이 글의 목적
ASD 성향이 있거나, 즉흥적으로 분위기를 읽으며 말하는 것이 어려운 사람에게 회의 진행은 상당히 부담이 큰 역할입니다.
하지만 회의 진행은 반드시 “말을 잘하는 사람”만 할 수 있는 일은 아닙니다.
오히려 애매한 회의에서는 분위기를 띄우는 것보다 아직 정해지지 않은 사항을 확인하는 능력이 중요합니다.
이 글에서는 ASD 성향이 있는 사람이 회의 진행을 맡았을 때 질문 기계처럼 회의를 진행하는 방법을 정리합니다.
진행자는 “말하는 역할”이 아니라 “확인하는 역할”이다
회의 진행이라고 하면 분위기를 이끌고, 상황을 읽고, 모두에게 발언시키고, 깔끔하게 정리하는 모습을 떠올릴 수 있습니다.
하지만 업무 회의에서는 그보다 더 중요한 것이 있습니다.
바로 다음 사항을 확인하는 것입니다.
- 무엇을 위해 하는가
- 누구를 대상으로 하는가
- 반드시 무엇을 넣어야 하는가
- 누가 자료를 제공하는가
- 누가 최종 확인하는가
- 언제까지 제출하는가
- 수정 기한은 언제인가
이런 사항이 정해지지 않은 회의는 나중에 재작업이 발생하기 쉽습니다.
질문 기계가 된다
즉흥적으로 말을 잘하려고 하면 피곤해집니다.
그 대신 질문을 미리 준비해 둡니다.
사용하기 쉬운 질문은 다음과 같습니다.
최종적으로 판단하실 분은 누구인가요?
이 내용은 반드시 넣어야 하나요, 아니면 여유가 있을 때 넣는 내용인가요?
이 자료는 누가 준비하시나요?
자료 전달 기한은 언제로 할까요?
수정 확인 기한은 언제로 할까요?
이번 목적은 XX라는 이해가 맞을까요?
이 질문들을 순서대로 묻기만 해도 회의는 상당히 앞으로 나아갑니다.
처음에 할 말을 준비한다
회의 시작은 긴장하기 쉬우므로 미리 할 말을 준비해 두면 편합니다.
예:
시간 내주셔서 감사합니다.
남은 기간이 많지 않으므로 오늘은 방향성, 포함할 내용, 자료 담당자, 확인자, 기한을 확인하고 싶습니다.
우선 대상은 XX, 사용 장면은 XX, 분량은 약 X분 정도로 이해하고 있습니다.
오늘은 이 전제를 바탕으로 확인할 사항을 채워 나가겠습니다.
처음 30초만 읽을 수 있으면 그다음부터는 질문으로 넘어갈 수 있습니다.
가장 결정권이 큰 사람에게 먼저 묻는다
참가자가 여러 명인 회의에서는 먼저 가장 결정권이 있어 보이는 사람에게 질문합니다.
먼저 전체 방향에 대해 XX 부장님께 확인드리겠습니다.
이번 방향은 XX라는 이해로 진행해도 될까요?
이렇게 하면 회의의 축이 생깁니다.
모든 사람에게 차례로 의견을 물으면 이야기가 흩어지기 쉽습니다.
중간 의견이나 끼어드는 말에 대응하는 방법
회의 중 여러 의견이 나오면 다음과 같이 답합니다.
감사합니다.
이번에 반드시 넣을 것과 여유가 있으면 넣을 것을 나누고 싶습니다.
지금 의견은 필수로 할까요, 아니면 여유가 있으면 넣는 것으로 할까요?
이 한 문장으로 끼어드는 의견을 우선순위 결정으로 바꿀 수 있습니다.
진행자가 모든 것을 결정할 필요는 없다
회의 진행을 맡으면 자신이 모든 것을 결정해야 할 것처럼 느껴질 수 있습니다.
하지만 결정권이 없다면 직접 결정할 필요는 없습니다.
해야 할 일은 누가 결정하는지를 확인하는 것입니다.
제가 여기서 판단하면 나중에 인식 차이가 생길 수 있으므로 최종 확인자를 정하고 싶습니다.
회의 후 확인 메모를 보낸다
회의가 끝난 뒤 긴 회의록을 작성할 필요는 없습니다.
최소한 다음 내용을 보내면 충분합니다.
오늘 확인한 내용입니다.
목적:
대상:
구성:
자료 담당:
자료 기한:
최종 확인자:
수정 기한:
이 내용으로 진행하겠습니다.
이 메모만 있어도 나중에 “그런 이야기는 아니었다”라는 말을 들을 위험을 줄일 수 있습니다.
정리
ASD 성향이 있는 사람이 회의 진행을 맡았을 때는 말을 잘하려고 지나치게 노력할 필요가 없습니다.
해야 할 일은 질문으로 미확정 사항을 채우는 것입니다.
진행자는 모든 것을 결정하는 사람이 아닙니다.
결정해야 할 것을 보이게 만들고, 누가 결정할지를 확인하는 사람입니다.
질문 기계가 되면 회의의 부담을 상당히 낮출 수 있습니다.
