Từ khóa tìm kiếm
- sếp bút đỏ công ty
- sếp không đưa yêu cầu công việc
- sửa lại vào phút chót
- sếp ngại xác nhận thông tin nền
- rửa trách nhiệm
- cách tránh làm lại
- tiêu chí duyệt không rõ ràng
- trễ deadline bị đổ lỗi
- áp lực từ hoạt động QC (kiểm soát chất lượng)
- sếp phản ứng phòng thủ
- quản lý thay đổi và scope creep (công việc phình ra ngoài phạm vi đã thống nhất)
- người không tuân thủ hạn duyệt
1. Thứ phá hỏng công việc không phải là người "không biết"
Ở chỗ làm, không biết một điều gì đó chẳng có gì xấu cả.
"Em chưa rõ ạ." "Để em xác nhận lại." "Hình như người này biết đấy." "Đến đây thì em hiểu, nhưng phần sau cần xác nhận thêm."
Người nói được những câu này lại là người tử tế, đàng hoàng.
Vấn đề không nằm ở chuyện không biết.
Vấn đề là người không chịu thừa nhận mình không biết, lập tức phòng thủ, ghét bị hỏi thông tin nền, vậy mà khi sản phẩm xong xuôi thì lại chỉ cầm bút đỏ đến gạch.
Kiểu người này không chỉ đơn giản là làm việc kém.
Họ phá hỏng cả dòng chảy công việc.
Không đưa yêu cầu. Không đưa tiêu chí đánh giá. Ghét bị hỏi thông tin nền. Nhưng sau đó lại chấm điểm. Trễ deadline thì trách nhiệm đổ hết sang người làm.
Đây là điều khó chịu nhất.
2. Tên mẫu vật: Họ Khỉ Khốn Nạn Diễn Trò
Nếu phân loại kiểu người này, sẽ ra như sau:
Họ Khỉ Khốn Nạn Diễn Trò
Chi Khỉ Bút Đỏ Phòng Thủ
Loài Rửa Trách Nhiệm
Phân loài "Im bặt ngay khi có người có thẩm quyền ngồi cùng"
Nói khá nặng lời, đúng vậy.
Nhưng làm nhãn để mô tả cấu trúc thì tôi thấy khá chính xác.
Bảng phân loại
| Phân loại | Nội dung |
|---|---|
| Họ | Khỉ Khốn Nạn Diễn Trò |
| Chi | Khỉ Bút Đỏ Phòng Thủ |
| Loài | Rửa Trách Nhiệm |
| Phân loài | Im bặt ngay khi có người có thẩm quyền ngồi cùng |
| Môi trường sống chính | Hoạt động QC (kiểm soát chất lượng), hoạt động cải tiến, duyệt tài liệu, dự án nội bộ mập mờ |
| Tiếng kêu đặc trưng | "Đó là việc CỦA CẬU!" |
| Cách tấn công | Gạch bút đỏ sau cùng, sửa hàng loạt, phòng thủ khi bị hỏi thông tin nền, đổ lỗi |
| Điểm yếu | Có người có thẩm quyền ngồi cùng, sự phê duyệt của cấp trên, deadline và tiêu chí được viết ra giấy |
| Lưu ý khi xử lý | Đừng thả khỉ bút đỏ hoang dã vào văn phòng |
Cốt lõi của cái nhãn này không phải để chê bai ai đó.
Mà là làm cho câu hỏi "người này rốt cuộc đang làm gì" hiện ra dưới dạng một cấu trúc.
Dán nhãn cho cơn giận thì não xử lý dễ hơn là cứ nhai đi nhai lại.
3. Không đưa được yêu cầu, nhưng chỉ chiếm ghế người chấm điểm
Vấn đề của kiểu người này là không đưa được yêu cầu, nhưng lại chiếm lấy vị trí người chấm điểm.
Người duyệt hoặc cầm bút đỏ lẽ ra phải đưa ra một số thứ từ trước.
- Mục đích
- Hình dung về sản phẩm hoàn chỉnh
- Tiêu chí đánh giá
- Thứ tự ưu tiên
- Điều kiện không được chấp nhận
- Thời hạn
- Ai là người quyết định cuối cùng
- Giao cho người làm quyết định đến đâu
- Từ đâu trở đi người ra quyết định sẽ quyết
Nếu ném việc sang mà không có những thứ này, người làm chỉ còn cách đoán mò mà tiến hành.
Và sau khi đã đoán mò mà làm, thì nghe:
"Chỗ này sai rồi." "Không phải thế này." "Làm kiểu này hơn nữa đi." "Làm lại toàn bộ."
Đây không phải là duyệt bài.
Đây là chấm điểm sau khi sự việc đã xong.
Đã cầm bút đỏ thì phải đưa đáp án ra trước.
Người cầm bút đỏ mà không đưa nổi đáp án trông như đang thúc đẩy công việc, nhưng thực chất đang sản xuất việc làm lại hàng loạt.
4. Hỏi thông tin nền là họ phòng thủ
Kiểu người này ghét bị hỏi thông tin nền.
"Mục đích là gì ạ?" "Tài liệu này ai sẽ dùng ạ?" "Ai là người quyết định cuối cùng ạ?" "Deadline là khi nào ạ?" "Em cần làm đến mức nào ạ?" "Có tiêu chí đánh giá không ạ?"
Hỏi những điều này thì chẳng hiểu sao họ lại phòng thủ.
"Cậu soi mói quá." "Nghĩ nhiều quá." "Đó là việc của cậu." "Cứ làm đi đã." "Hỏi mấy chuyện đó tôi cũng khó xử."
Cứ như vậy.
Nhưng xác nhận thông tin nền không phải là tấn công.
Đó là công việc để tránh phải làm lại.
Càng là người ghét bị hỏi thông tin nền thì về sau càng sửa nhiều.
Nói cách khác, ngay khoảnh khắc từ chối xác nhận thông tin nền, họ đã đặt trước việc làm lại trong tương lai.
Chỗ này mới thật sự rắc rối.
5. Phản ứng phòng thủ có khi đến từ nỗi lo "không giải thích được"
Việc phản ứng phòng thủ trước câu hỏi nền không phải lúc nào cũng chỉ do tính cách xấu.
Khi bị hỏi, người ta có thể cảm thấy:
"Mình chưa giải thích được mục đích." "Mình không có tiêu chí đánh giá." "Thật ra mình không diễn đạt được thành lời sản phẩm xong sẽ trông thế nào." "Sắp bị lộ chuyện mình duyệt bài toàn bằng cảm tính."
Thế là họ coi chính câu hỏi là một đòn tấn công.
Các nghiên cứu về giao tiếp tổng kết rằng cách nói nghe như đánh giá, kiểm soát hay tỏ ra bề trên dễ gây phản ứng phòng thủ, còn cách nói mô tả sự việc, tập trung vào vấn đề và bình đẳng thì dễ tạo bầu không khí hỗ trợ nhau.
Nghĩa là xác nhận thông tin nền vốn là cần thiết, nhưng với một số người, họ cảm thấy "chỗ mình chưa sắp xếp xong đã bị nhìn thấy", rồi dựng phòng thủ lên.
Vì vậy trong thực tế, khi hỏi thông tin nền cũng nên đổi cách nói.
Thay vì:
"Sao vẫn chưa quyết ạ?" "Mục đích không rõ ràng ạ." "Thế này thì em không làm tiếp được ạ."
hãy nói:
"Để tránh phải làm lại, em xin xác nhận trước mục đích và tiêu chí ạ." "Để kịp deadline, em muốn thống nhất trước phạm vi công việc ạ."
Dù vậy, vẫn có người phòng thủ.
Khi đó, không còn là vấn đề cách nói nữa, mà là vấn đề cách vận hành công việc.
6. Bộ mặt thật của câu "Đó là việc CỦA CẬU!"
Kiểu người này có một câu hay nói.
"Đó là việc CỦA CẬU!"
Đúng là bắt tay vào làm có thể là việc của mình.
Làm tài liệu. Làm video. Sắp xếp nội dung. Đưa ra phương án. Biến nó thành hình thành dạng.
Đó là việc của người thực hiện.
Nhưng câu chuyện sẽ khác nếu ngay cả việc đưa ra tiêu chí đánh giá cũng bị đẩy cho riêng người thực hiện.
Việc của người ra quyết định là ra quyết định.
Việc của người duyệt là chỉ ra thế nào thì được coi là đạt.
Việc của người giao việc là đưa ra mục đích và điều kiện.
Nếu để tất cả mập mờ mà vẫn nói:
"Làm là việc của cậu." "Nhưng sau này tôi vẫn gạch bút đỏ." "Trễ deadline là lỗi của cậu."
thì đó không phải là công việc, mà là rửa trách nhiệm.
Trao trách nhiệm làm, làm mờ trách nhiệm quyết định, và chỉ nắm quyền duyệt.
Đây là điều khó chịu nhất.
7. Đã phá luật giữ deadline thì đừng đổ lỗi chậm trễ
Tệ hơn nữa là kiểu phá vỡ những quy tắc sinh ra để giữ deadline.
Giả sử phía người làm đã làm đến mức:
- Sắp xếp các tiền đề của công việc
- Quyết định hạn duyệt
- Quyết định phạm vi sửa
- Dựng cách làm sao cho kịp deadline
- Đặt quy tắc để chặn việc rửa trách nhiệm
Về bản chất, đây là cách quản lý để giữ deadline.
Nhưng Khỉ Bút Đỏ Phòng Thủ lại phá nó.
Ghét bị hỏi thông tin nền. Không giữ hạn duyệt. Sau đó gạch bút đỏ hàng loạt. Mở rộng phạm vi sửa. Làm deadline bị lùi. Thế mà trách nhiệm vẫn đổ sang người làm.
Điều này thật sự rất tức.
Vì người làm đâu có lười biếng.
Ngược lại, họ đã thiết kế sao cho công việc không đổ vỡ.
Vậy mà bên phá thiết kế đó lại chỉ đổ trách nhiệm chậm trễ sang người làm.
Giống như người vượt đèn đỏ lao vào ngã tư nơi bạn đang điều tiết giao thông, và khi xảy ra tai nạn thì nói "cậu là người lái xe, lỗi của cậu".
Nực cười.
8. Bút đỏ đến muộn nên được xem là "yêu cầu thay đổi"
Việc có chỗ cần sửa sau khi duyệt, bản thân nó không xấu.
Công việc thì luôn có sửa.
Vấn đề là đối xử với những chỗ sửa xuất hiện muộn như thể chúng đã nằm trong kế hoạch từ đầu.
Đặc biệt, những chỗ sửa làm thay đổi tiền đề hay tiêu chí đánh giá không phải sửa nhỏ.
Đó là yêu cầu thay đổi.
Theo tư duy quản lý thay đổi, yêu cầu bổ sung không được kiểm soát sẽ dẫn đến scope creep (công việc lặng lẽ phình ra ngoài phạm vi đã thống nhất), dễ gây vượt khối lượng và trễ hạn.
Vì vậy, đáng lẽ phải xử lý như sau:
- Có thay đổi so với tiền đề ban đầu không
- Là sửa bắt buộc hay chỉ sửa được thì tốt
- Có ảnh hưởng đến deadline không
- Thứ tự ưu tiên là gì
- Ai quyết định
- Nhận thêm chỗ sửa thì bỏ bớt cái gì
- Có thể dời deadline không
Nếu không sắp xếp những điều này mà cứ thêm bút đỏ, thời gian của người làm sẽ tan chảy không giới hạn.
Bút đỏ không miễn phí.
Bút đỏ tốn công sức. Bút đỏ ảnh hưởng đến deadline. Bút đỏ mang theo trách nhiệm.
Người coi những thứ này là vô hình thì không nên được thả vào văn phòng.
9. Màn kịch im bặt ngay khi người có thẩm quyền ngồi cùng
Kiểu người này còn có thêm yếu tố diễn trò.
Bình thường họ phòng thủ khi bị hỏi thông tin nền, gạch bút đỏ, và lên mặt bề trên.
Nhưng ngay khi trưởng phòng hay người có thẩm quyền phòng ban khác ngồi cùng, họ im bặt ngay.
Đột nhiên mọi thứ thông qua. Đột nhiên ngoan ngoãn. Đột nhiên hết kêu "ú ớ" như khỉ.
Điều này khá là kinh.
Bởi vì nó cho thấy họ không phán đoán dựa vào việc nội dung có hợp lý hay không, mà dựa vào:
"Cãi người này thì có phiền không?" "Ở chỗ này có thể lên mặt được không?" "Không khí này có cho phép quyền bút đỏ của mình thông qua không?"
Nói cách khác, đó không phải phán đoán chất lượng, mà là phản ứng với quyền lực.
Không bị chặn bởi logic mà bị chặn bởi con dấu.
Trong trường hợp này, người làm có lý lẽ đến đâu cũng không lọt. Nhưng khi thành "người có thẩm quyền đã xác nhận" thì lại lọt.
Với tư cách một nơi làm việc, đây là màn kịch khá mệt mỏi.
Nếu phải dán nhãn thì là:
Con khỉ bỗng im bặt trước con dấu của phòng ban khác
10. Khi tuyến quản lý trực tiếp không hoạt động, đành phải niêm phong bằng con dấu phòng ban khác
Lẽ ra nên chốt tiền đề, tiêu chí đánh giá, deadline và hạn duyệt ngay trong phòng ban mình.
Nhưng có lúc không làm được.
Tuyến quản lý trực tiếp thủng lỗ chỗ. Người đáng ra phải quyết thì không quyết. Người duyệt không đưa tiêu chí. Chỉ gạch bút đỏ. Đổ trách nhiệm về deadline sang người làm.
Đến mức này, đành phải dùng sự xác nhận của người có thẩm quyền bên ngoài hoặc phòng ban liên quan để cố định phương hướng và thời hạn.
Đây không phải là lý tưởng.
Nhưng trong thực tế, đôi khi có hiệu quả.
Điểm mấu chốt không phải là lấy ai đó làm lá chắn để cãi nhau.
Mà là cố định deadline và nội dung thành phương châm đã được các phòng ban xác nhận.
Làm vậy thì về sau họ khó gạch bút đỏ tùy hứng hơn.
Dù bút đỏ có tới, vẫn có thể kéo cuộc nói chuyện về:
"Vậy là sửa bổ sung đúng không ạ." "Việc này sẽ ảnh hưởng đến deadline ạ." "Em xin xác nhận thứ tự ưu tiên ạ." "Em xin xác nhận có thể dời deadline không ạ." "Ai là người quyết định ạ?"
Đừng đấu lý với khỉ.
Hãy bao vây nó bằng cái chuồng, con dấu, thời hạn và bản ghi.
11. "Đừng thả khỉ bút đỏ hoang dã vào văn phòng"
Bỏ mặc kiểu người này thì năng suất của cả nơi làm việc sẽ sụp đổ.
Bản thân họ có thể nghĩ mình đang duyệt bài. Bản thân họ có thể nghĩ mình đang hướng dẫn. Bản thân họ có thể nghĩ mình đang nâng cao chất lượng.
Nhưng điều thực sự xảy ra là:
- Cản trở việc xác nhận thông tin nền
- Không đưa tiêu chí đánh giá
- Sản xuất hàng loạt chỗ sửa muộn
- Trễ deadline
- Đổ trách nhiệm sang người làm
- Phá hủy cảm giác an toàn tâm lý
- Họp vô ích và vòng lặp sửa đi sửa lại
- Người giỏi bị kiệt sức
Điều này chẳng khác gì thả khỉ bút đỏ hoang dã vào văn phòng.
Đã đưa bút đỏ thì phải đưa kèm đáp án. Đã cho duyệt thì phải bắt giữ hạn duyệt. Đã cho quyết định thì phải bắt chịu trách nhiệm về quyết định. Đã cho yêu cầu sửa thì phải cho thấy ảnh hưởng đến deadline.
Nếu không làm được những điều này, thì không được thả rông.
12. Cách đối phó: biến bút đỏ thành "yêu cầu thay đổi"
Cách đối phó với kiểu người này không phải là phản công bằng cảm xúc.
Mà là bình tĩnh trói họ bằng cách vận hành công việc.
Các quy tắc nên dùng
- Viết tiền đề ra giấy
- Nhờ họ đưa tiêu chí đánh giá trước
- Định hạn duyệt
- Chỗ sửa sau hạn xử lý như yêu cầu thay đổi
- Sửa lớn coi như có ảnh hưởng đến deadline
- Chỉ đạo bằng miệng thì ghi lại qua email
- Nhờ họ xếp thứ tự ưu tiên cho các chỗ sửa bổ sung
- Làm rõ ai là người quyết định cuối cùng
- Cố định thành phương châm đã được người có thẩm quyền xác nhận
- Người làm không ôm hết một cách vô hạn
Như vậy, có thể hạn chế sự tự do hành động của khỉ bút đỏ.
13. Mẫu email: xác nhận tiêu chí duyệt trước
Kính gửi anh/chị [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian.
Để tránh phải làm lại, em xin xác nhận tiêu chí đánh giá của lần này trước khi bắt tay vào làm.
Để tiến hành phía em, em muốn thống nhất trước những điều sau.
- Mục đích lần này
- Hình dung về sản phẩm hoàn chỉnh
- Nội dung bắt buộc phải có
- Nội dung không cần có
- Thứ tự ưu tiên
- Người xác nhận cuối cùng
- Hạn duyệt
Sau khi xác nhận những điều trên, em sẽ tiến hành sao cho kịp deadline.
Em xin cảm ơn trước ạ.
Email này không nói "đưa đáp án ra đây, con khỉ".
Nhưng trên thực tế, nó đang yêu cầu đáp án.
14. Mẫu email: biến bút đỏ đến muộn thành yêu cầu thay đổi
Kính gửi anh/chị [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian.
Cảm ơn anh/chị đã góp ý.
Nội dung sửa lần này có phần thay đổi so với tiền đề đã xác nhận ban đầu, nên có thể ảnh hưởng đến deadline.
Để em sắp xếp phạm vi xử lý, xin anh/chị cho em xác nhận những điều sau.
- Trong các chỗ sửa lần này, chỗ nào bắt buộc phải xử lý
- Chỗ nào xử lý nếu có thể
- Chỗ nào lần này không cần xử lý
- Có thể thay đổi deadline hay không
- Ai là người quyết định cuối cùng
Sau khi xác nhận những điều trên, em sẽ sắp xếp phạm vi xử lý và lịch trình.
Em xin cảm ơn trước ạ.
Như vậy, bút đỏ không chỉ trở thành "việc làm thêm của người thực hiện".
Nó được xử lý như một yêu cầu thay đổi.
15. Mẫu email: cố định phương châm đã được người có thẩm quyền xác nhận
Kính gửi anh/chị [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian.
Về việc này, theo phương châm đã được xác nhận với [tên trưởng phòng], em sẽ tiến hành với nội dung hiện tại đến ngày [ngày].
Nếu có chỗ sửa bổ sung thì có thể ảnh hưởng đến deadline, nên em xin phép xác nhận cùng lúc thứ tự ưu tiên của các chỗ sửa và khả năng dời deadline ạ.
Em xin cảm ơn trước ạ.
Như vậy sẽ dễ chặn bút đỏ tùy tiện hơn.
Điểm mấu chốt là không cần thắng đối phương trong tranh luận.
Hãy bao vây bằng phương châm, thời hạn, người đã xác nhận và ảnh hưởng đến deadline.
16. Prompt để đưa cho AI
Hãy chuyển nội dung sau thành một email công việc ít có khả năng kích hoạt phản ứng phòng thủ của người nhận.
Mục tiêu:
- Xác nhận tiền đề
- Xác nhận tiêu chí đánh giá
- Làm rõ hạn duyệt
- Coi chỗ sửa đến muộn là yêu cầu thay đổi
- Làm rõ ảnh hưởng đến deadline
- Để phía chúng tôi không ôm hết một cách vô hạn
Điều kiện:
- Không đổ lỗi cho người nhận
- Tránh những câu nói thẳng như "tôi nói rồi mà", "hãy tự nghĩ đi", "đã gạch bút đỏ thì đưa tiêu chí ra"
- Dùng những từ như tránh làm lại, thống nhất nhận thức, xác nhận phạm vi xử lý
- Ngắn gọn, trang trọng
- Nhưng những điểm cần xác nhận phải rõ ràng
Điều tôi muốn nói:
"Hỏi về tiền đề thì anh phòng thủ, nhưng nếu sau đó gạch bút đỏ hàng loạt thì sẽ ảnh hưởng đến deadline. Công việc tôi sẽ tiến hành, nhưng tôi muốn xác nhận trước tiêu chí đánh giá, hạn duyệt, thứ tự ưu tiên của các chỗ sửa bổ sung và khả năng dời deadline."
Dùng cách này, bạn có thể chỉ truyền đạt những điều kiện cần thiết mà không phải gửi nguyên cơn giận đi.
17. Kết luận: đã cầm bút đỏ thì phải cầm cả đáp án và trách nhiệm
Không đưa yêu cầu. Ghét bị hỏi thông tin nền. Nhưng sau đó lại gạch bút đỏ. Phá hỏng deadline. Đổ trách nhiệm sang người làm. Có người có thẩm quyền đến thì im bặt.
Là một cách vận hành nơi làm việc, thế này khá tệ.
Không biết, tự nó không xấu.
Cái xấu là không thừa nhận mình không biết, cản trở việc sắp xếp tiền đề, chỉ chấm điểm sau cùng và đổ trách nhiệm cho người khác.
Đã gạch bút đỏ thì đưa đáp án ra. Đã duyệt thì giữ hạn duyệt. Đã thay đổi thì nhìn ảnh hưởng đến deadline. Đã quyết định thì chịu trách nhiệm về quyết định.
Nếu không làm được thì đừng thả khỉ bút đỏ hoang dã vào văn phòng.
Nơi làm việc cần không phải là con khỉ lên mặt.
Mà là những người cùng thống nhất tiền đề, đưa ra tiêu chí đánh giá và hợp tác để giữ deadline.
Tóm tắt
- Vấn đề không phải là "người không biết", mà là người không thừa nhận, phòng thủ rồi sau đó chỉ cầm bút đỏ
- Chiếm ghế người chấm điểm mà không đưa được yêu cầu thì việc làm lại tăng lên
- Xác nhận thông tin nền không phải là tấn công, mà là công việc bảo vệ deadline và chất lượng
- "Đó là việc CỦA CẬU!" có thể đang nhầm lẫn giữa trách nhiệm làm và trách nhiệm quyết định
- Bút đỏ đến muộn đôi khi nên được xử lý như yêu cầu thay đổi chứ không phải sửa nhỏ
- Nếu im bặt khi có người có thẩm quyền, có thể họ hành động theo quyền lực chứ không theo nội dung
- Cách đối phó là viết ra giấy phương châm, thời hạn, tiêu chí đánh giá, hạn duyệt, yêu cầu thay đổi và ảnh hưởng đến deadline
- Đừng thả khỉ bút đỏ hoang dã vào văn phòng
