Objetivo deste artigo
Para pessoas com traços de TEA, ou para quem tem dificuldade em improvisar enquanto lê o ambiente, conduzir uma reunião pode ser uma função bastante desgastante.
No entanto, facilitar uma reunião não é algo que apenas pessoas que “falam bem” conseguem fazer.
Na verdade, em reuniões ambíguas, é mais importante confirmar o que ainda não foi decidido do que tentar animar a conversa.
Este artigo organiza uma forma de pessoas com traços de TEA conduzirem reuniões atuando como uma máquina de fazer perguntas.
O facilitador não é “quem fala”, mas “quem confirma”
Ao pensar em conduzir uma reunião, talvez você imagine manter a conversa fluindo, perceber o clima, fazer todos falarem e fechar tudo de forma organizada.
Mas, em reuniões de trabalho, há algo ainda mais importante.
É confirmar os seguintes pontos:
- Para que isso será feito
- Para quem é
- O que obrigatoriamente precisa entrar
- Quem fornecerá os materiais
- Quem fará a aprovação final
- Qual é o prazo de entrega
- Qual é o prazo para revisões
Quando esses pontos não são definidos, aumenta a chance de retrabalho depois.
Vire uma máquina de fazer perguntas
Tentar falar bem de improviso é cansativo.
Em vez disso, prepare as perguntas com antecedência.
Algumas perguntas fáceis de usar são:
Quem fará a decisão final?
Isto é algo que precisa entrar obrigatoriamente ou algo para incluir somente se houver espaço?
Quem vai preparar este material?
Que prazo vamos definir para o envio dos materiais?
Que prazo vamos definir para a conferência das revisões?
Está correto entender que o objetivo desta vez é XX?
Só fazer essas perguntas em sequência já ajuda bastante a reunião a avançar.
Prepare o que dizer no início
O começo da reunião costuma gerar mais tensão, então é útil preparar antecipadamente as primeiras falas.
Exemplo:
Obrigado pelo tempo de vocês.
Como restam poucos dias, hoje gostaria de confirmar a direção, o conteúdo que precisa entrar, quem ficará responsável pelos materiais, quem fará a revisão e os prazos.
Meu entendimento atual é que o público é XX, o contexto de uso é XX e a duração será de aproximadamente X minutos.
Hoje gostaria de preencher os pontos ainda indefinidos com base nessas premissas.
Se você conseguir ler apenas os primeiros 30 segundos, depois pode passar para as perguntas preparadas.
Pergunte primeiro a quem tem mais poder de decisão
Quando há várias pessoas na reunião, comece perguntando a quem parece ter maior autoridade para decidir.
Primeiro, gostaria de confirmar a direção geral com o gerente de departamento XX.
Podemos seguir entendendo que a direção desta vez é XX?
Isso cria um eixo para a reunião.
Se você pedir a opinião de todos, um por um, a conversa tende a se dispersar.
Como responder a interrupções e sugestões adicionais
Se surgirem várias opiniões durante a reunião, responda assim:
Obrigado.
Gostaria de separar o que precisa entrar obrigatoriamente desta vez do que pode entrar se houver espaço.
Essa sugestão deve ser tratada como obrigatória ou como algo para incluir se houver espaço?
Com uma frase, você transforma uma interrupção em uma decisão de prioridade.
O facilitador não precisa decidir tudo
Quando você recebe a responsabilidade de conduzir a reunião, pode sentir que precisa decidir tudo sozinho.
Mas, se você não tem autoridade para decidir, não precisa tomar a decisão.
O que precisa fazer é confirmar quem decidirá.
Se eu decidir aqui, existe o risco de haver uma diferença de entendimento depois, então gostaria de definir quem fará a aprovação final.
Envie uma nota de confirmação depois da reunião
Depois da reunião, não é necessário escrever uma ata longa.
No mínimo, basta enviar o seguinte:
Estes são os pontos confirmados hoje.
Objetivo:
Público:
Estrutura:
Responsável pelos materiais:
Prazo dos materiais:
Responsável pela aprovação final:
Prazo das revisões:
Vou prosseguir com base neste entendimento.
Só essa nota já reduz o risco de alguém dizer depois: “Não foi isso que combinamos”.
Resumo
Quando uma pessoa com traços de TEA precisa conduzir uma reunião, não é necessário se esforçar demais para falar bem de improviso.
O que importa é usar perguntas para preencher os pontos ainda indefinidos.
O facilitador não é a pessoa que decide tudo.
É quem torna visível o que precisa ser decidido e confirma quem tomará cada decisão.
Se você virar uma máquina de fazer perguntas, a carga das reuniões pode diminuir bastante.
