이 글의 목적
업무에서는 모호한 이야기로 회의가 시작될 때가 있습니다.
“고등학생에게 회사를 매력적으로 보이게 하고 싶다.” “괜찮은 영상을 만들고 싶다.” “윗사람이 넣으라고 했으니 넣고 싶다.” “다 같이 이야기해서 정하자.”
이런 이야기는 처음에는 요구사항이라기보다 바람에 가깝습니다.
논리적으로 생각하는 사람은 그 바람을 요구사항으로 바꾸지 않으면 일을 진행하기 어렵다고 느낄 수 있습니다.
이 글에서는 모호한 회의를 정리하는 방법을 정리합니다.
바람과 요구사항은 다르다
회의에서 흔한 것은 바람만 나와 있는 상태입니다.
예:
- 고등학생에게 매력적으로 보이게 하고 싶다
- 회사 분위기를 전달하고 싶다
- 사내 행사도 넣고 싶다
- 시설도 보여 주고 싶다
- 전체적으로 좋은 느낌으로 만들고 싶다
이런 의견은 중요하지만, 그대로는 실제 작업으로 옮기기 어렵습니다.
요구사항으로 만들려면 다음처럼 구체화해야 합니다.
- 누구에게 보여 줄 것인가
- 어디에서 사용할 것인가
- 몇 분짜리인가
- 반드시 넣어야 할 내용은 무엇인가
- 넣지 않을 내용은 무엇인가
- 누가 자료를 제공할 것인가
- 누가 확인할 것인가
- 언제까지 완성할 것인가
모호한 이야기를 분해하는 질문
회의에서 사용할 수 있는 질문은 다음과 같습니다.
이번 대상자는 누구입니까?
이 영상은 어디에서 사용합니까?
반드시 넣어야 할 내용은 무엇입니까?
여유가 있으면 넣을 내용은 무엇입니까?
이것은 이번의 주축입니까, 보조 요소입니까?
최종적으로 판단하는 사람은 누구입니까?
자료는 누가 언제까지 준비합니까?
이런 질문을 하면 바람이 조금씩 요구사항으로 바뀝니다.
누구의 관점이 중심인지 정한다
회의 이야기가 흩어질 때는 서로 다른 관점이 섞여 있을 수 있습니다.
예를 들어 고등학생용 영상인데도 회사가 보여 주고 싶은 것만 가득해질 수 있습니다.
이럴 때는 중심 관점을 다시 맞춥니다.
이번의 중심은 회사가 아니라 고등학생이라고 생각합니다.
고등학생이 입사 후를 상상할 수 있는 내용에 맞추는 편이 더 잘 전달될 것 같습니다.
중심 관점을 정하는 것만으로도 어떤 내용을 우선해야 하는지 보기 쉬워집니다.
섞여 있는 요소를 나눈다
모호한 회의에서는 여러 목적이 섞입니다.
예:
- 1일의 흐름
- 회사의 매력 소개
- 사내 행사 소개
- 시설 소개
- 상위자의 즉흥적인 아이디어
- 채용용 메시지
이것을 전부 1개의 영상에 넣으면 초점이 흐려집니다.
이렇게 답할 수 있습니다.
모두 좋은 요소라고 생각합니다.
다만 3분 안에 전부 넣으면 중심축이 잘 보이지 않을 수 있으므로, 이번에는 주축과 보조 요소로 나누고 싶습니다.
필수와 선택으로 나눈다
의견이 많을 때는 필수와 선택으로 나눕니다.
이번에 반드시 넣을 것과 여유가 있으면 넣을 것을 나누고 싶습니다.
지금 의견은 필수로 할까요, 아니면 여유가 있으면 넣는 것으로 할까요?
이 한마디로 회의 중간에 들어오는 여러 의견을 정리할 수 있습니다.
일정에서 역산한다
논리적으로 생각하는 사람은 마감에서 역산하는 데 능한 경우가 많습니다.
예를 들어 완성까지 남은 날짜가 적다면 다음을 확인합니다.
- 자료 제출 기한
- 편집 기간
- 확인일
- 수정 기한
- 최종 제출일
마감이 임박했다면 모든 것을 넣으려 하지 말고 현실적으로 보여 줄 수 있는 형태로 범위를 줄여야 합니다.
기한 안에 보여 줄 수 있는 형태로 만들기 위해, 넣을 내용과 자료 범위를 확인하고 싶습니다.
회의를 정리하는 AI 활용
모호한 회의는 AI와 궁합이 좋습니다.
음성 입력으로 현재 상황을 거칠게 말한 뒤 AI에게 다음을 만들게 할 수 있습니다.
- 논점 정리
- 회의 시작 멘트
- 누구에게 무엇을 물을지
- 예상 문답
- PowerPoint
- 회의 후 메모
특히 논리적으로 생각하는 사람은 머릿속에서 너무 많은 빈틈이 보여서 피곤해질 수 있습니다.
그 빈틈을 AI에 넘기고 회의용 표현으로 바꾸게 하면 부담이 줄어듭니다.
정리
모호한 회의를 정리하려면 바람을 요구사항으로 바꿔야 합니다.
중요한 것은 상대를 탓하는 것이 아닙니다.
다음을 확인하는 것입니다.
- 누구를 대상으로 하는가
- 무엇을 주축으로 하는가
- 무엇을 보조로 하는가
- 누가 자료를 제공하는가
- 누가 판단하는가
- 언제까지 확인하는가
논리적으로 생각하는 사람은 회의의 빈틈을 잘 발견합니다.
그 특성을 분노가 아니라 정리에 사용합니다.
그리고 AI로 대본, 자료, 메모로 변환합니다.
그것이 모호한 회의에서 지나치게 소모되지 않는 방법입니다.
