Được giao điều hành cuộc họp nhưng không có quyền quyết định: nên làm thế nào?
Mục đích của bài viết
Được giao điều hành một cuộc họp không có nghĩa là bạn có quyền quyết định.
Thực tế, rất hay gặp tình huống "bạn điều hành, nhưng người quyết định cuối cùng là sếp".
Điều nguy hiểm là người điều hành lại ôm luôn cả trách nhiệm vào mình.
Bài viết này sẽ tổng hợp cách dẫn dắt cuộc họp khi bạn được giao điều hành mà không có quyền quyết định.
Vai trò của người điều hành
Vai trò của người điều hành không phải là quyết định mọi thứ.
Vai trò thật sự gồm những việc sau:
- Sắp xếp các nội dung cần bàn
- Đưa ra những việc còn chưa chốt
- Xác nhận ai sẽ là người quyết định
- Xác nhận ai sẽ phụ trách
- Xác nhận thời hạn
- Tránh hiểu lầm lẫn nhau
Nói cách khác, người điều hành không phải là "người quyết định" mà là "người sắp xếp".
Nói rõ vị trí của mình ngay từ đầu
Nếu mở đầu cuộc họp bằng một câu như thế này, mọi chuyện sẽ dễ hơn:
Hôm nay mình sẽ điều hành để xác nhận hướng đi, người phụ trách và thời hạn.
Với những phần cần quyết định cuối cùng, mình muốn chốt trước xem ai là người xác nhận rồi mới đi tiếp.
Chỉ một câu này cũng cho mọi người thấy bạn không phải người tự ý quyết định.
Dẫn dắt bằng câu hỏi
Khi điều hành, dẫn dắt bằng câu hỏi sẽ an toàn hơn là cứ giải thích mãi.
Một số câu hỏi dễ dùng:
Việc này ai sẽ là người quyết định ạ?
Tài liệu này ai sẽ chuẩn bị ạ?
Nội dung này là bắt buộc phải có, hay có dư thời gian thì mới thêm ạ?
Hạn nộp tài liệu mình đặt vào khi nào ạ?
Hạn xác nhận phần chỉnh sửa mình đặt vào khi nào ạ?
Nhờ những câu hỏi này, trách nhiệm mơ hồ sẽ được tách ra thành từng phần rõ ràng.
Phân loại những ý kiến lửng lơ
Ý kiến xuất hiện trong cuộc họp thì đừng nhận nguyên xi, hãy phân loại chúng.
- Nhất định phải đưa vào
- Đưa vào nếu còn dư thời gian
- Làm thành tài liệu riêng
- Để lần họp sau hoặc sau nữa
- Nhờ người xác nhận quyết định
Có cách phân loại này, bạn sẽ không phải ôm hết mọi thứ một mình.
Những câu người điều hành không có quyền quyết định không nên nói
Nếu không có quyền quyết định, nói quá nhiều những câu sau là rất nguy hiểm:
- Tôi sẽ làm hết
- Tôi sẽ lo liệu
- Cứ giao tạm cho tôi
- Tôi sẽ đưa hết vào
- Tôi sẽ làm đến phút cuối cùng
Đây đều là những câu rất dễ khiến trách nhiệm đổ dồn về phía mình.
Thay vào đó, hãy nói như sau:
Tôi sẽ biên tập dựa trên tài liệu mọi người cung cấp.
Sau khi người xác nhận cuối cùng kiểm tra, tôi sẽ đưa vào.
Phần nào chưa có tài liệu, tôi sẽ bổ sung bằng tài liệu hoặc văn bản đã có.
Sau cuộc họp, luôn gửi một bản ghi chú
Sau họp, hãy gửi ngắn gọn những gì đã chốt.
Chỉ cần các mục sau là đủ:
- Mục đích
- Cấu trúc
- Người phụ trách
- Hạn nộp tài liệu
- Người xác nhận cuối cùng
- Hạn chỉnh sửa
Bản ghi chú này sẽ trở thành bằng chứng bảo vệ bạn về sau.
Tóm lại
Khi người không có quyền quyết định điều hành cuộc họp, bạn không cần cố quyết định mọi thứ.
Việc cần làm là dùng câu hỏi để làm rõ những điều chưa chốt, rồi chuyển lại cho người quyết định và người phụ trách.
Người điều hành không phải là người gánh toàn bộ trách nhiệm của cuộc họp.
Mà là người biến những câu chuyện mơ hồ thành các mục cần được quyết định.
