấn đề như:
- khối lượng công việc quá lớn
- vai trò mơ hồ
- chỉ có trách nhiệm mà quá nặng
- không có hỗ trợ
- không có quyền tự chủ
- đã trao đổi nhưng không có cải thiện
- liên tục phải nhặt những công việc vùng xám
- lại tiếp tục bị cuộc họp lấy mất thời gian
HSE nêu sáu lĩnh vực thiết kế công việc ảnh hưởng đến căng thẳng liên quan đến công việc: yêu cầu, quyền kiểm soát, hỗ trợ, quan hệ, vai trò và thay đổi. [2]
Nghĩa là, trước khi nhìn thái độ, phải nhìn thiết kế công việc.
Không phải: “Gần đây thái độ người đó xấu nhỉ.”
Mà phải hỏi:
Yêu cầu, vai trò, hỗ trợ và quyền kiểm soát có hỏng đến mức người đó không còn giữ được thái độ như mong đợi hay không?
Đó mới là điều cần nhìn.
Cuộc họp tệ làm ngược lại với phòng ngừa burnout
Về nguyên tắc, cuộc họp là công cụ để đẩy công việc tiến lên.
Nhưng một cuộc họp không có mục đích lại cản trở công việc thay vì giúp công việc tiến triển.
Harvard Business Review từng đề cập đến gánh nặng họp ngày càng tăng và chỉ ra rằng các nhà quản lý dành rất nhiều thời gian cho các cuộc họp. Một bài viết khác cũng giới thiệu khảo sát cho thấy các cuộc họp cản trở công việc mang tính sản xuất của nhân viên. [3][4]
Microsoft Work Trend Index 2023 cũng nêu các cuộc họp không hiệu quả là một trong những nguyên nhân chính làm gián đoạn năng suất. [5]
Tất nhiên, không phải cuộc họp nào cũng xấu.
Xấu là cuộc họp giữ người lại mà không có mục đích hay quyết định.
Đối với người gần burnout, cuộc họp vô ích không chỉ là chuyện phiếm.
Đó là tước đoạt thời gian hồi phục.
Nó lấy mất thời gian tập trung.
Đẩy công việc thật ra phía sau.
Làm tăng làm thêm giờ.
Làm tăng khoảng cách tâm lý với công việc.
Nuôi lớn sự hoài nghi “lại nữa rồi”.
Rồi sau đó, khi nhìn thấy sự hoài nghi ấy, người ta lại nói “thái độ xấu”.
Khá là địa ngục.
Chuyện phiếm ở nơi làm việc chỉ an toàn khi có “quyền không tham gia”
Đây không phải lời kêu gọi xóa bỏ chuyện phiếm.
Chuyện phiếm có giá trị.
Nhưng nếu thiết kế sai, nó có thể biến từ an toàn tâm lý thành áp lực phải hòa theo.
Chuyện phiếm an toàn thường có các điều kiện sau:
- tham gia tự nguyện
- thời gian ngắn
- không cản trở nội dung chính
- không xâm nhập quá sâu vào thông tin cá nhân, sức khỏe, gia đình hoặc niềm tin
- người không muốn nói có thể im lặng mà không bị coi là lạc lõng
- người không tham gia không bị gọi là “lạnh lùng”
- không trộn chuyện phiếm với quyết định công việc
Ngược lại, chuyện phiếm nguy hiểm trông như thế này:
- mọi người bắt buộc phải tham gia
- chiếm phần lớn cuộc họp
- nghiêng sang đời tư hoặc sức khỏe
- giám sát những người không phản ứng
- xem người không hòa theo là “có thái độ xấu”
- nội dung chính không tiến triển nhưng vẫn được coi là tốt vì bầu không khí thân thiện
Điều quan trọng nhất trong chuyện phiếm ở nơi làm việc không phải nội dung.
Mà là quyền được rời khỏi.
Chuyện phiếm không thể rời khỏi rất dễ biến thành giam giữ, chứ không phải giao tiếp.
Checklist để đo thái độ của cuộc họp
Trước khi chỉ trích thái độ của cá nhân, nên nhìn thái độ của cuộc họp trước.
Hãy kiểm tra các điểm sau.
1. Mục đích
Cuộc họp này tồn tại để làm gì?
- chia sẻ
- tham vấn
- ra quyết định
- kiểm tra tiến độ
- đào tạo
- xây dựng quan hệ
Khi mục đích trộn lẫn, cuộc họp sẽ dài ra.
2. Quyết định
Sau cuộc họp, điều gì cần được quyết định?
Nếu không có gì phải quyết định, nên xem lại liệu có thật sự cần giữ tất cả mọi người suốt 90 phút hay không.
3. Hành động tiếp theo
Ai làm gì, đến khi nào?
Một cuộc họp không tạo ra điều này có thể chỉ tạo bầu không khí mà không làm công việc tiến triển.
4. Người tham gia
Tất cả mọi người có thật sự phải tham gia không?
Nếu chỉ là chia sẻ thông tin, biên bản hoặc chat có thể đủ.
5. Tỷ lệ chuyện phiếm
Đã có bao nhiêu phút chuyện phiếm?
Chuyện phiếm không phải vấn đề.
Nhưng nếu 50 trong 90 phút là chuyện phiếm, cần nghi ngờ nghiêm túc về thiết kế cuộc họp.
6. Độ an toàn của chủ đề
Có đi quá sâu vào tên, sức khỏe, gia đình, ngày nghỉ, thể trạng, niềm tin, cơ thể, tuổi tác hoặc các chủ đề tương tự không?
Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản giải thích rằng trong bối cảnh quấy rối tại nơi làm việc, “môi trường làm việc bị tổn hại” bao gồm trường hợp người lao động chịu đau khổ về thể chất hoặc tinh thần đến mức năng lực làm việc bị ảnh hưởng nghiêm trọng. [8]
Ngay cả là chuyện phiếm, nếu các chủ đề khó chịu tiếp tục trong một nơi khó rời đi, nó có thể làm môi trường làm việc xấu hơn.
7. Có biến thành giám sát cá nhân không?
Có phải chỉ đang nhìn phản ứng ít, nét mặt hoặc sự thiếu hào hứng không?
Điều thực sự cần nhìn là người đó có nắm được thông tin cần thiết của cuộc họp hay không, phạm vi trách nhiệm đã được xác nhận chưa, và có ảnh hưởng gì đến quyết định hay không.
Cách trả lời: những câu ngắn để không bị kéo vào
Trong kiểu cuộc họp này, nếu có nguy cơ thái độ cá nhân bị chỉ trích, tốt nhất không nên giải thích dài.
Hãy trả lời ngắn và kéo cuộc trao đổi trở lại công việc.
Tôi đang theo dõi những phần liên quan đến chương trình nghị sự và trách nhiệm của mình. Nếu có quyết định hoặc điểm cần xử lý, sẽ rất hữu ích nếu được chia sẻ qua chat.
Tôi đang nắm những phần liên quan đến nội dung chính. Với những việc cần hành động, sẽ dễ xử lý hơn nếu làm rõ ai làm gì và đến khi nào.
Để tránh hiểu khác nhau, sẽ rất hữu ích nếu quyết định và bước hành động tiếp theo được ghi lại bằng văn bản.
Điểm quan trọng là không đi vào tranh luận cảm xúc.
Đừng bước vào sân chơi “thái độ của tôi có xấu không?”.
Hãy quay lại chương trình nghị sự, quyết định, phạm vi trách nhiệm và hành động tiếp theo.
Đó là một cách tự vệ.
Một cuộc họp thật sự tử tế không lấy mất khả năng tập trung của người khác
Nơi làm việc tử tế không phải là nơi chỉ tăng nhậu nhẹt hay chuyện phiếm.
Một nơi làm việc thật sự tử tế là nơi:
- đi thẳng vào nội dung chính
- không gọi những người không cần thiết
- quyết định những gì cần quyết định
- giữ chuyện phiếm ngắn
- không đi vào các chủ đề người khác không muốn nói
- ghi lại quyết định
- làm rõ hành động tiếp theo
- không cướp thời gian của người gần kiệt sức
- không biến phản ứng tự vệ của cá nhân thành vấn đề tính cách
Nói cách khác, tử tế không phải “nói chuyện lâu trong không khí vui vẻ”.
Tử tế là không đối xử cẩu thả với thời gian, sự tập trung, đời tư, thông tin sức khỏe và ranh giới của người khác.
Phép phòng thủ của Mendoi-chan: làm cho thái độ cuộc họp trở nên nhìn thấy được
Nếu Mendoi-chan đối đầu với phép thuật đen này, cô ấy sẽ nói:
Trước khi giám sát thái độ cá nhân, hãy đo thái độ của cuộc họp.
Thứ cần đo không phải nét mặt.
Hãy đo:
- có mục đích hay không
- tỷ lệ nội dung chính là bao nhiêu phần trăm
- có bao nhiêu phút chuyện phiếm
- có quyết định không
- có hành động tiếp theo không
- người tham gia có phù hợp không
- có xâm nhập quá sâu vào thông tin cá nhân hoặc sức khỏe không
- có lấy mất thời gian của người gần burnout không
Hãy nhìn những điều này.
Tổ chức càng thích theo dõi thái độ cá nhân thì thường càng ít nhìn thái độ của cuộc họp do chính mình tổ chức.
Vì vậy, trước hết hãy làm cuộc họp trở nên nhìn thấy được.
Đó là phép phòng thủ.
Tóm tắt
Có người chỉ nghe một phần cuộc họp.
Có người ít phản ứng.
Có người không tham gia chuyện phiếm.
Có người chỉ lấy những gì cần thiết.
Nếu lập tức xem tất cả là “thái độ xấu” thì quá hời hợt.
Có thể người đó không hề lười.
Có thể họ chỉ đang cố không để một cuộc họp vô mục đích lấy mất toàn bộ khả năng tập trung.
Có thể họ chỉ đang dựng ranh giới để không bị kéo vào.
Có thể họ chỉ đang tạo khoảng cách tâm lý trước khi burnout.
Thứ thực sự cần nhìn không phải là nét mặt của người đó.
Mà là:
Cuộc họp này có đối xử công bằng với thời gian và sự tập trung của con người hay không?
Chuyện phiếm không xấu.
Cuộc họp cũng không xấu.
Điều xấu là bỏ mặc thiết kế cuộc họp rồi chỉ giám sát phản ứng tự vệ của cá nhân.
Trước khi trách ai đó “thái độ xấu”, hãy nhìn thái độ của cuộc họp trước.
