Objetivo de este artículo
En el trabajo, algunas reuniones empiezan con ideas todavía muy vagas.
«Queremos que la empresa resulte atractiva para estudiantes de secundaria». «Queremos hacer un video que quede bien». «Alguien de arriba dijo que había que incluirlo, así que queremos ponerlo». «Hablemos entre todos y luego decidimos».
Al principio, este tipo de frases se parecen más a deseos que a requisitos concretos.
A las personas que tienden a pensar de forma lógica les puede resultar difícil avanzar si esos deseos no se convierten primero en requisitos.
Este artículo explica cómo ordenar una reunión que todavía está poco definida.
Los deseos y los requisitos no son lo mismo
En muchas reuniones, lo único que hay sobre la mesa son deseos.
Por ejemplo:
- Queremos resultar atractivos para estudiantes de secundaria
- Queremos transmitir el ambiente de la empresa
- Queremos incluir también los eventos internos
- Queremos mostrar también las instalaciones
- Queremos que el resultado quede bien
Todo esto es importante, pero así todavía no se puede convertir directamente en trabajo.
Para transformarlo en requisitos, hay que convertirlo en preguntas como estas:
- ¿Quién lo va a ver?
- ¿Dónde se va a usar?
- ¿Cuántos minutos debe durar?
- ¿Qué contenido debe incluirse obligatoriamente?
- ¿Qué contenido no se va a incluir?
- ¿Quién proporcionará los materiales?
- ¿Quién lo revisará?
- ¿Para cuándo debe estar terminado?
Preguntas para descomponer una conversación vaga
Estas preguntas pueden usarse durante la reunión.
¿Quién es el público objetivo esta vez?
¿Dónde se va a utilizar este video?
¿Qué contenido debe incluirse obligatoriamente?
¿Qué contenido podemos incluir si queda margen?
¿Esto es el eje principal de esta ocasión o un elemento complementario?
¿Quién tomará la decisión final?
¿Quién preparará los materiales y para cuándo?
Al hacer estas preguntas, los deseos se van convirtiendo poco a poco en requisitos.
Definir el punto de vista principal
Cuando la conversación de una reunión se dispersa, puede ser porque se están mezclando varios puntos de vista.
Por ejemplo, aunque el video esté dirigido a estudiantes de secundaria, puede acabar lleno únicamente de cosas que la empresa quiere mostrar.
En ese caso, conviene devolver la conversación al punto de vista principal.
Creo que el punto de vista principal esta vez no es el de la empresa, sino el de los estudiantes de secundaria.
Creo que será más fácil transmitir el mensaje si orientamos el contenido a que puedan imaginar cómo sería trabajar aquí después de incorporarse.
Solo con definir el punto de vista principal resulta más fácil ver qué contenidos deben tener prioridad.
Separar los elementos que están mezclados
En una reunión vaga suelen mezclarse varios objetivos.
Por ejemplo:
- El recorrido de 1 día
- Presentar los atractivos de la empresa
- Presentar eventos internos
- Presentar las instalaciones
- Una idea improvisada de alguien de mayor rango
- Un mensaje de contratación
Si se mete todo en 1 video, el foco se vuelve borroso.
Se puede responder así:
Creo que todos son elementos buenos.
Pero si los metemos todos en 3 minutos, será difícil entender cuál es el eje principal, así que esta vez me gustaría separar el eje principal de los elementos complementarios.
Separar lo obligatorio de lo opcional
Cuando hay muchas opiniones, conviene separar lo obligatorio de lo opcional.
Me gustaría separar lo que debemos incluir obligatoriamente esta vez de lo que podemos añadir si queda margen.
¿La opinión que acaba de plantearse debe ser obligatoria o la tratamos como algo que añadiremos si queda margen?
Con una frase así se pueden ordenar las interrupciones y las nuevas propuestas que aparecen durante la reunión.
Trabajar hacia atrás desde el calendario
Las personas que piensan de forma lógica suelen ser buenas calculando hacia atrás desde la fecha límite.
Por ejemplo, si quedan pocos días para terminar, conviene comprobar lo siguiente:
- Fecha límite para entregar los materiales
- Periodo de edición
- Fecha de revisión
- Fecha límite para las correcciones
- Fecha de entrega final
Si el plazo está cerca, en vez de intentar incluirlo todo hay que reducir el alcance a una forma que sea realista poder mostrar.
Para llegar a una versión que podamos mostrar dentro del plazo, me gustaría confirmar qué contenido vamos a incluir y cuál será el alcance de los materiales.
Usar la IA para ordenar una reunión
Las reuniones vagas se prestan bien a recibir ayuda de la IA.
Puedes explicar de forma aproximada la situación actual mediante entrada de voz y pedir a la IA que prepare:
- Una organización de los puntos de discusión
- Una frase para abrir la reunión
- A quién preguntar qué
- Preguntas y respuestas previsibles
- Un PowerPoint
- Una nota de confirmación después de la reunión
En especial, las personas que piensan de forma lógica pueden cansarse porque detectan demasiados huecos a la vez en su cabeza.
Pasar esos huecos a la IA y pedirle que los convierta en palabras utilizables en la reunión puede reducir la carga.
Resumen
Para ordenar una reunión vaga, hay que convertir los deseos en requisitos.
Lo importante no es culpar a la otra persona.
Lo importante es confirmar:
- A quién va dirigido el contenido
- Cuál es el eje principal
- Qué es complementario
- Quién proporcionará los materiales
- Quién tomará la decisión
- Para cuándo debe hacerse la revisión
Las personas que piensan de forma lógica suelen detectar con facilidad los huecos de una reunión.
Usa esa capacidad para ordenar la situación, no para enfadarte.
Y utiliza la IA para convertirla en un guion, materiales y notas.
Esa es una forma de evitar agotarse demasiado en reuniones poco definidas.
