Tujuan artikel ini
Di tempat kerja, rapat kadang dimulai dari pembicaraan yang samar.
“Kami ingin perusahaan terlihat menarik bagi siswa SMA.” “Kami ingin membuat video yang terasa bagus.” “Orang yang lebih senior bilang ini harus dimasukkan, jadi kami ingin memasukkannya.” “Mari kita bicarakan bersama lalu putuskan.”
Pada awalnya, pernyataan seperti ini lebih dekat dengan keinginan daripada persyaratan.
Orang yang berpikir logis dapat merasa sulit melangkah maju jika keinginan tersebut belum diubah menjadi persyaratan.
Artikel ini merangkum cara menata rapat yang masih samar.
Keinginan dan persyaratan itu berbeda
Hal yang sering terjadi dalam rapat adalah baru ada keinginan, belum ada persyaratan.
Contoh:
- Ingin terlihat menarik bagi siswa SMA
- Ingin menyampaikan suasana perusahaan
- Ingin memasukkan acara internal perusahaan
- Ingin memperlihatkan fasilitas
- Ingin hasilnya terasa bagus secara keseluruhan
Semua ini penting, tetapi dalam bentuk seperti itu belum bisa langsung diterjemahkan menjadi pekerjaan.
Agar menjadi persyaratan, hal-hal tersebut perlu diubah menjadi pertanyaan berikut:
- Siapa yang akan melihatnya?
- Di mana akan digunakan?
- Berapa menit durasinya?
- Konten apa yang wajib dimasukkan?
- Konten apa yang tidak akan dimasukkan?
- Siapa yang menyediakan materi?
- Siapa yang memeriksa?
- Kapan harus selesai?
Pertanyaan untuk mengurai pembicaraan yang samar
Berikut pertanyaan yang bisa digunakan dalam rapat.
Siapa target audiens kali ini?
Video ini akan digunakan di mana?
Konten apa yang wajib dimasukkan?
Konten apa yang bisa dimasukkan jika masih ada ruang?
Apakah ini fokus utama kali ini, atau hanya elemen pelengkap?
Siapa yang akan membuat keputusan akhir?
Siapa yang akan menyiapkan materi, dan kapan tenggatnya?
Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini, keinginan sedikit demi sedikit berubah menjadi persyaratan.
Tentukan perspektif utama
Ketika pembicaraan dalam rapat menyebar ke mana-mana, bisa jadi beberapa perspektif sedang tercampur.
Misalnya, walaupun videonya ditujukan untuk siswa SMA, isinya bisa saja hanya berisi hal-hal yang ingin diperlihatkan perusahaan.
Dalam situasi seperti itu, kembalikan perspektif utama.
Menurut saya, perspektif utama kali ini bukan perusahaan, tetapi siswa SMA.
Menurut saya, pesannya akan lebih mudah tersampaikan jika kontennya membantu siswa SMA membayangkan seperti apa kehidupan setelah mereka bergabung dengan perusahaan.
Hanya dengan menentukan perspektif utama, prioritas konten menjadi lebih mudah terlihat.
Pisahkan elemen yang tercampur
Dalam rapat yang samar, beberapa tujuan sering bercampur.
Contoh:
- Alur 1 hari
- Pengenalan daya tarik perusahaan
- Pengenalan acara internal
- Pengenalan fasilitas
- Ide spontan dari orang yang lebih senior
- Pesan rekrutmen
Jika semuanya dimasukkan ke dalam 1 video, fokusnya menjadi kabur.
Anda bisa menjawab seperti ini:
Menurut saya, semuanya adalah elemen yang bagus.
Namun, jika semuanya dimasukkan ke dalam 3 menit, fokus utamanya bisa menjadi sulit dipahami, jadi kali ini saya ingin memisahkan fokus utama dan elemen pelengkap.
Pisahkan yang wajib dan yang opsional
Jika ada banyak pendapat, pisahkan yang wajib dan yang opsional.
Saya ingin memisahkan hal yang wajib dimasukkan kali ini dari hal yang bisa dimasukkan jika masih ada ruang.
Apakah pendapat Anda yang sekarang akan kita jadikan wajib, atau dimasukkan jika masih ada ruang?
Satu kalimat ini dapat membantu menata berbagai interupsi dan tambahan pendapat dalam rapat.
Hitung mundur dari jadwal
Orang yang berpikir logis sering mahir bekerja mundur dari tenggat.
Misalnya, jika tinggal sedikit hari sampai selesai, periksa hal-hal berikut:
- Tenggat penyerahan materi
- Periode pengeditan
- Tanggal pemeriksaan
- Tenggat revisi
- Tanggal penyerahan akhir
Jika tenggat sudah dekat, jangan mencoba memasukkan semuanya. Persempit ruang lingkup menjadi bentuk yang realistis untuk ditampilkan.
Agar kita bisa membuat bentuk yang dapat ditampilkan dalam tenggat, saya ingin memastikan konten yang akan dimasukkan dan ruang lingkup materinya.
Menggunakan AI untuk menata rapat
Rapat yang samar cocok dibantu dengan AI.
Anda bisa menyampaikan situasi saat ini secara kasar melalui input suara lalu meminta AI membuat:
- Susunan poin pembahasan
- Kalimat pembuka rapat
- Siapa yang perlu ditanya tentang apa
- Tanya jawab yang diperkirakan
- PowerPoint
- Catatan setelah rapat
Khususnya, orang yang berpikir logis bisa lelah karena melihat terlalu banyak celah di dalam kepala mereka.
Menyerahkan celah-celah itu kepada AI dan meminta AI mengubahnya menjadi bahasa yang siap digunakan dalam rapat dapat mengurangi beban.
Ringkasan
Untuk menata rapat yang samar, keinginan perlu diubah menjadi persyaratan.
Yang penting bukan menyalahkan orang lain.
Yang perlu dilakukan adalah memastikan:
- Untuk siapa konten ditujukan
- Apa fokus utamanya
- Apa yang bersifat pelengkap
- Siapa yang menyediakan materi
- Siapa yang membuat keputusan
- Kapan pemeriksaan dilakukan
Orang yang berpikir logis cenderung mudah melihat celah dalam rapat.
Gunakan sifat itu untuk menata, bukan untuk marah.
Lalu gunakan AI untuk mengubahnya menjadi naskah, materi, dan catatan.
Itulah cara agar tidak terlalu terkuras oleh rapat yang samar.
