本文目的
在工作中，會議有時會從模糊的想法開始。
「想讓高中生覺得公司很有吸引力。」 「想做一支感覺不錯的影片。」 「上面的人說要放進去，所以想加上。」 「大家一起討論後再決定吧。」
這類說法一開始更接近願望，而不是需求。
邏輯型思考者如果不把這些願望轉化為需求，往往會覺得很難繼續推進。
本文整理了如何整理模糊會議的方法。
願望和需求並不相同
會議中常見的情況，是只提出了願望。
例如：
- 想讓高中生覺得有吸引力
- 想傳達公司的氛圍
- 也想加入公司活動
- 也想展示設施
- 想整體做得感覺不錯
這些想法很重要，但照原樣無法直接落實為工作。
要把它們變成需求，需要轉化為以下問題。
- 給誰看
- 在哪裡使用
- 時長是多少分鐘
- 必須加入什麼內容
- 不加入什麼內容
- 誰提供素材
- 誰負責確認
- 什麼時候之前必須完成
拆解模糊討論的問題
會議中可以使用以下問題。
這次的目標對象是誰？
這支影片會在哪裡使用？
必須加入的內容是什麼？
如果有餘裕，可以加入什麼內容？
這是本次的主軸，還是補充要素？
最後由誰作出判斷？
素材由誰在什麼時候之前準備？
提出這些問題後，願望會逐步轉化為需求。
確定主要視角
當會議討論變得分散時，可能是不同的視角混在了一起。
例如，明明是面向高中生的影片，卻可能只剩下公司想展示的內容。
這時，需要把主要視角拉回來。
我認為這次的主要視角不是公司，而是高中生。
如果把內容調整為讓高中生能夠想像入職後的樣子，我認為會更容易傳達。
只要確定主要視角，就更容易看清應優先加入哪些內容。
分開混在一起的要素
在模糊的會議中，多個目的經常會混在一起。
例如：
- 1天的流程
- 公司吸引力介紹
- 公司內部活動介紹
- 設施介紹
- 上級臨時想到的點子
- 招募訊息
如果把這些全部塞進1支影片，重點就會變得模糊。
可以這樣回應。
我認為這些都是很好的要素。
但是，如果在3分鐘內全部放進去，主軸可能會變得不清楚，所以這次我想把它們分成主軸和補充要素。
分為必選和可選
意見很多時，可以分成必選和可選。
我想把這次必須加入的內容和有餘裕時再加入的內容分開。
您剛才的意見要設為必選，還是作為有餘裕時再加入的內容？
只用這一句話，就能幫助整理會議中不斷插入的意見。
從時程倒推
邏輯型思考者通常擅長從期限倒推。
例如，如果距離完成只剩下很少的天數，就確認以下事項。
- 素材提交期限
- 編輯期間
- 確認日期
- 修改期限
- 最終提交日期
如果期限已經臨近，就不能什麼都放進去，而需要縮小到現實中能夠展示的範圍。
為了在期限內做到可以展示的程度，我想確認要加入的內容和素材範圍。
用AI整理會議
模糊的會議很適合借助AI。
可以先用語音輸入粗略說出目前情況，再讓AI產生以下內容。
- 整理討論重點
- 會議開場話術
- 向誰詢問什麼
- 預想問答
- PowerPoint
- 會後備忘錄
尤其是邏輯型思考者，有時會因為腦中看見太多漏洞而感到疲憊。
把這些漏洞交給AI，讓它轉化為會議中可以使用的表達，可以減輕負擔。
總結
要整理模糊的會議，需要把願望轉化為需求。
重要的不是責怪對方。
而是確認以下事項。
- 面向誰
- 什麼是主軸
- 什麼是補充
- 誰提供素材
- 誰作出判斷
- 什麼時候之前確認
邏輯型思考者更容易發現會議中的漏洞。
把這種特質用於整理，而不是憤怒。
再用AI把內容轉化為腳本、資料和備忘錄。
這就是在模糊的會議中避免過度消耗的方法。
