Mục đích của bài viết này
Những người có xu hướng suy nghĩ logic thường nhanh chóng nhận ra các mâu thuẫn và những vấn đề chưa được quyết định trong cuộc họp.
Mục tiêu còn mơ hồ. Không rõ ai là người ra quyết định. Chưa xác định người phụ trách chuẩn bị tài liệu. Chỉ có thời hạn là ngày càng đến gần. Và họ chỉ được nói rằng “hãy làm sao cho ổn”.
Khi nhìn thấy tình trạng như vậy, đôi khi họ lập tức nhận ra: “Nếu cứ thế này thì mọi thứ sẽ không vận hành được.”
Mặt khác, việc vừa đọc bầu không khí, vừa kiềm chế sự bực bội, vừa chuyển những gì đang nghĩ thành lời mà người khác có thể tiếp nhận, đồng thời còn phải điều phối cuộc họp ngay tại chỗ tạo ra gánh nặng rất lớn.
Bài viết này giải thích vì sao người suy nghĩ logic có thể cảm thấy việc điều phối cuộc họp là khó khăn và cách chuẩn bị sẵn một khuôn khổ có thể làm giảm gánh nặng đó.
Người suy nghĩ logic dễ nhìn thấy các “lỗ hổng”
Người suy nghĩ logic thường dễ nhận ra những lỗ hổng sau trong cuộc họp:
- Mục tiêu chưa được quyết định
- Không rõ ai là người quyết định
- Không rõ sản phẩm cuối cùng cần bàn giao là gì
- Khối lượng công việc không phù hợp với thời gian còn lại đến hạn
- Chưa xác định ai sẽ cung cấp tài liệu hoặc thông tin
- Miệng thì yêu cầu chất lượng cao nhưng các điều kiện cần thiết chưa được chuẩn bị
- Có vẻ cuối cùng trách nhiệm sẽ dồn về người trực tiếp thực hiện
Khi nhìn thấy những lỗ hổng như vậy, trong đầu thường lập tức bắt đầu quá trình cấu trúc hóa.
Tuy nhiên, trong cuộc họp rất khó nói thẳng rằng: “Chỗ này đầy lỗ hổng.”
Vì vậy, cần chuyển những lời trong đầu thành cách diễn đạt chuyên nghiệp phù hợp với môi trường làm việc.
Điều khó không phải là “suy nghĩ” mà là “chuyển đổi ngay tại chỗ”
Người có tư duy logic không thấy cuộc họp khó vì họ không thể suy nghĩ.
Ngược lại, đôi khi họ suy nghĩ rất nhanh.
Điều gây mệt mỏi là những chuyển đổi như sau:
- Đổi “Cái này chẳng phải chưa được thiết kế sao?” thành “Tôi muốn sắp xếp lại những điểm cần xác nhận.”
- Đổi “Ai quyết định việc này?” thành “Ai sẽ là người xác nhận cuối cùng?”
- Đổi “Hãy đưa tài liệu cho tôi” thành “Mỗi bộ phận có thể cung cấp các tài liệu cần thiết không?”
- Đổi “Không thể làm xong trong 4 ngày” thành “Để có thể đưa ra một phiên bản trình bày được trong thời hạn, chúng ta cần xác nhận phạm vi.”
- Đổi “Cấu trúc này rất rối” thành “Việc phân chia vai trò hiện vẫn chưa rõ ràng.”
Thực hiện những chuyển đổi này ngay tại chỗ trong khi vẫn phải quan sát phản ứng của người khác là việc rất mệt.
Điều phối cuộc họp bằng “khuôn khổ”, không phải bằng khả năng tán gẫu
Điều phối cuộc họp không nhất thiết chỉ dựa vào khả năng tán gẫu hay làm không khí sôi động.
Đặc biệt trong những cuộc họp mà mục tiêu và vai trò còn mơ hồ, chỉ cần bình tĩnh xác nhận các điểm sau cũng đã có giá trị:
- Mục tiêu
- Đối tượng
- Nội dung bắt buộc phải đưa vào
- Người phụ trách
- Thời hạn
- Người xác nhận cuối cùng
- Thời hạn chỉnh sửa
Nói cách khác, nếu xem điều phối cuộc họp không phải là “nói thật hay” mà là “lấp đầy những điểm chưa được quyết định”, công việc sẽ nhẹ nhàng hơn.
Chuẩn bị kịch bản với AI trước sẽ dễ hơn
Nếu khó nói trôi chảy ngay tại chỗ, việc chuẩn bị sẵn kịch bản với AI có thể hữu ích.
Những thứ nên chuẩn bị gồm:
- Câu mở đầu để đọc khi bắt đầu cuộc họp
- Sẽ hỏi ai về vấn đề gì
- Những phản ứng có thể xảy ra
- Cách trả lời các phản ứng đó
- Ghi chú xác nhận gửi sau cuộc họp
- PowerPoint để chia sẻ màn hình
Khi đã có những thứ này, lượng nội dung phải nghĩ ứng biến trong cuộc họp sẽ giảm xuống.
Nói thô ý tưởng bằng giọng nói rồi để AI chuyển đổi
Trước cuộc họp, không cần tự mình gõ thành những câu văn hoàn chỉnh.
Thay vào đó, chỉ cần dùng nhập liệu bằng giọng nói trên điện thoại và nói thô như sau cũng đủ:
Mục tiêu còn mơ hồ.
Tôi không biết ai là người quyết định.
Tài liệu cũng chưa được xác định.
Chỉ có thời hạn là ngày càng đến gần.
Tôi không biết phải nói gì trong cuộc họp.
Đưa ghi chú như vậy cho AI và yêu cầu chuyển thành:
- Cách nói lịch sự dùng trong cuộc họp
- Kịch bản
- Hỏi đáp dự kiến
- PowerPoint
- Ghi chú xác nhận sau cuộc họp
Nếu cố sắp xếp mọi thứ hoàn chỉnh trong đầu rồi mới nói, gánh nặng sẽ rất lớn.
Thường sẽ nhanh và an toàn hơn nếu cứ nói ra một cách thô trước rồi giao việc chuyển đổi cho AI.
Những câu cơ bản có thể dùng trong cuộc họp
Cho phép tôi xác nhận một điểm.
Ai sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng?
Ai sẽ chuẩn bị tài liệu, và cần hoàn thành trước khi nào?
Để có thể đưa ra một phiên bản trình bày được trong thời hạn, tôi muốn xác nhận nội dung cần đưa vào và phạm vi tài liệu.
Để bảo đảm mọi người hiểu giống nhau, sau đó tôi sẽ gửi ghi chú xác nhận.
Nếu có sẵn những khuôn mẫu câu như vậy, bạn không cần ép mình nghĩ ra lời ngay tại chỗ.
Tóm tắt
Người suy nghĩ logic có thể cảm thấy căng thẳng mạnh trong những cuộc họp mơ hồ chính vì họ dễ nhìn thấy các lỗ hổng.
Điều khó không phải là suy nghĩ, mà là chuyển những lỗ hổng nhìn thấy thành cách diễn đạt ít gây va chạm ngay trong lúc đó.
Vì vậy, chuẩn bị trước chương trình họp, kịch bản, hỏi đáp dự kiến và slide với AI có thể khiến cuộc họp dễ dàng hơn rất nhiều.
Điều phối cuộc họp không phải là nói thật xuất sắc. Đó là xác nhận những điều vẫn chưa được quyết định.
Khi nhìn theo cách này, việc đưa cuộc họp tiến lên sẽ dễ hơn một chút.
