Mục đích của bài viết này
Trong công việc, đôi khi cuộc họp bắt đầu từ những ý tưởng còn mơ hồ.
“Muốn công ty trông hấp dẫn đối với học sinh trung học.” “Muốn làm một video trông thật ổn.” “Cấp trên nói nên đưa vào nên muốn thêm vào.” “Mọi người cùng bàn rồi quyết định.”
Ban đầu, những câu như vậy gần với mong muốn hơn là yêu cầu.
Người có xu hướng tư duy logic có thể cảm thấy khó tiến hành nếu những mong muốn đó chưa được chuyển thành yêu cầu.
Bài viết này tổng hợp cách sắp xếp một cuộc họp còn mơ hồ.
Mong muốn và yêu cầu là khác nhau
Trong cuộc họp, tình trạng thường gặp là mới chỉ có các mong muốn được nêu ra.
Ví dụ:
- Muốn tạo ấn tượng hấp dẫn với học sinh trung học
- Muốn truyền tải bầu không khí của công ty
- Cũng muốn đưa các sự kiện nội bộ vào
- Cũng muốn cho thấy cơ sở vật chất
- Muốn tổng thể có cảm giác tốt
Những điều này đều quan trọng, nhưng ở dạng hiện tại thì chưa thể trực tiếp chuyển thành công việc.
Để biến chúng thành yêu cầu, cần chuyển thành các câu hỏi sau:
- Cho ai xem?
- Sử dụng ở đâu?
- Dài bao nhiêu phút?
- Nội dung nào bắt buộc phải có?
- Nội dung nào không đưa vào?
- Ai sẽ cung cấp tư liệu?
- Ai sẽ kiểm tra?
- Phải hoàn thành trước khi nào?
Những câu hỏi để phân tách một cuộc trao đổi mơ hồ
Có thể dùng các câu hỏi sau trong cuộc họp.
Đối tượng mục tiêu lần này là ai?
Video này sẽ được sử dụng ở đâu?
Nội dung bắt buộc phải đưa vào là gì?
Nếu còn dư thời lượng thì có thể đưa thêm nội dung gì?
Đây là trọng tâm chính của lần này hay là yếu tố bổ sung?
Ai là người đưa ra quyết định cuối cùng?
Ai sẽ chuẩn bị tư liệu và hạn là khi nào?
Khi hỏi những câu này, mong muốn sẽ dần được chuyển thành yêu cầu.
Xác định góc nhìn chính
Khi câu chuyện trong cuộc họp bị phân tán, có thể nhiều góc nhìn đang bị trộn lẫn.
Ví dụ, dù video dành cho học sinh trung học, nội dung có thể chỉ toàn những thứ công ty muốn cho thấy.
Trong trường hợp đó, hãy đưa góc nhìn chính trở lại.
Tôi nghĩ góc nhìn chính lần này không phải là công ty mà là học sinh trung học.
Tôi nghĩ sẽ dễ truyền đạt hơn nếu nội dung giúp học sinh trung học hình dung được cuộc sống sau khi vào làm tại công ty.
Chỉ cần xác định góc nhìn chính cũng giúp dễ thấy nội dung nào cần được ưu tiên.
Tách các yếu tố đang bị trộn lẫn
Trong một cuộc họp mơ hồ, nhiều mục đích thường bị trộn vào nhau.
Ví dụ:
- Diễn biến của 1 ngày
- Giới thiệu điểm hấp dẫn của công ty
- Giới thiệu sự kiện nội bộ
- Giới thiệu cơ sở vật chất
- Ý tưởng chợt nghĩ ra của người cấp cao
- Thông điệp tuyển dụng
Nếu đưa tất cả vào 1 video, trọng tâm sẽ bị mờ.
Có thể trả lời như sau:
Tôi nghĩ tất cả đều là những yếu tố tốt.
Tuy nhiên, nếu đưa tất cả vào trong 3 phút thì trọng tâm có thể trở nên khó hiểu, vì vậy lần này tôi muốn tách trọng tâm chính và các yếu tố bổ sung.
Tách phần bắt buộc và phần tùy chọn
Khi có nhiều ý kiến, hãy tách phần bắt buộc và phần tùy chọn.
Tôi muốn tách những gì nhất định phải đưa vào lần này và những gì có thể đưa vào nếu còn dư thời lượng.
Ý kiến vừa rồi nên được xem là bắt buộc hay là nội dung chỉ đưa vào nếu còn dư thời lượng?
Chỉ một câu như vậy cũng có thể giúp sắp xếp những ý kiến chen vào trong cuộc họp.
Tính ngược từ lịch trình
Người tư duy logic thường giỏi tính ngược từ thời hạn.
Ví dụ, nếu chỉ còn ít ngày trước khi hoàn thành, hãy kiểm tra:
- Hạn nộp tư liệu
- Thời gian biên tập
- Ngày kiểm tra
- Hạn sửa đổi
- Ngày nộp cuối cùng
Nếu thời hạn đang đến gần, thay vì cố đưa mọi thứ vào, cần thu hẹp phạm vi thành một hình thức có thể trình bày thực tế.
Để đưa sản phẩm về dạng có thể trình bày trong thời hạn, tôi muốn xác nhận nội dung sẽ đưa vào và phạm vi tư liệu.
Sử dụng AI để sắp xếp cuộc họp
Các cuộc họp mơ hồ rất phù hợp để dùng AI hỗ trợ.
Bạn có thể dùng nhập giọng nói để nói sơ bộ về tình hình hiện tại rồi yêu cầu AI tạo:
- Sắp xếp các điểm cần thảo luận
- Câu mở đầu cuộc họp
- Hỏi ai về việc gì
- Câu hỏi và trả lời dự kiến
- PowerPoint
- Ghi chú sau cuộc họp
Đặc biệt, người tư duy logic có thể mệt vì nhìn thấy quá nhiều lỗ hổng trong đầu.
Đưa những lỗ hổng đó cho AI và nhờ chuyển thành ngôn ngữ có thể dùng trong cuộc họp sẽ giúp giảm tải.
Tóm tắt
Để sắp xếp một cuộc họp mơ hồ, cần biến mong muốn thành yêu cầu.
Điều quan trọng không phải là trách móc người khác.
Mà là xác nhận:
- Nội dung hướng tới ai
- Đâu là trọng tâm chính
- Đâu là phần bổ sung
- Ai sẽ cung cấp tư liệu
- Ai sẽ quyết định
- Khi nào cần kiểm tra xong
Người tư duy logic dễ nhận ra những lỗ hổng trong cuộc họp.
Hãy dùng đặc điểm đó để sắp xếp thay vì tức giận.
Sau đó dùng AI để chuyển thành kịch bản, tài liệu và ghi chú.
Đó là cách để không bị tiêu hao quá mức trong những cuộc họp mơ hồ.
