本文目的
邏輯型的人在會議中往往很快就會注意到矛盾和尚未確定的事項。
目的很模糊。 不知道誰是決策者。 還沒決定由誰負責準備素材。 只剩期限一直逼近。 卻被要求「弄得有感覺一點」。
看到這種狀況時，有時會立刻明白：「照這樣下去一定會出問題。」
另一方面，要在現場一邊察言觀色、一邊壓住火氣，再把自己的想法轉換成對方能接受的說法，同時還要負責主持會議，負荷其實相當高。
本文整理邏輯型的人為什麼容易覺得主持會議很困難，以及如何透過事先建立框架來降低負擔。
邏輯型的人很容易看見「漏洞」
邏輯型的人在會議中往往很容易發現以下這些漏洞。
- 目的尚未確定
- 不清楚由誰決定
- 不清楚最終成果物是什麼
- 從期限倒推後，工作量與可用時間對不上
- 尚未決定由誰提供素材或資訊
- 嘴上要求品質，但必要條件並未備齊
- 最後看起來很可能會變成承辦人的責任
一旦看見這些漏洞，大腦通常會立刻開始把問題結構化。
但在會議現場，很難直接說：「這裡到處都是漏洞。」
因此，就需要把心裡真正想說的話，轉換成職場上能使用的說法。
困難的不是「思考」，而是「當場轉換」
邏輯型的人之所以會覺得會議很辛苦，並不是因為不會思考。
反而有時候思考速度非常快。
真正累人的是以下這類轉換。
- 把「這根本還沒設計好吧？」轉成「我想先整理一下需要確認的事項」
- 把「到底誰來決定？」轉成「請問最後由哪一位負責確認？」
- 把「把素材交出來啊」轉成「可以請各部門提供相關素材嗎？」
- 把「4天根本做不完吧」轉成「若要在期限內做到可呈現的程度，需要先確認範圍」
- 把「垃圾結構」換成「目前的職責分工仍不明確」
一邊看著對方的反應，一邊在現場完成這些轉換，會非常耗神。
主持會議靠的不是「聊天能力」，而是「框架」
主持會議並不一定只能靠聊天能力或炒熱氣氛的能力。
尤其是在目的和角色都很模糊的會議裡，只要冷靜確認以下事項，本身就有價值。
- 目的
- 對象
- 一定要納入的內容
- 負責人
- 期限
- 最終確認者
- 修改期限
換句話說，如果把主持會議理解成不是「把話說得漂亮」，而是「把尚未確定的事項補齊」，通常會輕鬆很多。
事先用 AI 做成腳本會輕鬆很多
如果不擅長在現場把話說得漂亮，那麼事先用 AI 準備腳本很有效。
可以先準備以下內容。
- 會議開場時要念的話
- 要把什麼問題拋給誰
- 可能出現的反應
- 對這些反應的回應方式
- 會後要寄出的確認備忘錄
- 用於畫面分享的 PowerPoint
有了這些準備，會議中需要即興思考的事情就會減少。
用語音輸入先粗略說出來，再交給 AI 轉換
會議前不需要自己先輸入一篇漂亮的文章。
反而只要用手機的語音輸入，像下面這樣粗略說出來就已經足夠。
目的很模糊。
不知道誰來決定。
素材也還沒決定。
只有期限一直逼近。
不知道在會議上該說什麼。
把這種備忘交給 AI，再請它轉換成以下形式。
- 會議中可使用的禮貌說法
- 腳本
- 預想問答
- PowerPoint
- 會後確認備忘錄
如果想先靠自己把腦中的一切整理好再開口，負荷會很高。
先粗略倒出來，再把轉換工作交給 AI，通常更快也更安全。
會議中可使用的基本句型
請讓我確認一下。
請問最後負責做出判斷的是哪一位？
請問素材由誰準備，最晚什麼時候可以提供？
為了在期限內做到可呈現的程度，我想先確認要納入的內容以及素材範圍。
為避免認知不一致，我稍後會寄出確認備忘錄。
事先準備這類固定句型，就不需要在現場勉強臨時想詞。
總結
邏輯型的人正因為很容易看見會議中的漏洞，所以對模糊不清的會議可能會感到強烈壓力。
真正困難的不是思考本身，而是要把已經看見的漏洞，當場轉換成不會讓人感到被冒犯的說法。
因此，事先用 AI 準備議程、腳本、預想問答和投影片，往往能大幅減輕負擔。
主持會議的重點不是把話說得多漂亮，而是確認那些尚未確定的事項。
用這種方式理解之後，會議通常會更容易往前推進。
