검색 키워드
- 직장 빨간펜 상사
- 요구사항 안 주는 상사
- 뒤늦은 수정 요청
- 전제 확인 싫어하는 상사
- 책임 세탁
- 재작업 방지
- 검토 기준이 불명확할 때
- 납기 지연 책임 떠넘기기
- QC(품질관리) 활동 스트레스
- 상사의 방어 반응
- 변경 관리와 범위 확장(스코프 크리프)
- 검토 기한 안 지키는 사람
1. 일을 망치는 건 '모르는 사람'이 아니다
일하다 모르는 게 있는 건 전혀 나쁜 일이 아니다.
"모르겠습니다." "확인해 보겠습니다." "이 분이 아실 것 같습니다." "여기까지는 알겠는데, 이 뒤는 확인이 필요합니다."
이렇게 말할 수 있는 사람은 오히려 제대로 된 사람이다.
문제는 모른다는 사실 자체가 아니다.
문제는 모른다는 걸 인정하지 못하고, 방어부터 하고, 전제 확인을 싫어하면서, 그래도 완성본에는 빨간펜만 들이대는 사람이다.
이런 유형은 그냥 일을 못하는 사람이 아니다.
일의 흐름 자체를 망가뜨린다.
요구사항을 안 준다. 판단 기준을 안 준다. 전제 확인을 싫어한다. 그런데 나중에 채점은 한다. 납기가 늦어지면 책임은 작업자에게 넘긴다.
이게 제일 힘들다.
2. 표본 이름: 똥원숭이 소극과
이 유형을 분류하면 이렇게 된다.
똥원숭이 소극과
방어형 빨간펜 원숭이속
책임 세탁종
윗사람이 같이 있으면 갑자기 입을 다무는 아종
꽤 입이 거칠긴 하다.
그래도 구조를 보여 주는 이름표로는 꽤 정확하다고 생각한다.
분류표
| 분류 | 내용 |
|---|---|
| 과 | 똥원숭이 소극과 |
| 속 | 방어형 빨간펜 원숭이속 |
| 종 | 책임 세탁종 |
| 아종 | 결정권자가 있으면 갑자기 입을 다무는 아종 |
| 주요 서식지 | QC(품질관리) 활동, 개선 활동, 자료 검토, 애매한 사내 프로젝트 |
| 주요 울음소리 | "그건 네 일이잖아!" |
| 공격 방법 | 뒤늦은 빨간펜, 대량 수정, 전제 확인에 대한 방어, 책임 전가 |
| 약점 | 결정권자의 동석, 윗선의 승인, 납기와 판단 기준의 문서화 |
| 취급 주의 | 야생 빨간펜 원숭이를 사무실에 풀어놓지 말 것 |
이 이름표의 본질은 상대를 깎아내리는 데 있지 않다.
"이 사람은 지금 뭘 하고 있는 건가"를 구조로 보이게 만드는 것이다.
화를 그냥 곱씹는 것보다 이름표를 붙이는 쪽이 머릿속에서 정리하기 쉽다.
3. 요구사항은 못 내면서 채점자 자리만 차지한다
이 유형의 문제는 요구사항은 못 내면서 채점자 자리만 차지한다는 점이다.
원래 검토나 빨간펜을 하는 사람은 미리 내놔야 할 것이 있다.
- 목적
- 완성 이미지
- 판단 기준
- 우선순위
- 안 되는 조건
- 기한
- 최종 판단은 누가 하는지
- 어디까지 작업자에게 맡기는지
- 어디서부터는 판단하는 사람이 정하는지
이게 없는 채로 일을 넘기면 작업자는 짐작으로 진행할 수밖에 없다.
그리고 짐작으로 진행한 뒤에 이런 말을 듣는다.
"여기가 달라." "이게 아니잖아." "좀 더 이렇게 해 봐." "전부 다시 해."
이건 검토가 아니다.
뒤늦은 채점이다.
빨간펜을 들 거면 채점표부터 내놓아야 한다.
채점표는 못 내면서 빨간펜만 드는 사람은 일을 진행시키는 것 같지만, 실제로는 재작업을 양산하고 있다.
4. 전제를 확인하려 들면 방어한다
이 유형은 전제 확인을 싫어한다.
"목적이 뭔가요?" "누가 쓰는 자료인가요?" "최종 판단은 누가 하나요?" "납기는 언제인가요?" "어디까지 하면 될까요?" "판단 기준이 있나요?"
이렇게 물으면 왜인지 방어를 한다.
"너무 세세하네." "생각이 너무 많아." "그건 네 일이야." "일단 해 봐." "그런 것까지 물어보면 곤란해."
이렇게 된다.
하지만 전제 확인은 공격이 아니다.
재작업을 막기 위한 일이다.
전제 확인을 싫어하는 사람일수록 나중에 크게 고친다.
즉, 전제 확인을 거부한 시점에서 이미 미래의 재작업을 예약한 셈이다.
이게 꽤 골치 아프다.
5. 방어 반응은 '설명하지 못한다는 불안'에서 나오기도 한다
전제 확인에 방어 반응이 나오는 건 단순히 성격이 나빠서만은 아닐 수 있다.
질문을 받으면 이런 기분이 들 때가 있다.
"내가 목적을 설명하지 못하고 있구나." "판단 기준이 없구나." "사실 완성 이미지를 말로 못 하겠다." "내 검토가 감에 의존한다는 걸 들키겠다."
그러면 질문 자체를 공격으로 받아들인다.
커뮤니케이션 연구에서는 평가하고, 통제하고, 우월감을 드러내는 것처럼 들리는 말투는 방어적인 반응을 부르기 쉽고, 반대로 사실을 서술하고, 문제에 초점을 맞추고, 대등한 태도로 말하면 서로 돕는 분위기가 만들어지기 쉽다고 정리한다.
즉, 전제 확인은 원래 필요한 일이지만, 상대에 따라서는 "내가 정리 못 한 걸 들켰다"고 느끼고 방어한다.
그래서 실무에서는 전제를 확인할 때도,
"왜 안 정해져 있나요?" "목적이 불분명합니다." "이래서는 진행할 수 없습니다."
가 아니라,
"재작업을 막기 위해 먼저 목적과 판단 기준을 확인하고 싶습니다." "납기를 맞추기 위해 대응 범위를 먼저 맞춰 두고 싶습니다."
처럼 바꿔 말하는 편이 잘 통한다.
다만 그래도 방어하는 사람은 있다.
그럴 때는 말투의 문제가 아니라 운영의 문제가 된다.
6. "그건 네 일이잖아!"의 정체
이 유형이 자주 하는 말이 있다.
"그건 네 일이잖아!"
물론 작업하는 건 이쪽 일일 수 있다.
자료를 만든다. 영상을 만든다. 내용을 정리한다. 안을 낸다. 형태로 만든다.
그건 작업자의 일이다.
하지만 판단 기준을 내놓는 것까지 작업자만의 일로 돌리면 이야기가 달라진다.
판단하는 사람의 일은 판단하는 것이다.
검토하는 사람의 일은 무엇이면 OK인지 보여 주는 것이다.
의뢰하는 사람의 일은 목적과 조건을 내놓는 것이다.
그걸 전부 애매하게 둔 채로,
"만드는 건 네 일이고" "그래도 나중에 빨간펜은 할 거고" "납기가 늦으면 네 책임"
이라고 한다면, 그건 일이 아니라 책임 세탁이다.
작업 책임만 넘기고, 판단 책임은 흐리고, 검토할 권한만 쥔다.
이게 제일 힘들다.
7. 납기를 지키는 규칙을 부숴 놓고 지연 책임을 떠넘기지 마라
더 최악인 건 납기를 지키기 위한 규칙을 부수는 경우다.
예를 들어 작업자 쪽에서,
- 전제를 정리하고
- 검토 기한을 정하고
- 수정 범위를 정하고
- 납기에 맞게 진행 방식을 짜고
- 책임 세탁을 막는 규칙을 두는
데까지 했다고 하자.
원래 이건 납기를 지키기 위한 관리다.
하지만 방어형 빨간펜 원숭이는 이걸 부순다.
전제 확인은 싫어한다. 검토 기한은 안 지킨다. 나중에 빨간펜을 대량으로 넣는다. 수정 범위를 늘린다. 납기를 늦춘다. 그러고는 책임을 작업자에게 넘긴다.
이건 정말 화가 난다.
작업자는 농땡이를 부린 게 아니기 때문이다.
오히려 일이 무너지지 않도록 설계했다.
그 설계를 부순 쪽이 지연 책임만 작업자에게 떠넘긴다.
교통정리를 하던 사람 앞으로 신호를 무시하고 돌진해 놓고, 사고가 나자 "운전한 네 책임"이라고 하는 것과 같다.
어이가 없다.
8. 뒤늦은 빨간펜은 '변경 요청'으로 다뤄야 한다
검토 후에 수정이 나오는 것 자체는 나쁘지 않다.
일에는 수정이 있기 마련이다.
문제는 나중에 나온 수정을 처음부터 예정돼 있던 작업처럼 취급하는 것이다.
특히 전제나 판단 기준이 바뀌는 수정은 가벼운 수정이 아니다.
그건 변경 요청이다.
변경 관리의 관점에서는, 관리되지 않는 추가 요구사항은 범위 확장(스코프 크리프, 합의한 범위를 넘어 일이 슬금슬금 불어나는 현상)으로 이어지고, 작업량 초과와 납기 지연의 원인이 되기 쉽다.
그러니 원래는 이렇게 다뤄야 한다.
- 애초의 전제에서 바뀌었는가
- 필수 수정인가, 가능하면 하는 수정인가
- 납기에 영향이 있는가
- 우선순위는 무엇인가
- 누가 판단하는가
- 추가 수정을 받는 대신 무엇을 뺄 것인가
- 납기를 바꿀 수 있는가
이런 정리 없이 빨간펜만 늘리면 작업자의 시간이 끝없이 녹아내린다.
빨간펜은 공짜가 아니다.
빨간펜에는 공수가 든다. 빨간펜은 납기에 영향을 준다. 빨간펜에는 책임이 따른다.
이걸 눈에 안 보이는 것으로 취급하는 사람을 사무실에 풀어놓아선 안 된다.
9. 결정권자가 같이 있으면 갑자기 입을 다무는 소극
이 유형에는 소극 같은 요소가 하나 더 있다.
평소에는 전제 확인에 방어하고, 빨간펜을 넣고, 기싸움을 건다.
그런데 부장이나 다른 부서의 결정권자가 자리에 앉는 순간 갑자기 입을 다문다.
갑자기 통과된다. 갑자기 얌전해진다. 갑자기 우끼끼 하지 않는다.
이게 꽤 기분 나쁘다.
그게 내용이 타당한지를 보고 판단한 게 아니라,
"이 사람에게 대들면 귀찮아지나" "이 자리에서 기싸움을 할 수 있나" "내 빨간펜 권한이 통할 분위기인가"
를 봤을 가능성이 있기 때문이다.
즉, 품질 판단이 아니라 권위에 대한 반응이다.
논리가 아니라 도장에서 멈춘다.
이럴 때는 작업자가 아무리 맞는 말을 해도 안 통한다. 그런데 결정권자의 확인이 끝났다고 하면 통한다.
직장으로서는 꽤 웃기는 소극이다.
이름표를 붙이자면,
다른 부서 도장 앞에서 갑자기 입을 다무는 원숭이
이다.
10. 직속 라인이 작동하지 않으면 다른 부서 도장으로 봉인할 수밖에 없다
원래는 우리 부서 안에서 전제 정리, 판단 기준, 납기, 검토 기한을 정하면 된다.
하지만 그게 안 되는 경우가 있다.
직속 라인에 구멍이 뚫려 있다. 판단해야 할 사람이 판단하지 않는다. 검토하는 사람이 기준을 내놓지 않는다. 빨간펜만 든다. 납기 책임은 작업자에게 넘긴다.
이렇게 되면 외부의 결정권자나 관련 부서의 확인을 써서 방침과 기한을 고정할 수밖에 없다.
이상적인 방법은 아니다.
하지만 실무에서는 효과가 있을 때가 있다.
핵심은 누군가를 방패 삼아 싸우는 게 아니다.
부서 간에 확인이 끝난 방침으로서 납기와 내용을 고정하는 것
이다.
이렇게 하면 나중에 마음대로 빨간펜을 넣기가 어려워진다.
빨간펜이 들어오더라도,
"추가 수정이시군요." "납기에 영향이 있습니다." "우선순위를 확인하겠습니다." "납기 변경이 가능한지 확인하겠습니다." "판단하시는 분은 누구신가요?"
로 되돌릴 수 있다.
원숭이와 논리 싸움은 하지 않는다.
우리, 도장, 기한, 기록으로 둘러싼다.
11. "야생 빨간펜 원숭이를 사무실에 풀어놓지 마라"
이 유형을 방치하면 직장 전체의 생산성이 무너진다.
본인은 검토하고 있다고 생각할지도 모른다. 본인은 지도하고 있다고 생각할지도 모른다. 본인은 품질을 높이고 있다고 생각할지도 모른다.
하지만 실제로 벌어지는 일은,
- 전제 확인 방해
- 판단 기준 미제시
- 뒤늦은 수정 양산
- 납기 지연
- 작업자에게 책임 전가
- 심리적 안전감 파괴
- 쓸데없는 회의와 수정 반복
- 유능한 사람의 소진
이다.
이건 야생 빨간펜 원숭이를 사무실에 풀어놓은 것과 같다.
빨간펜을 쥐여 주려면 채점표도 쥐여 줘라. 검토를 시킬 거면 기한을 지키게 해라. 판단을 시킬 거면 판단 책임을 지게 해라. 수정을 시킬 거면 납기에 미치는 영향을 보여 줘라.
이게 안 된다면 자유롭게 방목해선 안 된다.
12. 대책: 빨간펜을 '변경 요청'으로 바꾼다
이 유형에 대한 대책은 감정으로 맞받아치는 게 아니다.
차분하게 운영으로 묶는 것이다.
써야 할 규칙
- 전제를 문서로 남긴다
- 판단 기준을 먼저 내달라고 한다
- 검토 기한을 정한다
- 기한 이후의 수정은 변경 요청으로 취급한다
- 큰 수정은 납기에 영향이 있는 것으로 취급한다
- 구두 지시는 메일로 기록한다
- 추가 수정에는 우선순위를 매겨 달라고 한다
- 최종 판단자를 분명히 한다
- 결정권자가 확인한 방침으로 고정한다
- 작업자가 무한정 떠안지 않는다
이러면 빨간펜 원숭이의 자유로운 행동을 제한할 수 있다.
13. 메일 예문: 검토 기준을 먼저 확인한다
○○ 님
수고 많으십니다.
재작업을 막기 위해, 작성에 들어가기 전에 이번 판단 기준을 확인하고 싶습니다.
이쪽에서 작업을 진행하려면 아래 내용을 미리 맞춰 두고 싶습니다.
· 이번 목적
· 완성 이미지
· 반드시 넣을 내용
· 넣지 않아도 되는 내용
· 우선순위
· 최종 확인자
· 검토 기한
위 내용을 확인한 뒤 납기에 맞춰 진행하겠습니다.
잘 부탁드립니다.
이건 "채점표 내놔, 원숭이야"라고 말하는 게 아니다.
하지만 실질적으로는 채점표를 요구하고 있다.
14. 메일 예문: 뒤늦은 빨간펜을 변경 요청으로 바꾼다
○○ 님
수고 많으십니다.
지적해 주셔서 감사합니다.
이번 수정 내용에는 당초 확인했던 전제에서 바뀐 부분이 있어 납기에 영향이 갈 수 있습니다.
대응 범위를 정리하고 싶어서 아래 사항을 확인하고자 합니다.
· 이번 수정 중 필수로 대응할 것
· 가능하면 대응할 것
· 이번에는 대응하지 않아도 되는 것
· 납기 변경 가능 여부
· 최종 판단자
위 내용을 확인한 뒤 대응 범위와 일정을 정리하겠습니다.
잘 부탁드립니다.
이러면 빨간펜이 그냥 '작업자의 추가 작업'이 되지 않는다.
변경 요청으로 다룬다.
15. 메일 예문: 결정권자가 확인한 방침으로 고정한다
○○ 님
수고 많으십니다.
이 건은 ○○ 부장님께도 확인받은 방침으로, ○월 ○일까지 현재 내용으로 진행하겠습니다.
추가 수정이 있는 경우 납기에 영향이 갈 수 있으니, 수정의 우선순위와 납기 변경 가능 여부를 함께 확인하고 싶습니다.
잘 부탁드립니다.
이러면 제멋대로 하는 빨간펜을 막기 쉬워진다.
핵심은 상대를 논파하지 않는 것이다.
방침, 기한, 확인한 사람, 납기에 미치는 영향으로 둘러싼다.
16. AI에게 넘기는 프롬프트
아래 내용을, 상대의 방어 반응을 자극하기 어려운 비즈니스 메일로 바꿔 주세요.
목적:
- 전제 확인
- 판단 기준 확인
- 검토 기한 명확화
- 뒤늦은 수정을 변경 요청으로 취급
- 납기에 미치는 영향 명확화
- 이쪽이 무한정 떠안지 않도록 하기
조건:
- 상대를 탓하지 않는다
- "전에도 말했잖아요", "스스로 생각해 보세요", "빨간펜을 넣을 거면 기준을 내주세요" 같은 직접적인 표현은 피한다
- 재작업 방지, 인식 맞추기, 대응 범위 확인이라는 말을 쓴다
- 짧고 사무적으로
- 다만 필요한 확인 사항은 분명하게
원래 하고 싶은 말:
"전제를 물으면 방어하시는데, 나중에 빨간펜이 대량으로 들어오면 납기에 영향이 갑니다. 작업은 이쪽에서 진행하겠지만, 판단 기준, 검토 기한, 추가 수정의 우선순위, 납기 변경 가능 여부를 먼저 확인하고 싶습니다."
이걸 쓰면 화를 그대로 보내지 않고도 필요한 조건만 전달할 수 있다.
17. 결론: 빨간펜을 들 거면 채점표와 책임도 가져라
요구사항을 안 준다. 전제 확인을 싫어한다. 그런데 나중에 빨간펜을 든다. 납기를 망친다. 책임은 작업자에게 넘긴다. 결정권자가 오면 갑자기 입을 다문다.
이건 직장 운영으로서 꽤 나쁘다.
모르는 것 자체가 나쁜 게 아니다.
모른다는 걸 인정하지 않고, 전제 정리를 방해하고, 뒤늦은 채점만 하고, 책임을 떠넘기는 게 나쁘다.
빨간펜을 들 거면 채점표를 내놔라. 검토할 거면 검토 기한을 지켜라. 바꿀 거면 납기에 미치는 영향을 봐라. 판단할 거면 판단 책임을 져라.
그게 안 되면 야생 빨간펜 원숭이를 사무실에 풀어놓지 마라.
직장에 필요한 건 기싸움하는 원숭이가 아니다.
전제를 맞추고, 판단 기준을 내놓고, 납기를 지키기 위해 협력할 수 있는 사람이다.
정리
- 문제는 '모르는 사람'이 아니라, 모른다는 걸 인정하지 않고 방어하다가 나중에 빨간펜만 드는 사람
- 요구사항은 못 내면서 채점자 자리만 차지하면 재작업이 늘어난다
- 전제 확인은 공격이 아니라 납기와 품질을 지키는 일
- "그건 네 일이잖아!"는 작업 책임과 판단 책임을 혼동하고 있을 가능성이 있다
- 뒤늦은 빨간펜은 가벼운 수정이 아니라 변경 요청으로 다뤄야 할 때가 있다
- 결정권자가 있으면 갑자기 입을 다문다면, 내용이 아니라 권위에 따라 움직이고 있을 가능성이 있다
- 대책은 방침, 기한, 판단 기준, 검토 기한, 변경 요청, 납기에 미치는 영향을 문서로 남기는 것
- 야생 빨간펜 원숭이를 사무실에 풀어놓지 마라
