Fazit dieses Artikels
Es gibt Organisationen, die Menschen, die in einer Besprechung nur mit einem Ohr zuhören und nebenbei arbeiten, wenig reagieren oder nur die für sie relevanten Punkte herausgreifen, sofort als „schlecht eingestellt“ oder „unaufmerksam“ bewerten.
Doch davor gibt es etwas anderes zu prüfen.
Wie ist eigentlich die Haltung der Besprechung selbst?
Eine 90-minütige Besprechung, davon 50 Minuten Plauderei.
Alle müssen teilnehmen.
Während der Arbeitszeit.
Keine Möglichkeit, sich zu entziehen.
Die Tagesordnung ist unklar.
Entscheidungen bleiben vage.
Die nächsten Schritte ebenfalls.
Aber die Reaktionen einzelner Personen werden genau beobachtet.
Das ist ziemlich absurd.
Nicht die Plauderei an sich ist das Problem.
Das Problem ist, zwecklose Bindung von Zeit als „Kommunikation“ zu bezeichnen und nur die Schutzreaktionen Einzelner als „schlechte Haltung“ zu etikettieren.
In der Sprache von Mendoi-chan ist das „dunkle Magie, die mangelhaftes Meeting-Design in ein Problem der persönlichen Haltung verwandelt“.
Plauderei an sich ist nicht das Problem
Zuerst sollte man etwas klarstellen.
Small Talk am Arbeitsplatz ist nicht grundsätzlich schlecht.
Kurze Gespräche können die Atmosphäre entspannen.
Manchmal helfen sie, den Zustand des Gegenübers zu verstehen.
Eine Beziehung kann es leichter machen, später um Rat zu fragen.
Das Problem ist also nicht, ob überhaupt geplaudert wird.
Problematisch wird es, wenn mehrere der folgenden Bedingungen zusammenkommen:
- Alle müssen teilnehmen.
- Es wird Arbeitszeit verbraucht.
- Es herrscht eine Atmosphäre, in der man sich kaum entziehen kann.
- Das eigentliche Thema kommt nicht voran.
- Es werden keine klaren Entscheidungen getroffen.
- Die Gespräche betreffen nicht alle Teilnehmenden.
- Es geht um personenbezogene Informationen, Gesundheit, Privatleben oder persönliche Merkmale.
- Trotzdem wird das Ganze als „gute Kommunikation“ behandelt.
Das ist riskant.
Ein natürliches Gespräch unter vier Augen ist etwas anderes als Plauderei in einer Pflichtbesprechung, der niemand entkommen kann.
Ersteres kann Beziehungen aufbauen.
Letzteres kann schlicht Zwang sein.
Namen, Blutspenden, Bariumbrei und Wochenendpläne sind nicht das Kernthema einer Besprechung
Stellen wir uns vor, in einer Besprechung mit Anwesenheitspflicht wird lange über Dinge wie diese gesprochen:
- „Bei diesem Namen hat man irgendwie so einen Eindruck, oder?“
- Blutspenden
- Bariumbrei bei Untersuchungen
- Pläne fürs Wochenende
Kann man all das einfach als lockere, harmlose Plauderei abtun?
Eher nicht.
Die Gefahr, Menschen nach ihrem Namen einzuordnen
Man macht scherzhaft Bemerkungen darüber, welchen Eindruck ein Name vermittelt.
Auf den ersten Blick wirkt das wie leichter Small Talk.
Aber ein Name sagt nichts über Fähigkeiten, Verhalten oder Leistung einer Person aus.
Am Arbeitsplatz sollte es darum gehen, was jemand getan hat, welche Ergebnisse erzielt wurden und wie sich die Person verhalten hat — nicht darum, welchen Eindruck ihr Name erzeugt.
„Du wirkst wie jemand mit so einem Namen.“
„Bei dem Namen hat man irgendwie dieses Bild.“
Wenn solche Gespräche vor allen geführt werden, entsteht eine Atmosphäre, in der Menschen anhand von Dingen beurteilt werden, die nichts mit ihrer Leistung zu tun haben.
Das mag harmlos wirken, erzeugt aber Bewertungsrauschen.
Blutspenden und Bariumbrei liegen nahe am Gesundheitsbereich
Auch Gespräche über Blutspenden oder Bariumbrei können wie unverfänglicher Small Talk wirken.
Sie können sich jedoch schnell auf Gesundheit, körperliche Verfassung, medizinische Themen, religiöse Überzeugungen, frühere Erkrankungen oder Untersuchungserfahrungen ausweiten.
Die japanische Kommission für den Schutz personenbezogener Daten ordnet beispielsweise Ergebnisse medizinischer Untersuchungen sowie Informationen über Behandlung und Medikamentenabgabe als besonders sensible personenbezogene Informationen ein. Natürlich bedeutet die bloße Erwähnung von Bariumbrei in einem Gespräch nicht automatisch, dass ein rechtliches Problem vorliegt. Themen rund um Gesundheit und Untersuchungen berühren jedoch leicht Dinge, über die eine Person nicht sprechen möchte. [7]
Man sollte deshalb sorgfältig prüfen, ob solche Themen wirklich in eine Besprechung mit Anwesenheitspflicht gehören.
Wochenendpläne können Druck zur Offenlegung des Privatlebens erzeugen
Auch über Wochenendpläne kann man im natürlichen Gespräch unter vier Augen problemlos reden.
Wird jedoch in einer Besprechung vor allen danach gefragt, kann das für manche Menschen zu einem Druck werden, Privates offenzulegen.
Manche haben gar nichts geplant.
Manche haben familiäre Umstände.
Manche sind gesundheitlich angeschlagen.
Manche haben Pläne, über die sie mit niemandem sprechen möchten.
Und manche wollen am Wochenende schlicht Abstand von den Beziehungen am Arbeitsplatz.
Small Talk funktioniert nur, wenn die Freiheit besteht, nicht mitzumachen.
Wenn er in einer Pflichtbesprechung ohne Ausweichmöglichkeit stattfindet, kann aus Plauderei Offenlegungsdruck werden.
Die Haltung Einzelner wird geprüft, die Haltung der Besprechungsführung aber nicht
Hier liegt der größte Widerspruch.
Die Organisierenden plaudern 50 Minuten.
Sie sprechen über Dinge ohne Bezug zur Arbeit.
Das Kernthema kommt nicht voran.
Zeit wird verbrannt.
Entscheidungen bleiben vage.
Doch das wird als „lockere Atmosphäre“ oder „Kommunikation“ verbucht.
Wenn Teilnehmende dagegen nur mit einem Ohr zuhören, nur die relevanten Punkte aufnehmen oder Abstand halten, um nicht hineingezogen zu werden, heißt es:
„Die Haltung ist schlecht.“
„Du beteiligst dich nicht richtig.“
„Du reagierst kaum.“
„Du bist nicht kooperativ.“
Das ist asymmetrisch.
Die Ineffizienz der Organisation wird toleriert.
Die Schutzreaktion des Einzelnen wird kritisiert.
Genau diese Struktur zermürbt Menschen.
Eigentlich sollte man zuerst nicht auf den Gesichtsausdruck Einzelner schauen, sondern auf die Besprechung selbst:
- Was ist der Zweck dieser Besprechung?
- Was soll entschieden werden?
- Müssen wirklich alle teilnehmen?
- Wie lange sollte sie dauern?
- Wie viele Minuten Plauderei sind vertretbar?
- Was wurde entschieden?
- Was sind die nächsten Schritte?
- Wer macht was bis wann?
- Wohin werden Themen verschoben, die nichts mit dem Kernthema zu tun haben?
Fehlt all das, während nur die Haltung Einzelner beobachtet wird, ist das kein Management.
Es ist bloße Überwachung.
„Mit einem Ohr teilnehmen“ kann eine Schutzreaktion sein und muss kein Drückebergertum sein
Wenn eine Besprechung vom Thema abschweift, die Plauderei lang wird und das Hineingezogenwerden erschöpft, schaffen Menschen Abstand, um sich zu schützen.
Sie ignorieren nicht alles vollständig.
Sie hören an den wichtigen Stellen zu.
Sie lachen, wenn etwas wirklich lustig ist.
Sie nehmen die Punkte mit, die ihren eigenen Verantwortungsbereich betreffen.
Aber sie steigen nicht mit voller Energie ein.
Das ist nicht zwangsläufig Faulheit.
Es kann eine Schutzreaktion sein, um einer inhaltsarmen Besprechung nicht die gesamte Konzentration zu opfern.
Besonders Menschen, die spätere Verantwortungsverschiebungen oder Vereinnahmung befürchten, wollen sich an der Plauderei oft nicht zu stark beteiligen.
Denn Beteiligung kann riskant sein.
„Diese Person hat doch auch zugestimmt.“
„Diese Person war doch auch beteiligt.“
„Diese Person müsste das doch wissen.“
„Dann kann diese Person es ja übernehmen.“
So kann es laufen.
Deshalb bleibt man bei einer minimal notwendigen Beteiligung.
Das ist nicht kalt.
Man schützt eine Grenze.
Menschen am Rand des Burnouts dürfen nicht einfach als „schlecht eingestellt“ abgestempelt werden
Noch gefährlicher ist es, Menschen, die kurz vor dem Ausbrennen stehen, als Personen mit „schlechter Haltung“ zu behandeln.
Die WHO beschreibt Burnout als Folge von chronischem Stress am Arbeitsplatz, der nicht erfolgreich bewältigt wurde. Genannt werden unter anderem Erschöpfung, psychische Distanz oder Zynismus gegenüber der Arbeit sowie eine verringerte berufliche Wirksamkeit. [1]
Menschen am Rand des Burnouts können daher so wirken:
- Sie reagieren wenig.
- Sie möchten nicht ans Telefon gehen.
- Sie wirken unkooperativ.
- Sie erscheinen kühl.
- Sie vermitteln eine Haltung von „Mir doch egal“.
- Sie steigen nicht in Plauderei ein.
- Sie halten Abstand von allem, was nicht zum Kernthema gehört.
Wenn man all das einfach als „schlechter Charakter“ oder „schlechte Haltung“ behandelt, verliert man die Struktur aus den Augen.
Hinter dem Verhalten könnten eigentlich Probleme wie diese stehen:
- Die Arbeitsmenge ist zu groß.
- Rollen sind unklar.
- Verantwortung ist schwer, ohne entsprechende Unterstützung.
- Unterstützung fehlt.
- Handlungsspielraum fehlt.
- Gespräche führen zu keiner Verbesserung.
- Grauzonenaufgaben werden immer wieder von derselben Person aufgefangen.
- Besprechungen rauben zusätzlich Zeit.
Die britische HSE nennt sechs Bereiche der Arbeitsgestaltung, die arbeitsbezogenen Stress beeinflussen: Anforderungen, Kontrolle bzw. Handlungsspielraum, Unterstützung, Beziehungen, Rolle und Veränderungen. [2]
Das heißt: Bevor man die Haltung beurteilt, sollte man die Arbeitsgestaltung prüfen.
Nicht: „In letzter Zeit ist diese Person echt schlecht drauf.“
Sondern:
Sind Anforderungen, Rolle, Unterstützung und Handlungsspielraum so beschädigt, dass diese Person ihre Haltung kaum noch aufrechterhalten kann?
Darauf sollte man schauen.
Schlechte Besprechungen tun das Gegenteil von Burnout-Prävention
Besprechungen sind eigentlich Werkzeuge, um Arbeit voranzubringen.
Besprechungen ohne Zweck behindern die Arbeit jedoch, statt sie voranzubringen.
Harvard Business Review hat die zunehmende Meeting-Belastung thematisiert und darauf hingewiesen, dass Führungskräfte viel Zeit in Besprechungen verbringen. In einem anderen Beitrag werden außerdem Untersuchungen vorgestellt, wonach Besprechungen produktive Arbeit von Beschäftigten beeinträchtigen können. [3][4]
Auch der Microsoft Work Trend Index 2023 nennt ineffiziente Meetings als einen wichtigen Störfaktor für Produktivität. [5]
Natürlich sind nicht alle Besprechungen schlecht.
Schlecht sind Besprechungen, die Menschen binden, ohne einen klaren Zweck oder konkrete Entscheidungen zu haben.
Für jemanden, der bereits kurz vor dem Ausbrennen steht, ist eine unnötige Besprechung nicht einfach nur Plauderei.
Sie ist entzogene Erholungszeit.
Sie nimmt Fokuszeit weg.
Sie verschiebt die eigentliche Arbeit nach hinten.
Sie erhöht Überstunden.
Sie verstärkt psychische Distanz.
Sie nährt den Zynismus: „Schon wieder so etwas.“
Und wenn dieser Zynismus sichtbar wird, heißt es anschließend: „Die Haltung ist schlecht.“
Das ist ziemlich höllisch.
Small Talk am Arbeitsplatz ist erst dann sicher, wenn man die Freiheit hat, nicht teilzunehmen
Es geht nicht darum, jede Plauderei abzuschaffen.
Small Talk kann sinnvoll sein.
Doch falsch gestaltet wird daraus keine psychologische Sicherheit, sondern Konformitätsdruck.
Sicherer Small Talk hat ungefähr diese Merkmale:
- Die Teilnahme ist freiwillig.
- Er dauert kurz.
- Er behindert das Kernthema nicht.
- Er dringt nicht zu tief in personenbezogene Informationen, Gesundheit, Familie oder Überzeugungen ein.
- Wer nicht reden möchte, fällt nicht unangenehm auf.
- Wer nicht teilnimmt, wird nicht als „kalt“ abgestempelt.
- Plauderei und geschäftliche Entscheidungen werden nicht vermischt.
Riskante Plauderei sieht dagegen so aus:
- Alle müssen teilnehmen.
- Sie nimmt den größten Teil der Besprechung ein.
- Sie dreht sich stark um Privatleben oder Gesundheit.
- Wer wenig reagiert, wird beobachtet.
- Wer nicht zum Ton der Runde passt, gilt als „schlecht eingestellt“.
- Das Kernthema kommt nicht voran, aber die Runde gilt trotzdem als gelungen, weil es nett war.
Das Wichtigste beim Small Talk am Arbeitsplatz ist weniger der Gesprächsinhalt als die Freiheit, sich entziehen zu können.
Plauderei ohne Ausstiegsmöglichkeit ist schnell keine Kommunikation mehr, sondern Zwang.
Checkliste zur Beurteilung der Haltung einer Besprechung
Bevor man die Haltung einer einzelnen Person kritisiert, sollte man zuerst die Haltung der Besprechung prüfen.
Folgende Punkte helfen dabei.
1. Zweck
Wozu gibt es diese Besprechung?
- Informationsaustausch?
- Beratung?
- Entscheidung?
- Fortschrittskontrolle?
- Schulung?
- Beziehungsaufbau?
Wenn mehrere Zwecke ungeordnet vermischt werden, dauert die Besprechung länger.
2. Entscheidungen
Was sollte nach der Besprechung entschieden sein?
Wenn überhaupt nichts entschieden werden soll, sollte man prüfen, ob wirklich alle dafür 90 Minuten gebunden werden müssen.
3. Nächste Schritte
Wer macht was bis wann?
Wenn das nicht feststeht, erzeugt die Besprechung möglicherweise nur Atmosphäre, ohne die Arbeit voranzubringen.
4. Teilnehmende
Müssen wirklich alle dabei sein?
Bei reiner Informationsweitergabe können Protokoll oder Chat ausreichen.
5. Anteil der Plauderei
Wie viele Minuten wurden für Plauderei verwendet?
Plauderei ist nicht grundsätzlich schlecht.
Wenn aber in 90 Minuten 50 Minuten dafür draufgehen, sollte man das Meeting-Design deutlich hinterfragen.
6. Sicherheit der Gesprächsthemen
Wird zu tief in Namen, Gesundheit, Familie, Wochenenden, körperliche Verfassung, Überzeugungen, Körper oder Alter eingegriffen?
Das japanische Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales beschreibt im Kontext von Belästigung am Arbeitsplatz eine „Beeinträchtigung des Arbeitsumfelds“ unter anderem als Zustand, in dem Beschäftigte körperlich oder psychisch leiden und ihre Fähigkeit zur Arbeitsausübung erheblich beeinträchtigt wird. [8]
Auch lockere Gespräche können das Arbeitsumfeld verschlechtern, wenn in einer Situation ohne leichte Ausstiegsmöglichkeit immer wieder unangenehme Themen angesprochen werden.
7. Wird daraus individuelle Überwachung?
Wird nur auf geringe Reaktion, Gesichtsausdruck oder mangelnde Begeisterung geachtet?
Entscheidend sollte sein, ob die für die Besprechung notwendigen Informationen aufgenommen werden, der eigene Verantwortungsbereich geklärt ist und Entscheidungen nicht behindert werden.
So kann man antworten: kurze Sätze, um nicht vereinnahmt zu werden
Wenn in einer solchen Besprechung die eigene Haltung kritisiert werden könnte, ist es meist besser, nicht lange zu erklären.
Kurz antworten und zur Arbeit zurückführen.
Die Punkte, die die Tagesordnung und meinen Verantwortungsbereich betreffen, habe ich aufgenommen. Wenn es Entscheidungen oder Punkte gibt, auf die ich reagieren muss, wäre eine kurze Mitteilung im Chat hilfreich.
Die für das Kernthema relevanten Punkte habe ich mitgenommen. Wenn etwas zu erledigen ist, wäre es hilfreich, klar festzuhalten, wer was bis wann übernimmt.
Um Missverständnisse zu vermeiden, wäre es hilfreich, Entscheidungen und nächste Schritte schriftlich festzuhalten.
Wichtig ist, sich nicht auf die emotionale Ebene ziehen zu lassen.
Nicht in die Debatte „Ist meine Haltung schlecht?“ einsteigen.
Zurück zu Tagesordnung, Entscheidungen, Verantwortungsbereich und nächsten Schritten.
Das schützt.
Eine wirklich rücksichtsvolle Besprechung raubt Menschen nicht ihre Konzentration
Ein rücksichtsvoller Arbeitsplatz ist nicht einfach ein Arbeitsplatz mit mehr Trinkrunden oder mehr Small Talk.
Ein wirklich rücksichtsvoller Arbeitsplatz sieht eher so aus:
- Man kommt zum Kernthema.
- Unnötige Personen werden nicht eingeladen.
- Was entschieden werden muss, wird entschieden.
- Plauderei bleibt kurz.
- Man dringt nicht in Themen ein, über die jemand nicht sprechen möchte.
- Entscheidungen werden dokumentiert.
- Nächste Schritte sind klar.
- Menschen am Rand des Ausbrennens wird nicht noch mehr Zeit genommen.
- Schutzreaktionen Einzelner werden nicht zu Charakterproblemen erklärt.
Mit anderen Worten: Rücksicht bedeutet nicht, „lange und freundlich miteinander zu reden“.
Rücksicht bedeutet, mit der Zeit, der Konzentration, dem Privatleben, den Gesundheitsinformationen und den Grenzen anderer Menschen nicht achtlos umzugehen.
Mendoi-chans Abwehrtechnik: Sichtbarkeitszauber für die Haltung von Meetings
Wenn Mendoi-chan diese dunkle Magie abwehren wollte, würde sie sagen:
Bevor ihr die Haltung Einzelner überwacht, messt die Haltung des Meetings.
Gemessen wird nicht der Gesichtsausdruck.
Sondern:
- Gab es einen Zweck?
- Wie hoch war der Anteil des Kernthemas in Prozent?
- Wie viele Minuten wurde geplaudert?
- Wurden Entscheidungen getroffen?
- Wurden nächste Schritte festgelegt?
- Waren die richtigen Personen eingeladen?
- Wurde zu tief in personenbezogene Informationen oder Gesundheitsthemen eingegriffen?
- Wurde Menschen, die kurz vor dem Ausbrennen stehen, unnötig Zeit genommen?
Darauf sollte man schauen.
Organisationen, die die Haltung Einzelner überwachen, schauen besonders oft nicht auf die Haltung ihrer eigenen Besprechungen.
Darum sollte man zuerst das Meeting sichtbar machen.
Das ist der Abwehrzauber.
Zusammenfassung
Es gibt Menschen, die in Besprechungen nur mit einem Ohr zuhören.
Menschen, die wenig reagieren.
Menschen, die nicht in Plauderei einsteigen.
Menschen, die nur die relevanten Punkte herausgreifen.
Sie sofort als „schlecht eingestellt“ zu bewerten, ist oberflächlich.
Vielleicht drücken sie sich gar nicht vor der Arbeit.
Vielleicht verhindern sie nur, dass eine zwecklose Besprechung ihre gesamte Konzentration auffrisst.
Vielleicht ziehen sie nur eine Grenze, um nicht vereinnahmt zu werden.
Vielleicht schaffen sie psychische Distanz, bevor sie ausbrennen.
Wirklich entscheidend ist nicht ihr Gesichtsausdruck.
Entscheidend ist, ob die Besprechung mit der Zeit und Konzentration der Menschen fair umgeht.
Plauderei ist nicht grundsätzlich schlecht.
Besprechungen sind ebenfalls nicht grundsätzlich schlecht.
Schlecht ist es, das Meeting-Design zu vernachlässigen und anschließend nur die Schutzreaktionen Einzelner zu überwachen.
Bevor man Menschen wegen ihrer Haltung kritisiert, sollte man zuerst die Haltung der Besprechung prüfen.
