Ziel dieses Artikels
Menschen, die eher logisch denken, bemerken in Besprechungen oft sehr schnell Widersprüche und ungeklärte Punkte.
Das Ziel ist unklar. Es ist nicht klar, wer entscheidet. Es ist noch niemand dafür zuständig, die Materialien bereitzustellen. Nur die Frist rückt immer näher. Und dann heißt es: „Mach es einfach irgendwie gut.“
Wenn man eine solche Situation sieht, wird manchmal sofort klar: „Wenn das so weitergeht, wird es scheitern.“
Gleichzeitig ist es sehr belastend, vor Ort die Stimmung zu lesen, den eigenen Ärger zu dämpfen, die Gedanken in für andere verständliche Worte umzuwandeln und dabei auch noch die Besprechung zu moderieren.
Dieser Artikel erklärt, warum logisch denkende Menschen die Moderation von Besprechungen als schwierig empfinden können und wie eine vorbereitete Struktur hilft, damit umzugehen.
Logisch denkende Menschen sehen „Lücken“ besonders leicht
Logisch denkende Menschen bemerken in einer Besprechung häufig Lücken wie diese:
- Das Ziel ist nicht festgelegt
- Es ist unklar, wer entscheidet
- Es ist unklar, was das konkrete Ergebnis sein soll
- Der Arbeitsaufwand passt nicht zu der Zeit, die sich rückwärts von der Frist ergibt
- Es ist nicht festgelegt, wer Materialien oder Informationen liefert
- Es wird zwar Qualität verlangt, aber die nötigen Bedingungen dafür fehlen
- Am Ende scheint die Verantwortung wahrscheinlich bei der ausführenden Person zu landen
Sobald solche Lücken sichtbar werden, beginnt im Kopf meist sofort die Strukturierung.
In einer Besprechung kann man jedoch schwer einfach sagen: „Das hier ist voller Lücken.“
Deshalb müssen die inneren Gedanken in professionelle Sprache übersetzt werden.
Schwierig ist nicht das „Denken“, sondern das „Übersetzen im Moment“
Dass logisch denkende Menschen Besprechungen als schwierig empfinden, liegt nicht daran, dass sie nicht denken könnten.
Im Gegenteil: Manchmal denken sie sogar sehr schnell.
Anstrengend sind Umformulierungen wie diese:
- Aus „Ist das nicht völlig unkonzipiert?“ wird „Ich würde gern die Punkte ordnen, die wir noch klären müssen“
- Aus „Wer entscheidet das eigentlich?“ wird „Wer übernimmt die abschließende Freigabe?“
- Aus „Gebt endlich die Materialien her“ wird „Könnten die einzelnen Abteilungen die benötigten Materialien bereitstellen?“
- Aus „Das ist in 4 Tagen unmöglich“ wird „Damit wir innerhalb der Frist eine vorzeigbare Version schaffen, müssen wir den Umfang klären“
- Aus „Müllstruktur“ wird „Die Rollenverteilung ist derzeit noch unklar“
Diese Umformulierungen spontan vorzunehmen und dabei gleichzeitig die Reaktion des Gegenübers zu beobachten, ist sehr ermüdend.
Moderation gelingt nicht durch „Smalltalk-Talent“, sondern durch eine „Struktur“
Eine Besprechung zu moderieren, hängt nicht zwingend nur von Smalltalk-Talent oder der Fähigkeit ab, für Stimmung zu sorgen.
Gerade in Besprechungen mit unklaren Zielen und Rollen ist es bereits wertvoll, die folgenden Punkte ruhig zu klären:
- Ziel
- Zielgruppe
- Inhalte, die unbedingt enthalten sein müssen
- Zuständige Person
- Frist
- Person für die abschließende Freigabe
- Frist für Korrekturen
Mit anderen Worten: Es wird leichter, wenn man Moderation nicht als „gut sprechen“, sondern als „ungeklärte Punkte schließen“ versteht.
Ein vorher mit AI erstelltes Skript macht es leichter
Wenn es schwerfällt, spontan sauber zu formulieren, ist es hilfreich, vorher mit AI ein Skript zu erstellen.
Vorbereiten kann man zum Beispiel:
- Sätze für den Beginn der Besprechung
- Welche Frage an welche Person geht
- Erwartbare Reaktionen
- Antworten auf diese Reaktionen
- Eine Bestätigungsnotiz für nach der Besprechung
- Eine PowerPoint für die Bildschirmfreigabe
Wenn diese Dinge vorbereitet sind, muss während der Besprechung weniger improvisiert werden.
Gedanken grob per Spracheingabe ausgeben und von AI umformulieren lassen
Vor der Besprechung muss man nicht selbst einen perfekten Text eintippen.
Es reicht vielmehr, per Spracheingabe auf dem Smartphone grob etwas wie Folgendes festzuhalten:
Das Ziel ist unklar.
Ich weiß nicht, wer entscheidet.
Auch die Materialien sind noch nicht festgelegt.
Nur die Frist rückt näher.
Ich weiß nicht, was ich in der Besprechung sagen soll.
Eine solche Notiz kann man an AI geben und in Folgendes umwandeln lassen:
- Höfliche Formulierungen für die Besprechung
- Ein Skript
- Erwartbare Fragen und Antworten
- PowerPoint
- Eine Bestätigungsnotiz nach der Besprechung
Wenn man versucht, vor dem Sprechen alles erst vollständig im eigenen Kopf zu ordnen, ist die Belastung hoch.
Es ist meist schneller und sicherer, die Gedanken zunächst grob auszugeben und die Umformulierung AI zu überlassen.
Grundlegende Formulierungen für Besprechungen
Lassen Sie mich einen Punkt bestätigen.
Wer wird am Ende die Entscheidung treffen?
Wer bereitet die Materialien vor, und bis wann?
Damit wir innerhalb der Frist eine vorzeigbare Version erstellen können, möchte ich klären, welche Inhalte aufgenommen werden müssen und welchen Umfang die Materialien haben sollen.
Damit keine unterschiedlichen Auffassungen entstehen, schicke ich anschließend eine Bestätigungsnotiz.
Mit solchen vorbereiteten Mustern muss man nicht vor Ort krampfhaft nach Worten suchen.
Zusammenfassung
Logisch denkende Menschen können in unklaren Besprechungen gerade deshalb starken Stress empfinden, weil sie offene Punkte besonders leicht erkennen.
Schwierig ist nicht das Denken selbst, sondern die sichtbaren Lücken im selben Moment in Worte zu übersetzen, die keinen unnötigen Konflikt auslösen.
Deshalb kann es die Belastung deutlich senken, Tagesordnung, Skript, erwartbare Fragen und Antworten sowie Folien vorher mit AI vorzubereiten.
Moderation bedeutet nicht, besonders gut zu sprechen, sondern ungeklärte Punkte zu bestätigen.
Mit dieser Sichtweise lässt sich eine Besprechung oft etwas leichter voranbringen.
