Ziel dieses Artikels
Bei der Arbeit beginnen Besprechungen manchmal mit vagen Vorstellungen.
„Wir möchten, dass das Unternehmen für Schülerinnen und Schüler attraktiv wirkt.“ „Wir möchten ein Video machen, das gut rüberkommt.“ „Eine höhergestellte Person hat gesagt, dass es hinein soll, also möchten wir es aufnehmen.“ „Lasst uns gemeinsam darüber sprechen und entscheiden.“
Solche Aussagen sind am Anfang eher Wünsche als Anforderungen.
Menschen, die logisch denken, können es schwierig finden weiterzumachen, solange diese Wünsche nicht in Anforderungen umgewandelt werden.
Dieser Artikel fasst zusammen, wie man eine vage Besprechung strukturieren kann.
Wünsche und Anforderungen sind nicht dasselbe
In Besprechungen kommt es häufig vor, dass zunächst nur Wünsche geäußert werden.
Beispiele:
- Für Schülerinnen und Schüler attraktiv wirken
- Die Atmosphäre des Unternehmens vermitteln
- Auch interne Veranstaltungen aufnehmen
- Auch die Einrichtungen zeigen
- Insgesamt einen guten Eindruck vermitteln
Diese Punkte sind wichtig, lassen sich in dieser Form aber noch nicht direkt in Arbeit umsetzen.
Um daraus Anforderungen zu machen, müssen sie in Fragen wie die folgenden übersetzt werden:
- Für wen ist es gedacht?
- Wo wird es verwendet?
- Wie viele Minuten soll es dauern?
- Welche Inhalte müssen unbedingt enthalten sein?
- Welche Inhalte sollen nicht enthalten sein?
- Wer stellt das Material bereit?
- Wer prüft es?
- Bis wann muss es fertig sein?
Fragen, mit denen sich vage Aussagen aufschlüsseln lassen
Folgende Fragen können in einer Besprechung verwendet werden.
Wer ist diesmal die Zielgruppe?
Wo wird dieses Video verwendet?
Welche Inhalte müssen unbedingt enthalten sein?
Welche Inhalte können aufgenommen werden, wenn noch Spielraum besteht?
Ist das diesmal der Hauptschwerpunkt oder ein ergänzendes Element?
Wer trifft am Ende die Entscheidung?
Wer bereitet das Material vor und bis wann?
Mit diesen Fragen werden Wünsche Schritt für Schritt zu Anforderungen.
Die zentrale Perspektive festlegen
Wenn sich eine Besprechung verzettelt, können unterschiedliche Perspektiven vermischt sein.
Zum Beispiel kann ein Video zwar für Schülerinnen und Schüler gedacht sein, am Ende aber fast nur Dinge zeigen, die das Unternehmen präsentieren möchte.
In diesem Fall sollte die zentrale Perspektive wieder in den Mittelpunkt gerückt werden.
Ich denke, dass die zentrale Perspektive diesmal nicht das Unternehmen, sondern die Schülerinnen und Schüler sind.
Ich glaube, die Botschaft wird verständlicher, wenn der Inhalt ihnen hilft, sich vorzustellen, wie es nach dem Eintritt ins Unternehmen wäre.
Allein die Festlegung der zentralen Perspektive macht leichter erkennbar, welche Inhalte Vorrang haben sollten.
Vermischte Elemente trennen
In einer vagen Besprechung werden oft mehrere Ziele miteinander vermischt.
Beispiele:
- Der Ablauf von 1 Tag
- Vorstellung der Attraktivität des Unternehmens
- Vorstellung interner Veranstaltungen
- Vorstellung der Einrichtungen
- Eine spontane Idee einer höhergestellten Person
- Eine Botschaft für die Personalgewinnung
Wenn all das in 1 Video gepackt wird, verliert der Inhalt seinen klaren Fokus.
Man kann so antworten:
Ich denke, das sind alles gute Elemente.
Wenn wir jedoch alles in 3 Minuten unterbringen, kann der Hauptfokus schwer erkennbar werden. Deshalb würde ich diesmal gern zwischen dem Hauptschwerpunkt und ergänzenden Elementen unterscheiden.
Pflicht und optional trennen
Wenn es viele Meinungen gibt, sollte zwischen Pflicht und optionalen Punkten unterschieden werden.
Ich würde gern trennen, was diesmal unbedingt enthalten sein muss, und was wir aufnehmen können, wenn noch Spielraum besteht.
Soll Ihr aktueller Vorschlag als Pflichtpunkt gelten oder als etwas, das wir bei ausreichendem Spielraum aufnehmen?
Schon diese eine Formulierung kann helfen, zusätzliche Einwürfe in einer Besprechung zu ordnen.
Vom Zeitplan rückwärts planen
Menschen, die logisch denken, sind oft gut darin, von einer Frist rückwärts zu planen.
Wenn zum Beispiel nur noch wenige Tage bis zur Fertigstellung bleiben, sollte Folgendes geprüft werden:
- Frist für die Bereitstellung des Materials
- Bearbeitungszeit
- Prüftermin
- Korrekturfrist
- Endgültiger Abgabetermin
Wenn die Frist näher rückt, sollte man nicht versuchen, alles aufzunehmen, sondern den Umfang auf eine realistisch vorzeigbare Form begrenzen.
Damit wir innerhalb der Frist eine vorzeigbare Form erreichen, möchte ich den aufzunehmenden Inhalt und den Umfang des Materials klären.
KI nutzen, um Besprechungen zu strukturieren
Vage Besprechungen eignen sich gut für die Unterstützung durch KI.
Man kann die aktuelle Situation per Spracheingabe grob schildern und die KI Folgendes erstellen lassen:
- Strukturierung der Diskussionspunkte
- Einen Eröffnungssatz für die Besprechung
- Wen man zu welchem Punkt befragen sollte
- Erwartete Fragen und Antworten
- PowerPoint
- Eine Notiz nach der Besprechung
Gerade Menschen, die logisch denken, können müde werden, weil sie im Kopf zu viele Lücken erkennen.
Wenn man diese Lücken an die KI übergibt und sie in Formulierungen für die Besprechung umwandeln lässt, kann das die Belastung verringern.
Zusammenfassung
Um eine vage Besprechung zu strukturieren, müssen Wünsche in Anforderungen verwandelt werden.
Wichtig ist nicht, der anderen Person Vorwürfe zu machen.
Es geht darum, Folgendes zu klären:
- Für wen der Inhalt gedacht ist
- Was der Hauptschwerpunkt ist
- Was ergänzend ist
- Wer das Material bereitstellt
- Wer die Entscheidung trifft
- Bis wann die Prüfung erfolgt
Menschen, die logisch denken, erkennen Lücken in Besprechungen oft schnell.
Nutzen Sie diese Eigenschaft zum Strukturieren statt für Ärger.
Und verwenden Sie KI, um daraus Skripte, Unterlagen und Notizen zu machen.
So lässt sich vermeiden, dass vage Besprechungen unnötig viel Energie kosten.
