Meeting leiten, ohne selbst zu entscheiden: So klappt's

Worum es in diesem Artikel geht

Wenn du ein Meeting leiten sollst, heißt das noch lange nicht, dass du auch das Sagen hast.

Im Arbeitsalltag kommt es sogar oft vor: „Du moderierst, aber die endgültige Entscheidung trifft jemand weiter oben."

Gefährlich wird es, wenn die moderierende Person dabei auch noch die Verantwortung übernimmt.

In diesem Artikel geht es darum, wie du ein Meeting führst, wenn du die Moderation ohne Entscheidungsbefugnis übernommen hast.

Die Rolle der Moderation

Die Aufgabe der Moderation ist nicht, alles zu entscheiden.

Die eigentliche Aufgabe sieht so aus:

• Die Themen der Tagesordnung ordnen
• Offene Punkte auf den Tisch bringen
• Klären, wer entscheidet
• Klären, wer sich darum kümmert
• Fristen klären
• Missverständnisse vermeiden

Mit anderen Worten: Wer moderiert, ist nicht „die Person, die entscheidet", sondern „die Person, die sortiert".

Zu Beginn die eigene Rolle klarstellen

Wenn du das Meeting mit etwa diesen Worten eröffnest, wird vieles leichter:

Heute klären wir die Richtung, wer was übernimmt und bis wann.
Bei allem, was eine endgültige Entscheidung braucht, würde ich gern zuerst festlegen, wer das abnimmt, und dann weitermachen.

Mit diesem einen Satz zeigst du, dass du nicht auf eigene Faust entscheidest.

Mit Fragen voranbringen

Bei der Moderation ist es sicherer, mit Fragen zu führen, als ständig zu erklären.

Diese Fragen lassen sich gut verwenden:

Wer entscheidet das?

Wer bereitet dieses Material vor?

Muss das unbedingt rein, oder nur, wenn noch Platz ist?

Bis wann soll das Material fertig sein?

Bis wann soll die Prüfung der Korrekturen abgeschlossen sein?

Mit Fragen lässt sich schwammige Verantwortung in einzelne Teile zerlegen.

Vage Meinungen sortieren

Meinungen, die im Meeting fallen, nimmst du nicht einfach so hin, sondern sortierst sie.

• Muss rein
• Kommt rein, wenn noch Platz ist
• Als separates Dokument umsetzen
• Auf das nächste Mal oder später vertagen
• Von der freigebenden Person entscheiden lassen

Mit dieser Sortierung musst du nicht alles allein schultern.

Was Moderierende ohne Entscheidungsbefugnis nicht zu oft sagen sollten

Wer nichts zu entscheiden hat, sollte die folgenden Sätze besser nicht ständig sagen:

• „Ich mache das alles."
• „Ich kriege das schon hin."
• „Überlasst das erst mal mir."
• „Ich nehme alles mit rein."
• „Ich gebe bis zur letzten Minute Gas."

Solche Sätze ziehen Verantwortung regelrecht an.

Sag stattdessen lieber:

Ich bearbeite das auf Grundlage des Materials, das ihr mir gebt.

Ich übernehme das, sobald die Person, die final freigibt, es bestätigt hat.

Wo Material fehlt, fülle ich die Lücke mit vorhandenen Unterlagen oder Texten.

Nach dem Meeting immer eine kurze Nachricht schicken

Schick nach dem Meeting eine kurze Zusammenfassung dessen, was beschlossen wurde.

Diese Punkte reichen völlig:

• Ziel
• Aufbau
• Zuständigkeiten
• Frist für das Material
• Person, die final freigibt
• Frist für Korrekturen

Diese Nachricht wird später zu einem Beleg, der dich absichert.

Fazit

Wenn du ohne Entscheidungsbefugnis ein Meeting leitest, musst du nicht versuchen, alles zu entscheiden.

Deine Aufgabe ist es, offene Punkte mit Fragen sichtbar zu machen und sie an die Entscheidenden und die Zuständigen zurückzugeben.

Wer moderiert, ist nicht die Person, die die ganze Verantwortung für das Meeting trägt.

Sondern die Person, die vages Gerede in konkrete Punkte verwandelt, über die entschieden werden muss.

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