Objectif de cet article
Les personnes qui ont tendance à penser de façon logique remarquent souvent très vite les contradictions et les points encore indécis pendant une réunion.
L’objectif est flou. La personne qui décide n’est pas clairement identifiée. Personne n’a encore été désigné pour fournir les supports. Seule l’échéance continue d’approcher. Et on leur dit simplement : « Faites en sorte que ce soit bien. »
Face à une situation comme celle-ci, on peut parfois comprendre immédiatement : « Si on continue comme ça, l’organisation ne tiendra pas. »
En revanche, lire l’ambiance, contenir sa frustration, transformer ce que l’on pense en mots que l’autre personne peut accepter et, en plus, animer la réunion sur le moment représente une charge très importante.
Cet article explique pourquoi les personnes qui pensent de façon logique peuvent trouver l’animation de réunion difficile et comment préparer une structure à l’avance peut réduire cette charge.
Les personnes logiques repèrent facilement les points non résolus
Les personnes qui pensent de façon logique ont tendance à repérer rapidement des points comme ceux-ci pendant une réunion :
- L’objectif n’est pas défini
- On ne sait pas qui décide
- Le livrable attendu n’est pas clair
- La charge de travail ne correspond pas au temps restant avant l’échéance
- Personne n’est désigné pour fournir les supports ou les informations
- On exige verbalement de la qualité alors que les conditions nécessaires ne sont pas réunies
- Il semble probable qu’au final la responsabilité retombe surtout sur la personne qui exécute le travail
Lorsque ces points apparaissent, l’esprit commence souvent immédiatement à structurer la situation.
Mais, en réunion, il est difficile de dire directement : « Il y a beaucoup de points non résolus ici. »
Il faut donc transformer les mots que l’on a en tête en un langage professionnel acceptable dans le cadre du travail.
La difficulté n’est pas de « penser », mais de « reformuler sur le moment »
Les personnes logiques ne trouvent pas les réunions difficiles parce qu’elles seraient incapables de réfléchir.
Au contraire, elles réfléchissent parfois très vite.
Ce qui est épuisant, ce sont des transformations comme celles-ci :
- Transformer « Ce n’est pas encore vraiment défini ? » en « J’aimerais organiser les points que nous devons confirmer. »
- Transformer « Qui décide de ça ? » en « Qui sera la personne chargée de la validation finale ? »
- Transformer « J’ai besoin des supports » en « Chaque service pourrait-il fournir les supports nécessaires ? »
- Transformer « Nous ne pouvons pas faire cela en 4 jours » en « Pour obtenir une version présentable dans le délai, nous devons confirmer le périmètre. »
- Reformuler « Cette structure est très confuse » en « La répartition des rôles reste actuellement peu claire. »
Effectuer ces transformations en temps réel tout en observant la réaction de l’autre personne est très fatigant.
S’appuyer sur une « structure » plutôt que sur l’aisance à bavarder
Animer une réunion ne repose pas nécessairement uniquement sur l’aisance à discuter ou sur la capacité à mettre de l’ambiance.
En particulier lorsque l’objectif et les rôles sont flous, le simple fait de confirmer calmement les points suivants a déjà de la valeur :
- Objectif
- Public visé
- Contenu qui doit impérativement être inclus
- Responsable
- Échéance
- Personne chargée de la validation finale
- Date limite des corrections
Autrement dit, l’animation devient plus facile si on la considère non pas comme le fait de « bien parler », mais comme le fait de « compléter ce qui n’est pas encore décidé ».
Préparer un script avec l’AI à l’avance facilite les choses
S’il est difficile de parler de façon fluide sur le moment, préparer un script à l’avance avec l’AI peut aider.
On peut notamment préparer :
- Les phrases d’ouverture à lire au début de la réunion
- Les questions à poser à chaque personne
- Les réactions probables
- Les réponses à ces réactions
- Une note de confirmation à envoyer après la réunion
- Un PowerPoint à partager à l’écran
Avec ces éléments prêts, il y a moins de choses à improviser pendant la réunion.
Exprimer ses idées grossièrement à l’oral, puis laisser l’AI les reformuler
Avant une réunion, il n’est pas nécessaire de taper soi-même des phrases parfaitement rédigées.
Au contraire, il peut suffire d’utiliser la saisie vocale du téléphone et de formuler ses idées grossièrement comme ceci :
L’objectif est flou.
Je ne sais pas qui décide.
Les supports ne sont pas encore définis.
Seule l’échéance approche.
Je ne sais pas quoi dire pendant la réunion.
On peut donner une note de ce type à l’AI et lui demander de la transformer en :
- Formulations polies pour la réunion
- Script
- Questions-réponses anticipées
- PowerPoint
- Note de confirmation après la réunion
Essayer de tout organiser dans sa tête avant de parler crée une charge élevée.
Il est souvent plus rapide et plus sûr de sortir les idées telles quelles, puis de laisser l’AI effectuer la conversion.
Phrases de base utilisables pendant une réunion
Permettez-moi de confirmer un point.
Qui prendra la décision finale ?
Qui préparera les supports, et pour quelle date ?
Afin d’obtenir une version présentable dans le délai, j’aimerais confirmer le contenu à inclure et le périmètre des supports.
Afin d’éviter tout malentendu, j’enverrai ensuite une note de confirmation.
Avoir des modèles de phrases comme ceux-ci évite d’avoir à inventer les mots sur le moment.
Résumé
Les personnes qui pensent de façon logique peuvent ressentir beaucoup de stress dans les réunions floues précisément parce qu’elles repèrent facilement les points non résolus.
La difficulté n’est pas de réfléchir, mais de transformer immédiatement les points repérés en formulations qui ne créent pas de friction.
C’est pourquoi préparer à l’avance avec l’AI l’ordre du jour, un script, des questions-réponses anticipées et des diapositives peut rendre les réunions beaucoup plus faciles.
Animer une réunion ne consiste pas à parler brillamment. Il s’agit de confirmer ce qui n’est pas encore décidé.
En l’envisageant ainsi, il peut devenir un peu plus facile de faire avancer la réunion.
