Objectif de cet article
Au travail, certaines réunions commencent par des idées encore très vagues.
« Nous voulons que l’entreprise paraisse attractive aux lycéens. » « Nous voulons faire une vidéo qui rende bien. » « Quelqu’un au-dessus a dit qu’il fallait l’ajouter, donc nous voulons l’inclure. » « Discutons-en tous ensemble, puis décidons. »
Au départ, ce genre de propos ressemble davantage à des souhaits qu’à des exigences concrètes.
Les personnes qui ont tendance à raisonner de façon logique peuvent avoir du mal à avancer tant que ces souhaits n’ont pas été transformés en exigences.
Cet article présente une méthode pour structurer une réunion encore floue.
Un souhait et une exigence ne sont pas la même chose
Dans une réunion, il arrive souvent que seuls des souhaits soient exprimés.
Par exemple :
- Nous voulons paraître attractifs aux lycéens
- Nous voulons transmettre l’ambiance de l’entreprise
- Nous voulons aussi présenter les événements internes
- Nous voulons aussi montrer les installations
- Nous voulons que l’ensemble rende bien
Tout cela est important, mais sous cette forme, ce n’est pas encore directement exploitable pour travailler.
Pour en faire des exigences, il faut les transformer en questions comme celles-ci :
- À qui allons-nous montrer le contenu ?
- Où sera-t-il utilisé ?
- Combien de minutes doit-il durer ?
- Quels éléments doivent absolument être inclus ?
- Quels éléments ne seront pas inclus ?
- Qui fournira les éléments nécessaires ?
- Qui effectuera la vérification ?
- Pour quand faut-il avoir terminé ?
Des questions pour décomposer une discussion vague
Voici des questions utilisables pendant la réunion.
Quel est le public visé cette fois-ci ?
Où cette vidéo sera-t-elle utilisée ?
Quels éléments doivent absolument être inclus ?
Quels éléments pouvons-nous ajouter s’il reste de la marge ?
Est-ce l’axe principal cette fois-ci, ou un élément complémentaire ?
Qui prendra la décision finale ?
Qui préparera les éléments nécessaires, et pour quand ?
En posant ces questions, les souhaits deviennent progressivement des exigences concrètes.
Définir le point de vue principal
Quand une réunion part dans plusieurs directions, c’est parfois parce que différents points de vue se mélangent.
Par exemple, même si la vidéo est destinée à des lycéens, son contenu peut finir par ne présenter que ce que l’entreprise souhaite montrer.
Dans ce cas, il faut revenir au point de vue principal.
Je pense que le point de vue principal, cette fois-ci, n’est pas celui de l’entreprise, mais celui des lycéens.
Je pense que le message sera plus clair si nous orientons le contenu de façon à les aider à imaginer ce que serait leur vie après leur arrivée dans l’entreprise.
Le simple fait de définir le point de vue principal permet de mieux voir quels contenus doivent être prioritaires.
Séparer les éléments qui sont mélangés
Dans une réunion floue, plusieurs objectifs se mélangent souvent.
Par exemple :
- Le déroulement d’1 journée
- Une présentation des atouts de l’entreprise
- Une présentation des événements internes
- Une présentation des installations
- Une idée spontanée d’une personne plus haut placée
- Un message de recrutement
Si tout est placé dans 1 seule vidéo, le sujet principal devient difficile à distinguer.
On peut répondre ainsi :
Je pense que ce sont tous de bons éléments.
Mais si nous mettons tout dans 3 minutes, l’axe principal risque de devenir difficile à comprendre. Cette fois-ci, j’aimerais donc séparer l’axe principal des éléments complémentaires.
Séparer l’obligatoire de l’optionnel
Quand les avis sont nombreux, il est utile de distinguer ce qui est obligatoire de ce qui est optionnel.
J’aimerais séparer ce que nous devons absolument inclure cette fois-ci de ce que nous pouvons ajouter s’il reste de la marge.
L’avis qui vient d’être donné doit-il être considéré comme obligatoire, ou comme un élément à ajouter s’il reste de la marge ?
Une phrase comme celle-ci aide à organiser les interventions et les nouvelles idées qui arrivent pendant la réunion.
Remonter à partir du calendrier
Les personnes qui raisonnent de façon logique sont souvent à l’aise pour planifier en remontant à partir de l’échéance.
Par exemple, s’il reste peu de jours avant la fin, vérifiez les points suivants :
- Date limite de remise des éléments
- Période de montage
- Date de vérification
- Date limite des corrections
- Date de remise finale
Si l’échéance approche, il vaut mieux réduire le périmètre à une forme réaliste et présentable plutôt que d’essayer de tout inclure.
Pour arriver à une version que nous pourrons présenter dans le délai, j’aimerais confirmer le contenu à inclure ainsi que le périmètre des éléments nécessaires.
Utiliser l’IA pour structurer une réunion
Les réunions floues se prêtent bien à l’aide de l’IA.
Vous pouvez décrire grossièrement la situation actuelle par saisie vocale, puis demander à l’IA de préparer :
- Une organisation des points à discuter
- Une phrase d’ouverture pour la réunion
- Qui interroger et sur quel sujet
- Des questions et réponses anticipées
- Un PowerPoint
- Une note de confirmation après la réunion
Les personnes qui raisonnent de façon logique, en particulier, peuvent se fatiguer parce qu’elles repèrent trop de lacunes à la fois dans leur tête.
Confier ces lacunes à l’IA et lui demander de les transformer en formulations utilisables pendant la réunion peut réduire la charge.
Résumé
Pour structurer une réunion floue, il faut transformer les souhaits en exigences concrètes.
L’important n’est pas de reprocher quelque chose aux autres.
Il faut plutôt confirmer :
- À qui le contenu est destiné
- Quel est l’axe principal
- Quels sont les éléments complémentaires
- Qui fournit les éléments nécessaires
- Qui prend la décision
- Pour quand la vérification doit être faite
Les personnes qui raisonnent de façon logique repèrent souvent facilement les lacunes d’une réunion.
Utilisez cette capacité pour structurer la situation plutôt que pour vous mettre en colère.
Puis utilisez l’IA pour la transformer en script, en supports et en notes.
C’est une façon d’éviter de s’épuiser excessivement dans des réunions mal définies.
